金算盘软件操作手册 第二章账套管理

第二章账套管理

账套管理是单位在使用企业管理信息系统过程中处于核心地位的基础工作，单位领导、系统管理人员必须认真对待。账套管理主要包含了对数据库的管理（以下简称为DBA）、核算账套的管理等。账套管理以更加方便、实用的方式提供了数据库的管理功能。

第一节DBA的运用

账套管理在Oracle版本中作为单独的一个模块，可在不启动主程序的情况下单独运行，共有：系统、数据库、核算单位、账套以及工具等五个功能项。在“开始”菜单中的名称是“金算盘账套管理系统”，安装目录下文件名“DBA.EXE”。

一、系统

1、系统登录

运行DBA前，系统先进入“数据库登录”对话框，如图2- 1。

图2- 1

在录入了正确的连接信息后，系统才能连接上数据库服务器并进入DBA。进入DBA后若要重新连接服务器，可选择DBA中“系统”菜单下的“系统登录”子菜单，或通过工具栏的，进入数据库登录对话框。注：新安装的Oracle系统管理员system的口令为“manager”。

2、退出

单击“系统”菜单中的“退出”、按Alt+F4键或工具栏图标，均能退出DBA。

二、数据库

1、初始化

当第一次启用数据库或对软件版本进行更新后，必须先对数据库进行初始化才能正常使用，它的作用是创建适用于当前软件版本的数据库结构，使软件能正确存取账套数据。否则将无法在DBA中进行新建账套等主要功能的操作。

点击“数据库”菜单项中的“初始化”，系统将自动计算完成初始化需要的时间，并出现提示如图2- 2。确认开始执行初始化后，将不能作取消操作。

图2- 2

2、修改口令

这里的修改口令（也称为密码），是指对系统管理员登录DBA时的口令进行修改。单击“数据库”菜单项“修改口令”，出现修改口令对话框如图2- 3。

图2- 3

在对话框中录入新口令，在确认框内再次录入相同的新口令即可完成对口令的修改。基于数据库安全的角度出发，强烈建议修改管理员的密码。

三、核算单位

设置核算单位主要是对账套进行分类管理，用户可以根据情况设置不同的核算单位，并且在不同核算单位下建账。系统预设了一个名为“核算单位”的核算单位，此单位名称不允许修改或删除，双击它时，将显示所有的核算单位以及相应账套。

1、新增核算单位

在新建账套之前，应先设置该账套所属的核算单位。单击“核算单位”菜单的“新增”项或工具栏的，进入新增核算单位对话框图2- 4。

图2- 4

录入核算单位的编码、名称以及相应的口令即可。在新增核算单位时，单位编码必须唯一。单位编码是一个层次编码，下级编码中包含有上级编码，上级编码与下级编码以“-”相隔表示。如：01为上级编码，01-001为01的下级编码。

2、修改核算单位

单击“核算单位”菜单的“修改”项或工具栏中的，即可进入修改核算单位对话框对其进行修改。

您也可以对核算单位的编码进行合并操作，对于同级的末级编码可以进行合并。合并编码后，两个核算单位下的账套将一起显示。

3、删除核算单位

单击“核算单位”菜单的“删除”项或工具栏中的时，即可对核算单位进行删除。删除核算单位时，系统将出现相应的提示，对于非末级核算单位或核算单位下仍有账套的，不能删除。

四、账套

账套菜单中包含了DBA的主要功能，下面将详细介绍各功能的具体操作。

1、新建账套

用户可根据单位的具体情况建立一个或多个账套来处理实际的财务核算和管理。选择一核算单位后，单击“账套”菜单下“新建账套”或在账套列表中选择右键菜单的“新建账套”，即可进入新建账套向导如图2- 5。

账套名称

录入新账套的名称，新建账套的名称不能与已有账套的名称重复，否则将不能完成新建账套的操作。账套属性，默认为基层账套。选择账套属性时需看清说明框的信息来确定该账套属性。这里主要介绍如何新建基层账套，集团账套将在第十二章集团应用中介绍。新建账套名称应是核算单位（公司）的全称，它以本单位名称出现在报表中。

图2- 5

会计制度

图2- 5中单击“下一步”按钮（或单击对话框顶部的“会计制度”标签），进入会计制度页面，在此选择适合的会计制度。

行业

图2- 5中单击“下一步”按钮（或单击对话框顶部的“行业”标签），进入行业页面，选

择适合的行业性质：

用户可以使用“行业”栏中的滚动条来查阅所有的行业，然后用鼠标单击需要的行业。若在“会计制度”页面选择采用企业会计制度的单位，在“行业”中将只有唯一选项“企业会计制度”。

科目预置

图2- 5中单击“下一步”按钮（或单击对话框顶部的“科目预置”标签），进行系统预置科目的设置：

系统默认选中“生成预设科目”，并根据行业生成标准的一级科目及明细科目。您可以单击“详细信息”按钮来查看预设的科目；如果取消选中“生成预设科目”项，则新建账套完成后会计科目为空，全部科目将需要手工录入。

“统计项目核算标题”指统计、项目核算标题的具体名称，系统默认为“统计”、“项目”；也可待新建账套完成后在账套属性中修改。

本位币

图2- 5中单击“下一步”按钮（或单击“本位币”标签），可确定记账本位币的编码及名称。系统默认本位币编码为“RMB”，名称为“人民币”。如果人民币不是记账本位币，请输入正确的记账本位币。

会计年度

图2- 5中单击“下一步”按钮（或单击“会计年度”标签），可设置该账套的起始会计年度、会计期间及账套启用日期。

系统提供了两种会计期间划分，一种是12个期间，另一种是13个期间。选择前者，系统默认每个期间的起始日和结束日分别为自然月份的第一天和最后一天；选择后者，则每个期间都为28天（四周），系统依据本会计年度的起始日期和结束日期自动调整各个会计期间的起始日期和结束日期。

会计年度以系统时间所在年份为准。其年度的起始日、结束日分别默认为本年度的第一天和最后一天。例如：企业每月的25日结账，26日作为下一个会计期间，其会计年度的起始日期和结束日期仍然为1月1日和12月31日。