质量管理体系文件编号规定.doc
质量管理体系和文件编号规则
1、质量手册和程序文件的编号：×××××××××××××发布年号文件顺序号标准条款号文件类别公司名称代号2、工作文件的编号：×××××××××××文件顺序号主管部门代号标准条款号文件类别公司名称代号3、记录的编号×××××××记录版本号记录顺序号记录代号记录主管部门代号4、说明1）公司名称代号用二位英文名称缩写字母表示，本公司名称代号缩写为NH2）顺序号用数字表示3）文件类别用英文名称缩写字母表示：质量手册QM、程序文件QP、工作文件WI、记录R 4）标准条款号是指该文件对应于GB/T19001-2000 idt ISO 9001-2000中条款号。
5）部门代号采用英文名称的缩写字母表示，其中：公司办：HO、总经办：HM、财务部：HF、行政部：HA、运输公司：HT、港务公司：HP（总调度室：PD、生产部：PO、理货部：PT、业务部：PB、港务部：PP、电脑部：PC、工程技术部：PE）6）记录版本号用英文字母A、B……表示，其中A表示第一版，B表示第二版，依次顺序类推。
5、举例说明：1）质量手册的编号：NH/QM 42201：20012）文件控制程序的编号：NH/QP 42301：20013）记录控制程序的编号：NH/QP 42401：20014）管理评审制度的编号：NH/WI/HM56015）理货记录的编号：PT/R001A她含着笑，切着冰屑悉索的萝卜，她含着笑，用手掏着猪吃的麦糟，她含着笑，扇着炖肉的炉子的火，她含着笑，背了团箕到广场上去晒好那些大豆和小麦，大堰河，为了生活，在她流尽了她的乳液之后，她就用抱过我的两臂，劳动了。
质量管理体系和文件编号规则
1、质量手册和程序文件的编号：×××××××××××××发布年号文件顺序号标准条款号文件类别公司名称代号2、工作文件的编号：×××××××××××文件顺序号主管部门代号标准条款号文件类别公司名称代号3、记录的编号×××××××记录版本号记录顺序号记录代号记录主管部门代号4、说明1）公司名称代号用二位英文名称缩写字母表示，本公司名称代号缩写为NH2）顺序号用数字表示3）文件类别用英文名称缩写字母表示：质量手册QM、程序文件QP、工作文件WI、记录R4）标准条款号是指该文件对应于GB/T19001-2000 idt ISO 9001-2000中条款号。
5）部门代号采用英文名称的缩写字母表示，其中：公司办：HO、总经办：HM、财务部：HF、行政部：HA、运输公司：HT、港务公司：HP（总调度室：PD、生产部：PO、理货部：PT、业务部：PB、港务部：PP、电脑部：PC、工程技术部：PE）6）记录版本号用英文字母A、B……表示，其中A表示第一版，B表示第二版，依次顺序类推。
5、举例说明：1）质量手册的编号：NH/QM 42201：20012）文件控制程序的编号：NH/QP 42301：20013）记录控制程序的编号：NH/QP 42401：20014）管理评审制度的编号：NH/WI/HM56015）理货记录的编号：PT/R001A。
质量管理体系文件分类与编号规定
质量管理体系文件分类与编号规定为规范山东凤凰城发展有限公司质量管理体系文件的分类与编号，便于文件的控制、使用与保存，制定本规定。
第二条本规定适用于山东凤凰城发展有限公司所有质量管理体系文件。
第二章文件分类第三条质量管理体系文件包括：1、质量方针和质量目标；2、质量手册；3、程序文件；4、制度、办法、作业指导书等管理性文件；5、标准、规范、图样等技术性文件；6、相关外来文件；7、质量记录表式等其它文件。
第三章编号规则第四条代号释义Ｑ－－－质量管理体系FHC－－－凤凰城SC－－－质量手册CX－－－程序文件GL－－－制度、办法、指南等管理性文件JS------标准、规范、图纸等技术性文件JL------质量记录A,B,C---版本第五条质量手册编号格式Q/FHC.SC--XXXX发布时间发布时间以“年”为限。
第六条程序文件编号格式Q/FHC.CX.XX--XXXX发布时间文件顺序号发布时间以“年”为限。
第七条制度、办法、指南等管理性文件编号格式Q/FHC.GL.XX文件顺序号第八条标准、规范、图纸等技术性文件使用技术资料编号办法，即按项目性质、地点、内容等编号。
第九条外来文件中如有编号，则沿用原编号，无编号的执行第七条规定，其中，技术性文件执行第八条规定。
（国家法律法规不再加编号）第十条质量记录表式编号格式FHC.JL.XXX顺序号第十一条第一版本文件为A版，以后换版依次为B、C、D……。
第四章分发号规则第十二条各职能部门由公司办公室统一分配一个部门代号，分发号即使用部门代号。
文件需二次发放的，各部门建立分发记录。
第十三条对“受控”文件，文件发放部门加盖“受控文件”专用章（红色）和分发号（红色）；技术图纸使用技术资料专用章（红色）；通过办公网或电子邮件发送的第三层次文件，在文件首页右上方加“受控”专用标识,标识为：受控分发号：部门内部文件由使用部门确认受控方式。
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不需要的朋友可以编辑删除！！关于年龄1.一个横贯终生的品德基本上都是在青年时代形成的，可惜在那个至关重要的时代，青年人受到的正面的鼓动永远是为成功而搏斗，而一般所谓的成功总是带有排他性、自私性的印记。
质量体系文件编号规则
1目的1.1为了使公司内部的管理体系文件统一协调，达到规范化和标准化要求,对文件编号、版本变更、部门代码及文件分发编号等做出管理规定。
2范围2.1本管理规定适用于与正裕工业有限公司管理体系有关的文件编号的管理。
3定义3.1无4涉及部门4.1所有部门5一般原则5.1质量手册的编号原则5.1.1质量手册的编号为：A DD QM-流水号ADD——公司英文名称QM——质量手册的英文缩写流水号——从01至995.1.2版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。
5.2程序文件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——文本格式代号；XXX——文件流水号（从001至999）；5.2.2文本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流水号/版本号ADD——公司名称的英文缩写；F——表格的英文缩写；流水号——从001至999；版本号——首版为“A”，二版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序文件附表以外的编号，程序文件的表格编号规则见《程序文件编写程序》。
5.4外来文件的编号为：5.4.1FD-类别-流水号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来文件的英文缩写；□□——外来文件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来文件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类文件。
5.4.3外来文件来源处名称为客户名称的两位英文或汉语拼音缩写；5.4.4入库年月日作为外来文件的文件版号。
5.5各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列。
5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流水号ADD——公司英文缩写；□□——文件格式；其中文件格式缩写： FAX---传真文件； MTR---会议记录。
质量体系文件和技术文件编号规定
质量体系文件和技术文件编号规定
1. 管理体系以文件编号作为唯一性标识，文件编号按文件代号、文件类别、文件顺序、年代号顺序排列:
FGHFDGSJC / ×× / ×× — ××××
年代号
文件顺序号
文件类别号 文件代号 文件类别号：SC ——质量手册
CX ——程序文件 ZD ——作业指导书 JL ——质量活动记录
文件代号：以“ ”拼音缩写代表—— JC
2. 外来文件沿用原编号，如有多本，可按照顺序编号
3. 样品记录、原始记录编号规定：
记录顺序号（三位数） 年代号（两位数） 试验样品代号
4.
记录顺序（三位数） 年代号（两位数）
试验项目代号
5．检测报告编号规定：
顺序号。
（电脑管理系统
中的检测报告，其编号由
电脑按顺序自动给出）
月份（两位数）
年代（四位数）。
质量体系文件编码规则.doc
质量体系文件编码规则
CY/QM/BG-001
1目的
为便于文件的检索和管理，确保质量管理体系文件得到有效控制。
2适用范围
适用于本公司除技术类文件外的所有质量管理体系文件的编码。
3 文件编码规定
3.1质量手册
不编码，按版次和生效日期区分
3.2程序文件
CY / QP
—
发布年号
文件顺序号（用两位数表示）文件代号
本公司名称拼音字头缩写
3.3质量管理体系支持性文件
CY / QM / —
文件序号
部门拼音字头缩写
文件代号
本公司名称拼音字头缩写
注：A 部门拼音字头缩写：
质控中心“ZK”；销售中心“XS”；
办公室“BG”；制造部“ZZ”；
技术中心“JS”；人力资源部“RZ”；
-1-
监督部“JD”；财务结算中心“CW”；
物流中心“WL”信息中心“XX”。
B 序号以部门单独排列，为三位数。
3.4质量计划类文件
不编码以产品合同号（或产品名称）和文件名称标识3.5质量记录表格
CY / JL —
记录序号
记录代号
本公司名称拼音字头缩写
-2-。
质量文件编号和格式化规定
质量文件编号和格式化规定1、概述本公司质量管理体系文件的编号和格式按本文件规定执行。
2、职责由资料编制并监督实施《质量管理体系文件编号和格式规定》。
3、质量体系文件的编号方法3.1代号和含义A、质量文件代号形式如下：企业名称代号B、代号含义——企业名称代号。
分取公司第一个汉语拼音字母表示。
——文件编制部门代号：O——管理部Q——质检部T——生产部B——营销部A——公司R——物流部G——财务部——文件分类号：A——质量环境管理编号B——表示程序文件C——作业指导书R——质量记录C、文件顺序号由1起，同一类别的文件按流水排号，依次编排。
3．2质量文件编号示例。
HSQC009－－表示质检部编制工作文件。
HSB01－－表示公司编制的程序文件HSR001－－表示记录表格4．质量文件版本和修改次表示方法本质量管理体系文件以英文字母表示版次。
首版为A版，换版为B版，C版……以此类推。
文件版次在文件封面或文件标题栏标识文件首次发放为第0次，被修改后依次为第1次、第2次……以此类推。
5．质量环境管理文件格式规定：质量环境管理文件用A4纸打印。
5．2质量文件格式：5．2．1质量环境管理手册封面格式，见图15．2．2程序文件封面格式，见图25．2．3质量环境管理手册每份文件标题栏格式应有文件名称、编号、版本、修改、页数、编制、审核、批准、实施日期。
见图35．2．4程序文件页头标题栏与图3相同。
5．2．5文件正文部分格式：——程序文件正文格式如下A．目的。
B．适用范围。
C．职责。
D．工作程序。
E．文件、记录——质量环境手册、作业指导书、工作文件、规章制度的格式视实际情况而定，不须统一格式化。
质量体系受控文件编号规则
质量体系受控文件编号规则
1目的
为了符合ISO9001质量管理体系标准的要求，规范文件编号的规则，特制定本规范，对公司范围内所有质量体系受控文件编号方法进行约定。
2适用范围
本规范适用于公司质量体系受控文件的编号。
3职责
3.1技术部负责本规则的制定,对本规则的制定负有解释权；
3.2其他各部门严格按照本文件规定执行。
4文件编号格式说明
4.1质量手册的编号
格式：“GH - QM”
说明：GH代表广汇公司缩写
QM代表质量手册
4.2程序文件编号
格式：‘QP’‘-’X.X.X ‘-’No
说明：QP代表程序文件
X.X.X即程序文件对应质量手册条款编号
No即文件序号，同一质量手册可能包含多个程序文件，为此通过该序号予以区分。
4.3三级文件编号
格式：‘WI’‘-’DT - FY ‘-’XXX
说明：WI代表三级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。
表1、部门代号说明
4.4四级记录表格编号
格式：‘FM’‘-’ DT - FY ‘-’XXX
说明：FM代表四级文件
DT即部门代号，具体见表1所述；
FY是文件细分类型代号，具体由各部门确定； XXX即文件序号。
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1、目的
确保本公司制定的综合管理体系文件有统一的标准格式，以便于统一管理和查询。
2、范围
本制度规定了文件编号的表达形式及编号要求，适用于公司内使用文件、记录的编号。
3、职责
人力资源部负责制定文件编号规则和对体系文件的编号。
4、部门代号
人力资源部：RL 综合管理部：ZH 财务部：CW 营销部：YX 研究所（油田化学工程中心）：YJ 质检部：ZJ 生产部：SC
5、文件分发号
认证机构：00 总经理：01 管理者代表：02 人力资源部：03 综合管理部：04 财务部：
05 营销部：06 研究所（油田化学工程中心）：07 质检部：08 生产部：09
6、编号规则
6.1一级文件：手册
注各管理体系代号如下：
质量管理体系（9000）：QMS 安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE
环境和职业健康安全管理体系：E0M API石油天然气行业制造企业质量管理体系：SC
6.2二级文件：程序文件
注各管理体系代号如下：
安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP 环境和职业健康安全管理体系：E0P API石油天然气行业制造企业质量管理体系：CX
6.3三级文件
6.3.1管理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等）
□□□/□□-□□-□□□□-□□
顺序号
审批年份
部门代号
文件类型代号
公司缩写
注：文件类型代号
管理类文件：GL 技术类文件：JS
6.3.2记录表格类
□□□/JL-□□-□□
顺序号
部门代号
记录缩写
公司缩写
注：质检部、生产部涉及记录内容较多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号，以便于区分。
例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP-2)、 DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等
6.3.3外来文件
GK –□-□□□
顺序号
类别号，用A、B、C……表示
外来文件代号注：A表示法律法规类文件；B表示技术标准和规范类文件；C表示与体系有关的文件；……
6.5通知通报类文件
-□□□□-□□
顺序号
下发年份
文件类型代号
公司缩写
注：文件类型代号
通知类代号：TZ 通报类代号：TB
7、文件版本编号
7.1 A/0 表示第1版第0次修改。
例如：A/1表示第1版第1次修改，B/0表示第2版第0次修改；依次按照A/0，A/1, A/2， B/0，B/1，B/2……的形式填写。
7.2 修改三次后，须做换版处理。
7.3 公司一级、二级和三级管理体系文件必须有版本编号。
8、受控管理
8.1各部门对所使用的管理性文件，由人力资源部统一编号发放管理。
8.2油田化学工程中心（研究所）负责对技术性文件进行归档登记。
9、三级管理体系文件表头填写规定
9.1公司填写“山东得顺源石油科技有限公司”，缩写为：DSY，Times New Roman 小二加粗输入。
9.2表头中间“文件类型”黑体小二加粗输入:质量手册、程序文件、企业管理体系文件。
9.3“文件编号”栏按照《质量管理体系文件编号规定》由人力资源部统一编号，宋体小四输入。
9.4要素栏宋体四号输入文件名称。
9.5“版次”栏宋体小四输入，格式按“7文件版本编号”规定执行。
9.6“页数”栏按页次：宋体小四输入。
9.7管理体系文件的正文按照标准页面排版：字体为宋体小四，1.5倍行间距。
10、附则
本制度自下发之日执行。