信息化人力资源管理探析

中国管理信息化ＣｈｉｎａＭａｎａｇｅｍｅｎｔＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ２００７年２月第１０卷第２期Ｆｅｂ．，２００７Ｖｏｌ．１０，Ｎｏ．２信息化人力资源管理探析朱健仪（广州市广播电视大学，广州５１０２６０）［摘要］人力资源管理信息化是每个企业面临的重大课题，本文就人力资源管理信息化存在的问题及症结所在阐述其解决对策。

［关键词］信息化；人力资源管理；对策［中图分类号］Ｆ２７０．７；Ｆ２７２．９２［文献标识码］Ａ［文章编号］１６７３－０１９４（２００７）０２－００１７－０４信息化人力资源管理是以先进的电子信息技术为手段，以软件系统为平台实现低成本、高效率、全员共同参与管理过程，实现人力资源战略地位的全面、开放的人力资源管理新模式。

一、信息化人力资源管理的意义信息化人力资源管理是企业信息化的重要组成部分，它的意义可以归结为以下几个方面。

１．促进人力资源管理理念的变革信息化人力资源管理的实现不仅是一种高新技术的应用，更是一种全新的管理理念和管理思想的导入。

（１）信息化人力资源管理促进了管理理念的转变信息化人力资源管理实现了开放式管理，实现部分功能的外包以及虚拟组织的设立，最终目的是达到革新企业的管理理念，优化人力资源管理。

当人力资源管理从单一的、自上而下的管理，向互动、多方位、全面、专业化的方向发展的过程中，人力资源的管理理念逐步提升，人力资源部门逐渐成为企业的核心部门。

信息化人力资源管理的实施不但使人力资源向人力资本转变成为可能，使人力资源部门创造的价值得到认可，更促进了全员参与管理，使每一位员工都可以参与到人力资源部门的工作中来，改变了传统的员工在管理过程中处于被动地位的状况，形成了新的互动管理的局面。

（２）信息化人力资源管理促进了管理角色的转变信息化人力资源管理使人力资源管理部门从提供简单的人力资源管理信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，随时随地向管理层提供决策支持，向人力资源管理专家提供分析工具和建议，建立支持人力资源管理部门积累知识和管理经验的体系。

信息化人力资源管理的实施转变了传统的人力资源部门为成本部门的印象，通过成本分析，人力资源部门创造的价值可以以定量的形式表示出来。

通过授权员工进行自助服务、外协及服务共享，使人力资源部门日益从琐碎的行政事务中解脱出来，扮演起企业的战略性合作伙伴的角色。

２．实现了人力资源管理与主流管理系统的有效衔接信息化人力资源管理是企业整体信息化建设系统的组成部分，相对于当前主流信息管理系统，如ＥＲＰ、ＭＲＰ、ＭＩＳ而言，它更多地是提供信息支持，同时，也可以通过与上述系统的衔接，获得参考数据。

企业在经营过程中发生的信息流，通过与经营有关的信息系统进行记录，与人力资源相关的工作信息通过信息化人力资源管理与其衔接获得准确的记录，支持了人力资源管理工作；反过来信息化人力资源管理对现有数据的统计分析又可以为现有经营中工作的合理安排提出相关依据，指导生产安排和工作流程的设计。

这种相互的信息交换，促进了企业整体信息系统的完善，推动了企业管理依据的精细化；同样，人力资源管理系统自身也获得了基础依据。

３．促进管理结构与信息渠道的优化信息化人力资源管理作为一种基于网络结构的全员信息系统，其一大功能优势就是缩短了各级员工的反馈时间，开辟了更加丰富的沟通渠道，员工可以不拘泥于公司传统的层级制度，可跨部门、跨级别表达和传递各种思想。

这种技术特点，最终转变了企业的管理模式和组织结构，促进了组织机构的扁平化，企业的反应也更加灵敏。

网络技术的应用，还可以为人力资源管理部门之外的其他管理人员及员工提供各种形式服务，例如，企业高层管理人员可以在网上查看企业人力资源的配置、重要员工的状况、人力资源成本的分析、员工绩效等等；对部门经理而言，可以在网上管理自己部门的员工，例如，可以在授权范围内修改属下员工的考勤记录、审批休假申请、进行绩效管理等等；对于普通员工，可以在网上看本月薪资明细、累计福利、内部股票价值、内部招聘信息、各种人事政策、个人考勤休假情况、注册内部培训课程等等。

此类服务的提供，使得人力资源管理从以前的相对封闭变得开放，滞后管理变成超前管理，这些好处无疑可以改善人力资源管理部门对企业最高决策者以及全体员工的服务质量，并使得企业全体人员都能参与到人力资源的管理活动中来，从而优化了管理结构，畅通了信息沟通渠道。

信息系统的投入，减轻了手工作业造成的查询、统计等方面繁重的计算工作，缩短了各职能工作的时间，特别［收稿日期］２００６－０７－２７［作者简介］朱健仪（１９５３－），女，广东人，副教授，研究方向为人力资源管理。

是信息系统数据库使数据资料的保存变为轻松。

随着Ｉｎ－ｔｅｒｎｅｔ、大型关系数据库、视频系统、电子邮件、ＯＡ系统等软件及硬件设备和相关基础设施的出现，信息化人力资源管理系统也真正投入现实，并呈现出丰富多彩的景象。

它克服了人类自身的局限性，充分利用信息技术快速、准确、互动、海量存储的特点，对人力资源管理专业理论在企业管理实践中的应用起到关键性的推动作用。

４．避免企业人事决策的盲目化，规避运作风险信息化人力资源管理在企业中的运用，为企业经营管理中的各级机构的人事决策提供了更加翔实和丰富的信息来源，而不仅仅是凭借专业部门的只言片语或简单的就事论事，避免了决策的盲目化，使每一项决策都有据可循。

在企业进行重要的人事决策和经营决策前，大量的信息收集，分类整合要进行有效信息的筛选，这些都需要信息技术的支持，才能够快速准确地完成。

同时，人力资源系统运行的程序化和层级及功能授权，也避免了擅自行事或权责不明。

工作流程和权力分配的设定，明确了工作中的各级关系，每项工作都有明确的责任人。

信息系统对不同权限的负责人提供不同的功能，从而避免越权带来的潜在风险，减少不必要的损失。

５．人力资源管理业务流程优化信息系统的投入，消除了手工作业分散、隔离、盲目等现象，实现了各管理功能的关联，保证了信息共享，促使流程规范化，从而使各项人力资源管理职能在实际运用中得到衔接。

一套合理而完善的信息化人力资源管理，还将为人力资源管理者带来另外一个好处：由于各项业务流程规范清晰，数据库将完整准确地记录企业所有员工的人事、考勤、绩效、培训、薪资、福利等各方面信息，系统将能快捷、方便地获得各种统计分析报告，为企业管理与决策提供准确、全面、及时的人力资源信息支持。

６．管理方式更加人性化信息系统的投入，使员工与企业之间在根本利益方面的互动成为可能，体现了实时管理的优越性。

信息化人力资源管理是管理技术与信息技术之间的完美融合，在消化吸收先进的人力资源管理理念的基础上，可以在系统中体现人力资源管理的全部内容与业务流程，从而使得人力资源管理系统可以被用来定义专业部门的工作内容，优化和规范其业务流程，从而成为企业人力资源部门信息化、职业化、个性化的管理平台，真正实现管理方式的人性化。

二、我国信息化人力资源管理存在的问题由于我国信息化人力资源管理起步较晚，因此与发达国家相比，存在不少问题。

（一）从人力资源管理软件看目前人力资源管理软件大都处于事务型管理阶段，软件偏重一般性，不能完全涵盖企业特有的管理活动，应用范围受到限制。

同时，软件中的某些附加功能并非企业所需，这便增加了企业的负担，造成浪费。

究其原因，主要有以几点：１．软件开发人员缺乏必要的人力资源管理基础教育软件开发人员不了解人力资源管理的内涵和基本规律，开发出来的软件大都是人事档案、考勤、工资、休假的事务管理。

这些内容虽然是不可缺少的，但只能解决人力资源管理的低层次问题。

２．软件工程师与人力资源管理专家沟通困难有些人力资源软件公司认识到了上述问题，专门聘请了人力资源管理专家做顾问，参与整个系统的系统分析与设计工作，但由于这些专家缺乏计算机科学的知识，在与软件开发人员沟通时，存在严重障碍，最终开发出来的软件和人力资源管理专家预想的效果相差甚远。

事实上，光有人力资源管理专家和软件工程师之间的沟通是不够的，中间还需要知识工程师，通过知识表征的方法，提取人力资源管理专家的知识和经验，模拟专家在解决问题过程中的知识控制策略和启发式搜索策略和信息加工模型。

３．华而不实注重界面的美观，忽视实际问题的解决。

４．急功近利不等软件经过必要的实验室实验、企业实地实验与全面的测试，匆忙将软件推向市场，造成劣质人力资源管理软件泛滥，影响了人力资源软件的声誉。

５．功能单一，不能整体解决问题如一些人事测评软件，有了心理测验的数据和评价结果，这些数据和结果如何与人员招聘、员工培训、职务安排、职业生涯设计、人力资源规划相联系？如果不能应用于这些方面，则测评的数据、结果的实用性就大打折扣。

（二）从动态数据看动态数据的本来作用是提供现时信息，供管理层进行决策，这便要求动态数据能随时进入数据库。

然而，一些企业的动态数据并没做到随时更新，动态数据没有及时进入数据库，整个人力资源管理系统无法为管理决策提供支持。

（三）从数据库结构看数据库的设计一定要根据企业的具体情况，满足企业的特定要求。

比如，一家企业的数据库中有一个子模块，专门记录人员流动状况，可这模块仅记录员工进入企业和员工退休或死亡，忽略了员工在企业内部各个部门间的流动，而这个流动率的计算对人力资源计划又是至关重要的。

显然，在设计数据库时，软件人员没考虑到这个因素。

主要原因是计算机软件人员对人力资源管理领域不熟悉，而企业的人力资源管理者又缺乏理论的支撑。

（四）从系统的功能看目前的人力资源管理系统往往表现为工资的记录器，它应有的作用远未发挥出来。

作为一个管理工具，人力资源管理系统不仅要能记录所发生的数据，而且更重要的是它能整理和分析这些数据，并提出有价值的报告。

比如，通过对员工考核数据的分析，企业可了解到目前的整体绩效状况；通过对工资结构的分析，可提出成本控制的建议等。

三、我国实施信息化人力资源管理的障碍（一）观念跟不上技术的发展目前我国企业在对信息化的态度上很容易走极端，要么认为信息化是铤而走险，要么认为信息化是起死回生的企业管理信息化灵丹妙药，这两种心态给信息化的实施带来极大困难。

应该说，企业搞信息化是存在风险的，但我国加入ＷＴＯ后要面对信息化建设相对成熟的外国企业的挑战，我国企业不搞信息化则必受冲击。

另一方面，我国对信息化建设的实质存在认识偏差，有些企业认为使用计算机代替手工处理就是实现了信息化管理，把信息化建设看成是简单地购买计算机软硬件、架设网络，而不去考虑如何把软硬件设备与业务进行结合。

（二）信息化投资不足和结构不合理发达国家大企业的信息化投入占总资产的５％以上，而我国仅为０．２２％，且在信息化投入中，５１％的投资用于购买硬件设备，２４％用于购买软件，即软硬件的投入占总投入的７５％。

在国外，信息化投资通常是软硬件的投入和应用的投入各占５０％，即国外企业更多关注的是信息化的应用而不是软硬件的规模。