某某大学会务接待安排流程图
中高端会议完整接待流程图
会议完整接待流程一、会议坐席安排图解一．会议主席台座次安排：1.领导人数为单数：2.领导人数为双数：二．宴请座次安排：A：中餐：主陪面对门B：西餐三．照相：（次序排列等同与主席台排列方式）四.沙发室小型会议／商务接洽：五．长条桌会议／商务接洽：１．Ａ为上级领导；２．主办方在进大门的左边，承办方在进大门的右边．六．小车座位的安排：二. 会前： 住宿饭店、会议场所。
并制定完备的会议预案书会务接待组织架构图司机 ３号／４号３号 １号 ２号会务接待组 （共计2人） 会务接待 （1人） 成本核算（兼） 餐饮服务员 （1人） 大堂迎宾（兼） 会务服务（兼） 物料统计（兼） 设备管理（兼）1会议场所岗位职责1.1做好会议场所的日常清洁工作。
1.2了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。
1.3按规定要求保持会议和接待场所各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。
1.4服从领导安排，做好各项接待服务工作。
会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。
1.5做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。
2贵宾接待厅岗位职责2.1负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。
2.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。
2.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。
2.4在业主接待来宾事，根据服务规要求，做好礼仪服务工作。
2.5加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。
2.6严格执行安全和制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。
3会议场所岗位职责3.1做好会议场所的日常清洁工作。
3.2了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。
会议接待流程图
会议接待标准化会前准备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。
2、调配人员、分工负责。
会前，会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。
使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工各自进行准备工作。
3、确认会议厅各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台/椅、签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯4、确认会议设备就位及清洁无污，如：舞台、讲台/讲台矿水及杯具、、投影屏幕、写字板。
调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调（22-24度，可灵活控制）、灯光开启（可自由调节）5、核对会议横幅&指示牌容、时间同会议通知相符并放置指定位置。
6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动。
客人现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。
客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用（如：双面胶、钉子等）7、检查会场整体是否符合会议摆台标准：台面要整洁，台布、椅套、台裙要挺括无皱，各种用具干净、齐全，摆放符合摆台标准。
会议摆台标准：①茶水具a.茶具要求:第一，茶具要注意选择型号配套的茶具。
第二，茶具不得有破损，必须干净。
第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。
还要准备适量备用杯。
b自费茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。
第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。
②签到桌及文具用品a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。
b.如会议要求配备信纸、笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。
③自费水果饮料根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。
水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。
各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。
会议接待流程ppt
音响及电线
1、电线应顺墙布线，不打卷多余电 线应旋转于不明显处，并用布草适 当遮挡，在通道处布线必须用压线 板压住。
2、音响车：整齐摆放在墙角处，提 前调试好音量及效果。音箱放在会 场靠边适当位置或墙角处。
会中服务
1、迎宾服务 2、打开相关设备设施 3、会议开始 4、会中服务细节 5、会议中场休息 6、茶歇服务
4、会议期间，服务员要勤观察，若出现工程 噪音或停电等突发事件，及时处理上报， 保证会议正常进行。
5、会议期间，如客人提出额外要求，视情况 及时通知上级或会议负责人解决，不能解 决的要礼貌婉转的拒绝客人。
6、会中随时用对讲机和音响师保持联系确保 音响设备正常使用。
7、会议期间做好保洁工作，保持警觉性，防 灾防盗防会虫。
2、会议过程中，服务员要精神集中，注意观 察与会者有无服务要求，不能交头接耳， 要保证会场安静，注意室内温度，合理调 节空调。
3、若有茶水服务，茶应在会议开始前5分钟 泡好，准备足量热水瓶，热水瓶应干净光 亮无水印。会议进行中间15到20分钟应续 水一次，倒茶水时，应在客人前面进行， 动作要轻稳，不能在客人并没有上或北部 上方倒水，茶水以八分满为宜，主席台的 客人或贵宾应在其后进行服务，若会议持 续多天，第二天应更换茶叶品种，特殊情 况可按客人要求服务。
3、同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用 品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无 异物
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 物品摆放
1、准备会议需用物品，按规定摆放，并留出 用量的10%作为备量。
2、一般会议摆台必须有纸、铅笔、矿泉水、 或会议杯，毛巾碟。
3、确保物品干净整洁，无破损。 特殊会议如（签字仪式）等应询问是否需要
准备香槟等及时做好准备。
经典实用有价值企业管理培训课件：会议管理之会务接待流程(员工培训用)
环境布置 会标、背景板
席台、桌牌 鲜花、装饰 展架、条幅 灯光、电源
座椅 地毯
设备道具 纸笔、笔记本
白板 投影仪 摄影摄像 网络电脑 音响小屏幕 演出道具 奖品礼品
茶憩 茶水 点心（西中） 水果 烟酒
服务 服务员 时间表 仪容仪表 文件拷备 文件发放
采购清单
签到 签到本 指示牌 会议材料 参会证卡 房间卡？
投入 成本
产出 效益
规格
• 为达到开会的目的，需要最少投入多少？什么档 次？宣传要求？
人数
• 固定成本：会议室、设备、讲师 • 可变成本：单个人员的交通食宿、如何分摊、列
支？
第二十三页，共56页。
1、会前筹备
1.11 会议特殊工具及设备
设计展版、奖杯、特殊仪器、旅行车、专业音响、摄影、照明器材等是否需 要提前预定？
成本及效率 • 预算成本？
• 附加价值？总体效率？
第二十页，共56页。
1、会前筹备 1.9 会议议程及日程
议程
会议议程是对会议 所要通过的文件、 所要解决的问题的 概略安排，并冠以 序号将其清晰地表 达出来。
要讨论什么？得到 什么重要结果？
日程
会议日程是指会议在一 定时间内的具体安排。
什么时候讨论、讨 论多少时间？会期 几天？
• 观点、决议、决定，重要声明、修正 案内容、结论
漏记？• 发言人、时间、概要做记号 • 听录音补齐或请发言人重复
记名
• 与会者提的意见、建议，要记人名
定稿
• 修订后需要与会人员、领导签字确认 • 确认后不能再改动
第四十一页，共56页。
会议接待的流程— 流程图
会前筹备工作
1
2
会中服务工作
新进人员报到接待工作流程图
新进人员报到接待工作流程图
人事处
1、收取报到证、组织关系、户口
迁移证等材料。
2、填写有关表格。
3、签订服务期合同。
4、出具校内行政关系介绍信及有
关函件。
所在单位协助
所在单位
所在单位
协助
所在单位
新进人员所在单位
1、报到、接待。
2、安排行李存放。
3、安排工作任务。
4、到北门工行储蓄所办理工资存
折。
后勤管理处
安排住房
后勤服务总公司
购置饭卡
协助新进人员到财务
处、科研处、校办、保卫处、
图书馆、工会等部门办理相
关手续。
安排专人协助新进人员
装修住房、购买生活用品及
其它相关事宜。
会务接待与组织方案ppt课件
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
7
制作会议证件 会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
会议期间外围的卫生工作
留存照片资料
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
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会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
员名单。
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案例结果
接待方案是秘书完成接待任务的依据，制 定接待方案既要考虑现行规定，领导意图， 又要考虑来访者的相关情况及各种主客观 条件，因此，必须从实际出发尽量使方案 内容周详。
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会前准备
“有备无患！！”
会前准备工作是会议管理的第一步，无论会 议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。
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12、安排食住行
会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、 适合口味、方便节约”的原则，做好伙食 预算和伙食搭配与烹调工作.
会议住宿安排，根据实际情况，按照规定 标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要 求。
安排好会议用车，为会议提供完备的交通 服务。
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13、 VIP服务 会议要求确认
设备、物品、音乐
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6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、交通组、 接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据
会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
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9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要 解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安 排。
学校接待流程
******接待流程一、目的为了提高外事活动接待工作的规格和效率，树立学校品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则，使接待工作正规化、统一化、标准化。
二、适用范围适用于各类对外接待任务。
三、职责1、办公室负责对重大接待活动制订书面的接待日程安排，组织有关人员实施，做好客人的食、宿、交通等生活后勤安排工作；2、接待负责人按客户来访日程安排表规定的时间组织并参与接待工作。
四、接待流程1、收集客户来访信息：办公室人员首先确认来访人员是否需要学校招待，包括是否用车到指定地点迎接、是否有招待用餐需求、是否有招待住宿需求、是否需要在接待结束后，安排车辆送到指定地点？如需安排用餐和住宿，到财务部填写《宴请申请单》，并根据实际需要填写《借款申请单》，从财务支取一定现金，用于接待时的机动费用，用餐和住宿尽量安排在协议单位，用签单方式结算。
2、接待方案：对重要的接待任务或大型参观学校活动，办公室须指定接待负责人，并制订详细的接待方案和日程时间表交给有关参加接待的人员。
3、司机准备：如需车辆接送，接待负责人须提前联系司机，告诉准确的到达时间和地点，接待人员须提前10分钟到达接待场所等候客人，接待负责人同时须到学校门口迎接客人。
客人离开学校时，接待负责人须提前10分种通知司机作好出车准备，司机须提前将车开至指定地点，如遇到严寒或酷暑天气时，须提前打开车空调，如遇到雨雪天气，则须提前为客人准备好雨伞，如客人有随身行李或礼品时，应提前打开后备箱。
4、6S准备：提前通知各班级班主任或主讲老师打扫学校公共区域卫生，并注意保持。
通知各相关专业，做好实训室和车间的6S整理与维护。
同时接待过程中注意保持与维护。
随时做好参观前的准备。
5、参观安排：参观的现场解说由学校指定的专人负责。
由接待负责人引导客人参观，参观路线为:6号车间——5号车间——4号车间——2号医护楼——烹饪专业教室——接待室，办公室负责做好摄像。
8xx学校接待入校学生流程图
5、领相关寝室物品和安排好学生入住后，xx简要介绍宿舍管理制度；招生老师简要介绍学校文化、课程安排等，让学生初步了解学校生老师在群里发布确认学生来校和安排工作等相关信息。
xx学校接待入校学生流程图
1、学生入校，2名前台老师接待，送上问侯语，然后递上矿泉水，并初步询问基本情况（哪来、哪校、几人、报班情况等）。
2、暂存好行李，1名前台老师要通知对应的招生老师告诉学生来校情况，并带领学生到三楼办公室找财务xx收费（财务收费后要及时在群里发布）。
3、收完费后，指引学生到办公室找xx老师填写学生表格（一式两份，一份财务留存，一份教学相关部门留存），同时还要将学生信息录入电脑保存。