会计档案整理方法教培课件

▪ 会计档案装盒编号。会计档案整理编目后，要按 排列顺序装入专用会计档案盒中保存，会计凭证 类装入凭证盒中，账簿类、财务报告类和其他类 装入会计档案盒中，会计档案盒、凭证盒正面和 背脊各项根据盒内实际填写，会计档案盒的盒号， 是同一目录内按照案卷顺序号装盒的流水编号。 会计账簿和其他类会计档案在每盒内需填写盒内 目录（附件6）会计档案盒未装满前各项可根据实 际先用铅笔标注清楚 ，方便查找利用。
▪ 会计档案的销毁。会计档案保管期满需要销毁 时，由本单位档案管理部门会同财会部门提出
销毁意见，严格审查，共同鉴定，起草鉴定销
毁报告，列明销毁会计档案的依据、销毁会计
档案的名称、起至年度、册数、应保管期限、
已保管期限等内容，并编制《会计档案销毁清
册》，将需要销毁的各类会计档案按类别和时 间排列后按《会计档案目录》（附件2）格式 登记造册，加装会计档案销毁清册封面（附件 12），编制的会计档案销毁清册封面项目必须 填写齐全，经单位负责人签署意见后，按有关 会计档案销毁的规定办理销毁。
▪ 会计账簿的整理，不同名称种类的账簿分别组卷， 区分不同保管期限，将账簿启用及交接表（附件 3）、账户目录（附件4）项目要填写齐全；将同 一保管期限的账簿排列好后编制案卷号。
▪ 订本账簿应在账簿启用及交接表的右下角空白处 标注保管期限。如原账簿启用及交接表中无档号 项，可在交接表右下角加盖档号章（全宗号、目 录号、案卷号）并标注保管期限。
▪ 活页式账整理时，要拆除空白账页，编制页码， 加装封面（附件5），封面内容包括案卷题名、档 号、保管期限。在封底要加备考表。根据案卷顺 序编制会计档案目录，并填写规范。
▪ 将整理好的会计账簿按保管期限分别装入会计档 案盒中，不同保管期限的会计账簿不能装入同一 档案盒中。每盒内放盒内目录（附件6），以方便 查找。
▪ 其他类 包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应 当归档保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计 档案销毁清册等。
▪ 会计档案的整理。会计年度终了，会计部 门应按照归档要求对其年度内形成的会计 档案进行整理立卷、装订成册、编制会计 档案案卷目录。
▪ 会计档案整理要区分类别，按会计凭证、 会计账簿、财务报告和其他类分别进行整 理组卷。
▪ 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存 打印出的纸质会计档案。打印出的各类纸质会计 档案,应根据不同需要延续使用同一规格的纸张 (如:账簿为A4纸,报表为A3或A4纸)，账簿的封面 与活页账封面相同（附件5），封面后要放账簿启 用及交接表（附件3）、账户目录（附件4），封 面、启用表及账户目录等项目要填写齐全。
▪ 会计档案的移交。会计档案整理完毕后，要编制 《会计档案移交清单》（附件10）和《会计档案 移交清册》，将编制好的会计档案目录加装上会 计档案移交清册封面（附件11），并把封面各项 目填全，即完成《会计档案移交清册》的编制。 编制好的《会计档案移交清单》、《会计档案移 交清册》各一式两份，档案人员和财务人员各持 一份。
▪ 电子财务报告的整理方法与手工财务报告的整理 方法相同
▪ 会计档案的编号。档案人员根据不同类别、不同 保管期限分别编制目录号。会计档案的案卷号采 用在同一类别内不同保管期限按时间顺序分别大 流水编制案卷号，每一卷（册）编制一个案卷号。
▪ 会计档案目录编制。按要求将不同类别、不同保 管期限的会计档案整理编号完毕后，要编制会计 档案目录（附件2），会计档案目录要逐项填写清 楚。每一卷（册）档案分别填写一条目录。类别 处应填写凭证类、账簿类、财务报告类、其他类； 题名要包括单位名称、时间和会计档案名称。每 1000卷以内编制一本案卷目录。会计档案目录编 制完成后要分别装订封面、封底，封面内容（附 件9）包括全宗名称、会计类别、起至年度、全宗 号、目录号、保管期限和起止卷
▪ 会计凭证的整理，将凭证封面项目填写齐全、规 范、清楚，按时间顺序排列好后，在会计凭证封 面右上角加盖档号章，档号章内容包括全宗号、 目录号、案卷号（附件1），按要求填写档号，编 制《会计档案目录》（附件2）。编号采用在类别 内按时间顺序编制流水案卷号。会计档案目录要 逐项填写清楚，题名要包括单位名称、时间和会 计档案名称。每一卷（册）会计凭证分别填写一 条目录，根据实际每1000卷以内编一本案卷目录。
▪ 保管期满但未清结的债权债务和其他未了事项 的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷直到 完结时止。抽出立卷的会计原始凭证应在销毁 清册的备注栏内列明。
▪ 会计档案的借阅。会计档案为本单位提供利用， 原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单 位或单位领导、会计主管人员批准。外部借阅 应持单位正式介绍信，单位内部借阅应办理借 阅手续。借阅档案人员不得在案卷中乱画、标 记、折散原卷册，也不得涂改抽换，携带外出 或复制原件，特殊情况须经领导批准方可。借 出的会计档案，会计管理人员要按期如数收回， 并办理注销借阅手续。
▪ 采用电子计算机进行会计核算的单位，除打印出 纸质会计档案外,同时应刻录光盘一并案向综合档案室移 交。会计档案可暂由会计部门保管一年,期满之后 向机关档案部门移交,并办理移交手续。出纳人员 不得兼管会计档案。
▪ 移交本单位档案部门保管的会计档案,原则上应当 保持原卷册的封装.个别需要拆封重新整理的,档案 部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理, 以分清责任。
▪ 财务报告，要区分不同保管期限组织案卷， 每本案卷要编制页码、填写卷内文件目录 （附件 7 ），加装封面（与附件5相同）， 案卷最后附卷内备考表（附件 8 ）。如只 有一件年度决算，案卷封面就使用原有封 面不动，只在卷内右上角及翻页左上角编 制页码，在封面右下角加盖档号（全宗号、 目录号、案卷号）和标注保管期限及页数 即可，不需填写卷内目录。
会计档案整理方法
▪ 会计档案的分类。
▪ 会计档案采用类别----年度分类法。
▪ 共分四类： 会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。
▪ 会计凭证类 包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计 凭证；
▪ 会计账簿类 包括总账、明细账、日记账、固定资产账（卡 片）、辅助账簿和其他会计账簿；
▪ 财务报告类 包括月、季、年度财务报告（包括会计报表、附 表、附注及文字说明）、其他财务报告；