浅谈金融机构集中采购的实施意义和基本方法

浅谈金融机构集中采购的实施意义和基本方法
摘要：金融机构的大集中经营管理模式催生金融机构总部的集中采购职能和范围迅速壮大，本文从金融机构集中采购的实施意义角度，力图简要阐释集中采购在降低成本、加强内部控制、促进决策科学化、营造企业正向文化方面可发挥重要作用；从基本方法论角度，力图提供一个模板供参考。

关键词：金融机构；集中采购；意义；方法
新世纪以来，随着互联网和信息技术的摩尔式发展，企业大集中的经营管理模式逐步成为金融机构的发展趋势和必由之路。

以银行和保险机构为例，总部机构承担了越来越多和越来越重的后台和中台工作，分支机构逐渐向单一的前台销售部门转化，中国平安集团甚至启动了前台和中台集中的“万佛朝宗”计划。

大集中模式强化了金融总部的职能，利于整合和共享系统资源，利于节约成本，扁平化管理，提高效率；利于提供统一的服务；利于产品创新、服务创新、管理创新，防范风险。

集中采购在实现金融机构大集中战略中发挥着至关重要的作用。

一、金融机构集中采购的实施意义
（一）集中采购是大集中模式落地需依赖的手段，也是获得的结果之一
大集中管理模式可分为三个层次：低层是机器设备物理集中，中层是物业数据相对集中，高层是应用处理大集中。

三个层次的集中依赖机器设备采购、应用系统采购和改造、流程再造服务等各项工作，均需要通过集中采购的有效推动来完成。

大集中模式的不断推进，将不断上收与金融企业分支机构前台营销任务不相关的大部分工作，特别是固定资产和服务的采购，分支机构依靠总公司提供业务系统支持、技术专业支持、中后台服务，不仅实现了成本节约和效率提升，而且将大量的采购风险上收至总公司按流程处置，实现了降低风险系数的作用。

额外的收获还来自于企业正向文化的间接培育。

采购中的利益纠葛和人情世故，往往会给企业带来不必要的内耗和对正向文化的侵蚀。

采购向总部机构集中，分支机构大幅消减采购任务，可以大幅增加采购的正效应，降低负效应的水平。

（二）实施严谨可靠的集中采购制度是合理化采购标的、制度防范、避免采购决策失误和采购灰色成本的必由之路
集中采购可简单定义为由集中采购部门组织实施的采购。

是将需求方与供应商相对隔离，由专业部门按既定规则实施采购的行为。

从其标准流程分析，在需求部门进行完备的立项分析基础上，将采购行为从流程中单独提炼出来并标准
化，由专业部门实施；专业部门采购的实施质量再由与供应商毫无关联的第三方进行尽职调查；最终由专家评审委员会再次检阅采购质量，最终对采购行为进行背书。

这是一项将重大项目安排和大额资金运作事项交由集体评议的良好机制，既贯彻执行了企业领导人的决策，又通过专业评审角度从采购流程和采购适用性方面作了制度性把关，创造性地将不同意见的表达与领导权威之间的冲撞进行了制度隔离，避免了重大决策和事项一言堂，给出了校正偏差的正规通道。

因此实施严谨可靠的集中采购制度具有重要的现实意义。

（三）实施严谨可靠的集中采购制度是加强公司内部控制和防范风险的需要
严谨可靠的集中采购制度，将采购相关不相容职务分离实施控制，将采购授权审批实施控制，就是将采购审批链条延长，从原有的需求部门——归口（请购）部门进一步延伸到集中采购部门，同时将采购行为和采购审批行为相分离。

加强了公司内部控制的制度化建设，实现了企业内部控制的重要目标。

采购工作是一项专业化工作，集中采购也成为行政事业单位、大型企业集团加强管理、合理降低经营管理成本的有效手段之一。

通过将房地产、电子设备、交通运输工具、工程、劳务、软件服务等重大采购纳入集中采购范围，进行统一管理，可以进一步完善企业的授权审批制度，规范相关成本开支，防范由此引发的问题和漏洞。

采购工作是一项耗费金额大、对公司成本及损益影响大、容易产生风险的工作。

无论是采购制度不健全或者相关部门及岗位人员执行不到位，或者采购和审批岗位不分离，相关内控工作做不到位，都可能产生操作风险、道德风险，甚至是决策风险，从而给企业造成损失。

这些风险的防范和化解都需要进一步改进和完善采购管理体系，加强采购管理制度建设，建立健全能够防御采购风险的组织机构和审批制度，同时加强相关制度的执行力度和监督力度。

实施严谨可靠的集中采购制度，等于在机构和审批方面形成了制约监督机制，可以有效防止人为决策的失误，防范一个部门采购和审批的相关风险。

二、实施严谨可靠的集中采购制度可实现的目标
（一）规范采购行为，采购工作有章可询，保障公司权益
一是提供采购方法论。

采购工作是专业化工作，但掌握适当可靠的方法后，人人均可成为采购专家，不需因不懂采购标的而有所受制。

集中采购的核心是“执行流程”，能否严格执行流程，关系到采购的合法性，关系到采购人员的廉洁性，关系到采购任务的成败，关系到公司权益是否得到维护。

二是保护采购员工，防范道德风险。

采购历来是一个风险高发地，是堕落干部的陷阱。

通过实施严谨可靠的集中采购制度，采购员工说得清采购过程，做得明各项采购步骤。

从制度上大幅增加了逆向选择的成本，降低了逆向选择的机会，起到了保护员工、保护企业利益的重要作用。

（二）提高采购效率
分支机构采用总部的集采结果，可以大幅提高采购效率。

但需要提出的是，采购工作的核心“执行流程”是需要合理工作时间的，通过省掉某个流程而节约时间，不是一个正确的采购行为。

（三）保证采购质量
采购质量分为价格和产品质量两个部分，在完全竞争市场的条件下，厂商的边际收益等于市场价格，厂商没有超额利润，这时需求方拿到的产品价格是最合理的。

因此集中采购归纳起来，可用“货比三家”简而化之，通过比拼出来的产品和服务往往是最合理的。

（四）合理降低采购成本
这里的核心是“降低”，限定词是“合理”。

“合理”可以通过采购方法和采购流程实现，是在供应商资质审核、详细需求分析论证、产品验证的基础上，通过流程实现的。

三、集中采购可达到的效果
（一）需求方与供应商相对隔离，更好地维护公司利益
采购部门独立这是最优选择，但在资源不足的情况下，实现岗位分离，同样可以达到目的。

只要做到采购的组织者不能是主要需求方。

需求方可以向供应商广泛征集建议和意见，在充分调研的基础上，明确需求，关键是明确可采购的需求。

从社会学角度，需求方在此期间将与主要配合方建立良好的合作关系，情感需求和尊重的需求，令需求方较难站在企业角度，与厂商进行充分的商务洽商。

这时采购方的职能将充分体现。

需求方仍将参与采购，但流程的主导方是集中采购人员，集采人员无所顾忌，可较好维护企业利益。

集采人员虽不一定懂本次需求，但他可以通过既定的流程，谈到更好的价格，找到更好的厂商，获得更好的服务。

（二）规范化采购业务，采购流程得以统一，采购有的放矢，有据可依，少走弯路，提前为企业把好关
集中采购部门具备了大宗采购的权力，采用严谨可靠的方法，实施一丝不苟的流程，保有完整清晰的记录，可以在审批阶段，即指导需求部门为采购作好各项准备，提高采购的可行性，各级有权审批人据此签字确认，由流程承担了责任，继而达到提高效率的目的。