9.28会展管理信息系统应用方案

高等教育自学考试本科

会展管理信息系统应用方案

题目：山东云展展览公司会展管理信息

系统应用方案

准考证号：

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山东财经大学

2020年 9 月 28 日

山东云展展览公司会展管理信息系统应用方案山东云展展览有限公司是专业从事大型展览、博览会和大型政府会议、学术会议、高层论坛和企业商务会议运作的会展企业，同时也是世界展览业协会（UFI）会员。凭借着逾150名优秀员工的共同努力，“云展展览”、“云展会议”已成为国内会展业知名品牌。云展会展秉承“服务超越期望，用心创造美好”企业使命，专业于精准对接，专注于智慧共享，服务于医疗、机械、信息、建筑、城建、能源、交通、物流、旅游、文化、农业、金融等10余大领域，每年举办30多场大型博览会、展览会，240多场论坛、研讨会峰会，现有合作企事业单位达300余万家。在近20年的发展历程中，公司积累了丰富的社会和客户资源，与国内外各级各类政府、行业协会和2000多家新闻媒体建立了良好且长效的合作伙伴关系；拥有数量庞大且精准有效的客户数据库，精准客户信息近千万；拥有一大批技术领先、反应快速、服务达标的供应商伙伴。作为专业的会展企业，云展会展以跨国会展集团为标杆，在组织机构、办展流程和信息化建设等方面已全面完成升级，服务标准与国际接轨，是我省国家服务业标准化试点单位，公司专业分工明细，技术领先，拥有专业且独立的呼叫中心、数据加工、数据分析、网络推广、新闻推广、广告推广、设计、活动策划、现场运营、客户接待团队，专业从事展会宣传推广、观众组织、现场运营工作。公司信息化水平在全国会展业也处领先水平，拥有独立开发的客户管理系统、SOHO呼叫中心系统、C2M 需求定制与精准对接平台和完整的营销推广技术支撑体系。

一、方案目的

随着经济国际化、全球化和行业展会举办次数不断攀升以及档次的不断提高，对展会的管理提出了更高的要求，特别是信息化的管理显得非常的紧迫。通过信息化管理手段可以解决手工文件管理的不规范和低效率的问题。本应用方案提出了通过信息化手段实现各项资源有效管理，规范组织者的管理流程，提升组织者的管理水平。展览管理信息系统应用后，极大地提升了整个云展展览公司的管理水平和决策效率，在财务管理、人员管理、销售力度方面都有了很大的改善，实现了质的转变。该会展管理信息系统的应用方案目标是建立一个高效、准确、操作方便，具有查询、更新及统计功能的微机管理信息系统，以满足会展管理人员进行综合的、模糊的查询及更新要求提升信息管理效率和相关利益群体满意度，为参展者和观众带来切实利益。

二、方案内容

该公司研发实施的会展管理信息系统，包括前台管理、行政管理、业务管理、观众部门管理、财务管理，它是各个部门管理的综合，整体运行是由总经理全权

负责。

（一）前台管理

前台是公司形象的代表，同时很多打印录入工作都是在前台完成的，因此，前台管理是该公司重要的组成部分，对前台管理在要求上细化到位。在接听来电并记录电话内容，转告相关项目经理。对于在系统的要求就是要协助各个部门完成工作，这是该公司信息系统的基础，以后发生的各项服务都建立在此基础之上。

（二）行政人资管理

行政人资是公司内部结构中心，相关的会议培训、公司人才的招聘、考勤管理、培训管理、绩效薪酬管理、大小事务等的后勤保障处理都是行政人资部在做。在整个系统中，行政人资部处于支撑状态，行政人资在数据库中作为共享的角色。共享公司新人培训、每个项目组的会议、会议室的预定、考勤数据提取及关键绩效数据管理。

（三）业务部管理

业务部是会展公司的定力支撑，整个展会的运作都是依靠业务部来运营的。对于业务部，数据库里导入相关各个项目组的参展商或者有意向参展的客户。公司里面分为各个项目组例如：机床部、自动化部、汽车部、不动产部、消耗品部、美容用品部等。各个部门有独立的帐号和密码、并有属于组内的客户信息，这一项可以共享给其他项目组，看项目经理的安排。

参加全国各地的展会收回来的相关资料及时导入数据库作为为即将开展的展会做铺垫，或者让观众部的信息导入系统也可以。

（四）观众部管理

观众部俗称招商部，是负责为展会邀约观众的部门，同比业务部的职责。只要跟云展展览即将开展的展会相关就去展会现场发资料邀请观众，同业务一起前往。对于企业也同样发放资料，如果允许就收取企业名片。跑各个地市相关展会行业的市场，收取名片，展会结束之后统一录入系统，并资源共享。

（五）财务管理

对公司经营情况的查询及对前台提供的信息报表进行整理，包括今日进单情况表，进单企业报表，企业到款日报表，总企业数目统计表，日常出纳情况，银行流水，资产负债表，费用明细表；通过报表，参展企业报表，企业到款情况表，展位费到账登记统计表，总结账报表等其他费用统计表。

财务部门通过该公司会展管理信息系统，对各个部门单独成本核算，做到能随时查出公司的效益状况，为公司领导层提供最真实的决策依据。信息系统能清晰的看出各部门在整个公司运行中的状况，能有针对性的解决运行中的问题，更

好的协调各部门为公司整体运行服务。

三、方案参与者

该公司总经理任开发、建设和实施的总负责人，企划部、销售部、人力资源部、营运部、财务部等部门各派一人任项目小组成员，各小组成员在总负责人的统一调度下，参与系统的开发、建设和实施。

四、方案实施方式

云展展览公司项目实施整个项目实施可以分为三个阶段：

第一阶段：项目准备，这一阶段主要是进行用户需求调研、讨论和分析，制定项目实施计划，准备培训教材，拟定初步的项目应用方案。

第二阶段：项目建设，这一阶段的工作是进行系统安装、项目组培训、组织测试、确定基础数据准备方案和方案的完善。

第三阶段：项目交付，这一阶段是整个项目实施的关键，也是任务最重的时期。首先对云展展览总部及所属分公司的全体人员进行了集中培训，并进行考核；制定新旧系统切换计划；按照初始化方案开始建帐、分配权限、监督检查各核算单位的帐套初始化工作；设置统一报表格式和公式；编写客户化手册、制定系统运行制度、内部支持体系。并按照验收标准对各核算单位逐一进行验收，验收通过的正式启用。

五、方案费用

该公司会展管理信息系统方案费用主要有以下几大类：

一是硬件购置费用，包括各部门使用的计算机及局域网架设

二是软件开发费用，包括系统软件的设计与研发

三是员工培训费用，请专业的讲师给大家讲解系统的使用流程。参加人员包括总经理、副总经理、部门经理、财务等人员。

上述三项费用总计为50万元。

六、实施进度监督安排

（一）2020年10月1日至10月15日，为各个部门基础信息录入时间。

（二）2020年10月16日至10月31日，为各个部门制定各项工作评分标准内容。

（三）2020年11月11日至11月15日，为系统的使用进行使用培训。

（四）2020年11月16日至11月30日，为试运行公司会展管理信息系统时间。