金算盘软件操作手册 第三章库存管理

第三章库存管理

库存管理是既重要又繁琐的环节，它是指企业为销售或耗用而储备的各种有形资产，如各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、商品等，库存管理需要反映库存物品的变动、保管等情况，并且核算库存物品的收入、发出、结余数量。

第一节业务流程

从总控页面中，单击购销存管理节点中的库存管理，进入库存管理系统。如图3-1

图3-1

在库存管理模块中，由采购模块，销售模块，委托加工模块生成的单据均可在此打开，但只能作部分项目的修改，如数量、单位、日期等，同时作相应的签章确认。其他如自制入库，领用出库等库存单据则可新增，修改，删除。为了实现对库存存货的统一管理，库管员可以使用出库发货功能对已审批通过的出库单据进行批次发货。

存货管理与库存管理的区别是：存货管理中虽然也有入库、入库退货、出库、出库退货、物品调拨等业务，它是由财务人员对物品单价、金额的录入、修改和确认；而库存管理则是库管人员仅对物品的数量录入、修改，和确认。财务人员要对库存单据进行审批、签章，然后才能生成记账凭证。

第二节自制入库和自制入库退货

一、关于自制入库和自制入库退货的应用

1、何时使用自制入库单和自制入库退货单

自制入库是指企业利用原材料自己加工成产成品并验收入库的过程。此时需填制自制入库单以反映该业务，入库时，若不能确定产品的入库成本，可只输入入库数量，月末再通过“入库成本”输入产品的实际入库成本；若产品在入库时已经能够确定入库成本，可直接输入入库数量，再在存货模块的物品入库中输入单价和金额。

自制入库退货是指，企业加工生成的产成品在入库前，根据记录单，已填制自制入库单入库，在实际入库时，发现数量不足，或入库后，产成品因为种种原因出现报废，毁损，而无法确认责任时，可填制自制入库退货单反映该业务。若不能确定产品的退货成本，可只输入退货数量，月末通过“入库成本”输入产品的实际退货成本；若产品在退货时已经能够确定退货成本，可直接输入退货数量，再在存货模块中输入单价和金额。但都通过成本计算算出其实际成本。

2、自制入库单和自制入库退货单登记的账册

填制自制入库单和自制入库退货单，并经审批后，系统会自动登记产成品账，只是一个为增加，一个为减少。

3、与自制入库单和自制入库退货单相关的功能

若自制入库单和自制入库退货单需要进行货品序号管理，在单据可选择货品序号增加或查看。具体操作请参见”系统初始化”。

二、关于自制入库和自制入库退货的操作

1、单击总控中的“入库”，然后在单据头选择自制入库。

2、选择单据类型。系统预置了六种单据类型可选，您可以选择需要的自制入库单据类型。

3、选择单据模板。系统自动默认为“自制入库”单据模板，您可根据需要选择自己设计的模板。单据的显示及打印格式随模板设计的不同而有所不同。

4、填制单据头

输入日期、单据号。日期、单据号均由系统自动填入，当然，也可根据需要改动。特别地，单据号可根据分类的需要加前缀（数字或字符）。单据号总长十位，前缀为六位。

入库类别：为了进行详细的财务核算（不同的出入库类型对应不同的会计科目），系统允许按照各种出入库类别分别指定会计科目。单击“入库类型”的下拉按钮，选择新增，进入以下窗口：如图3-2

图3-2

在单据类型中，可以选择自制入库、其他入库、领用出库、其他出库等，然后确定出入类别编码、名称及生成凭证时对应的会计科目。该栏目若不输入，则系统不允许生成记账凭证。

根据需要选择部门及业务员，业务员信息是在职员设置中具有“库存管理”业务范围的职员。这些信息是可以动态增加的。

5、填制单据体

选择物品劳务、计量单位。对于新物品劳务和计量单位可进行动态增加。

在库存管理模块中只输入入库数量，换算率默认物品劳务中所输的换算率，可修改，辅助数量根据数量和换算率进行换算。输入入库数量后，你可在存货模块中的自制入库输入单价，金额，或根据入库成本确定自制入库物品的成本。

选择货位，即入库产品的存放地点，必须输入，系统由此生成有关货位情况的账表。新增的货位可进行动态增加。

输入备注信息，对该张自制入库单进行说明或详细注释。在生成凭证时，备注栏的信息可作为摘要内容。

如库管在此处确认无误，可点击”申请审批”，进行单据的审批申请。审批后的单据不能再进行任何修改。

关于货品序号，请参阅第三章“常见操作”中的相关说明。

6、单击“确认”按钮，存盘并退出自制入库单。

“自制入库退货”的基本操作同“自制入库”类似。

三、自制入库和自制入库退货的相关操作

1、冲销单据

若发现单据错误，且错误单据所在会计期间已经结账，可通过冲销单据功能来弥补。单击“冲销单据”按钮，出现冲销单据对话框：如图3-3

图3-3

选择需要冲销的单据后，系统会在当前会计期间自动生成一张所选单据的红字单据，然后，您再录入一张正确的单据即可。

2、申请审批

当自制入库单或自制入库退货单填制完成，库管员确认无误后，可以申请审批，相关的审批人员可在单据审批中审批。

3、货品序号

填制自制入库单或自制入库退货单后，为了方便库管员对物品的管理，如相同物品不同型号，不同规格，则可在货品序号中填制。

具体操作请参见《第四章系统初始化》。

第三节其他入库和其他入库退货

一、关于其他入库和其他入库退货的应用

1、何时使用其他入库和其他入库退货单

其他入库主要指接受其他单位或个人的捐赠、投资，以及采购溢余等物品入库的情况。满足上述情况的入库业务，可填制其他入库单。

其他入库退货主要指已经填制其他入库单的情况下接受的捐赠未实现，投资金额不足，以及其他适用退货的情况，此时可根据业务填制其他入库退货单。

2、其他入库和其他入库退货单登记的账册

系统根据其他入库单和其他入库退货单登记库存物品（产成品）账，数量上一个为增加，一个为减少。

3、与其他入库单和其他入库退货单相关的功能

若其他入库单和其他入库退货单需要进行货品序号管理，在单据可选择货品序号增加或查看。具体操作请参见《第四章系统初始化》。

二、关于其他入库和其他入库退货的操作

1、单击总控中的购销存管理的库存管理，选择日常业务，双击“入库”。系统默认为采购入库，然后在单据头的下拉框中选择“其他入库”。

2、选择单据类型。系统预置了六种单据类型可选，您可以选择需要的其他入库单据类型。