如何规范整理照片档案

档案室照片档案的收集

一、照片的归档制度

建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。

（一）照片的归档范围

照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：

1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。

3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。

5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。

6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。

7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。

8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。

9.其他具有保存价值的照片。

注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。

（二）照片的归档时间

照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。

1.随时归档

传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。

随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。因此，照片档案的归档移交工作要着眼于平时，档案人员应随时了解本单位工作活动的信息和动向，当一次会议、一项活动结束后，及时进行接收归档，以确保归档照片的齐全和完整。

2.年终归档

照片拍摄、冲洗完成之后，由摄影者或承办部门先行登记，年终再归档。照片的归档一般不应跨年度。由于采取此种方法，照片容易散失，所以仅适用于一些零散产生或制作过程相对较长的照片。

（三）照片的归档要求

1.原版要件

2.齐全完整

照片与底片和文字说明要齐全完整，纸质与数码及其信息要齐全完整。

3.结构合理

对一组照片要选择具有典型性、代表性的照片进行归档。

4.清晰无损

5.格式规范数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，对高质量和特殊用途的数码照片可采用TIFF或者RAW格式。在一个单位内，对数码照片的格式要实行统一标准，保证归档的数码照片的像素不低于300万，扫描照片的线数不低于600dpi，且要保存有原始拍摄数据。对于不同的格式，必须转化为统一的格式，通常可使用ACDSee、Photoshop等常用软件，借助电脑自动进行数码照片格式的转换，但在转换过程中要保证分辨率不变和EXIF信息不被丢失。

6.介质优良

档案馆照片档案的收集

一、照片档案的收集范围

档案馆馆藏照片档案来源于四个方面：一是现行机关、团体、企

事业单位的照片档案；二是撤销单位的照片档案；三是散存于组织和个人手中的照片档案；四是档案馆之间交换的照片档案。

二、接收移交单位的照片档案

（一）接收现行单位的照片档案

1.接收照片档案的期限

依据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定：机关、团体、企事业单位和其他组织，应定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。

据此，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

2.接收照片档案的要求

（1）进馆照片档案应按全宗整理，保证全宗的完整性

（2）进馆照片档案应进行鉴定

（3）进馆照片档案应齐全完整

（4）进馆照片档案应清点核对

（二）接收撤销单位的照片档案

三、征集散存于社会的照片档案

（一）征集的途径

1.征集散存于一些单位或社会组织中的照片

2.征集收藏于个人手中的照片

3.征集散于国外的照片

（二）征集的方式

接受捐赠、购买和翻拍。

（三）征集的方法

1.发布通告

2.广泛宣传

3.调查研究

照片档案鉴定工作

第一节照片档案鉴定工作的内容和意义

一、照片档案鉴定工作的内容

照片档案的鉴定包括判定照片档案的真伪，判定照片档案的价值和保管期限，划定照片档案的密级等内容。

（一）判定照片档案的真伪

1.照片档案的历史真实性

传统照片档案的真伪，就是要判定其是否是伴随着社会活动的开展而直接拍摄完成的；而数码照片档案真伪的辨别，则是确保其必须是数码相机直接拍摄或扫描完成、未经修改加工的原始数据，即保证