第六章 秘书的工作环境

第六章秘书的工作环境【知识技能要点】●了解秘书的工作环境●秘书工作环境的优化●合理布置办公室●办公室环境的日常维护●办公室的健康安全管理第一节秘书工作环境概述工作环境对员工工作效率的发挥具有极大的影响。

良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。

工作环境有各种各样的类型。

这些环境有的有利于秘书工作，因此必须保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要改变或限制，使工作环境适应秘书工作的要求从而提高秘书工作效率。

一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。

秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。

从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，秘书工作环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。

人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，办公环境所面临的社会环境，是一个秘书人员所难以影响和改进的；而对于组织内部的职能环境，一个秘书或许可能能在某种程度上对其施加一定的影响并加以改进或选择，但这必须是在自己经验不断积累和地位得以提升的前提下。

因此，对于一个秘书来说，平常能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，在更大程度上来讲，就是自然环境了。

自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。

因此，秘书对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。

秘书工作环境有以下几个特点：1．复杂和多样性。

环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。

众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。

2．差异性。

各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。

这也形成了各国各地区各单位秘书工作风格的特殊性。

3．变异性。

环境不是一成不变的，随着社会的变迁，它要经历相应的变化过程。

这就要求秘书在工作中不断地调整，以适应不断变化的环境。

第二节秘书办公室环境优化办公室环境管理是秘书工作的一个重要范畴，是秘书工作辅助职能的一个主要体现，有效的办公室管理，可以促使组织整体功能得到更大程度的发挥。

那么办公室环境优化就变得尤为重要。

一、优化办公环境的概念所谓优化办公环境，简言之。

就是通过对办公室自然环境加以合理的设计(Planning)、控制(Controlling)和组织(Organizing)，使其达到最优状态。

说到底，优化办公环境，实际上也就是协调好办公室人——机（设备）——环境的关系。

随着社会发展向后工业社会、信息社会的过渡，“以人为本”日益被重视，新兴综合性学科——人体工程学(Human Engineering)也引起了人们极大的关注，尤其是在西方。

所谓人体工程学，简言之，就是一门专门探讨人与环境尺度之间关系的科学。

它摒弃了过去把人和物、人和环境割裂开来的片面观点和单纯地以人去适应物和环境的被动做法，认为人——物——环境是一个密切相联的系统，强调人在这个系统中的主体作用。

把人体工程学的理论运用到办公环境管理的实际中来，就是应以人为主体，以人自身的生理、心理特点为出发点，从外观、视觉、听觉、空气直至安全、保险等方面研究办公活动的工作环境，使其更适合办公人员的身心活动要求，让办公人员能更主动、更高效地支配设备和环境，更健康、更愉快地工作。

作为“上班一族”的秘书来说，绝大多数人每周几乎有40个小时的时间是呆在办公室，所以，优化办公环境是不容忽视的。

二、优化办公环境的原则优化办公环境，必须遵循如下基本原则：（一）舒适对于一个办公室来说，不管是其装潢，或是其摆设，都应以舒适为准，光线、色彩、气候、噪音等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响，所以，秘书在设计办公室时应特别注意到这些因素。

其次，整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围，提高工作效率，因此，不论是办公室、办公桌，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西，办公文具的摆放要井然有序。

很难想象，一个凌乱肮脏的工作环境，能产生出令人满意的工作效率。

（二）和谐一个和谐的办公环境，能激发工作人员的团队精神。

因此，在优化办公环境时，要注意其和谐性。

如办公室的办公桌椅、橱柜等的大小、格式、颜色要尽可能统—，这不但可以增强办公室的美观效果，更重要的是可以强化成员之间的平等观念，创造和谐的人际关系。

（三）实用优化办公环境的实用原则，首先是办公室布局应该力求方便，争取时效，如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点，以避免不必要的穿插和迂迥，便利工作的密切联系和同步进行。

其次，为了改善办公室的单调环境，可以适当地放置—些工艺品或花草，价格不一定要昂贵，但注意不要流于粗俗，否则将会影响整个组织的形象，因为办公室往往就是组织的一个“窗口”。

（四）安全保证组织的物品安全是秘书的重要职责之一，也是优化办公环境不可忽略的一个原则。

布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全，如保险柜是否安全，谨防被盗、失密、泄密等。

三、优化办公环境的要求（一）现代办公室布局办公室布局合理与否，对工作人员的精神状态及工作效率有着很大的影响，因此，合理地设汁好办公室布局，是优化办公环境的重要内容．对于创造最佳的工作环境至关重要。

１．开放式布局开放式布局就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

如图10.1。

在开放式布局中，工作单元的“切分”可以通过活动物件（如办公桌、活动屏风、书架等）来实现。

这种布局模式以其突出优点在国外被普遍采用。

目前，在我国的外商独资企业和一些“三资”企业也大都采用这种布局模式。

开放式布局的优点是：（１）有利于沟通。

把所有员工集中于一处，且彼此没有墙壁的阻隔，也没有明显的等级标志，所以，部门与部门、管理者与员工、员工与员工之间交流的心理障碍得以消除或减小，工作的合作和协调也就显得更为灵便，工作效率也就得以提高。

同时，上司也有更多的机会接触员工，并观察员工之间的相互影响，有利于管理工作的进行。

（２）有利于办公空间和经费的节省。

有关数据显示，开发式布局设计要求使用的地面面积比传统的固定墙壁的办公室面积可减少20﹪——30﹪；同时，它的灵活性也很大，如果需要对办公室的布局进行调整或重新布局，也无须再对其进行大量的资金投入；再次，由于办公室没有了墙壁，能源的消耗率减低，；还有，办公的集中化，也使办公设备的共享性得以提高，这些都是节约办公经费的有效途径。

当然，这种布局也存在着一定的弊端，如在这种工作环境中，难以进行带有秘密性质的工作；噪音太大，“此起彼伏”的谈话声、机器设备声、电话铃声等，使人难以集中注意力开展工作；缺乏单独办公的机会，有人可能会产生处于被监控之下的感觉。

２．封闭式布局封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。

如图10.2。

人事处副校长室校长室书记室副书记室组织部图10.2 封闭式办公室布局示例我国的企事业单位大多采用这种布局模式。

封闭式布局可以使工作环境显得相对的安全，有利于保密；同时，可以使员工拥有相对独立的私人空间，有效地保护个人隐私；而相对安静的工作环境，也易于使人集中注意力来进行更为细致和专业的工作。

但是在封闭式布局中，各职能部门之间的信息难以得到及时有效的沟通，工作协调也不够快捷灵便，工作效率受到一定程度的影响；并且非办公空间的占用率较大，这无形中提高了行政费用。

３．混合式布局混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。

如图10.3这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，“扬长避短”，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是目前较为科学合理的布局模式，因此，尽管它需要相当量的资金投入，但还是被许多“三资”企业所采用。

（二）办公室的布置就一个秘书来说，对于办公室的整体布局或许无法予以有效的左右，但领会上司的意图，根据工作的实际，对办公室布置予以认真的考虑并在许可的情况下予以有效的实施，这不但是可能的，而且是责无旁贷的。

因此，作为秘书，必须了解办公室布置的主要内容。

１．办公室环境的物理条件办公室布置首先要求应充分利用和调节好办公室环境的物理条件，主要有空气、光线、色彩和声音等。

（１）空气空气环境的好坏，对人的心理和行为有着直接的影响，清新的空气能振奋人的精神，而混浊的空气不但使人精神萎靡，还有损健康。

因此，室内通风与空气调节对提高工作效率有很大的作用。

空气环境是以空气温度、湿度、清洁度和流动速度来衡量的，称之为空气的“四度”。

温度对人体的影响显而易见。

温度过高，会会使人烦躁困倦，影响思维；温度过低，人的动作会显得迟缓。

适当的温度则使人心情舒畅，精力集中，思维流畅。

一般来说，办公室的适宜温度是22℃—26℃。

湿度是空气中水蒸气的含量，湿度过高或过低，人会感觉湿闷或燥烦。

适宜的湿度使人感觉清凉、爽快、精神舒畅。

据有关的研究表明，在正常温度下，办公室的理想相对湿度是在40％—60％之间。

空气的清洁度是表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。

空气的新鲜程度是指空气中氧的比例是否正常。

在一个封闭的办公室中，空气混浊，氧的比例降低，人会出现胸闷或压抑的不适感，影响工作。

因此，办公室应不时打开门窗或利用有关的设备，如开启排气扇或空调机，调节室内空气，并做好办公室的清洁工作，保证办公室空气的新鲜和洁净。

室内空气的更换是通过空气流动来实现的。

一般来说，在室内温度22℃左右的情况下，空气的流动速度在0.25米/秒时，人有一种微风拂面的舒适感觉，人体热量散发保持正常。

因此，常开窗门“换气”，保持室内空气的对流是很重要的。

（２）光线我国为企业制定的《房间的照度标准》规定，办公室的最低照度是:距地80厘米的水平面上须有50度。

亮度过高或过低，都容易造成视觉疲劳并进而牵连影响其他的身体不适。

科学测试证明，适当而稳定的光线，可以增加生产力和工作安全性，使工作效率提高10％—15％。

因此，布置办公室时应注意：第一，办公桌最好安放台灯，以20W—25Ww为宜，要加灯罩，避免灯光直射人眼。

打字时，最好让灯源来自两方。

第二，尽量利用自然光。

因为人工照明比自然光源更容易使人疲累，也正因为这样，所以办公室的窗户更适宜于采用有利于采光的百叶窗。

第三，尽量避免因电脑、办公桌面、玻璃或其他有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。

（３）色彩色彩对人的情绪有着直接的影响，因此，必须注意办公室的内墙、天花板、地板、办公家具等色彩的和谐。