日照职业技术学院各类档案工作规范及流程

日照职业技术学院各类档案工作规范及流程

党、政管理类、外事类文件材料的工作规范及流程

一、文件材料的来源

（一）每年初从党办院办机要室签收的与本单位工作职责相关的国家、省、市文件。

（二）与本单位工作职责相关的学校发文（含拟文稿）。

（三）本单位人员外出开会、交流带回的文件和会议材料。

（四）本单位工作中产生的有保存价值的文件材料。

（具体内容详见归档范围）

二、文件材料的整理

（一）件的确定

件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但是实际工作中文件的形式多种多样，要用以下材料来确定件：

文件正本与定稿为一件。定稿不易装订的也可单独作为一件。

正文与附件为一件。如附件数量较多也可各为一件。

原件与复制件为一件。对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。

转发文与被转发文为一件。

会议记录、介绍信存根等一本为一件。不便拆开的整本会议记录可作为一件，但须在档案管理软件中输入每次会议的主要议题。如果会议记录不是一本，可以每次会议记录分

别作为一件。

成套的会议材料各为一件。一次会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档，如会议决议、会议报告、会议通知、代表名册……等等。

重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。重要文件须保留历次修改稿，正文与历次稿各为一件。

计算机及其网络环境中形成的文件，正文与计算机打印的拟文稿为一件。行政发文拟文稿须盖校长办公室公章，党委发文拟文稿须盖党委办公室公章。

正文与文件处理单为一件。文件处理单能体现文件处理的轨迹，应与文件一起归档。

来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件。这样可减少整理此类文件的工作量，但在以后的编目（请示、报告、函）中文件题名应写批复的题名，在题名后面要注明（附请示、报告、函）。

经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。这样能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。

报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。充分尊重和利用原来的基础。

未装订的式样相同的表格，以一定的单位结合，可装订在一起作为一件。

（二）文件的修整

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复