文员必备知识PPT
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办公室文员要求和日常工作培训ppt课件
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条 ，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形 象上的要求：
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
公文写作规范通用培训内容PPT演示
1-2 公文的种类
4.根据对处理时间方面的限制和要求的不同 它生活在沙漠里，不需要水源也可以生存，它的形状像手掌一样，并且满身长着细细的像针一样的刺。记得上次妈妈刚买回的仙人掌，不知道是谁把它放在凳子上了，我也没注意一屁股坐上去了疼得我嗷嗷大叫。
它生活在沙漠里，不需要水源也可以 生存， 它的形 状像手 掌一样 ，并且 满身长 着细细 的像针 一样的 刺。记 得上次 妈妈刚 买回的 仙人掌 ，不知 道是谁 把它放 在凳子 上了， 我也没 注意一 屁股坐 上去了 疼得我 嗷嗷大 叫。
它生活在沙漠里，不需要水源也可以 生存， 它的形 状像手 掌一样 ，并且 满身长 着细细 的像针 一样的 刺。记 得上次 妈妈刚 买回的 仙人掌 ，不知 道是谁 把它放 在凳子 上了， 我也没 注意一 屁股坐 上去了 疼得我 嗷嗷大 叫。
它生活在沙漠里，不需要水源也可以 生存， 它的形 状像手 掌一样 ，并且 满身长 着细细 的像针 一样的 刺。记 得上次 妈妈刚 买回的 仙人掌 ，不知 道是谁 把它放 在凳子 上了， 我也没 注意一 屁股坐 上去了 疼得我 嗷嗷大 叫。
2-2 行文规则
一般规则
它生活在沙漠里，不需要水源也可以 生存， 它的形 状像手 掌一样 ，并且 满身长 着细细 的像针 一样的 刺。记 得上次 妈妈刚 买回的 仙人掌 ，不知 道是谁 把它放 在凳子 上了， 我也没 注意一 屁股坐 上去了 疼得我 嗷嗷大 叫。
1.平件，指无特殊时间要求，按工作常规依次传递处理的文件。 2.加急件，指内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件。 它生活在沙漠里，不需要水源也可以生存，它的形状像手掌一样，并且满身长着细细的像针一样的刺。记得上次妈妈刚买回的仙人掌，不知道是谁把它放在凳子上了，我也没注意一屁股坐上去了疼得我嗷嗷大叫。 3.特急件，指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。
文员的岗位职责和工作规范课件
接待来访客户
热情、礼貌地接待来访客 户，询问来访事由，及时 安排并引导至相关办公室 或会议室。
客户接待记录
对来访客户进行信息登记 ，以便后续跟进或查询。
办公设备使用与维护
办公设备管理
负责管理复印机、打印机 、电脑等办公设备，确保 设备正常运行，提高工作 效率。
设备报修
对于出现故障的办公设备 ，及时报修并跟进维修进 度，确保设备尽快恢复正 常。
团队合作
积极参与团队工作，提高团队 协作能力，发挥团队力量。
领导能力
培养领导力，学会管理和指导 团队成员，提高团队整体效率
。
岗位挑战与解决方案
工作压力大
通过优化工作流程、合理安排 时间等方式，提高工作效率，
减轻工作压力。
工作内容繁琐
建立工作清单，列出每日工作 任务，按优先级排序，有条不 紊地完成工作。
电话接听与转接规范
电话接听规范
接听电话时需使用礼貌用语，对 客户的需求和问题进行记录，并 及时处理。
电话转接规范
对于无法解答的问题或需求，需 将电话转接到相关部门或负责人 ，确保问题得到解决。
接待来访客户规范
接待准备
确保接待区域整洁有序，为来访客户准备茶水、水果等，让 客户感受到热情和周到。
接待流程
避免情绪影响工作
文员需要避免将自己的情绪带到工作中，保持专业和客观的态度 。
CHAPTER 05
文员岗位提升与发展
岗位提升方向与途径
01
02
03
04
技能提升
通过学习和实践，提高文员岗 位的技能水平，如办公软件操
作、文档处理等。
知识储备
积累文员岗位相关的业务知识 和行业知识，如公司业务流程
办公室文员培训教材PPT(共 90张)
ü 鞋跟以4~6公分为宜,不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。
穿着:男性
ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
ü 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
ü 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
ü 脖子：不戴项链或其他饰物。 ü 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油， ü 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
穿着:女性
ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
脸部表情
Ø 做几种笑的演习：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真诚 的笑、开怀大笑、生气的笑
Ø 应常常恰到好处地微笑，让人感到平易近人，和蔼 可亲。不可老板着面，对人不理不睬。
Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。
手势
Ø 指引：需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时， 食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向。 （不可用手指或两个指头，手指向下表示向动物指引 或介绍，手指向上表示尊敬。）
Ø 招手：向远距离的人打招呼时，伸出右手，右胳膊伸 直高举，掌心朝着对方，轻轻摆动。不可向上级和长 辈招手.
ü 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
ü 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
ü 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在 另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.
穿着:男性
ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
ü 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
ü 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
ü 脖子：不戴项链或其他饰物。 ü 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油， ü 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
穿着:女性
ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
脸部表情
Ø 做几种笑的演习：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真诚 的笑、开怀大笑、生气的笑
Ø 应常常恰到好处地微笑，让人感到平易近人，和蔼 可亲。不可老板着面，对人不理不睬。
Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。
手势
Ø 指引：需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时， 食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向。 （不可用手指或两个指头，手指向下表示向动物指引 或介绍，手指向上表示尊敬。）
Ø 招手：向远距离的人打招呼时，伸出右手，右胳膊伸 直高举，掌心朝着对方，轻轻摆动。不可向上级和长 辈招手.
ü 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
ü 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
ü 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在 另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.
人事文员基础知识培训之社会保险(ppt35张)
五、社会保险
6、基本医疗个人账户 在实行基本医疗前，叫大病统筹，不是医 疗手册，只是一张卡，个人每月扣本人工资的 1%，企业按基数总数的6%扣除，被扣的资金 上缴市统筹基金，大家互助互济没有个人账户。 实行基本医疗后，设立了个人账户，依法 将个人缴纳的全部保险费和企业缴纳的部分保 险费划入个人账户
五、社会保险
4、工伤认定
职工有下列情形之一的应当认定为工伤
（1）在工作时间和工作场所内，因工作原因受到事故伤害的 （2）工作时间前后在工作场所内，从事与工作有关的预备或者收 尾工作受到事故伤害的 （3）在工作时间和工作场所内，因履行工作职责受到暴力等意外 伤害的 （4）患职业病的 （5）因公外出期间，由于工作原因受到伤害或者发生事故下落不 明的 （6）在上下班途中，受到机动车事故伤害的 （7）法律，行政法规规定应当认定为工伤的其他情形
五、社会保险
（16）住院起付钱为1300元 （17）个人预付押金包括 1、起付钱：1300元（当年内第二次住院减半） 2、1300元以上个人按比例应自负的部分 3、须个人负担的自负药 4、材料费及植入体内的人工器官须个人负担 5、单位为200元以上的检查费，治疗费需个人负 担8%部分
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五、社会保险
1、失业保险费 是由企业和个人共同缴纳的，并且要按月 足额缴纳 （1）用人单位应缴纳的失业保险费，有社会保 险经办机构委托单位的开户行按月代为扣缴 （2）个人应缴纳的失业保险费，由用人单位代 为扣缴
五、社会保险
2、失业保险费缴纳的标准 （1）企业按本单位上年职工月平均工资总额的1.5%缴 纳 （2）个人按本人上年月平均工资的0.5%缴纳，高于本 人工资300%的部分不缴纳 （3）用人单位招用的农民合同制工人本人不缴纳失业保 险费 （4）下面通过几组数字，了解失业保险发展和完善的过 程 （见付表）
现代文员实务技巧培训课件
各种各样的“文员”
跟单文员 人事文员
行政文员 销售文员
文控文员
一、现代文员工作的基本概念
➢广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员” 。
1.现代文员的职业定位 a)从事文书制作与管理的工作 b)特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作
内容扩大化 c)与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员
2.现代文员工作的特点 ➢工作方式：处理信息和事务 ➢特点 a)服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众 b)专业性 c)主动性 d)繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑
谢谢 !
1、采用我单位近年来在公路工程建设 中使用 的先进 施工方 法、工 艺设备 。 2、调集我单位精锐的管理人员和最雄 厚的技 术力量 ，并组 成一个 强有力 的项目 经理部 。 3、树立优良工程为合格工程的标准， 一定要 在大田 乡胜利 村机耕 道硬化 工程施 工中创 一流施 工水平 。 4、充分考虑各种不利施工进度和质量 的因素 ，在工 期安排 、人员 设备配 置、施 工方法 等方面 综合考 虑时留 有余地 。 5、本公司驻地位于雅安市城区内，所 有设备 、人员 一天内 可以全 部进入 施工场 地。设 备、人 员可根 据施工 进度的 要求随 时组织 进入施 工场地 ，材料 运输全 部采用 汽车运 输。 6、履带式挖掘机可由本公司的平板车 随时运 到施工 场地， 装载机 可在一 天内开 到施工 工地。 7、针对本工程特点，施工期间断道的 可能性 较大。 进场后 需组织 强有力 的运输 ，将水 泥、钢 材、河 砂等材 料在一 个月内 运至工 地堆放 ，确保 本工程 顺利进 行 8 、待监理工程师对施工复测成果核 实认可 后，应 根据复 测结果 进行施 工放样 ，放样 时用经 测距仪 准确的 测出施 工边线 并打木 桩做开 挖标记 。项目 经理部 的测量 人员负 责施工 放样和 测量， 坚持测 量复核 制度。 9 、对平曲线的五大要素点要在室内 作好方 案和计 算以及 曲线上 各桩计 算数据 ，经过 复核无 误后在 准确定 位放线 缩短外 业时间 。
公文基础知识培训PPT
登记
对收到的公文进行登记，记录文 件编号、收发时间、文件标题等 信息，以便后续跟踪和管理。
公文拟稿与审核
拟稿
根据工作需要，撰写公文草稿，明确 表达意图和要求。
审核
对拟稿进行审核，检查内容是否准确 、格式是否规范、语言是否得体，确 保公文质量。
公文签发与分发
签发
经过审核后，由相关领导对公文进行签发，表明同意公文的 发布。
公文用纸应选择符合国家标准 的A4纸，确保纸张质量良好， 不出现破损、褶皱等现象。
公文装订应遵循从左向右的原 则，不得出现倒装、侧装或斜 装等情况，确保装订牢固、美 观。
公文装订时应留出装订线位置， 不得影响公文内容的阅读和美 观。
公文编号与排序标准
公文编号应根据发文机关和发文字号 进行编号，确保编号的唯一性和准确 性。
公文编号和排序标准应符合国家相关 规定，方便公文的分类、归档和检索。
公文排序应根据发文字号的先后顺序 进行排序，确保排序的合理性和规范 性。
公文印章与签署规定
公文应加盖发文机关 印章或钢印，确保公 文的合法性和有效性。
公文印章和签署规定 应符合国家相关规定， 确保公文的合法性和 规范性。
公文签署应根据发文 机关的要求进行签署， 确保公文的权威性和 可信度。
解决方案
制定公文格式规范，明确各类公文的格式要求，包括标题、正文、落款、日期等，加强格式审查，确 保公文格式规范统一。
公文处理流程混乱
问题描述
公文处理流程混乱，如收文、发文、传阅等环节缺乏规范流程，导致公文延误、丢失或泄露。
解决方案
建立完善的公文处理流程，明确各环节的责任人和处理时限，加强流程监控和管理，确保公文处理高效、安全。
公文保密意识不强
对收到的公文进行登记，记录文 件编号、收发时间、文件标题等 信息，以便后续跟踪和管理。
公文拟稿与审核
拟稿
根据工作需要，撰写公文草稿，明确 表达意图和要求。
审核
对拟稿进行审核，检查内容是否准确 、格式是否规范、语言是否得体，确 保公文质量。
公文签发与分发
签发
经过审核后，由相关领导对公文进行签发，表明同意公文的 发布。
公文用纸应选择符合国家标准 的A4纸，确保纸张质量良好， 不出现破损、褶皱等现象。
公文装订应遵循从左向右的原 则，不得出现倒装、侧装或斜 装等情况，确保装订牢固、美 观。
公文装订时应留出装订线位置， 不得影响公文内容的阅读和美 观。
公文编号与排序标准
公文编号应根据发文机关和发文字号 进行编号，确保编号的唯一性和准确 性。
公文编号和排序标准应符合国家相关 规定，方便公文的分类、归档和检索。
公文排序应根据发文字号的先后顺序 进行排序，确保排序的合理性和规范 性。
公文印章与签署规定
公文应加盖发文机关 印章或钢印，确保公 文的合法性和有效性。
公文印章和签署规定 应符合国家相关规定， 确保公文的合法性和 规范性。
公文签署应根据发文 机关的要求进行签署， 确保公文的权威性和 可信度。
解决方案
制定公文格式规范，明确各类公文的格式要求，包括标题、正文、落款、日期等，加强格式审查，确 保公文格式规范统一。
公文处理流程混乱
问题描述
公文处理流程混乱，如收文、发文、传阅等环节缺乏规范流程，导致公文延误、丢失或泄露。
解决方案
建立完善的公文处理流程，明确各环节的责任人和处理时限，加强流程监控和管理，确保公文处理高效、安全。
公文保密意识不强
文秘基础知识培训课件(2024)
2024/1/28
保密宣传教育
积极参加保密宣传教育活动，提高保密意识和能力。
29
信息泄露风险防范措施
涉密信息管理
严格控制涉密信息的知悉范围， 按照“最小化、必要化”原则进 行涉密信息的传递、存储和处理
。
防范网络攻击
加强网络安全防护，定期更新病 毒库、修补系统漏洞，防范网络
攻击和数据窃取。
物理安全防护
27
CHAPTER 06
保密意识培养与信息安全防 护
2024/1/28
28
保密法律法规和政策要求
《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规
明确规定了国家秘密的范围、保密义务、法律责任等内容，要求文秘人员严格遵守。
保密政策与制度
了解并遵守所在单位的保密政策与制度，如保密工作责任制、涉密信息系统管理等。
文件登记
建立文件登记簿，详细记录文件的收 发日期、来文单位、文件编号、标题 、页数等信息，方便后续查找和管理 。
2024/1/28
12
档案分类、保存和借阅制度
档案分类
根据档案的性质、内容和时间等 因素，采用逻辑分类方法进行档 案分类，确保档案条理清晰、易
于查找。
2024/1/28
档案保存
制定档案保存期限表，对不同类型 的档案设定相应的保存期限，定期 进行档案鉴定和销毁工作，确保档 案的安全和完整。
文秘基础知识培训课 件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 文秘概述与职业素养 • 办公室管理技能 • 文件处理与档案管理 • 接待礼仪与商务洽谈技巧 • 时间管理与工作效率提升方法 • 保密意识培养与信息安全防护
2
CHAPTER 01