项目部收发文管理规定.docx
工程建设收发文管理制度范文
工程建设收发文管理制度范文工程建设收发文管理制度范文第一章总则第一条为规范和加强工程建设项目的收发文管理工作，提高工作效率和质量，根据国家相关规定，制定本制度。
第二条工程建设项目收发文管理指对工程项目中产生的所有文件、资料进行统一的收发管理的工作。
第三条本制度适用于我单位负责的各类工程建设项目。
第二章收文管理第四条工程建设项目收文包括各种来函、告函、呈文、请示报告等与工程项目有关的文件，以及相关的资料。
第五条收文登记（一）收文单位应设立专门的收发文管理机构，负责收文登记工作。
（二）每份收文均应登记，登记内容包括：文件标题、收文单位、收文时间等。
（三）每个收文登记簿应编制编号，并在每年底由收文单位进行归档。
第六条收文分发（一）收文单位应根据文件的内容和涉及范围，及时将收文分发相关责任单位。
（二）收文分发要注明收文单位、收文登记号、拟办意见等内容。
第七条收文办理（一）受文单位应根据文件的要求和拟办意见，按时办理相关事项。
（二）对于需要回复的文件，应在规定的时间内书面回复，并按时归入收发文管理机构。
第三章发文管理第八条工程建设项目发文包括通知、指示、命令、请示、报告、决定等与工程项目有关的文件。
第九条发文审批（一）发文单位应设立专门的发文审批机构，负责审批发文内容和格式。
（二）发文审批机构应根据国家相关规定，对发文进行审批，并对有关发文负责。
第十条发文起草（一）发文起草应符合国家有关规定，并根据实际工程建设项目的需要进行起草。
（二）发文起草应注重明确发文的目的、内容和要求，并确保发文的准确性和权威性。
（三）发文起草应由负责的专业人员进行，审批后方可发出。
第十一条发文登记（一）发文单位应设立专门的发文登记机构，负责发文的登记工作。
（二）每份发文均应登记，登记内容包括：文件标题、发文单位、发文日期等。
（三）每个发文登记簿应编制编号，并在每年底由发文单位进行归档。
第十二条发文分发（一）发文单位应根据文件的内容和涉及范围，及时将发文分发相关责任单位。
工程管理收发文管理制度
工程管理收发文管理制度第一章总则第一条为规范工程管理收发文管理制度，提高工作效率，保障工程项目顺利进行，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于工程管理部门的收发文工作。
第三条工程管理部门应建立和完善收发文管理制度，明确工作流程和责任分工。
第四条工程管理部门应加强对收发文工作的监督和检查，及时发现和解决问题。
第五条工程管理部门应定期对收发文管理制度进行评估，根据需要进行修订。
第二章收文管理第六条收文是指其他单位或个人向工程管理部门发送的各类文件或资料。
第七条工程管理部门应设立专门的收文专岗，由专人负责接收和登记收文。
第八条收文专岗应按照工作流程对收到的文电进行登记、分类和存档。
第九条工程管理部门应设立专门的收文存档室，及时将已处理的文件进行归档和管理。
第十条工程管理部门应按照规定的期限进行收文的处理和答复。
第十一条工程管理部门应建立完善的收文登记和跟踪系统，确保收文的及时处理和落实。
第三章发文管理第十二条发文是指工程管理部门向其他单位或个人发送的各类文件或资料。
第十三条工程管理部门应设立专门的发文专岗，由专人负责拟定和审核发文。
第十四条发文专岗应按照工作流程对发出的文电进行审核、加盖公章和签发。
第十五条工程管理部门应制定发文的审批和签发流程，确保发文的合规性和及时性。
第十六条工程管理部门应建立发文跟踪系统，对已发出的文电进行跟踪和反馈。
第十七条工程管理部门应建立发文档案，对已发出的文电进行归档和管理。
第四章附则第十八条工程管理部门应定期对本管理制度进行检查和评估，发现问题及时整改。
第十九条本管理制度由工程管理部门负责解释和修订。
第二十条本管理制度自发布之日起生效。
以上为《工程管理收发文管理制度》，请遵守执行。
项目收发文管理办法
东营联合石化有限责任公司项目收发文管理办法一、目的为加强公司项目文件收发文及档案流程管理，确保公司项目内部文件含外来文件转发、复印下发等收、发文件及加强文件归档管理，特制定本规定办法。
二、适用范围本办法适用于公司项目内、外部文件收发及过程控制管理。
三、职责工程部是公司项目建设文件审核及收发的归口管理部门。
项目部各专业组文件收发交工程部资料员统一管理，工程竣工后项目建设资料交综合管理部档案室存档。
四、管理及控制过程（一）文件归类1、设计类资料：项目设计单位及其分包设计单位发来的图纸（纸质版与电子版）、变更、联络单、设计说明、询价书等资料。
2、工程联系类资料：与工程建设相关的监理、施工、检测、技术咨询、勘察等单位发来的联系单、传真、公文、信函、邮件等。
3、签证变更类资料：工程部按流程签署的签证单、联络单。
4、公告通知类资料：项目部下发的邮件、公文、传真等各类资料。
5、会议纪要类资料：项目部建设期间形成的会议及书面记录。
6、施工验收类资料：项目单元建设完成后，由施工单位向建设单位提交的纸质版及相关的施工类资料。
7、合同协议类资料：项目建设期间签署的各类采购、施工、服务、租赁合同及其合同附件。
8、审计类资料：集团设计部、外审单位及工程部出具的各类审计资料。
9、公司职能部门往来资料：公司职能部门进行公文、邮件、传真往来的相关资料。
10 、罚款单类资料：由项目或监理单位提出的罚款单类资料。
11 、其他资料：其他的与政府其、企事业单位、往来的相关邮件、公文类文件等。
（二）图纸的登记、分发及回收1、图纸的登记：从设计单位发来的图纸，由工程资料员和专业负责人进行开箱验收，按专业进行登记和电子索引登记。
2、图纸的分发：工程资料员登记完成后，将设计单位发来的图纸，根据合同约定分发份数、图纸领用人签字后发各单位。
施工单位，监理单位对收到的图纸进行登记、保管。
若另有施工单位索要与其建设相关的图纸，需经项目副总审批方可借阅图纸。
工程项目文件收发文制度
工程项目文件收发文制度第一章总则第一条为规范工程项目文件的收发管理，提高工程项目文件的使用效率和管理水平，保障工程项目的顺利进行，制定本制度。
第二条本制度适用于工程项目文件的收发管理，包括各类文件的收发、传阅、归档等工作。
第三条工程项目文件应当按照规定的流程进行收发，确保文件的准确、及时和安全交接。
第四条工程项目文件的收发流程应当明确，责任主体清晰，确保每个环节的质量控制和监督。
第五条工程项目文件的管理应当遵循法律法规和相关规定，确保文件的合规性和完整性。
第二章文件的分类和编号第六条工程项目文件可分为以下几类：设计文件、施工文件、验收文件、竣工文件等。
第七条工程项目文件应当根据文件的性质、内容和用途进行分类，便于管理和检索。
第八条工程项目文件应当按照一定规范制定文件编号，确保文件的唯一性和识别性。
第九条对于涉及机密等敏感信息的文件，应当采取加密、限制访问等措施进行保护。
第十条工程项目文件的编号应当按照一定规范进行制定，确保文件的识别性和检索性。
第三章文件的收发流程第十一条工程项目文件的收发流程应当包括以下环节：发文、收文、登记、传阅、审批、归档等。
第十二条发文环节应当明确文件的内容、目的、接收方和发文人等信息，确保文件的准确传达。
第十三条收文环节应当及时查收文件，确认文件的接收情况，并及时进行登记。
第十四条登记环节应当将文件进行编号并录入文件管理系统，确保文件的信息完整和准确。
第十五条传阅环节应当及时将文件传递给相关人员，完成相关的审批和签字手续。
第十六条审批环节应当按照文件的性质和重要性进行审批，确保文件的合规性和准确性。
第十七条归档环节应当按照规定的流程将文件进行归档，便于文件的管理和检索。
第十八条对于特殊情况下的文件收发，应当根据实际情况进行处理，确保文件的及时传达和管理。
第四章文件的管理和保管第十九条工程项目文件的管理应当遵循文件管理的规范，确保文件的安全和完整性。
第二十条工程项目文件的保管应当向负责人报备，并建立相关的保管制度，确保文件的安全和保密。
项目收发文件管理制度
项目收发文件管理制度
1）项目对外发文应由项目总工审核，项目经理审批签发，资料室统一发放。
发文格式执行《集团公司CI手册、VI手册分册工程项目部分》的要求。
项目对外发文统一按照各业对口编号为：
2）项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。
3）外发文件的具体要求
项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文，并在发放记录上注明原件存放处，资料员统一标识编号发放文件。
4）项目内发或传阅文件的具体要求
⑴项目内发或传阅文件按技术室文件、工程室文件、预算室文件、材料室文件、财务室文件、资料室文件、党政及后勤文件、外来文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。
⑵建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。
⑶项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交给资料员做接收记录。
⑷项目内发（含发放给施工队）的文件、通知，各部门各施工队收到后，均应分类编目归档。
⑸项目发放施工队的文件规定：
①发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在资料室备案，做受控标识，同时由发放责任人保存原件和发放记录。
②施工队退场前由其责任人回收施工队接收文件资料，并列清单给资料室，资料室汇总后移交核算室。
③施工队的资料管理作为施工队考评内容之一，与结算挂钩。
工程收发文件流制度规定
工程收发文件流制度规定第一章总则第一条为规范工程文件的收发流程，提高工程项目的管理效率和信息传递效果，制定本制度。
第二条本制度适用于工程项目管理中的各类文件的收发过程，包括合同文书、工程进度报告、设计文件、施工图纸、变更通知、验收报告等。
第三条工程文件的收发流程应遵循便捷、准确、及时的原则，确保文件的内容真实、完整、合法。
第四条工程文件的收发主要采用电子文档传递，确保信息的安全、完整和可追溯。
第五条工程文件的收发应遵循严格的审批流程，确保文件的真实性和准确性。
第六条工程文件的收发应有专门的人员负责管理和监督，确保文件的存档和备份工作得到有效执行。
第七条工程文件的收发应遵循法律法规和国家标准，不得违法违规。
第八条工程文件的收发应遵循保密原则，不得泄露工程项目的商业机密和个人隐私。
第二章工程文件的收发流程第九条工程文件的收发流程包括发送、接收、审批和存档等环节，具体流程如下：（一）发送方应将要发出的文件进行整理和打包，填写相关信息，包括收件人、抄送人、主题和正文内容等，确认无误后进行发送。
（二）接收方应及时查收收到的文件，核对文件内容和重要信息，如有疑问应及时与发送方联系。
（三）审批环节包括对文件内容的审核和批准，需经过主管领导或部门负责人审批后方可发出。
（四）收到文件后，接收方应及时存档和备份，确保文件安全可靠。
第十条发送方应根据文件的重要性和紧急程度，选择合适的方式进行发送，如电子邮件、传真、快递等。
第十一条接收方应及时查阅和处理收到的文件，如有疑问或需要进一步说明，应及时与发送方联系，避免出现误解和延误。
第三章工程文件的管理和监督第十二条工程文件的管理应由项目管理部门或专门的文件管理员负责，制定管理制度和流程，定期进行检查和评估。
第十三条工程文件应按照文件类型、日期等进行分类和归档，确保文件的秩序和便于查找。
第十四条工程文件的备份应定期进行，确保文件的安全和完整存档。
第十五条工程文件的管理人员应加强监督和培训，确保工程文件的安全和准确。
项目工程收发文管理制度
项目工程收发文管理制度一、总则为规范项目工程收发文管理工作，提高文书管理效率，保障项目工程顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于项目工程中的各类文件、资料的收发管理工作。
三、文件编号管理1.1 文件编号的设置在项目工程中，每一份文件都必须设置文件编号，编号由项目管理部门负责统一制定。
1.2 编号的规范文件编号采用YYMMDD+3位流水号的形式，例如20220101001，其中YYMMDD为年月日，流水号从001开始递增。
1.3 文件编号的管理文件编号由项目管理部门负责管理，各部门在发文时需向项目管理部门申请文件编号并按规定方式填写。
四、文件收发管理2.1 发文（1）发文单位应按照文件编制格式，完整填写文件内容，并加盖单位公章。
（2）发文前，应向项目管理部门申请文件编号，并在文中标明文件编号。
（3）发文单位应将发出的文件及时送交收文单位，并留存一份备查。
2.2 收文（1）收文单位应按规定时间接收来文，并及时办理相关手续。
（2）收文单位应认真查阅文件内容，如有问题及时反馈给发文单位。
2.3 预警和催办收文单位在遇到重要文件未到达或超时未办理问题时，应及时向发文单位发送预警或催办函，催促对方尽快处理。
五、文件归档管理3.1 归档要求项目工程中的文件应按照文件类型、时间顺序、重要性等要素进行分类归档。
3.2 归档责任各部门应指定专人负责文件归档工作，并严格执行归档规定，确保文件整齐、清晰、易寻。
3.3 归档保管项目管理部门应配备专门设备用于文件归档，并设置访问权限，保障文件安全。
六、文件查阅管理4.1 查阅申请任何单位或个人需要查阅项目工程中的文件，需提出书面申请，经项目管理部门批准后方可查阅。
4.2 查阅时限查阅单位或个人应在规定时间内查阅完毕，并保证文件的完整性。
4.3 查阅注意事项查阅单位或个人在查阅文件时，应注意保护文件的安全性，严禁擅自复制、篡改文件内容。
七、违章处理对于违反本制度规定，擅自篡改文件内容、私自处理或泄漏文件、滞留文件等违规行为，将按照相关规定给予相应处罚。
项目部收文管理制度
项目部收文管理制度第一章总则第一条为加强项目部对收文的管理，提高收文的处理效率和质量，确保收文的安全、保密和及时性，根据《中华人民共和国政府文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条项目部接收到的各类文件、文件夹、函件、传真、短信等，均属于收文，应按照本制度的要求进行管理。
第三条项目部各部门应根据工作需要，设立专门的收文办公室或派专人负责收文管理工作。
第四条项目部领导班子成员是收文的主要处理对象，应按照规定的程序和时限处理收文。
第五条项目部严禁私自打开、篡改、销毁、私存、外传与项目部工作无关文件，一经发现将严肃处理。
第六条项目部收文管理实行领导责任制，相关领导应严格履行收文管理职责，定期检查收文管理工作，发现问题及时整改。
第二章收文的登记和分发第七条项目部接收到的收文应及时登记，登记包括文件的文号、类型、来文单位、收文时间、交文时间、急程度等内容，确保收文信息清晰明了。
第八条项目部应建立完善的收文登记系统，做到信息可追溯、可查询、可统计，确保收文管理工作的高效和规范。
第九条项目部应根据收文的内容和要求，及时将收文分发给相关部门或领导，确保各部门及领导人员能够及时查阅、处理收文。
第十条对于需要领导批示的重要文件，项目部应设立专门的标记，确保领导及时提出处理意见。
第三章收文的处理和归档第十一条项目部收文应按照来文单位规定的时限和要求进行处理，确保收文及时得到答复。
第十二条项目部收文处理应细致入微、周密，确保答复内容准确、完整、清晰。
第十三条项目部对重要的收文，应及时归档存档，建立完善的档案管理制度，确保文件的安全和保密。
第十四条项目部通过定期清查，保证收文档案的完整性和准确性，确保文件信息不丢失。
第四章收文的保密和安全第十五条项目部严格遵守国家有关保密法律法规，对载有机密信息的收文，应严格保密，不得随意传阅。
第十六条项目部应对收文进行分类存放，设置安全级别，确保机密文件不外泄。
第十七条项目部对外来纸质文件进行安全处理，不得随意丢弃、丢失，确保文件的安全。
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代建（监理）项目部收发文管理规定
一、目的
为规范管理项目各类收发文件，确保各类文件得到妥善保管和送达，内容得到落实，特制订本规定。
二、适用范围
本规定适应于项目（代建、监理）部发出或收到的各类文件、通知和设计图纸的管理和传阅。
三、收文办理
1、凡项目部收到各类文件、通知和设计图纸，一律由资料员办理收文登记手续。
2、收发文件时，要认真清点，核对文件份数、标题并逐件编号登记，收文登记内容见收文登记表。
四、发文办理
1、项目部发出的各类文件、通知均必须按要求统一编号。
2、发出各类文件、通知份数应满足法规要求或工作需要，需抄报公司管理部门的应及时抄报。
3、项目部发出的各类文件、通知，均由项目经理或总监签发，未经项目经理或总监授权，其他人无权签发。
4、项目部发出的各类文件、通知，均由资料员按要求送达收件人，并办理发文登记手续。
收件人收到文件后，应在发文表签字。
5、签发后的公文不得改动，若需修改，应收回。
修改后，由项目经理或总监重新签发。
或者修改后重新签发的文件发出时，同时收回原件。
6、已签发的文件应同时存档。
五、文件的传阅
1、收到各类文件、通知和设计图纸，首先交项目经理或总监批阅，并留下批阅记录。
项目经理或总监要求传阅办理的文件，应黏贴“文件处理笺”，由资料员送达阅办人。
2、阅办人应在要求时间内及时认真阅读文件，签署意见并及时返回资料员。
3、文件传阅后资料员应及时收回，交项目经理或总监检查传阅情况，符合要求后及时归档。
4、项目经理或总监应及时检查收发文件的落实情况，确保文件精神、内容得到贯彻落实。
六、附则
本规定发布日起执行，由项目综合部负责解释。
附件：收文登记表、发文登记表、文件传阅单。
项目部收文登记表
第页共页序号文件编号文件名或主要内容份数发文单位签收人日期
项目部发文登记表
第页共页序号文件编号文件名或主要内容份数收文单位签收人日期
项目部文件传阅单发文标题
发文部门发文时
总监或经理阅
后意见
阅件人阅后意见。