公司文书档案管理规定
公司文书档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文书档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文书档案的管理工作，包括但不限于文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
第三条公司文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）真实性、准确性原则；（三）完整性、连续性原则；（四）保密性、安全性原则；（五）利用性、服务性原则。
第二章管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司文书档案的统一管理、监督和指导工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定公司文书档案管理制度；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（三）组织档案的统计、分析和利用；（四）开展档案工作人员的培训、考核和奖惩工作；（五）负责档案的安全、保密工作；（六）完成公司领导交办的其他工作任务。
第六条各部门应设立兼职档案员，负责本部门文书档案的日常管理工作。
第七条兼职档案员的主要职责：（一）负责本部门文书档案的收集、整理、归档工作；（二）协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁工作；（三）完成档案管理部门交办的其他工作任务。
第三章文书档案的收集与整理第八条公司文书档案的收集范围包括：（一）公司内部文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（二）与公司业务相关的政府文件、行业标准、合同、协议等；（三）公司重大活动、会议、庆典等产生的资料；（四）其他需要归档的资料。
第九条文书档案的收集要求：（一）及时、全面、准确地收集档案资料；（二）对收集的档案资料进行鉴定，确保其真实性和准确性；（三）对收集的档案资料进行分类、编目，建立档案目录。
第十条文书档案的整理要求：（一）按照档案的来源、时间、内容等特征进行分类；（二）对整理后的档案进行编号、装订；（三）填写档案封面、目录、备考表等。
第四章文书档案的归档与保管第十一条文书档案的归档要求：（一）归档档案应按照档案分类、编号、装订要求进行整理；（二）归档档案应填写归档登记表，并由归档人、兼职档案员、档案管理部门负责人签字确认；（三）归档档案应在规定时间内送交档案管理部门。
文书档案管理制度(3篇)
文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
公司文书档案规范管理制度
第一章总则第一条为加强公司文书档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司管理中的作用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文书档案的管理工作，包括但不限于文件、合同、会议记录、图纸、照片、声像等。
第三条公司文书档案管理遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整无缺，不得随意损毁、篡改或销毁档案。
2. 真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。
3. 保密性原则：严格保密，防止档案内容泄露。
4. 可靠性原则：档案保管和利用过程中，确保档案的可靠性。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司文书档案的收集、整理、保管和利用等工作。
第五条档案室的主要职责：1. 制定和实施公司文书档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
2. 负责公司文书档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。
3. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
4. 负责档案保密工作，防止档案内容泄露。
5. 建立档案信息化管理系统，提高档案管理的效率。
第六条各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、归档和保管等工作。
第三章档案收集与整理第七条公司文书档案的收集范围包括：1. 公司的规划、计划、总结、报告等文件；2. 公司与外部单位签订的合同、协议等；3. 公司内部各部门之间的文件、函件、通知等；4. 会议记录、纪要、决议等；5. 项目方案、技术图纸、声像资料等；6. 其他具有保存价值的文件资料。
第八条档案收集要求：1. 文件资料应齐全、完整，不得缺页、破损；2. 文件资料应分类整理，便于查找和利用；3. 档案收集工作应遵循保密原则，防止泄露公司机密。
第九条档案整理要求：1. 按照档案分类标准进行分类；2. 对文件资料进行编号、编目，建立目录；3. 对档案进行整理、装订，确保档案的整洁、美观。
第四章档案保管与利用第十条档案保管要求：1. 档案室应保持整洁、干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀；2. 档案存放应分类存放，便于查找和利用；3. 档案柜应加锁，防止档案丢失或被窃；4. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
文书档案管理制度范文(五篇)
文书档案管理制度范文一、目的与依据为了规范企业的文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、可靠和规范管理，提高工作效率，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于企业内所有文书档案管理工作。
三、文书档案管理职责1. 文件发放和接收：负责按照规定程序向相关部门或人员发放文件，并及时收回；2. 文件归档：负责对收回的文件进行归档，确保文件的存储安全和方便查阅；3. 文件调阅：负责按照相关程序和要求提供文件的调阅服务，并记录调阅情况；4. 文件销毁：负责按照规定程序对到期、废止或无效的文件进行销毁，并做好销毁记录；5. 文件备份：负责对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性；6. 文件整理：负责对文件进行分类和整理，确保文件的有序性和易查性；7. 文件传送：负责按照规定程序将文件传送给相关部门或人员，并记录传送情况；8. 文件编码：负责对文件进行编码，确保文件的唯一性和识别性；9. 文书档案管理制度的宣传和培训：负责向相关人员宣传和培训文书档案管理制度，提高管理意识和工作能力。
四、文书档案管理流程1. 文件发放和接收流程：(1) 文件发放部门按照文件发放申请单发放文件；(2) 文件接收部门或人员按照文件接收单接收文件。
2. 文件归档流程：(1) 文件归档部门按照文件归档要求进行归档；(2) 归档完成后将归档信息录入档案管理系统。
3. 文件调阅流程：(1) 调阅部门或人员填写文件调阅申请单；(2) 文书档案管理部门接收申请单并查找相关文件；(3) 查找到相关文件后，将文件交给申请人，并记录调阅情况。
4. 文件销毁流程：(1) 文件销毁部门按照文件销毁要求进行销毁；(2) 销毁完成后将销毁信息录入档案管理系统。
五、文书档案管理制度的宣传和培训为了提高文书档案管理意识和工作能力，需要进行定期的宣传和培训活动。
可以通过组织培训班、制作宣传资料等方式进行宣传和培训。
六、违纪违规处理对于违反文书档案管理制度的人员，将按照企业相关规定进行处理，严重者将追究法律责任。
公司法律文书档案管理制度
公司法律文书档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司法律文件档案管理工作，保障公司法务工作的顺利进行，提高公司法律风险防控能力，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门的法律文件档案管理工作。
第三条公司法律文件包括但不限于合同、协议、法律意见书、裁定书等，适用于所有形式的法律文件。
第四条公司法律文书档案管理应当遵循法律法规、公司规章制度的规定，加强合规意识，做到规范、便捷、高效。
第二章法律文书档案管理的组织机构和职责第五条公司设立法律文书档案管理委员会，负责公司法律文书档案管理工作。
第六条法律文书档案管理委员会成员由公司领导任命，包括公司法务部门负责人、行政部门负责人、资讯部门负责人等。
第七条法律文书档案管理委员会的职责包括但不限于：1. 负责制定公司法律文书档案管理制度和规范；2. 审批公司重要法律文书的存档和归档计划；3. 监督公司各部门的法律文书档案管理工作；4. 协调解决公司法律文书档案管理中的重大问题。
第八条公司各部门应当设立法律文书档案管理岗位，具体负责本部门的法律文书档案管理工作。
第九条公司法务部门是公司法律文书档案管理的主要承办机构，负责公司法律文书的登记、存档、归档、借阅和销毁工作。
第十条公司资讯部门负责公司法律文书档案的信息化管理工作，包括但不限于文件库建设、电子文档管理和归档等。
第三章法律文书档案管理的流程第十一条公司法律文书档案的流程包括登记、存档、归档、借阅和销毁。
一、登记1. 公司各部门应当及时将收到的法律文书登记在公司法律文书档案管理系统内，并编号。
2. 登记内容应包括法律文书名称、文书类型、文号、发文单位、收文日期等信息。
二、存档1. 存档指将法律文书保存在公司法律文书档案室内，确保文书的原始性和完整性。
2. 存档时间为法律文书签收之日起计，具体根据公司规定的存档期限进行保存。
三、归档1. 归档指将存档的法律文书按照一定的分类标准整理归档，并制定归档目录。
2. 归档内容应当包括文书名称、文号、存档日期、归档位置等信息。
文书档案管理规定(4篇)
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
公司法律文书档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司法律文书档案的管理，确保法律文书档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有法律文书档案的管理，包括但不限于合同、协议、公函、判决书、仲裁裁决书、证据材料等。
第三条公司法律文书档案管理工作遵循以下原则：（一）集中管理原则：公司法律文书档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性；（二）依法管理原则：严格按照法律法规和公司规章制度进行档案管理，确保档案的真实性和有效性；（三）方便利用原则：优化档案检索系统，提高档案利用效率，为公司经营管理提供有力支持。
第二章档案管理职责第四条公司档案管理部门负责公司法律文书档案的日常管理工作，具体职责如下：（一）制定和完善公司法律文书档案管理制度，并组织实施；（二）负责法律文书档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（三）建立健全法律文书档案检索系统，提高档案查询效率；（四）对各部门法律文书档案管理工作进行监督、检查和指导；（五）对法律文书档案进行保密管理，确保档案安全。
第五条公司各部门负责人对本部门产生的法律文书档案负有管理责任，具体职责如下：（一）指定专人负责本部门法律文书档案的收集、整理和归档工作；（二）按照档案管理制度要求，及时将法律文书档案移交档案管理部门；（三）配合档案管理部门进行档案鉴定、销毁等工作。
第三章档案收集与整理第六条公司法律文书档案的收集范围包括：（一）公司内部形成的法律文书；（二）与公司业务活动相关的合同、协议、公函等；（三）公司对外诉讼、仲裁、调解等法律事务产生的证据材料；（四）其他具有法律效力的文书。
第七条公司法律文书档案的整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行分类整理；（二）对档案资料进行编号、标注，确保档案的完整性和可追溯性；（三）对电子档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
文书档案管理规定
文书档案管理规定本文档为XXX公司的文书档案管理规定，旨在规范公司文书档案的管理、使用、保管和销毁的各项事宜，以确保公司文件的安全、完整和有效使用。
一、文书档案的定义1. 文书档案是指公司接收、发出或产生的各类文件、合同、协议、报表、备忘录、函件等书面资料。
2. 文书档案包括电子文书档案和纸质文书档案两种形式，均视为公司的重要资产。
二、文书档案的分类1. 按文件的性质和用途，文书档案分为行政文书、财务文书、人事文书、营销文书等不同分类。
2. 每个部门负责相应类别的文书档案的管理和归档工作。
三、文书档案的管理责任1. 公司总经理负责全面领导、统筹、协调和监督公司文书档案管理工作。
2. 各部门主管负责本部门文书档案的管理和归档工作，并配备专门的文书档案管理员。
四、文书档案的流转和使用1. 所有文书档案的流转和使用必须经过相关人员的书面申请和审批。
2. 文书档案的使用必须符合相关法律法规和公司内部规定，严禁私自使用、泄露或传播。
3. 对于涉及商业秘密或敏感信息的文书档案，必须进行特殊保护和控制，仅限有关人员可查阅或使用。
五、文书档案的保管和保存1. 文书档案必须按照一定的分类、编号和归档规则进行保管和保存，以确保文件的易查找和整理。
2. 纸质文书档案必须存放在专门的文件柜或档案柜中，密封、防潮、防火、防虫。
3. 电子文书档案必须定期进行备份和存储，同时备份资料必须存放在不同地点，以防止数据丢失。
4. 重要文件必须进行数字签名或加密，确保文件的真实性和安全性。
六、文书档案的销毁1. 文书档案的销毁必须按照公司的文件销毁程序进行，任何个人不得擅自销毁文件。
2. 已经过期或无效的文书档案必须及时销毁，销毁过程必须有相关人员进行监督和记录。
3. 对于涉及商业秘密或敏感信息的文书档案，必须进行特殊处理和销毁，以防止泄密。
七、违规处理措施1. 对于违反文书档案管理规定的行为，公司将给予相应的处罚和纪律处分。
2. 对于造成严重后果或涉及违法犯罪的行为，公司将追究相应的法律责任。
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公司文书档案管理规定
年月日（ )办字第号一、总则
为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。
二、适用范围
归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。
三、原则
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时交专（兼）职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
四、文件材料的收集管理
坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
五、办公室收集
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
六、主管部门收集
1、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
2公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
3、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
七、各部门专（兼）职文书的职责
1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
八、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、本公司的请示与上级机关的批复。
5、本公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
7、信访工作材料。
8、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
9、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
10、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
11、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
九、平时归卷
各部门都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
十、案卷目录
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。
“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
十一、资料送交
公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理,送交本部门专（兼）职文书归卷。
十二、登记
专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号人座”，并在收发文登记簿上注明。
十三、案卷质量
为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。