Word文字处理与文档管理

第二部分Word文字处理与文档管理不要小看Word，这些功能你都会么？使用Word常常出现的问题Word文字处理与文档管理一、Word基础知识与常用技巧（一）熟悉Word功能区日常操作过程中，需要注意的是功能选项卡区。

熟悉办公软件的功能选项卡区，尤其是主要功能按钮和快速访问工具栏结合起来使用，对于我们流畅进行文字和文档处理非常有帮助。

1.各个功能选项卡区---开始“开始”功能选项卡区主要属于在文字输入阶段常用的一些基础功能。

其中需要注意的是剪贴板和样式，通过样式的设置，可以对一个文档中不同的部分应用不同的字体、字号、颜色、段落设置。

2.各个功能选项卡区---插入“插入”功能选项卡区的按钮，主要是在文档中插入一个新的对象，这个对象可以是文本、符号、表格或者图表等等，也可以是封面、页眉、页脚、页码等和页面有关的设置。

3.各个功能选项卡区---页面布局“页面布局”主要设置文档页面的主题风格和页面打印相关功能，例如文字的方向、纸张的设置、水印的设置等等。

需要注意的是，通过“页面设置”栏目的分隔符，用户可以分页符和分节符。

4.各个功能选项卡区---引用“引用”功能选项卡区的功能，更多用于在阅读文档过程中，为用户提供文档中的图文提供相关详细内容或者参考资料的索引。

例如题注是为了给图表提供参考说明，而脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。

5.各个功能选项卡区---邮件“邮件”功能选项卡，旨在方便用户设计信件，以及和Microsoft Office Outlook一起，实现快速将文档内容分发给收件人的相关功能。

例如，通过“中文信封”功能，可以轻松创建传统的信封；利用邮件合并功能，可以实现快速创建一个文档并发送给多个人。

6.各个功能选项卡区---审阅“审阅”，就是审校和阅读，“审阅”功能选项卡区的功能，主要是在用户进行文档的校对和修改过程中用到的一些功能。

例如修订功能可以帮助多个用户实现文档的审阅和更改，比较功能可以对不同版本的文档进行准确比较。

7.各个功能选项卡区---视图“视图”，顾名思义，就是看到的图像，这里指的是Word工作区的显示方式。

通过设置“视图”相关功能，可以改变文档的显示，对界面上的栏目进行显示或者隐藏，并可以进行多个文档窗口之间的切换和并排查看。

各个功能选项卡区（二）常用技巧1.格式刷格式刷在是Office中是非常强大的功能之一，有了格式刷功能，我们的工作将变得更加简单省时。

尤其是在给文档中大量的内容重复添加相同的格式时，利用格式刷来可以大大提高我们的工作效率。

格式刷的操作方法（1）首先选择格式区域，就像我们粉刷的时候先用刷子蘸点油漆一样；（2）单击/双击格式刷的图标，鼠标变成小刷子的形状；（3）使用小刷子刷需要应用格式的区域，格式刷所到之处，内容便转换为原来光标所在处的格式。

格式刷的应用和注意事项（1）复制内容形式的格式化工具，可以复制字体、颜色、间距、呈现方式等（2）注意双击和单击格式刷的区别案例演示：利用格式刷调整内容格式2.标尺在工程中，游标卡尺可以使测量更加精确；在Word当中，“标尺”工具的作用非常大，标尺包括水平标尺和垂直标尺，通过标尺，我们可以轻松调整边距、段落的缩进值、表格的行高及列宽和页眉页脚宽/高度设置等等。

显示垂直标尺有时候，我们发现Word2007“垂直标尺”不见了，这时候应该如何找回来呢？步骤：Office →Word选项→高级→在页面视图中显示垂直标尺案例演示：标尺的设置和调整3.框线在文档处理过程中，经常需要添加或者删除各类框线。

比如为重要文字添加下划线和框线、为页眉页脚添加横线、为栏目添加间隔线等等。

步骤：开始→段落→框线案例演示：如何为页眉添加/删除横线4.快速将多个文档合而为一利用插入对象的方式，可以在文档中插入各种形式的内容，例如表格、公式、图像和文件。

同样利用插入对象，可以将多个文档中的内容进行合并步骤：插入→对象→文件中的文字二、Word文字处理技巧使用不同呈现形式的文字，不仅使文档不再单调，而且为内容的表现赋予更多感情。

通过“开始”功能选项卡下的“字体”栏，用户可以设置文档内容的字体、字号和效果等等。

同样，点击“字体”栏目右下方箭头图标，进入“字体”对话框，在对话框中，用户可以进行字体的详细设置。

字体设置注意：如何设置英文单词句首字母大写英文句首、英文专用名词第一个字母大写。

步骤：Office →Word选项→校对文档处理过程中，通过段落设置文字行距、缩进和对齐方式，可以使文档呈现更加规范、整齐。

在“开始”功能选项卡的“段落”栏目中，可以对段落文字对齐方式和行距进行设置。

段落设置（三）样式样式是指根据文档内容，用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合。

用户在进行文档版式设计时，先创建一个该格式的样式，然后在其他需要应用同样版式的地方套用这种样式，就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作了。

并且，在文档结构管理和插入目录时，Word都会依据样式的级别，显示相应内容。

快速样式案例演示：样式的应用和管理（四）拼音指南“拼音指南”可以在文字上方，为文字内容添加拼音注释，并且可以自由设置拼音字母的大小，以及和文字的匹配关系。

利用拼音指南为文字注音（五）编号编号，是在一个段落前面，放在文本前的点或其它符号，起到强调作用。

合理使用编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

在Word 2007中，文档中可以插入三种编号形式，对同一级并列的项目符号、编号，以及对多层级内容添加的多级列表。

编号设置编号可以帮助我们对Word文档中，同一级别的不同内容，按照一定的顺序进行排版，方便阅读和整理。

点击“编号”按钮旁边的三角形按钮，用户可以根据需要，在编号库中选择不同的文档编号格式。

案例演示：利用编号生成自动的图表顺序号多级列表在使用word整理合同和手册资料时，如果自动编号需要按照章节或者条款来进行区分时，我们往往使用多级列表。

案例演示：为文档、合同添加多级编号（六）文档部件在日常文档处理过程中，经常遇到一种反复输入的句子、段落、图片以及表格，对于财税工作者，尤其是财税政策法规内容，会经常反复使用。

利用Word 2007的文档部件，将经常用到的大段文字、图片存储为文档部件，然后通过文档部件，实现内容的快速录入。

文档部件步骤：插入→文档部件利用文档部件可以快速插入日历、表格、矩阵步骤：插入→文档部件→构建基块管理器（七）公式工具在Word 2007内置的“公式库”中可以找到很多常用的数学公式，或者轻松构造自己的公式库。

案例演示：公式的输入以及公式库的构建三、Word文档页面设计与版式文档整理时，为了使页面版式更加整齐和专业，并且希望将打印出来的纸质文档方便阅读，需要进行版式设计和打印设置。

（一）封面利用封面库，我们在整理文档时，能够快速插入一些简单的封面，并在封面中填写文档标题、作者、单位信息，以及其他信息。

步骤：插入→封面案例演示：设计自定义封面在比较正式的文档中，常常需要我们设计更加美观大方的封面，如何根据需要设计好封面呢？（二）页眉和页脚在日常文档处理过程中，很多时候，我们需要对页眉和页脚插入相应的内容。

比如公司名称、章节标题、设计者等相关信息。

1.页眉通过鼠标直接双击页眉位置的空白处，进入到“页眉和页脚工具”，点击左侧“页眉”按钮，打开页眉库，在页眉库中，用户可以选择页眉模板，将其插入到文档中。

对于设计好的页眉，也可以选中其内容保存到页眉库。

2.页脚同样，在“页眉和页脚工具”下，点击左侧的“页脚”按钮，可以打开页脚库。

对于设计好的页脚，也可以选中其内容保存到页脚库。

3.页码在“页眉和页脚工具”下，点击左侧的“页码”按钮，可以给文档插入页码。

注意选择设置页码格式，可以设置页码的编号格式和页码编号。

其中，页码编号可以设置继续前一节的页码，或者是按照固定的数字作为本节的起始页码。

（三）分页符和分节符分页符是分页的一种符号，可以在文档中将上下文分隔在不同页面。

在Word 2007中，分页符分为自动分页符和手动分页符。

手动分页符的快捷键是Ctrl+回车。

为了在文档中不同部分设置不同的版式，我们需要在文档中插入分节符，将文档分成不同节。

分页符和分节符的区别分页符是把上下文分隔在不同的两个页面。

在插入页码时，页码不在一页。

分节符可以不同的页面分节，也可以在同一页面分节。

它的功能比分页符强大，在文档中插入分节符之后，可以插入不同类型的页眉页脚。

案例演示：设计指定页面版式为横向（四）下沉与悬挂在一些杂志设计中，为了突出显示段落第一个字，可以使用下沉和悬挂。

（五）分栏分栏可以将一页文字分成多个栏目，常用于报刊和杂志等文体的排版四、Word文档处理技巧对文档进行了文字处理和页面排版之后，为了让阅读者便于了解文档结构，进行快速的检索和阅读，这时候，我们需要给文档添加文件结构图和目录，从而将文档的各个章节有序地显示出来。

（一）文档结构图通过样式和文档结构图，方便文档合理安排大纲，一个文档的结构才清晰，层次才分明。

纲举目张通过样式和文档结构图，方便文档合理安排大纲，一个文档的结构才清晰，层次才分明。

案例演示：利用样式和文档结构图规范文档结构（二）目录目录能够方便用户进行文档内容的检查和阅读，尤其在纸质文档中，通过翻阅目录，阅读者可以快速了解文档结构，并按页进行章节的检索。

很多用户，因为不了解Word的目录功能，总是手工输入目录，不仅工作量大，而且一旦文档进行了内容修改和页面调整，目录中显示的页面就是错误的。

插入目录当文档内容应用了不同界别的样式后，即可插入自动目录。

步骤：引用→目录（一般不建议插入手动目录）案例演示：插入目录并设计其版式（三）批注、脚注与尾注批注、脚注与尾注是在文档整理和阅读过程中，为了便于编写者和阅读者掌控文档内容，在文档正文之外的空白处添加的批语和注释。

批注修改Word文档时如果遇到一些不能确定是否要改的地方，可以通过插入Word批注的方法暂时做记号。

或者是审阅Word文稿的过程中审阅者对作者提出的一些意见和建议时，也可以通过Word 批注的形式表达自己的意思。

步骤：审阅→新建批注脚注脚注就是可以附在文章页面的最底端的注释文字，对某些内容加以补充说明。

步骤：引用→插入脚注尾注尾注一般位于文档的末尾，列出引文的出处等。

步骤：引用→插入脚注修订是指显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的位置的标记和说明。

步骤：审阅→修订案例演示：插入修订和接受修订（五）定稿当文档经过修改和完善之后，如果要定稿，可以通过标记为最终状态，限制用户修改文档。

步骤：Office →准备→标记为最终状态在Word 2007中，软件不仅仅提供了邮件信封设计的功能，更重要的是提供了可以将Word批量发送给收件人的功能。