用Excel实现检验报告的自动生成

■●莲主＿用Ｅｘｃｅｌ实现检验报告的自动生成陈培光１崔运美２（１．烟台市鸿山建设监理有限责任公司，烟台２６４０００；２．烟台市建筑材料科学研究所，烟台２删）摘要针对目前检验报告在形成过程中存在过程繁杂及重复较多的情况，作者在大量实验研究的基础上，提出了一种新的检验报告生成方法。

详细介绍了如何在Ｅｘｃｅｌ中建立数据源文件和报告格式，并利用Ｅｘｃｅｌ的函数功能自动调用数据源的数据，自动形成检验报告的过程。

从而减少了检验报告形成过程中的重复劳动，确保了检验报告的唯一性和准确性。

关键词检验报告；Ｅｘｃｅｌ；数据源文件；报告格式ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓＩＬ１０００—０７７１．２０１０．０９．０２０Ｏ引言大多数质检机构在编制检验报告时，一般都用专门制作的程序软件，既方便又快捷。

而对于一些检验产品比较单一、工作量又不是很大的检验机构，没有配备专门制作的软件。

在编制检验报告时，要根据记录编制报告的封页、首页、附贞，有时还要对成批的报告做台帐进行汇总上报，其中有很多内容是在重复填写。

而且，在进行报告审核时，要核对记录与报告、记录与台帐、报告各页之间的准确性和完整性，效率低且容易出错。

而通过使用Ｅｘｃｅｌ，可以不用编程，只需将来样记录（样品台帐）、检验结果记录（结果台帐）编制成Ｅｘｃｅｌ表格格式，并制作出报告封页、首页、附页的格式，利用Ｅｘｃｅｌ函数，就可以自动提取来样记录、检验结果记录中的内容而自动生成检验报告。

不但减少了重复劳动，而且保证了记录与报告及台帐之间数据和信息的唯一性、准确性。

１实施过程检验报告（含报告封页、首页、附页）里的内容包括两部分：一部分内容是固定不变的，将其称为报告格式；一部分内容是变化的，将其称为数据源，如报告编号、产品名称等，它们以记录的形式存储在数据源文件中。

现以笔者试验室的检验报告编制过程为例，说明具体的实施过程。

１．１用“来样记录”工作表做数据源文件自动生成盐量蕉鲞至Ｑ！Ｑ：塑旦２报告封页和首页启动Ｅｘｃｅｌ２００３（其他版本仿照操作），新建一个工作薄，在ｓｈｅｅｔｌ中建立名为“来样记录”的工作表做数据源文件，如图ｌ所示。

图ｌ“来样记录”工作表切换到ｓｈｅｅｔ２工作表中，制作一个“报告首页”的格式，如图２。

并在“报告首页”工作表中进行以下操作：图２“报告首页”工作表格式１）选定一个单元格，如Ｊ４，供打印和查找时输入行号。

这个单元格由自己自由选择，如果改变这个单元格的位置，下面的公式中要做相应的修改。

·６ｌ·万方数据２）分别选中需要每次填写内容的单元格，输入公式。

如在Ｃ３单元格中输入“＝ＩＮＤＥＸ（来样记录！Ａ：Ａ，Ｊ４）”，在Ｃ４单元格中输入“＝ＩＮＤＥｘ（来样记录！Ｇ：Ｇ，Ｊ４）”，在Ｆ４单元格中输入“＝ＩＮＤＥＸ（来样记录！Ｈ：Ｈ，Ｊ４）”，依次类推，直至输入完毕。

３）添加一个微调按钮。

点击菜单“视图一工具栏一窗体”，点击“微调项”按钮，然后在工作表中拖动鼠标，将微调按钮添加到工作表中。

４）右键点击微调按钮，选择“设置控件格式”命令。

在打开的“设置控件格式”对话框中，单击“控制”选项卡，对两个地方进行修改，一是最小值：“来样记录”工作表中数据的开始行号是２，所以将最小值设为２，最大值可设为最大行号；二是“单元格链接”，链接到单元格￥Ｊ￥４。

至此，只要点击微调按钮，或在“当前行号”中输入行号，“来样记录”中该行号的信息就会自动填写到报告首页中，而生成对应编号的检验报告首页内容，如图３所示。

图３由“来样记录”数据源第３行生成的检验报告首页５）打印区域设置：如图３所示，选中Ａ～Ｇ列的区域，左键单击“文件一打印区域一设置打印区域”。

这样，在进行打印操作时，只打印报告首页的内容，而１４一Ｋ４之间的内容不会被打印出来。

６）报告的打印：点击微调按钮，或在“当前行号”中输入行号，单击“打印”，即可打印出与该行号相对应的那份检验报告。

７）同样，以“来样记录”工作表做数据源文件，在ｓｈｅｅｔ３中建立“报告封页”工作表，进行“报告封页”的设置，如图４所示。

１．２用“结果数据”工作表做数据源文件自动生成报告附页在报告附页中，除了固定的格式内容，还有三部分变化的内容：一是检验编号改变，实测值的内容随之改变；二是规格型号改变，标准要求的内容随之改变；三是实测值和标准要求改变，单项结论·６２·图４由“来样记录”数据源第２行生成的检验报告封页的内容随之改变。

三部分变化的内容是相互联系的，为此，为实现报告的自动生成，保证准确性，我们进行了如下设置。

１）设置实测值的自动生成如前所述，打开Ｅｘｃｅｌ２００３，在ｓｈｅｅｔｌ中建立一个名为“数据”的工作表作为数据源文件，如图５。

在ｓｈｅｅｔ２中建立报告附页的格式。

本例是建立了一个Ｐ．Ｃ３２．５的报告附页格式。

在“Ｐ．Ｃ３２．５”工作表中，选定一个单元格，添加微调按钮并进行设置。

在需要每次填入内容的单元格中输入公式，如在Ｇ５单元格中输入“＝ｉｎｄｅｘ（数据！Ｃ：Ｃ，Ｍ３）”，在Ｇ７单元格中输入“＝ｉｎｄｅｘ（数据！Ｅ：Ｅ，Ｍ３）”，直至将需要填写内容的实测值列单元格全部输入相应公式。

图５“数据”工作表２）设置单项结论的自动生成在Ｐ．Ｃ３２．５工作表中，单项结论是由实测值与标准要求相比较而得出的，只要确定了实测值和标准要求的数值，就能得出确定的单项结论。

Ｅｘｃｅｌ条件函数可以帮助我们自动实现这一功能。

在相应的单项结论单元格中，输入条件函数，如在Ｊ７单元格中输入“＝ＩＦ（Ｇ７＝”／”，”／”，ＩＦ（Ｇ７＞３．５，”不合格”，”合格”））”，在Ｊ９单元格中输入“＝ＩＦ（Ｇ９＝”／”，”／”，ＩＦ（Ｇ９＞０．０６，”不合格”，”合格”））”…。

这样，只要在实测值列中的单元格填人数据，相应的单项结论单元格就会根据条件公式自动做出判断并填写相应结论。

３）设置不同规格型号的报告附页格式对不同规格的同一产品，其技术要求的内容和万方数据■●征薹譬ｉ■■数值不尽相同，其报告附表的格式也不尽相同，因此必须设置不同规格型号的报告附页格式。

如本文中分别在ｓｈｅｅ￡３、ｓｈｅｅｔ４…中设定了Ｐ．Ｃ３２．５、Ｐ．Ｃ３２．５Ｒ、Ｐ．Ｓ３２．５、Ｐ．０４２．５、Ｐ．０４２．５Ｒ等几种格式。

为了快速、准确的调用不同的格式，在附表格式工作表中任选一单元格（不要设在打印区域内），如图６中的Ｍ４，输入公式“＝ＩＮＤＥＸ（数据！Ｂ：Ｂ，Ｍ３）”，在选择了行号后，样品的规格型号会自动生图６由“数据”数据源第２行生成的ｐ．０４２．５Ｒ、第３行生成的Ｐ．Ｃ３２．５检验报告附页成。

依据规格型号，选择相应的附页格式，就生成相应规格型号的检验报告。

如图６所示。

２结束语利用Ｅｘｃｅｌ函数，只编写了２个台帐（由“来样记录”形成的样品台帐，由“数据”形成的结果台帐），就可自动生成检验报告，减少了报告编制过程中的重复填写。

而且，数据源记录与报告是一一对应的关系，在审核报告时，只要保证了记录与数据源的准确性，也就保证了记录与报告的准确性。

避免了报告、记录、台帐之间的重复审核，提高了工作效率，方法简便、易行。

参考文献［１］谢抬．水泥检验报告系统软件开发设计与实现．建材发展导向，２００９（４）［２］李艳芝，邱淑霞，孙建民．ＥｘｃＥＬ在稳健（Ｒｏｂｕｓｔ）统计技术中的应用．计量技术，２００９（４）［３］曲新征．检验报告的意义．品牌与标准化，２００９（１４）浅谈Ｗｏｒｄ“域运算＂在计量检定工作中的应用杨晨１陈健１刘君明１王攀２（１．淄博市计量测试所，淄博２５５０３３；２．淄博市科学技术情报研究所，淄博２５５０８６）摘要通过计量检定工作中常见的３个实例介绍ｗｏｒｄ中“域运算”在结果运算、数据同步、条件判断等方面的应用，为编制计量枪定证书的工作实现部分自动化、提高效率和降低失误率提供了实例参考。

关键词ｗｏｒ；ｄ；域运算；书签；条件判断ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉ髓ＩＬ１０００—０７７１．２０１０．０９．０２ｌ０引言在计量检定工作中Ｗｏｒｄ是非常重要也最为常用的工具之一。

一般情况下我们使用ｗｏｒｄ的手工编辑排版功能，编辑计量检定证书和记录，然后打印出纸质的证书，这是计量检定工作的必要流程。

然而Ｗｏｒｄ的功能不仅限于编辑文字和排版打印，其实它还有非常强大的“域运算”功能。

ｗｏｒｄ的“域运算”，在ｗｏｒｄ编辑文本的过程中经常碰到页眉页脚的编辑，而页眉页脚是一种独立于正文编辑区域的特殊区域，这个区域实际上就是前面提到的“域”的一种。

“域”在Ｗｏｒｄ中有很多鲜为人知的功能，比如它可以实现简单的计算统计功能、日期时间的自动填写，甚至可以通过编程进行条件判断，如果需要复杂计算功能的话还有更为强大的“邮件合并域”，通过结合Ｅｘｃｅｌ的强大计算功能实现Ｅｘｃｅｌ和ｗｏ耐文档之间的数据自动更新。

灵活运用Ｗｏｒｄ中的“域运算”，可以很大程度上将编制计量检定证书的工作部分自动化，极大的提高工作效率并降低手工失误率。

本文以几个实例具体说明“域运算”在计量检·６３·万方数据用Excel实现检验报告的自动生成作者：陈培光， 崔运美作者单位：陈培光(烟台市鸿山建设监理有限责任公司,烟台,264000)， 崔运美(烟台市建筑材料科学研究所,烟台,264000)刊名：计量技术英文刊名：MEASUREMENT TECHNIQUE年，卷(期)：2010(9)1.曲新征检验报告的意义 2009(14)2.李艳芝;邱淑霞;孙建民EXCEL在稳健(Robust)统计技术中的应用[期刊论文]-计量技术 2009(04)3.谢喆水泥检验报告系统软件开发设计与实现[期刊论文]-建材发展导向 2009(04)本文链接：/Periodical_jljs201009020.aspx。