办公自动化的基本要素
基本的办公自动化(一篇)
基本的办公自动化（一篇）基本的办公自动化 1基本的办公自动化1. 办公自动化是什么?它包括哪些层次?(1)办公自动化：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。
它能不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。
(2)三个层次：—事务处理型最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。
–管理__型包含事务处理型。
该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。
–辅助决策型最上层的应用，它以事务处理型和管理__型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的'决策模型为__。
该层次的OA主要是决策__系统2. 办公自动化的未来发展将体现哪些特点?办公自动化未来发展将体现以下几个特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多__化、办公管理知识化。
3. 什么是办公信息系统?它由哪些要素组成?(1) 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统。
(2)办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、__、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是：办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。
4.一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能?具体来说，一个完整的办公信息系统具备下面7个方面的功能。
《办公自动化讲义》ppt课件
办公自动化发展趋势分析
智能化
随着人工智能技术的不断发 展，办公自动化将越来越智 能化，能够自动处理常规任 务，提高工作效率。
移动化
随着移动互联网的普及，办 公自动化将更加注重移动化 ，使得员工可以随时随地进 行办公。
协同化
协同办公将成为未来办公自 动化的重要趋势，多人协同 完成任务将更加高效、便捷 。
提高办公效率。
优化办公流程
通过规范化、标准化的办公流 程设计，减少不必要的环节和 等待时间，提高办公效率和质 量。
加强信息沟通
通过电子邮件、即时通讯等工 具加强内部和外部的信息沟通 和协作，提高决策效率和响应 速度。
实现资源共享
通过共享文档、数据等资源， 避免重复劳动和资源浪费，提
高资源利用效率。
办公自动化的组成与分类
《办公自动化讲义》 ppt课件
REPORTING
• 办公自动化概述 • 办公自动化硬件设备 • 办公自动化软件应用 • 办公自动化中的网络技术应用 • 办公自动化中的数据库技术应用 • 办公自动化系统设计与实施 • 办公自动化发展趋势与展望
目录
PART 01
办公自动化概述
REPORTING
办公自动化的定义与发展
平板电脑
触控操作，便携轻便，适 用于简单的文档处理和演 示。
通信设备
路由器
实现局域网与广域网的连接，提供网络接入 功能。
无线网卡
为计算机提供无线网络接入能力。
交换机
用于组建局域网，实现多台设备之间的数据 交换。
手机与移动通信设备
支持随时随地的通信和数据传输。
办公设备
01
02
03
04
打印机
办公自动化150道问答题
1. 办公自动化的简称是____。
A) OZ B) OA C) IC D) IT2. 信息技术的全称是_____。
A) System Technology B) Office Automation C) Information Education D) Information Technology3. 办公自动化的理论基础是_____。
A) 行为科学B) 系统科学C) 管理科学D) 计算机科学4. 办公自动化里_____是决定因素。
A) 人和设备B) 人C) 设备D) 人和管理5. 以下哪项不是办公自动化的六大要素_____。
A) 办公人员、办公系统B) 办公制度、办公技术工具C) 办公人员、办公机构D) 办公信息、办公环境6. 办公自动化系统是服务于某种目标的_____处理系统。
A) 人机信息B) 网络信息C) 自动D) 中心7. 直接影响办公自动化系统的总体机构的是___ __ 的设置。
A) 办公制度B) 办公人员C) 办公机构D) 办公环境8. 计算机及计算机网络系统处理各种办公信息的技术叫：_____。
A) 办公信息处理技术B) 网络信息处理技术C) 计算机管理技术D) 系统信息存储技术9. 下列_____是OA 系统的信息存储设备。
A) 打印机B) 传真机C) 磁盘D) 光驱10. 打印机是OA 系统的_____设备。
A) 信息处理B) 通信C) 信息存储D) 信息发生11. 计算机病毒具有的特性是_____。
A) 传染性和寄生性B) 隐蔽性和破坏性C) 潜伏性D) 以上都是12. 以下应用软件中属于文字处理软件是：_____。
A) Photoshop B) Flash C) Net meeting D) WPS13. 以下设备为输入设备的是_____。
A) 显示器B) 主机C) 键盘D) 打印机14. 办公自动化系统的技术核心是_____。
A) 文字处理技术B) 办公通信技术C) 办公网络技术D) 办公信息处理技术15. CPU 的中文含义是_____。
办公自动化最全教程ppt课件
如笔、纸、文件夹等日常办公所需 用品。
03
办公自动化软件应用
办公软件概述
办公软件的定义和分类 办公软件的发展历程和趋势 办公软件的核心功能和特点
文字处理软件
01
文字处理软件的基本概念和 功能
02
常见文字处理软件的比较和 选择
03
文字处理软件的高级应用技 巧
表格处理软件
表格处理软件的基本 概念和功能
遵循用户习惯，设计直观易用的操作 界面。
功能模块
划分功能模块，实现模块化设计，便 于后期维护和升级。
系统实施步骤与注意事项
环境搭建
配置服务器、网络等硬件环境，安装 操作系统和数据库等软件环境。
系统安装
安装办公自动化系统软件，配置相关 参数。
系统实施步骤与注意事项
数据迁移
将原有数据迁移到新系统中，确保数据完整性和准确性。
。
互联网技术及应用
互联网基本概念
互联网接入技术
介绍互联网的定义、发展历程、组成要素 等基础知识。
详细讲解互联网接入的常见技术，如ADSL 、光纤接入、无线接入等，并分析其优缺 点。
互联网应用服务
网络安全与防范
介绍互联网上常见的应用服务，如WWW 服务、电子邮件服务、FTP服务等，并分析 其工作原理和使用方法。
用户培训
对用户进行系统操作培训，提高用户熟练度。
系统实施步骤与注意事项
数据备份
在实施过程中，要定期备份数据，以防数据丢失。
安全防范
加强系统安全防护，防止病毒和恶意攻击。
系统实施步骤与注意事项
版本控制
对系统软件进行版本控制，便于后期维护和升级。
问题反馈
建立问题反馈机制，及时收集和处理用户在使用过程中遇到 的问题。
第1章办公自动化概述
5. 管理信息系统的主要特点 以医院管理信息系统为例，该系统具有以下
特点： (1) 以业务信息系统为基础而建立。 (2) 管理信息系统是一个开放型的系统。 (3) 管理信息系统是人-机系统。
1.5 办公自动化系统
1.5.1 OA系统的开发 1. OA系统分析
OA系统分析是开发研制OA系统的第一个阶段， 其目的是建立一个明确、具体而又切实可行的系统， 即解决“做什么”的问题。其具体步骤如下：
(4) 利用数学方法和各种模型处理信息，以预测 未来并协助管理者科学地进行决策。
4. 管理信息系统的基本结构 (1) 入院登记管理子系统。 (2) 住院部药房管理系统。该部分分为药房、库 房、处方划价管理和药房取药管理两个部分。 (3) 住院记账管理子系统。 (4) 病人查询子系统。 (5) 病案管理子系统。 (6) 临床医技管理子系统。 (7) 临床医务管理子系统。
1) 管理信息系统是一个人-机系统 2) 管理信息系统是一个一体化的综合系统 3) 数据库是实现管理信息系统的重要基础 4) 管理信息系统使用数学模型分析数据
5) 管理信息的概念是发展的 各子系统一般所包含的功能及菜单应该由如下 内容组成 ● 数据录入 ● 数据维护； ● 数据查询； ● 数据统计及报表打印； ● 系统维护； ● 其他辅助功能； ● 帮助系统。
随着业务的发展、信息的交流，人们产生了集 成的要求，其中包括：
① 网络的集成： ② 应用程序的集成： ③ 数据的集成： ④ 界面的集成： (3) 网络化。 (4) 智能化。 (5) 多媒体化。
1.4 信息与管理信息系统
1.4.1 信息 一般认为，信息是关于客观事实的可通讯的
知识。这是因为以下三点： (1) 信息是客观世界各种事物的特征的反映，这
办公自动化基本理论
办公自动化基本理论本章重点：办公自动化的要素；办公自动化结构层次；办公自动化类型；办公自动化技术1.1.1 办公自动化概况办公主要是指各类各级管理人员个人体在办公室的工作，办公活动的中心内容是办公信息的采集、贮存、传播、处理、利用、管理和发布。
传统办公以纸张作为数据的基本载体。
由于纸质文档的生成、查询、修改和管理既费工、费时，又容易出错，因此这种办公方式严重影响办公事务处理的效率和质量。
办公自动化是在电子计算机和通讯设备普遍应用。
信息处理业务日益繁忙的历史条件下产生的。
它利用先进的科学技术和计算机等办公设备，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，将人们从大量繁重复杂的办公事务中解放出来，许多办公事务实现了电子化和自动化，实现了“无纸办公”、“电子办公”，从而减轻劳动强度，改善办公环境，节省了办公费用，提高办公效率和质量，并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平，是对传统办公方式的一次革命。
办公自动化的概念最早由美国在20世纪60年代提出，70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman曾为新兴的办公自动化做了如下定义：“办公自动化（Offic Automation,简称OA）就是将计算机技术、通信技术、、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理手段验证以处理的数量庞大而且结构不正确的、包括非数量型信息的办公事务处理的一项综合技术。
”1992年国务院电子振兴办公室对我国的办公自动化定义如下：“办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成了服务于某种办公目标的人机信息系统。
简而言之，办公自动化就是以计算机为主要设备的人机办公信息处理系统。
综合而言，办公自动化是一门综合性科学技术，它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用包括微电子技术、自动化技术和网络通信技术等在内的信息技术，完成各种办公业务。
办公自动化概述
20世纪70年代，美国麻省理工学院教授 M.C.Zisman提出办公自动化的概念。
第一章 概 述
一、办公自动化的基本概念 办公自动化是将现代行政办公事务与现代信息技术设 备有机结合的一种新型的办公方式。
信息领域
数字化办公（Digital office），简称DO。
思考与练习
1、简述办公自动化的定义、特点、层次； 2、简述办公自动化的系统构成与功能； 3、办公自动化需要应用哪些技术与硬软件设备？ 4、为什么说人是办公自动化的核心？
参考书目
1、甘登岱.办公自动化精品教程[M].航空工业出版社 2、周克江.现代办公自动化教程[M].中国电力出版社 3、成昊.新概念文秘与办公自动化教程[M].吉林电子出 版社 4、王永平.办公自动化实用教程-第2版[M].人民邮电出 版社 5、范国渠.办公自动化教程[M].清华大学出版社
第一章 概 述
七、办公自动化的相关技术与设备
办公自动化技术
硬件设备
软件
信息采集、处理技术
电话机、计算机、扫描仪、 刻录机、打印机、复印机、传 真机、一体机、打卡机、录音 机、数码相机、摄像机等。
操作系统、图 像处理软件、音视 频处理软件等。
信息传输、控制技术
音视频播放设备、投影仪、 服务器、路由器、交换动化系统与功能 办公自动化系统一般包括信息采集、信息加工、信息传 输和信息保存等四个子系统，其核心任务是为各领域各层次 的办公人员提供所需要的信息。
第一章 概 述
六、办公自动化系统与功能 办公自动化就是要创造集成办公环境，使全体办公人员 协同完成事务处理、信息管理、辅助决策，实现分布式办公。
高校办公自动化建设的要素及成效分析——以湖南农业大学办公自动化建设为例
素 ，并对湖南农业大学实现办公 自动化以后所取得
的成效进行了分析 。
一
、
高校办公 自动化建设顺利 开展的主
要因素
高校 的办公 自动化建设是一项复杂庞大、综合 性强 的系统工程 ，涉及到建设规划、管理制度、管
应 用是最好 的榜样 。领导在不同场合多宣传、多要 求是推动办公 自动化应用的催化剂 ，其实质是一种
关
键
词：办公自动化建设 ；要素；成效分析
中图分类号 ：Ｇ ７ ４１
文献标识 码：Ａ
文章编 号：１０ — １（０６ ２ ０２０ ０９２ ３ ０） — ６ —３ ０ ２ ００
随着信息技术的迅猛发展 ，办公 自动化越来越 受到包括高等院校在 内的各行各业 的青 睐。当前 ，
我 国高等教育正处于快速发展的黄金时期 ，高校 办 学规模不 断扩大 ，教学、科研及行政事务的管理 负 荷和管理难度也相应增加 ，为提高政务管理水平和 资源使用效益 ， 各高校正在纷纷 引进 办公 自动化技
义务 ，对于没有及时使 用系统造成工作延误的要给 予一定的处罚等等 。有了制度 的约束才能保证办公 自动化系统 的有序运行。例如湖南农业大学在 “ 教 育行政办公 系统”正式运行以前就出台了 湖南农
行 内人士常说 “ 三分硬件 ， 七分软件 ，十二分
业大学 “ 教育行政办公系统”暂行管理办法 （ 简称 办法》 。 ） 办法》 “ 对 教育行政办公系统”的每一
维普资讯
第７ 卷第 ２ 期
２０ ０ ６年 ４月
湖南农业 大学学报（ 社会科 学版）
Ｊ ｕ ａ ｏ ｎ ｎＡｇｉｕｔｒｌ ｉｅ ｓ ｙ（ ｏ ｉ ｃｅ ｃ ｓ ｏｒ ｌｆ ｎ Ｈｕ ａ ｒ ｌ ａ Ｕｎｖ ｒｉ Ｓ ｃａ Ｓ ｉｎ ｅ ） ｃ ｕ ｔ ｌ
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办公自动化的基本要素
通过不同角度对办公活动所作的说明，不难看到，办公的内容、表示方法和环境，都是十分复杂的，不易定量地、数学化地去描述。
但不论什么样的办公体系，一般可归结为六个要素：即人、机构、制度、工具、空间、信息。
一、办公第一个要素：人
办公是人群的一种管理活动，是由人去执行办公任务的。
所有办公人员都必须具备按既定要求完成自身职务范围内的任务的能力，他们都组合在某一个系统中，既有分工又有合作，而且要与上、下、左、右进行信息沟通。
概括地说，办公人员可以分为决策人员、中层管理人员、专业人员、辅助人员四个层次，他们各司其职，各尽其责。
《史记》在<陈丞相世家>中，有一段记载：
“孝文皇帝既益明习国家，事朝而问右丞相勃(按指绛侯周勃)曰:‘天下一岁决狱几何?’，勃谢曰:‘不知’。
问:‘一岁钱彀出入几何?’，勃又谢:‘不知’，汗出沾背，愧不能对。
于是上亦问左丞相平。
平曰:‘有主者’。
上曰:‘主者谓谁?’，平曰:‘陛下即问决狱责廷尉；问钱彀责治粟史’。
上曰:‘苟各有主者，而君主者何事也?’，平谢曰:‘主臣！陛下不知其驽下使待罪宰相。
宰相者，上佐天子理阴阳、顺四时，下育万物之宜；外镇抚四夷诸侯，内亲附百姓，使卿大夫各得任其职焉’。
孝文帝乃称善。
右丞相大惭，出而让陈平曰:‘君独不素教我对？’，陈平笑曰:‘君居其位不知任邪？且陛下即问长安中盗贼数，君欲强对邪?’”
这一段记载，生动地表明当时的左丞相陈平很清楚地认识到，不同层次的办公人员，有不同的职责，丞相作为最高级的办公人员，并不必要去处理一些属于中、下级人员所管辖的事情，而且实际上也处理不好。
如长安中盗贼数，作为丞相是无须去弄清楚的，丞相只应管理属于全国性上、下、内、外有关的大事。
象陈平这样划分工作界面是十分重要的。
决策人员是各部门(从大系统到各个子系统)的领导人，如政府部门的各级领导、公司经理和企业厂长等，他们需要运用自己的职权与智慧，应用有关的科学原理、方法与经验，对各类事件和情况谋取众多的对策，并在其中选取尽可能正确的决策，组织和指挥他所管辖的部属，充分发挥他们的专长和力量，积极进行活动，以达到或趋向于共同目标。
中层管理人员是系统内某一部门的负责人，他们要协调专业人员的工作，综合分析有关信息和情报，对本部门的问题作出判断和决定。
他们既要领导下属单位的业务工作，又要及时为上级领导提供决策信息和方案，起到承上启下的作用。
专业人员，在行政机关内是指负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员;在企业内是指负责生产、经营、销售和技术发展的各类人员。
他们要负责处理大量的信息和文件，直接管理大量业务工作，同时要为组织的决策人员提供辅助决策方案。
辅助人员是行政机构和企业的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。
他们一般进行比较单一性的、例行的工作。
二、办公的第二个要素：机构
无论从大系统或子系统来看，都有相对固定的机构。
它的作用，是确定系统内全体办公人员的岗位以及他们之间的相互关系，同时也确定信息的流向。
机构的内容、规模、性质与任务，是由办公系统的总目标决定的。
但是，机构的建立是否合理，优劣如何，则严重影响着办公效率。
设立合理的机构，是办公中的重要问题。
我国办公机构有多种划分方法。
行政机构主要有按管理职能划分法、按管辖区域划分法、按行列和产品划分法和按服务对象划分法等。
三、办公的第三个要素：制度
制度可以看成是办公知识、办公经验的固定化。
它是维系办公人员的活动，确立办公的流程，使全体人员在统一的目标下有组织地、有条不紊地、高效率地工作的保证。
和机构一样，制度是否合理、制度的优劣，也严重地影响着办公的效率。
四、办公的第四个要素：工具
工具用于提高办公的效率和质量。
减轻人的负担，降低办公的费用消耗。
既然办公是人们的一种脑力劳动，所以，计算机的应用，在办公活动中具有革命性的意义；又由于办公活动是处理人与人之间的事情，是信息的频繁交换，通讯工具的利用也占有十分重要的地位。
此外，现代化的办公工具还有录音、录相、复印、轻印刷等等。
五、办公的第五个要素：空间
空间是人们(包括所利用的工具)进行办公的场所，最普通的便是办公室。
一般来说，办公室是集中的、固定的。
在特殊情况和特定环境下，也可以是活动的。
近年来，也有人提出实行分布式的办公，使办公空间变成分散的或不定形的。
不管什么样的办公室，都应尽可能使办公人员有一个舒适的、愿意停留的办公环境，这才能使他们工作愉快，提高效率。
六、办公的第六个要素：信息
信息是办公内容的反映，是办公行为的对象和依据，是办公活动所利用的资源。
办公室是信息的集散枢纽。
办公活动从信息处理角度看，就是对各类信息进行采集、加工、处理和传输的过程。
办公信息可分为数值信息和非数值信息两大类。
数值信息是指反映数量关系的数据，非数值信息是指文字信息、图象信息和声音信息。
按信息的用途可分为经济信息、社会信息、内部信息、外部信息、历史信息和当前信息等等，按信息的形式可分为声音、数值、文字、图形和图像信息。
图形信息主要指图表，如表格、直方图、饼图等；图象信息主要指静态的图象，如照片、图画、动画等和动态的图象，如电视、电影等。
在上述六个办公要素中，机构、制度和空间是相对稳定不易变的，而人员、工具、信息是相对活跃易变的。
办公活动就是办公人员在一定的办公环境、机构和制度下，通过使用办公工具对办公信息进行采集、加工、处理和传输的过程。
这六个要素，对研究办公自动化是很重要的。
其中，工具这个要素，便是实现办公自动化的突破口。