集团公司收发文管理办法
公司收发文治理制度
公司收发文治理制度一、背景与目的收发文是公司日常运转中必不可少的一个环节，它涉及到公司内部各个部门间的沟通、信息的传递与处理，对公司内部工作的有序开展具有重要作用。
为了规范和优化公司的收发文工作，提高工作效率和沟通效果，制定公司收发文治理制度是必要的。
二、收文管理1.收件（1）确定收文渠道：公司可以选择电子邮件、内部通讯工具或者纸质文档等方式作为收文的渠道，但要求收文内容清晰明确。
（2）建立登记制度：每份收文都应有一个独立编号，并按照时间顺序进行登记。
登记包括收文日期、发文单位、文件标题、责任人等信息。
（3）文件归档：收文应根据文件的重要性和保密性进行分类，建立相应的档案管理制度，确保文件的安全存储和索引。
2.分发（1）核实文件内容：收到文件后应首先核查文件的完整性与真实性，确保收到的文件准确反映了发文单位的意图。
（2）分配责任：根据文件的内容和涉及的部门，将文件分发给相关责任人，并做好记录，确保文件的及时处理和反馈。
（3）催促复核：对重要文件的处理情况，应及时催促相应责任人复核处理情况，并跟进文件的后续进展。
3.督办（1）建立督办机制：对于重要而紧急的文件，应建立专门的督办机制，确保文件的快速处理和落实。
（2）跟进处理情况：督办者应及时了解文件的处理情况，并在规定的时间内进行反馈和报告，确保文件得到妥善处理。
三、发文管理1.确定发文渠道（2）明确发文方式：根据文件的重要性和紧急性，选择发文的方式，如直接发文、抄送、密送等，并在文件中注明。
2.文件起草（1）明确文档格式：文件起草前要注意文档格式的规范，包括标题、字体、字号、行距等要求。
（2）撰写明确的文件内容：文件内容要简明扼要，并注明发文单位、日期、标题、接收人等基本信息。
（3）遵循发文权限：根据公司的规定，确保发文的权限与岗位相匹配，遵循授权制度。
3.发文流程（1）核对文件：确保文件的准确和完整，并由专人进行审阅和核对，以确保文件的质量。
集团公司文件收发管理制度
集团公司文件收发管理制度1. 概述该文件旨在规范集团公司内文件的收发管理流程，确保文件的安全、及时和有效地传递，并提升集团公司的工作效率和协同能力。
2. 文件收发流程2.1 各部门或岗位需将需要传递的文件整理好，准备好相关附件，并填写文件收发登记表。
2.2 通过集团公司内部邮件系统发送电子版文件，并在邮件主题中注明文件类型和重要性。
2.3 需要同时提供纸质文件的，在邮件中注明并将纸质文件交给邮件收发中心进行传递。
2.4 邮件收发中心根据文件紧急程度及相关要求，将文件按照设定的优先级进行处理和传递。
2.5 邮件收发中心在传递文件时，应及时更新文件收发登记表，并保留相关文件的传递记录和确认凭证。
2.6 接收方收到文件后，确认文件的完整性和正确性，并在文件收发登记表上签名确认。
2.7 若文件需要进一步处理，接收方应根据文件内容进行相应的行动，并及时传递后续文件到相关人员或部门。
3. 文件保密与安全3.1 为保护公司机密信息，所有传递的文件均应遵循保密要求，并采取必要的安全措施。
3.2 传递文件时，邮件中应采用加密附件或密码保护的方式，以确保文件的安全性。
3.3 纸质文件应由专人进行传递，确保文件不被泄露或遗失。
4. 文件存档与归档4.1 文件收发中心负责对传递的文件进行存档，并按照文件保管期限归档。
4.2 存档的文件应按照文件类型、日期或其他适当方式进行分类和编号，并标注相关信息。
4.3 归档后的文件应妥善保存，以便后续查询和检索。
5. 相关责任与违规处理5.1 各部门和岗位应严格按照该制度执行文件收发流程。
5.2 如有违反制度的行为，将依据公司相关规定进行相应的纪律处分。
5.3 邮件收发中心应及时向公司相关部门汇报文件收发工作的情况，并保持协调沟通。
以上为集团公司文件收发管理制度，希望能够有效规范集团公司内文件的收发流程，确保文件的安全和及时性。
集团公司文件收发管理制度
集团公司文件收发管理制度第一章总则第一条为规范集团公司文件的收发管理流程，提高工作效率和保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司内所有部门和单位。
第三条文件的收发管理应遵循快捷、准确、规范、保密的原则。
第四条文件指书面形式的文件、函件、传真、电子邮件等形式的文字及文字附件。
第五条文件收发应当按照相关规定统一编号、登记、管理。
第二章文件的收发第六条文件的发起人应当填写《文件发起单》，包括文件标题、发起单位、日期、紧急程度等内容，并送交公文管理部门。
第七条公文管理部门收到《文件发起单》后应按照相关规定进行编号，并将编号后的文件送达责任者。
第八条文件的责任者应当按照规定的期限进行处理，并在《文件签收单》上签字确认。
第九条文件处理完毕后应当及时归档，并通知发起人领取。
第十条对于涉密文件，应按照保密规定进行管理，并定期进行销毁。
第三章文件的登记管理第十一条文件应当按照一定的分类标准进行登记管理，包括文件编号、文件标题、发起单位、责任者、紧急程度等内容。
第十二条文件管理人员应当定期对文件进行清理和整理，确保文件信息的完整性和准确性。
第十三条对于超过规定期限未处理或者已经处理完毕的文件，应当进行归档处理，并依照规定进行保存或者销毁。
第四章文件的保密管理第十四条集团公司所有文件的保密等级应当根据文件内容的重要性和涉密程度进行确定，包括绝密、机密、秘密和一般文件。
第十五条对于绝密和机密文件，应当按照相关规定进行保密处理，包括加密传输、限制访问等。
第十六条对于泄密事件，应当按照相关规定处理，包括立即停止泄密行为、进行调查核实等。
第五章文件的电子化管理第十七条集团公司文件的电子化管理应当按照相关规定进行，包括文档管理系统、电子归档系统等。
第十八条对于电子文件的备份和恢复应当进行定期检查和更新，确保文件信息的安全性和完整性。
第十九条集团公司所有部门应当统一使用文档管理系统进行文件的收发和管理，确保信息的及时传递和交流。
公司收发文管理制度
公司收发文管理制度第一章总则第一条为规范公司内部文件的收发管理，保障公司业务的顺利运行，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有单位和人员，包括总部及各分支机构、全职和兼职人员。
第三条公司收发文管理制度应遵循便捷、高效、规范和保密的原则，确保收发文过程的准确、及时和完整。
第四条公司收发文管理制度的执行机构是办公室，办公室负责文件的收发管理工作。
第五条公司相关领导和部门负责人应当严格遵守公司的收发文管理制度，对文件的收发进行严格管理和监督。
第二章收文管理第六条公司收文应当及时、准确地登记收文登记簿，并保留文件原件。
第七条收文登记簿应当包括以下内容：文件号、文件类型、标题、发文单位、发文时间、紧急程度、接收人员、接收时间等。
第八条收文应当根据紧急程度及时分发到相关部门或人员，并及时催办处理。
第九条对于重要文件，应当及时转交给相关领导或部门负责人审阅，以便做出决策。
第十条收文应当保密，不得泄露文件内容，避免造成公司损失。
第三章发文管理第十一条公司发文应当依据文件模板进行，确保文件内容准确、规范。
第十二条发文应当按照文件号、密级、标题等要求进行归档，保留文件原件。
第十三条发文应当注明发文单位、发文日期、紧急程度等重要信息，以便接收人员及时处理。
第十四条对于重要文件，应当按照规定抄送相关领导或部门，以便及时知晓和审阅。
第十五条发文应当慎重，确保文件内容无误，避免误导、造成不良后果。
第四章文件保密第十六条公司所有的文件均属于公司的机密资料，对于保密级别较高的文件，应当按照公司规定加强保密措施。
第十七条未经授权不得擅自复制、外传、泄露公司文件，一经发现，将追究相关责任人的责任。
第十八条对于已经处理完毕的文件，应当按照公司规定进行销毁或归档，以防泄密。
第五章相关责任第十九条对于违反公司收发文管理制度规定而造成公司损失的，将会受到相应的处罚。
第二十条公司办公室负责监督和检查公司收发文管理工作，对于不合规范的行为，应当及时纠正。
XXX集团全国办事处文件通知收发管理规定
XXX集团全国办事处文件通知收发管理规定作为一流办事处的标准，收发文管理规范是其中重要的一个体现，既能“细节之处，见真章”，又能对各经营管理者在平常的团队管理、销售工作和学习生活带来无限的收益，因此总部根据现阶段情况，特制定以下文件通知收发管理方案，望各办事处经理与行政内勤认真学习、贯彻并严格执行：一、文件的接收及归档：各办事处针对销售中心总部发布的各类文件、通知及规定（总部发文），必须分门别类进行有针对性的接收和归档存放，按照两大类、六小项的原则进行分类归档存放，各办事处行政内勤必须及时下载、阅读签收、登记并归档，具体操作规定如下：1、电脑下载：各办事处行政内勤每天（早上：8：30——9：30下午17：00——17：30）需登录公司平台，查看当天最新发布的总部发文，并及时下载，下载的文件名后需填加文件发布的科室及发布日期，以方便登记和归档、查询。
如：下载（市场管理部）的《关于销售报价单的规范和使用说明》时，在文件明后缀写上科室（市场管理部）及日期（06-05-10），形成“《关于销售报价单的规范和使用说明》市场管理部06-05-10”样式，然后按文件通知的种类和部门在电脑里建立相应文件包并存档；2、文件阅读：“总部发文”下载电脑存档完成后，各办事处行政内勤首先要仔细阅读总部发文的内容，并理解总部发出此文件通知的要求和注意的问题及学习传阅范围，如有疑惑不解请立即致电总部相关部门），以便顺利的递交给办事处经理，方便办事处经理的工作开展和贯彻，及组织相关人员的研究、体会和学习；3、文件签收及存档：各办事处行政内勤在阅读各类总部发文后，立即在《文件通知签收管理表》（后附表格样稿）上签收，然后立即交给经理阅读签收存档，对于一些需要经理签字回执的文件，经理必须在一个工作日内签字回传总部，特殊情况不能及时回执的，需由经理向总部说明原因，经理回到办事处位后再立即补签回执。
如：出现经理出差的情况：A 特别紧急的总部发文，行政内勤应立即致电给经理，告诉其相关的发文内容，以便经理能够及时了解，合理进行工作安排。
集团公文收发管理规定
集团公文收发管理规定集团公文收发管理规定集团公文收发管理规定前言：公文的概念.种类第一条概念公文，是指集团公司在日常运营管理中，按照有关规定制成的.用于公务活动的程式性文书。
用以传达贯彻方针政策.发布行政法规和规章.请示和答复问题.指导和商洽工作.报告情况.交流经验.记载企业运营等一种特定格式的文字材料。
第二条集团公司常用的公文种类主要有：1.通知：传达要求集团公司各部门或者分支机构办理.周知.或者执行的事项。
2. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
3. 请示：适用于集团公司各部门或者分支机构向集团公司请求指示.批准。
4. 批复：适用于集团公司答复集团公司各部门或者分支机构的请示事项。
5. 函：询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
6. 规章制度：用于对特定范围内的工作和事务做出规定。
7. 其它：需要以公文形式或符合公文概念的文书。
第一篇收文第一章收文的分类.建档.编码第一条收文分类：1.各分.子公司来文。
2. 集团公司的股东单位来文。
3. 紧密型合作单位.上级主管部门来文。
4. 各部门交来的外来公文。
5. 非正式建交.外围业务合作.关联单位来文。
6. 非紧密型政府部门，包括市政.税务.城管.卫生防疫.其它管理部门.企事业单位来文。
7. 其他来文。
第二条建档和保存依据年度.第一条7类来文类别，分别建档。
呈公司领导阅处之后，依据《文件材料归档范围及档案保管期限规定》保存。
第三条编码对应第一条7种分类，列出编码规则。
1.各地分.子公司来文。
B J-xx-12-18-001 该类别下该日期内来自该分.子公司文件的顺序编码数字收到来文的日期，日，两位数字收到来文的月份，月，两位数字收到来文的年份，年，四位数字分.子公司所在城市的汉语拼音首字母。
2. 集团公司的股东单位的来文。
A BC-xx-12-18-001 该类别下，该日期内，来自该单位文件的顺序编码数字收到来文的日期，日，两位数字收到来文的月份，月，两位数字收到来文的年份，年，四位数字控股.持股单位的中文名称简写，拼音首字母。
集团收发文管理制度
集团收发文管理制度第一章总则第一条为规范集团内部文件的收发管理，提高工作效率，确保信息传递的及时性和准确性，制定本制度。
第二条本制度适用于集团内各部门、单位及其工作人员在日常工作中的文件收发管理。
第三条文件收发是指集团组织机关或单位在处理工作时，为了传递信息或做出决定，向指定对象发出文件或接收文件的过程。
第四条文件收发应遵循政策法规，安全保密，规范操作的原则。
第二章文件的种类第五条集团内部文件分为内部文件和外部文件两种。
第六条内部文件是指集团组织机关或单位内部发出的文件，主要用于内部信息传递和组织管理。
第七条外部文件是指与外部单位、机构之间发出和接收的文件，主要用于沟通联系和协商合作。
第三章文件的编号和归档第八条集团内部文件应按照一定的编号规则进行编号，以便于查阅和归档。
第九条文件编号应包括文种、年份、序号等信息，确保文件的唯一性和连续性。
第十条文件应按照规定的文件管理制度进行分类归档，确保文件的安全保存和及时检索。
第四章文件的发文管理第十一条发文是指集团组织机关或单位内部根据工作需要，向指定对象发出文件的行为。
第十二条发文应明确文件的主题、内容、目的、要求，确保信息传递的准确性和及时性。
第十三条发文应按照规定的程序和权限进行，确保文件的合法性和有效性。
第五章文件的收文管理第十四条收文是指集团组织机关或单位内部接收来自外部单位或个人的文件的行为。
第十五条收文应按照规定的程序和流程进行，确保文件的及时处理和回复。
第十六条收文应根据文件的性质和紧急程度进行分类处理，确保信息的快速传递和处理。
第六章文件的传递和传阅第十七条文件的传递是指文件在内部不同部门、单位之间的传递和流转过程。
第十八条文件的传递应按照规定的程序和权限进行，确保文件的安全和完整性。
第十九条文件的传阅是指文件在内部同一部门、单位之间的传阅和审核过程。
第二十条文件的传阅应根据文件的内容和权限进行，确保文件的审核和审批程序符合规定。
第七章文件的安全保密第二十一条文件的安全保密是指对文件内容进行保密处理，防止泄露和外泄。
集团公文收发管理制度
轨道交通集团有限公司公文收发管理制度为了进一步提高办事效率和工作质量，实现公文办理的制度化、规范化和科学化，及时、准确、安全地收发各种文件(资料)，根据相关规定，结合公司实际制订本制度。
一、公文处理范畴和职责公文处理范畴指各种公文的发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等一系列相互关联、衔接的全过程。
集团办公室是公司公文处理的职能部门。
二、发文办理凡需统一编制有公司文号的公文(包括草拟、审核、签发、复核、登记、盖章、印发、归档、销毁等)为发文办理，一般程序为起草人署名，相关部、室负责人修改，办公室指定专人核稿，集团主管领导签发；重要公文有集团主要领导签发。
同时必须注意以下规范：1、拟制公文，要根据本部门职权范围并取得一致意见方可行文。
进行工作检查或要求下级单位上报有关情况、数据，一般不正式行文。
2、公文草拟，一般根据公文内容由职能部门负责拟稿，综合性文件由办公室拟稿。
拟文必须讲究质量，切实可行。
3、签发文件，以集团公司名义印发的上行文须由主要领导签发，主要领导外出时可由主持工作的领导签发；以集团公司名义印发的下行文或平行文，可以由主要领导或主要领导授权的分管领导签发。
4、公文正式印发前，办公室应认真做好复核、登记工作，严格把好公文的审批、签发程序、做到手续完备，附件材料准确齐全和公文格式符合规定。
5、公文办完后，办公室应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
三、收文办理对收到的公文进行签收、登记、审核、分送、拟办、承办、催办、保管、归档、销毁等程序为收文办理，必须注意以下规范：1、办公室落实专人，及时签收文件，认真做好分类登记并及时送办公室负责人拟办。
2、签收公文要进行认真审核，对不符合国家法律法规，不属于公司职权范围内受理或不符合规范的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈送单位并说明理由。
3、办公室负责人应及时对收文提出拟办意见，送集团公司主要领导阅，并根据主要领导的批示及时送各相关领导批示或交相关处室阅处。
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收发文管理办法
第一章总则
第一条为规范**(以下简称“**公司”、“公司”)公文处理工作，提高行文质量和公文运行效率，依据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际，特制定本办法。
第二条子公司可根据本企业实际，参照执行本管理办法
第三条公司公文是用来沟通、协调和处理上下左右之间关系，办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书。
具体用于发布公司规章制度、管理办法，施行行政管理措施；请求和答复问题；指导、布置和商洽工作。
第四条公文处理工作必须严格执行国家及公司有关保密规定，确保公司秘密的安全。
第五条**公司办公室负责公司本部公文处理工作，包括公文的草拟、印制、审核、收发、传递、督办、立卷、归档、销毁等，并对**公司各成员企业的公文处理及**公司各职能部门的公文草拟工作进行业务指导。
第六条董事会秘书办服务于董事会，主要处理股东大会决议、董事会决议、上市公司公告，信息披露等事项，办公室予以协助。
第二章公司发文处理
第七条发文处理：发文程序包括拟稿、审核、签发、复核、打印、用印、分发、存档等。
第八条公文拟稿：一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。
草拟公文应附相应的办文依据，根据来文拟办的公文，应附来文及办公室文件处理单等；根据领导批示草拟的公文，应附有关领导批示，根据会议议定事项草拟的公文，应附有关会议纪要，因工作需要主动办理的公文，必要时应附简要说明。
第九条公文审核：公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签，部门发文也应由办公室审核。
审核内容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。
未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。
第十条签发：以公司名义发出的公文由董事长、总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。
以部门名义发出的公文，应由部门主要负责人签发。
签发人审核修改后在"签发"栏内签批"发"，并签上姓名和时间。
姓名应写全称。
未经公司领导签发或口头同意的公文，办公室拒绝承印和盖章。
公司领导口头同意印发的公文，事后，由秘书人员让同意印发的领导补签。
第十一条复核：文稿经董事长或总经理签发之后，由文件主办部门负责校对，办公室负责审核。
第十二条打印：公文必须依据签发的文稿打印，其全部内容必须与文稿一致，不得在打印过程中擅自增加或减少原文内容。
没有特殊情况，当天签发的公文，当天印发。
打印文稿清样必须认真校对，保证不出现错漏现象。
若发现原稿中有错漏、疑问之处，应向拟稿人或签发人提出检查核对，由签发人考虑改定，校对人员不得擅自修改。
第十三条用印：经审核履行正常公文审批程序，复核无误的文稿打印成正式文件后，由办公室专职人员在文件落款部位盖章。
第十四条分发：办公室根据文件报、送、发的范围，负责将文件分发至相关单位、部门或个人。
无特殊情况，收发人员必须做到当天印制的公文，当天送达，并认真履行发文登记手续。
第十五条存档：要留下领导签字的稿本和两份正本交档案室立卷存档。
第十六条公文处理人员必须严格遵守各项保密制度。
对所经手的各类公文、资料要妥善管理，不失密，不泄密，确保安全无事故。
第三章公司收文处理
第十七条收文处理：收文程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、存档等。
第十八条签收：办公室在收到有关单位文件时，应在对方文件签收本上签名，表明文件已经收到。
办公室应每天及时查收公司信件、邮箱及传真。
以公司为收件人的信件由办公室拆封，其中注明绝密、机密的信件由办公室主任拆封，以公司领导为收件人的信件由领导本人处理，以部门为收件人的信件由部门拆封。
第十九条登记：收到外来文件后，收文部门根据文种及发文时间顺序进行编号、登记，
并在文件的前面帖附《文件处理单》，详细填写其中的"来文单位"、"来文字号"、"文件主题"等内容。
第二十条拟办：提交办公室主任提出拟办意见。
第二十一条批办：根据拟办意见送交分管领导签署阅批意见或送有关部门阅办。
第二十二条承办：办公室根据分管领导批示意见，登记在《公司领导批办文件登记薄》上，并根据批办意见，及时送交承办部门签收。
涉及到跨部门的，执行会签程序在《文件处理单》依次签署意见。
承办部门根据公司领导对收文的批办意见，尽快办理、落实文件内容。
办理完毕后，填写办理结果反馈单，及时送交办公室，由办公室负责向批办领导反馈。
属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调工作，协办部门则要积极配合，力戒互相推诿。
第二十三条催办：承办人办理期间，办公室应及时催办办理进展情况，提醒领导和相关人员尽快阅处，保证领导批办文件的限期落实，提高办事效率。
第二十四条存档：承办事项办结之后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，由办公室负责将及时将公文拟文纸、正本和有关材料整理立卷。
第四章公文的归档
第二十五条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。
第二十六条各部门要有专人负责管理公文，对公司领导批办文件、直接到部门的外来文件要妥善保管，承办完毕后及时送交办公室归档，部门确需暂存，可暂存文件复印件。
第二十七条没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和主管负责人批准，可以定期销毁。
第四章附则
第二十八条除重要公文和特殊要求外，可充分借助办公自动化系统推进无纸化办公，提高效率，减少浪费。
第二十九条本制度由**公司办公室负责制订、修改并解释。
此前**公司的相关管理规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。
第三十条本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。
第三十一条本制度经**公司总经理办公会审议通过后生效实施。
**收文处理单
收文编号收文时间：年月日
**领导批办文件登记薄。