工程设计档案数字化风险控制分析-最新范文
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估风险评估风险评估报告
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估风险评估风险评估报告根据您提供的题目，我将按照档案数字化项目风险管理的要求，为您撰写一份风险评估报告。
由于风险评估的内容较为详细和复杂，我将文章分成几个小节，以便更清晰地呈现。
以下是风险评估报告的正文：【风险评估报告】一、项目背景档案数字化项目是指将传统的纸质档案进行数字化，将档案内容以电子形式存储和管理的项目。
随着信息技术的发展，越来越多的机构开始进行档案数字化，以提高档案管理的效率和可靠性。
然而，在进行档案数字化项目过程中，会面临各种潜在的风险和困难。
二、风险评估目的本风险评估报告的目的是对档案数字化项目中的风险进行评估和分析，以便项目团队能够提前识别潜在风险并采取相应的风险管理策略。
通过全面了解项目的风险情况，能够减少风险对项目进展和成果的影响，确保项目能够成功完成。
三、风险评估方法本次风险评估采用了以下方法：1.资料收集：收集项目相关文件、数据和信息，包括项目计划、目标、范围、资源等。
2.风险识别：通过项目团队会议、专家咨询、文献研究等方式，识别出可能会对项目进度、质量和成本造成影响的风险事件。
3.风险分析：对识别出的风险事件进行评估，确定其可能性、影响程度和优先级。
4.风险评估报告编写：将风险评估结果进行整理和分析，形成风险评估报告。
四、风险评估结果通过对档案数字化项目的风险评估，我们得出以下结论：1.技术风险：在档案数字化过程中，可能会遇到技术设备故障、系统安全漏洞等问题，这些都是技术风险。
为了应对这些风险，项目团队需要确保技术设备的质量和安全，同时建立相应的应急预案。
2.人员风险：档案数字化项目需要有专业的团队进行操作和管理，如果人员素质不高或者团队配备不足，就会对项目产生不利影响。
因此，项目团队需要重视人员培训和选拔，确保团队具备足够的专业能力。
3.数据风险：在数字化过程中，可能会发生数据丢失、损坏或篡改的风险，这对档案的完整性和可信度产生影响。
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估风险评估风险评估风险评估总结报告
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估风险评估风险评估风险评估总结报告本报告旨在对档案数字化项目进行风险评估，并总结评估结果，以提供项目管理人员决策依据。
一、项目背景档案数字化项目是指将传统的纸质档案进行数字化处理，以提高档案管理的效率和安全性。
本项目旨在将公司现有的档案资料进行数字化处理，以便于对档案进行查阅、管理和维护。
为实现项目目标，项目团队将进行系统设计、设备采购、数据迁移等一系列工作。
二、风险识别与分类在项目进行过程中，可能会面临以下风险：1.技术风险：数字化处理可能对档案文件质量产生影响，可能导致档案内容的不准确性或丢失。
同时，数字化设备可能存在故障，导致项目延期或数据损失。
2.运营风险：数字化后的档案文件存在数据安全问题，如未经授权的访问、数据泄露等。
此外，项目运营过程中可能遇到内外部因素导致的档案丢失或损坏。
3.成本风险：数字化项目需要投入大量资源，包括设备、软件、人力等。
但如果项目未按计划完成或未达到预期效果，可能导致浪费资源而无法实现预期的收益。
三、风险评估与分析针对上述风险，进行风险评估与分析如下：1.技术风险评估：通过对项目团队及供应商的专业能力进行评估，确保数字化处理过程中能够保证档案质量和数据的准确性。
同时，建立备份机制以应对设备故障导致的数据丢失问题。
2.运营风险评估：建立严格的权限管理制度，确保只有授权人员可访问档案数据，同时加密敏感信息以保障数据安全。
加强对档案的保管和传递环节的监控措施，减少档案损失或损坏的可能性。
3.成本风险评估：明确项目的预算限制，确保对资源的合理利用。
同时，与供应商进行合理的谈判，确保项目能够按时交付，并达到预期的效果。
四、风险控制与应对策略针对不同类型的风险，制定以下控制措施与应对策略：1.技术风险控制与应对策略：建立定期检测档案质量的机制，确保数字化处理过程中的准确性。
同时，建立完备的数据备份和恢复机制，以应对设备故障导致的数据丢失问题。
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估质量评估报告
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估质量评估报告摘要:本文旨在对某档案数字化项目进行全面的风险评估和质量评估。
通过对项目的环境、团队、技术等方面进行综合分析，发现了一些潜在的风险和问题，并提出了相关的解决方案和改进建议，以确保项目能够按时高质量地完成。
1. 项目背景随着数字时代的到来，档案数字化项目越来越受到重视。
本项目旨在将传统的纸质档案转化为电子文件，方便存储、检索和共享。
项目由某机构发起，旨在提高工作效率和服务质量。
2. 风险评估2.1 环境风险在项目进行过程中，可能会面临政策法规变更、技术设备更新等环境风险。
这些变化可能会导致项目进度延误和成本增加。
因此，我们需要及时了解国家政策、法律法规和行业动态，以应对潜在的环境风险。
2.2 团队风险项目团队是项目成功的关键因素之一。
然而，团队成员的专业素质、协作能力和沟通能力等方面都会影响项目的进展和质量。
应该对团队成员进行全面评估，确保其具备相关的技能和经验，并进行定期的培训和沟通，以提高团队的整体素质。
2.3 技术风险档案数字化项目需要应用一系列的技术工具和设备，如扫描设备、文档管理系统等。
然而，技术的不稳定性和设备的故障可能会导致项目的风险增加。
为了减少技术风险，我们应选择可靠的技术供应商，定期进行设备维护和更新，并备份重要数据。
3. 质量评估3.1 项目目标和标准为了确保项目的质量，我们需要明确项目的目标和标准。
项目目标应与机构的整体战略目标相一致，并有明确的衡量指标。
同时，我们需要制定详细的标准和规范，确保数字化档案的准确性、可读性和可检索性。
3.2 过程控制项目的每个环节都需要进行过程控制，以确保每个步骤都按照规定的标准和要求进行。
我们可以采用一些工具和方法，如质量检查表、流程图等，对项目的进展和质量进行监控，及时发现和解决问题。
3.3 风险管理项目中的风险可能会对质量产生重要影响。
因此，我们需要建立完善的风险管理机制，及时识别和评估风险，并采取相应的措施进行应对。
档案管理数字化中的信息安全风险及其控制
档案管理数字化中的信息安全风险及其控制随着数字化技术的普及和应用，档案管理数字化也成为刚需。
然而，随之而来的是信息安全风险，如何控制这些风险，保护档案资料的安全呢？一、档案管理数字化中的信息安全风险1.数据泄露风险：档案资料在数字化过程中要经过传输、存储、处理等环节，其中可能会存在人为操作、技术漏洞或黑客攻击等风险，从而导致档案资料被泄露。
2.存储安全风险：档案文档涉及诸多机密信息，如存储设备或存储环境出现了问题，就容易导致文档数据的丢失或损坏。
3.人为因素风险：文件管理人员、维护人员等人为因素是档案数字化中最大的风险之一，其操作不当与管理不善易导致文件泄露或丢失，甚至被篡改。
4.系统漏洞风险：档案系统出现漏洞制定容易导致系统被攻击或感染病毒，从而泄露资料。
二、档案管理数字化中的信息安全风险控制1.数据加密：对数字化后的档案数据进行加密，保证档案数据不易受到非法窃取。
2.数据备份：定期对数字化后的档案数据进行备份，以防数据意外丢失或损坏。
3.权限管理：通过权限管理，限定档案数据的查询、查看、保存、下载、修改、删除等操作的权限，保证文件的安全性。
4.人员管理：培训文件管理人员的安全意识，制定明确的人员管理制度，防止人员操作文件不当导致文件泄露。
同时，要对管理人员进行身份审查和背景调查，防止人员故意泄露文件资料。
5.网络安全：加强档案系统的网络安全防护，对系统进行及时修复漏洞、防范黑客攻击、限制外部设备接入等。
总之，档案管理数字化带来方便和高效，但必须注意保护档案资料的安全。
在数字化过程中及时发现和控制风险，在文件数字化的过程中加强安全防护，采取合理措施，是确保档案资料的安全性和完整性的关键。
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估风险评估总结报告
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估风险评估总结报告一、背景介绍档案数字化项目是指将传统的纸质档案电子化的过程，通过数字化技术将各类档案资料转化为可存储和检索的电子形式。
档案数字化项目的实施为企业和组织提供了更高效、方便的档案管理方式，然而，随之而来的风险也是不可忽视的。
为了保障项目的顺利进行和风险的有效控制，本文对档案数字化项目的风险进行评估并给出评估总结报告。
二、风险评估方法本次风险评估采用了常用的 qualitive（定性）评估方法。
该方法通过对风险事件及其可能性和严重程度的评估，将各风险划分为高、中和低三个等级，并提供相应的应对策略。
三、风险评估结果根据对档案数字化项目可能存在的风险进行评估，我们得出以下结果：1. 数据安全风险风险等级：高风险描述：档案数字化项目的核心任务是将纸质档案转化为电子文档，这涉及到大量的数据处理和存储。
如果数据的安全得不到保障，可能导致数据泄露、篡改或丢失的风险。
应对策略：加强数据加密、权限管理和网络安全措施，定期备份数据，并建立紧急恢复机制。
2. 项目进度风险风险等级：中风险描述：档案数字化项目需要对大量的纸质档案进行扫描和处理，这需要耗费大量的时间和人力资源。
如果项目进度无法控制，可能导致项目延期或超出预算。
应对策略：制定详细的项目计划和进度安排，合理分配资源，及时调整和优化工作流程，确保项目进度的可控性。
3. 技术兼容性风险风险等级：中风险描述：档案数字化项目需要使用一系列的数字化设备和软件工具进行处理和管理，如果这些设备和软件之间的兼容性存在问题，可能导致操作困难或数据损坏。
应对策略：选择兼容性良好的设备和软件，进行充分的测试和验证，定期进行技术更新和维护。
4. 组织变革风险风险等级：低风险描述：档案数字化项目的实施将对组织内部的工作流程和员工习惯进行重大改变，这可能引起一定的抵触和适应困难。
应对策略：建立完善的变革管理机制，加强组织内部的沟通和培训，让员工理解和接受数字化档案管理的重要性，促进项目的顺利实施。
档案信息化建设的风险与防控措施
合理规划资金投入，确保项目顺利进行；加强人才培养和引进，提高团队专业水平；建立档案利用制度和规范， 规避法律风险。
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法律防控
遵守法律法规
在档案信息化建设过程中，严格遵守国家相关法律法规和 标准，确保各项工作合法合规。
01
知识产权保护
加强知识产权保护意识，确保档案信息 化过程中涉及的知识产权得到有效保护 。
02
03
责任追究
建立健全的责任追究机制，对违反法 律法规的行为进行严肃处理，维护档 案信息化建设的法律秩序。
风险
数据泄露风险高，涉及国家机密；法 规制度不完善，管理难度大；信息化 水平参差不齐，影响建设进度。
防控措施
加强数据加密和权限管理，确保数据 安全；完善相关法规制度，规范管理 流程；加强培训和宣传，提高全员信 息化意识。
某高校档案信息化建设风险防控案例
风险
资金投入不足，影响建设进度和质量；人才缺乏，难以满足信息化建设需求；档案利用不规范，存在法律风险。
04
案例分析
某企业档案信息化建设风险防控实践案例
风险
技术更新迅速，软硬件设施易过时； 缺乏统一标准，信息孤岛问题严重； 数据安全保护不足，易遭受黑客攻击 。
防控措施
定期更新软硬件设施，确保系统稳定 运行；建立统一的标准和规范，促进 信息共享；加强数据加密和备份，提 高系统安全性。
某政府机构档案信息化建设风险防控案例
特点
数字化、网络化、自动化、智能化。
档案信息化的重要性
提高档案管理效率
01
信息化手段能够大幅提高档案的存储、检索和利用效率，减少
人工操作，降低管理成本。
促进档案资源共享
总结档案数字化处理项目的风险管理与应急预案的结果与教训
总结档案数字化处理项目的风险管理与应急预案的结果与教训数字化处理项目在各行各业中越来越常见，包括档案馆的数字化处理项目。
这些项目不仅提高了档案管理的效率和可访问性，还能确保档案的长期保存和安全性。
然而，数字化处理项目也面临着一些潜在的风险和挑战。
本文将总结档案数字化处理项目的风险管理与应急预案的结果与教训，以帮助读者更好地应对类似项目中的挑战。
一、风险管理1. 项目规划阶段的风险识别和评估在项目规划阶段，应该对项目可能面临的各种风险进行全面的识别和评估。
这包括技术风险、安全风险、人力资源风险等等。
通过制定详细的风险评估报告，可以为项目的后续决策提供重要参考。
2. 技术选择的风险评估在选择数字化处理项目的技术方案时，应该充分考虑各种技术的优缺点和风险。
比如，选择合适的数字化设备和软件，确保其兼容性和可靠性，避免后期出现技术故障或不可解决的技术难题。
3. 项目管理的风险控制项目管理是数字化处理项目成功实施的关键。
应建立完善的项目管理流程和监控机制，确保项目的进度和质量可控，并及时调整项目计划以应对可能的风险和变化。
二、应急预案1. 应急响应机制的建立在项目启动之前，应建立完善的应急响应机制，包括组建应急响应小组、明确应急联系人、制定应急流程等。
这样可以在出现紧急情况时，能够迅速做出响应和处理，减少损失。
2. 备份和恢复策略的制定数字化处理项目中的档案数据非常重要，因此需要建立完善的备份和恢复策略，确保数据的安全和可靠性。
这包括定期备份数据、建立数据冗余系统、测试恢复机制等。
3. 协议和合同的制定在项目合作过程中，应与合作伙伴签订详细的协议和合同，明确双方的权利和责任。
这样可以有效管理项目风险和解决潜在的纠纷。
三、结果与教训1. 结果总结经过风险管理和应急预案的有效实施，数字化处理项目的风险得到了较好的控制。
项目按计划完成，并成功实现档案的数字化处理和管理，提高了档案的存储和检索效率，为长期保存提供了可靠的保障。
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估风险评估风险评估风险评估报告
档案数字化项目风险管理风险评估风险评估风险评估风险评估风险评估报告【导言】档案数字化项目风险管理是确保项目成功实施的重要环节。
本文将对档案数字化项目的风险进行评估，并提供相应的风险评估报告。
【项目背景】档案数字化项目是指将传统纸质档案转换为电子数据，并进行有效的管理和存储。
这样的数字化转型项目在许多组织中都非常常见，因为它可以提高档案管理的效率和可靠性。
然而，项目中也存在着一些潜在的风险和挑战，因此风险管理至关重要。
【风险评估】风险评估是识别、分析和评估项目中可能出现的风险的过程。
以下是对档案数字化项目中可能存在的主要风险进行的评估：1. 技术风险技术风险是指由于技术问题导致项目无法按计划完成的风险。
例如，硬件或软件故障、数据丢失或损坏等。
为了降低技术风险，项目团队应该选择可靠的技术解决方案，并定期进行备份和维护工作。
2. 安全风险档案数字化项目涉及大量的敏感数据，包括个人信息和机密文件。
因此，安全风险是一个重要的考虑因素。
恶意攻击、数据泄露或未经授权的访问可能会对项目造成重大损失。
为了应对安全风险，项目团队应该采取适当的安全措施，如加密数据、访问权限控制和安全审计。
3. 人力资源风险人力资源风险涉及项目团队的能力和资源。
如果项目团队缺乏必要的技能和经验，或者受到外部因素（如人员流动）的影响，项目可能无法按时交付。
为了降低人力资源风险，项目经理应确保团队成员具备所需的专业知识，并建立良好的沟通和协作机制。
4. 法律合规风险档案数字化项目需要遵守相关的法律法规和政策。
如果项目未能满足法律合规要求，可能会面临法律责任和声誉风险。
为了降低法律合规风险，项目团队应该与相关部门保持紧密合作，确保项目符合法律和行业标准。
【风险评估报告】以下是对档案数字化项目风险评估的总结：1. 技术风险：- 选择可靠的技术解决方案，确保硬件和软件的稳定性。
- 定期进行数据备份和系统维护，以防止数据丢失或损坏。
2. 安全风险：- 采取适当的安全措施，如数据加密和访问权限控制。
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工程设计档案数字化风险控制分析在信息化大潮中,档案数字化成为档案工作的重要内容。
由于人员、技术和资金等原因,档案数字化外包成为大多数档案机构的选择。
这种情况在工程档案数字化中也是广泛存在的。
机遇与风险共存,工程设计档案数字化外包同样也存在诸如内容失密、载体受损风等险。
如何防范此类问题,这是当前工程档案数字化外包中急需加以重视的问题。
一、工程设计档案数字化外包存在的风险1.外包公司缺乏市场规范。
外包公司的运行机制是社会各要素在一定阶段相互作用的结果,健全的服务体系有利于外包公司的长期发展,目前多数外包公司的社会影响比较小,缺乏规模效应。
在工程设计档案招标时,有些公司为中标提供过低报价,扰乱秩序的同时也给中标后的整理工作带来了资金隐患。
由于缺乏行业规范,有些资质不足的外包公司为做典型、做案例,承接着超出公司能力范围的档案整理工作。
外包公司承担着超出其业务能力的许多业务工作,“受多种因素影响外包公司所能提供的服务以档案整理和数字化扫描加工为主,对于档案代存、电子文件管理、信息系统开发等对于场地或技术要求较高的服务内容则很少涉足”[1]。
许多小型外包公司因为提供的服务难以满足发包方的要求而逐渐被市场所淘汰。
市场的失序是风险产生的最大诱因。
2.外包公司人员配备不合理。
《档案保管外包服务管理规范》规定外包公司需按照内部管理机制,配备符合实际需要的、具有相应岗位职业资格的员工。
一般应包括档案专业人员和其他各类专业技术人员[2]。
然而,少有外包公司配备有稳定的具有相应岗位职业资格的员工,档案专业人员在整理工程设计档案过程中往往是以临时的理论和技术指导的身份参与项目。
参与的过程集中于项目开始和结束,对过程中出现的问题无法进行及时的解决。
3.发包方对档案核心业务认识不足。
发包方指档案管理部门和建设单位,发包方在档案外包加工管理过程中处于主导地位。
档案业务外包开展前提是分清档案部门的核心业务、核心优势,避免将核心业务外包[3]。
在档案管理部门的档案业务核心价值认识不足的前提下进行工程设计档案外包,将原本不应该、不允许外包甚至是仍涉密的核心档案外包的行为,短期内能提高工作效率,达成“存量数字化”目标,但从长远来看必然会危害档案信息安全,甚至是使得整个单位的外包工作失序。
工程设计档案数字化外包由于缺乏市场规范,人员配备不合理,发包方核心业务认识不足、逆向选择等原因存在不同的风险。
作者在充分分析的基础上认为,要解决这个问题应从多方面入手：建立行业协会,依靠档案学会,加强资质评估,制定统一标准,规范整理工作,数据互通,发展众包新思路,使外包公司不断向科技密集型公司发展。
工程设计档案档案业务外包风险管理工程设计档案数字化外包中的风险控制陈淑青徐海静档案部门的监督指导是档案部门存在的核心意义之一[4],但在外包工作过程中档案部门缺乏领导规范,在一定程度上无法明确地对工程档案外包的范围进行要求,不对外包工作作出整体性的规划和设计,习惯性低估外包中的风险必然导致各种问题的产生。
发包方监管不到位必然导致外包公司自主权过剩的问题。
4.发包方逆向选择风险。
在工程设计档案管理信息技术外包过程中,发包方与外包服务商所拥有的信息是不对称的,发包方向外包公司购买信息技术包含直接购买成品软件、购买成品软件并要求进行适应性修改及开发全新系统三种。
在无经费预算的前提下首选第三种服务,假设发包方足够幸运在难以完全了解外包服务商所能提供的服务前提下选择了合适的服务商,在系统设计阶段也会出现诸多问题。
发包方由于前期知识不足,难以表达清楚系统需求,随着项目的开展,发包方会不断增加新的要求,会影响到项目的可行性,甚至会出现管理策略断裂的风险。
5.档案载体的受损风险。
多数外包公司工作场所的温湿度是不适合档案保存要求的,未整理的档案和整理完毕的档案往往堆放于同一办公区域内,在整理过程中对档案进行搬运、拆盒、整理、装盒容易对档案实体造成损害。
工程设计档案多数为图纸,为了保证上柜档案的美观需要拆分档案,拆解后档案的折叠是一个大问题。
由于外包公司人员流动性大,工作人员多不知道如何折叠图纸、如何在图纸上打码,这时若随意操作必然导致返工,很容易出现一份档案多次整理导致载体破损的问题。
在对档案进行数字化加工和录入的过程中,由于操作流程的不统一,需要反复拆盒装盒,甚至会出现重复整理,不仅降低了工作效率,对档案本身来说也是一场灾难。
6.档案内容失密风险。
工程设计数字档案外包,为方便提供图文给各施工、监理单位参考,图文制作会选择专业的外包公司,但外包公司的工作环境及传递图文使用的即时通讯软件存在极大的失密风险,保密协议的约束条款形同虚设。
项目档案信息管理系统一般为非保密系统,外包公司项目结束之后一般不会对设备上的档案资料进行深度删除,留下泄密的隐患。
二、工程设计档案数字化外包风险的防范1.加强行业引导和行业自律。
一个行业的长期发展不仅需要构筑动力机制,也需要有行业的规范。
我国的档案外包公司与国外的商业性文件中心很相似,但商业性文件中心的发展比较成熟,规模庞大且已经成为一种文件信息管理服务行业,行业协会———国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM）在规范行业秩序、加强行业自律、促进信息服务行业健康发展上起到了重要作用。
我国外包公司当前发展还不够成熟,仅有少数地区成立了行业协会,如上海市信息服务业行业协会。
但档案学会几乎是每个省份都有的,应鼓励档案外包服务公司以会员的身份参与学会活动,双方进行理论和实践方面的探讨。
外包公司内部应该形成系统的管理制度,制定合理的工作流程,责权分明,使整个工作有章可循,有条件的公司要不断扩展所能提供服务的深度,逐步向综合性的档案整理、寄存机构转型。
档案整理过程中要与发包方及时反馈项目问题和进度,外包公司之间应该加强交流与合作,以促进档案外包服务行业的规模化发展。
政府应该加大对档案服务外包公司扶持力度,实行“以奖代补”[5],引导他们进行技术创新和转型升级,提升整体盈利能力。
在外包公司的考核体系中加入项目完成质量和信息安全的部分,做到全程有效监督。
2.加强从业人员培训。
公司应配备比较稳定的专业技术人员,工作人员应该具有岗位所要求的知识,熟悉相关法律法规及档案工作标准。
公司从业人员比例应该符合相关要求,有计划地整体提升工作团队的专业素质,定期开展工作经验交流、继续教育活动和相关业务培训,有条件的公司可以邀请当地档案学会的人员进行指导交流。
同时要提高公司的盈利水平,向科技密集型公司转型,整体提升工作人员的福利待遇,激发工作人员的积极性。
3.通过立法规范发包行为。
发包方做好监督工作,避免核心业务外包首先解决的是有关规范问题,通过立法规范其发包活动。
2014年的《档案数字化外包安全管理规范》明确规定了可以进行数字化外包的必须是非涉密的档案,根据档案数字化总体规划,确定数字化外包档案的范围,提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
2015年的《档案管理服务外包工作规范》对发包工作作出了合法、安全、可控等原则要求,也对发包工作的过程与要求作出了规定。
地方可以根据这些规范详细制定各项标准,对核心业务进行区分。
为了实现全过程的监督,发包方不应该一次性将全部档案交由外包公司,应该按照工作计划分批调档。
外包公司指定专人记录外包项目总体进展,形成外包项目管理档案,不仅能使得外包公司工作有序进行,也有利于后期验收工作的顺利开展。
《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）规定了建设工程档案的验收标准,发包方可以参照此标准制定详细的验收标准提供给外包公司,在预验收阶段把好关,不随意提供档案验收认可文件以保证外包工作质量。
4.发包方选择有法可依。
《档案保管外包服务管理规范》规定,档案保管外包服务机构可通过档案保管外包服务行业组织开展能力评估。
目前,我国外包行业服务的行业组织尚未完全建立,可先由各地城建档案馆工作人员、档案学会人员、高校档案工作者及外包公司管理人员一起制定出专业化的安全管理要求、评估体系和监管机制。
根据《档案保管外包服务能力评估表》,定期对提供工程档案管理外包服务的公司进行能力评估并公布评估等级,促进行业有序竞争和发展。
发包方在开展外包工作时,对本馆的纸质文件数字化要求和电子文件极其元数据要有充分的了解,参照《电子文件管理系统通用功能要求》的规定结合未来可能存在的需求,详细列出本单位所需的管理系统的基本功能要求提供给外包公司,并与之探讨最优化的外包方案。
涉密项目必须建立档案管理系统的话,参照《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》的有关规定执行[6]。
5.规范实体档案的整理工作。
在招投标阶段,发包方要实地考察外包公司的办公环境,根据有关安全管理的要求整体评估待合作的公司。
理想条件下可以要求外包公司带领整个团队到发包方所在单位开展档案整理工作,双方指定专员定期对数字化加工场所进行巡查。
工程设计档案的拆解和图纸的折叠必须要在发包方允许的前提下进行,调档按照整理计划分批进行,每次都要做好涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查,档案实体破损、残缺的要进行登记与处理,并填写交接清单[7]。
为解决重复打码的问题,首先将工作人员进行分组,保持一个系列文件由一个小组完成,每个工序都有固定的班底。
其次,可以参考《档案数字化外包安全管理规范》对制定档案流程单的要求,在每一卷档案的首页加入一份档案整理进度表,整理的工作人员在上面填写档号、确定归档范围、是否打码、数量、加工时间、整理过程中出现的问题等信息,使得下一个整理的人看到进度表就对本卷信息一目了然。
6.严格要求,保障内容安全。
在招投标阶段,应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的外包公司。
与外包公司签订保密协议并要求档案保管外包公司提供与员工依法签订的劳动合同和保密协议等文件,向外包公司强调设计档案的涉密部分并使其了解相关的法律规定。
外包公司应该对人员进行保密教育,休息时间档案不得随意放在加工工位。
在加工场所配备无死角的监控设备并由档案部门派专人负责视频监控系统,对档案的数字化加工设备采取物理或者技术手段防止信息的拷贝,在购买或者设计管理系统阶段要对数据获取权限进行明确的划分,移动存储截至指定专人保管。
项目完成后,外包公司应该将其加工设备中的存储介质移交给档案馆,档案馆要详细检查设备上是否有信息残留并进行删除[7]。
总而言之,提供工程设计档案数字化外包服务的公司应逐步向科技密集型行业转型,加快建立行业协会规范市场行为。
设计企业、档案管理部门和建设单位在发包前要充分做好承包公司的资质审查工作,明确核心业务和图档系统需求及权限设置,成立相应的工作小组全程监督工程外包数字化工作,严格把控外包工作质量。
参考文献[1]陈艳.我国档案业务外包存在问题及对策分析[J].档案天地,2016（08）:48-50.[2.DA/T67—2017,档案保管外包服务管理规范[S].[3]何小菁,吴建华.档案馆业务外包的可行性[J].中国档案,2003（4）：41-42.[4]闫冬,袁芳.基于博弈论的档案业务外包风险管理研究[J].档案学研究,2016（02）:67-72.[5]吕永明.档案整理和数字化加工服务外包的实践与思考[J].档案与建设,2016（08）:69-71.[6]DA/T28-2018,建设项目档案管理规范[S].[7]国家档案局.档案数字化外包安全管理规范.cn/news/2015-01/29/content_84254.htm,2018—07-02作者:陈淑青徐海静。