展会实施中的公共关系协调解读

展会实施中的公共关系协调

关键词:展会实施;公共关系协调;传播媒介;危机处理文章编号:1009-2374

#8197;(2010)25-0161-02

1展会实施过程中的公共关系协调存在的问题

随着改革开放进程的不断推进,我国展会事业的发展也取得了一定的成绩,其对经济的辐射和拉动作用日益突出,已经成为了一种重要的经济增长点。而展会也以其特有的优势,赢得了广大城市和各级政府的青睐。

然而目前,很多展会在实施过程中公共关系协调普遍不到位。比如:有的展会举办商宣传品牌的场面很热烈,但是由于缺乏针对性,导致没有明确的参展商和观众群体,收效不大;有的展会虽然能找到展会的参展商、专业观众,但是由于缺乏有效及时的沟通,没能与参展商、专业观众建立相互理解,相互信任的关系,从而导致没有得到参展商、专业观众的充分支持;此外,还有一些展会举办商,虽然意识到了参展商、专业观众的重要性,却又忽视了政府公众,忽视了媒体公众等。总之,大家在对待展会实施中的公共关系,都或多或少的存在一些问题。要协调展会实施中的公共关系,首先要明确展会实施过程中的公共关系要素。

2展会中的公共关系要素

在公共关系视野下,展会活动的展开离不开公共关系的指导,即展会公共关系活动应成为展会活动必不可少的组成部分。而展会公共关系活动的开展,首先要明确展会公关要素——即展会公共关系主体、展会公共关系客体和展会公共关系传播媒介。

2.1展会公共关系主体

展会公共关系主体就是展会活动的发动者。从公共关系的角度看,展会举办商是展会活动的组织者,是展会活动的核心,理所当然是展会公关的主体。处于公关主体地位的展会举办商,要对展会活动进行全局的管理,借助于展会场馆、展会总服务承包商、会议旅游机构等相关组织的支持,对展会活动进行策划、宣传、实地管理,使展会活动真正办出效益、办出品牌、办出特色。

2.2展会公共关系客体

展会公共关系客体就是在展会实施过程中处于客体地位的人和人群,他们是主体(展会举办商)的活动对象。根据公共关系学关于“公众”的定义——“由于共同面对的利益关系而产生相互作用的人或人群”,我们可以得出:在展会公共关系中,公众是指与展会举办商相互联系并相互作用的个人、群体或组织的总和。

根据上述含义,展会公共关系客体包括:展会场馆提供商、展会分支旅游机构、参展商、展会活动服务总承包商以及观众等。

这其中,参展商和观众无疑是展会举办商的服务对象,更是与其利益直接相关的具体对象。原因在于展会的功能的实现是建立在参展商与观众达成贸易协议的基础上。展会要成功、要出效益,关键在于是否有充足的参展商参加,而参展商的参加与是否有足够的专业观众有密切的关系。只有赢得参展商和观众信任与好感的展会,才能较好地获得自己的利润。展会场馆、展会活动服务总承包商、展会分支旅游机构也属于展会举办商的客体,他们与展会举办商是工作伙伴的关系,在展会举办商的组织协调下相互配合,为参展商和观众提供力所能及的服务。

2.3展会公共关系传播媒介

根据在公共关系学理论,公共关系的核心要素是“传播”。因此展会举办商要想协调好公共关系,实现最佳的展会功能,就必须依靠真实、有效的“传播”,这强调了传播媒介的作用。

3公共关系视野下展会实施的措施建议

3.1将公共关系意识引入展会实施的全过程

导向、弥补、凝聚、是公共关系意识的三个主要功能。作为展会公共关系主体如何理解公共关系意识的三个功能,是其能否成功协调公共关系的关键所在。

3.1.1导向意识所谓导向意识就是要引导展会举办商在展会实施的全过程中,要向积极的方面发展,改变目前有些展会举办商那些急功近利的做法,避免短期行为的发生。这正是因为公共关系导向意识强调的是长期目标而不是短期目标;强调的不仅是经济效益还有社会效益。

3.1.2弥补意识所谓弥补意识就是要求我们的展会举办商在展会实施的全过程中,面对失误的时候,不要慌张、不要放弃,要及时补救以避免更大的损失。要求我们展会举办商遇到失误的时候,要具有较强的公共关系弥补意识,相关人员主动及时地去处理问题,及时维护展会举办商的声誉。

3.1.3凝聚意识所谓凝聚意识就是要求我们在展会管理的全过程中,加强员工的凝聚力。通过公共关系的凝聚意识来加深和加强展会管理主体、客体及其相互关系认识的能力。将赢得公众对展会活动的信任和支持以及树立展会的良好形象作为活动的出发点和落脚点,不断推动员工聚成一个整体。

3.2在展会活动中明确各方职责理顺各方关系

3.2.1明确展会举办商的职责从展会公关主体的角度理解,实施科学展会战略的目的,是为了扩大展会影响建立展会品牌,并进一步提升展会形象。展会举办商是整个展会成功与否的直接责任承担人,他应该明确展会的举办目标,协调好各

方面的关系,并负责整个展会活动的组织与管理。他要根据展会的行业特性,把握参展商、专业观众的有效需求,从而制定有针对性的活动,主动影响行业协会或上级主管部门,从政策、舆论、甚至资金上支持展会的举办。此外还要和其它战略合作伙伴搞好关系,共同创造完美的展会环境,顺利实施定位展会品牌、塑造展会品牌、管理展会品牌的战略部署。

3.2.2明确参展商的职责赢得参展商和观众的支持是展会成功的根本,组织专业大型展会正是为了满足参展企业和观众间的贸易需求。参展商的职责就是要通过展会宣传自己的商品和品牌,通过展会这个桥梁与客户达成贸易意向,尽量多地销售出自己的产品。参展商获得成功,展会就会获得成功。

3.2.3明确媒介的职责媒介在展会中的角色是要保证展会活动的信息畅通。尤其是在现在,广播、电视、报纸、网络等媒体的普及,好消息坏消息都会很快的传播到世界各地。因此,展会活动要坚持正面引导,客观、公正、准确及时地发布信息。通过媒介进行宣传,提高展会的知名度和美誉度,扩大展会的影响,让更多的人了解展会,并愿意参与展会。

3.3正确对待展会实施过程中的危机

随着展会的进一步发展,展会举办商的服务手段、服务对象不断的发生变化,危机也难免会出现。因此展会举办商、参展人员及有关工作人员都应具有危机意识,及时地发现危机、了解危机、控制危机,以提高处理危机事件的应变能力。

3.3.1预防是解决危机的最好方法危机事件的发生,使展会公司的形象受到破坏。在预防意识的指导下,展会举办商要进行合理的分工,做好相关准备工作,使危机破灭在萌芽之中。

3.3.2正视问题、认真对待是处理危机的出发点对待危机,任何愤懑、不平或隐瞒都无济于事。此时展会举办商最明智的选择就是面对事实、正视事实、认真对待,并善于及时与公众沟通,以求尽快获得他们的谅解和信任。

实际上,危机事件出现后,规模往往由小到大,展会公众态度也有一个不满到敌视的变化过程,在此初发阶段,如果能面对事实,面对公众做出相应的改进举措,展会举办商就能赢得公众的谅解。

3.3.3及时果断、处乱不惊危机事件出现后,展会举办商会受到指责和批评,公众意见信、投诉信会纷至沓来。展会举办商会面临极大的压力,在此压力下展会举办商不能自乱阵脚,要保持清醒的头脑,冷静的思维是解决危机的条件。

3.3.4通过危机事件,把危机变成良机危机一方面代表着危险的境地,另一方面也意味着大量的机会,就是说,如果以危机为契机,精心策划,不仅能化险为夷,而