收发管理制度

1.目的

1.1加强公司报刊、邮件、公文、函电的收发管理，提高行政管理中心的服务意识，提

高办事效率，降低收发工作的差错率。

2.范围

2.1本制度适用于集团公司及下属各单位的行政收发管理。

3.权责

3.1行政管理中心为行政收发管理的归口部门。

3.2行政管理中心收发专管员为行政收发管理责任人。

3.3各单位办公室为行政收发员的对接部门。不设办公室的单位行政收发员应把邮件直

接发至个人。董事长和总裁的邮件应送达本人或秘书（行政经理），不准交给他人代送。

4.名词解释：

4.1本制度中的各单位：是指集团下属的各公司（六个实体）和部门（五个中心）。4.2本制度中的邮件：是指集团及各单位或员工私人的信件、特快（含样品、礼品）、

贺卡、宣传品和其他邮寄邮购物品。

5.流程顺序

5.1行政收发员长检查、接收邮件并按规定签收→行政收发员列表登记邮件→行政收

发员分拣邮件→行政收发员发送邮件（或电话通知相关人员来取邮件）→邮件实收人审核并签字确认→疑难邮件索查并汇报主管领导作合理处理。

5.2发布征订通知→收发汇总征订表单→与邮局等相关单位办理征订手续→反馈征订

结果→报销结算相关费用

6.作业内容

6.1公司报刊、外来邮件、外发公文、函电由行政管理中心收发员负责收

发。

6.2外发函文、电报、快件要求。

6.2.1各部门因公需外发函文、电报，快件经办人员应于每天下午三点以

前将函件、电报底稿送达收发员，另填写挂号、平信、电报、邮件外发登记表。

6.2.2每天下午五点以前，公司收发员应将当日外发函文、电报、快件清

点，累计并通知邮递人员来取或送交邮局寄发。

6.3外来邮件管理

6.3.1外来邮件一律经公司收发员签收分发。

6.3.2凡挂号、快件、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到

行政管理中心当面签收。

6.3.3私人平信一律暂放行政管理中心，通知其由个人自取。

6.3.4不论公私邮件收发员应随到随清，及时分发或通知，不得丢失损坏，

搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。

6.3.5凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发员通知发

出后，应随即到行政管理中心领取邮单，并及时去邮局取款取件。如邮局超期罚款，如收发员未及时通知的由收发员负责支付，如收发员及时通知的由收件人自负。

6.4报刊订购与收发。

6.4.1报刊订购

1)订购时间：上半年、下半年各一次。

(2)订购手续：不论单位和个人，均需先查阅报刊目录，再将需要订购

的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价。私人订购确认无误后，当面缴款代办。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的办公室除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些部门或领导。

6.4.2报刊收发。

(1)收发员每天对邮局送来的报刊应分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发和整理至报架，不得耽搁延误。任何人借阅报刊后应及时归位，收发员应每天检查。并定期更换收藏过期报刊杂志。（一个月内不得作报废处理）

(3)每天分发到各单位的报刊杂志应随即签收。

(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。

6.5收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日后开工第一天应立即处理分

发邮件。

6.6收发员应对相关邮件注意保密，行政管理中心以外人员不得代其处理

邮件。

6.7收发员由行政管理中心负责管理，其工作质量由本部门按月进行检查、

考核，同时接受其他部门监督并承担责任。

江苏新暨阳投资集团

2008-10-10