公司收发文管理制度
公司收发文治理制度
公司收发文治理制度一、背景与目的收发文是公司日常运转中必不可少的一个环节，它涉及到公司内部各个部门间的沟通、信息的传递与处理，对公司内部工作的有序开展具有重要作用。
为了规范和优化公司的收发文工作，提高工作效率和沟通效果，制定公司收发文治理制度是必要的。
二、收文管理1.收件（1）确定收文渠道：公司可以选择电子邮件、内部通讯工具或者纸质文档等方式作为收文的渠道，但要求收文内容清晰明确。
（2）建立登记制度：每份收文都应有一个独立编号，并按照时间顺序进行登记。
登记包括收文日期、发文单位、文件标题、责任人等信息。
（3）文件归档：收文应根据文件的重要性和保密性进行分类，建立相应的档案管理制度，确保文件的安全存储和索引。
2.分发（1）核实文件内容：收到文件后应首先核查文件的完整性与真实性，确保收到的文件准确反映了发文单位的意图。
（2）分配责任：根据文件的内容和涉及的部门，将文件分发给相关责任人，并做好记录，确保文件的及时处理和反馈。
（3）催促复核：对重要文件的处理情况，应及时催促相应责任人复核处理情况，并跟进文件的后续进展。
3.督办（1）建立督办机制：对于重要而紧急的文件，应建立专门的督办机制，确保文件的快速处理和落实。
（2）跟进处理情况：督办者应及时了解文件的处理情况，并在规定的时间内进行反馈和报告，确保文件得到妥善处理。
三、发文管理1.确定发文渠道（2）明确发文方式：根据文件的重要性和紧急性，选择发文的方式，如直接发文、抄送、密送等，并在文件中注明。
2.文件起草（1）明确文档格式：文件起草前要注意文档格式的规范，包括标题、字体、字号、行距等要求。
（2）撰写明确的文件内容：文件内容要简明扼要，并注明发文单位、日期、标题、接收人等基本信息。
（3）遵循发文权限：根据公司的规定，确保发文的权限与岗位相匹配，遵循授权制度。
3.发文流程（1）核对文件：确保文件的准确和完整，并由专人进行审阅和核对，以确保文件的质量。
公司对外收发文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件收发、传递、归档等环节的规范化和高效化，提高公司工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有对外收发文件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 守时原则：确保文件及时送达收件人；2. 准确原则：确保文件内容准确无误；3. 安全原则：确保文件在传递过程中安全无丢失；4. 经济原则：合理利用资源，降低文件处理成本。
第二章文件收发流程第四条文件收发部门负责公司对外收发文件的接收、登记、传递、归档等工作。
第五条文件收发流程如下：1. 接收：收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期等。
2. 核实：对文件内容进行初步审核，确保文件符合公司规定和要求。
3. 传递：根据文件内容，确定文件传递方式，如专人送达、快递、电子邮件等。
4. 送达：确保文件在规定时间内送达收件人，并要求收件人签字确认。
5. 归档：将已送达的文件进行归档，确保文件完整、安全。
第三章文件登记与管理第六条文件收发部门应建立文件登记簿，详细记录文件收发情况，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期、传递方式、送达日期等。
第七条文件收发部门应定期对文件进行整理、归档，确保文件档案的完整性和安全性。
第八条文件归档后，非经批准不得随意查阅、复制或借出。
第四章文件传递要求第九条文件传递应选择安全、可靠的传递方式，确保文件在传递过程中不受损坏或丢失。
第十条文件传递过程中，应确保文件保密，不得泄露公司机密信息。
第十一条文件传递时，应注明收件人姓名、职务、联系方式等，以便及时联系。
第五章奖励与处罚第十二条对在文件收发工作中表现突出、成绩显著的员工，给予表彰和奖励。
第十三条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重给予相应处罚。
第六章附则第十四条本制度由公司行政部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起施行。
注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。
公司公文文件收发管理制度
一、总则为加强公司公文文件的管理，确保公文文件的及时、准确、安全传递，提高公文处理效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有公文文件的收发、传递、登记、存档等工作。
三、公文分类1. 通用公文：包括通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。
2. 专用公文：包括合同、协议、招投标文件、工程设计文件等。
四、公文收发流程1. 收文（1）收文人员应按时到指定地点领取公文，并做好领取登记。
（2）收文后，应及时检查公文是否齐全、完整，如有缺页、破损等情况，应及时报告相关部门。
（3）对收到的公文进行分类，分别登记在收文登记簿上。
（4）对紧急公文，应立即呈报领导审批，并按领导批示办理。
2. 发文（1）发文部门应将拟发的公文提交至办公室审核。
（2）办公室对公文进行审核，确保公文格式、内容符合要求。
（3）审核通过的公文，由办公室负责人签发。
（4）签发后的公文，由办公室统一编号、打印、装订。
（5）发送公文时，应注明收件人、发送日期，并做好发送记录。
五、公文登记1. 收文登记：收文人员应详细记录收文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。
2. 发文登记：办公室应详细记录发文时间、公文编号、文件名称、发送单位、接收单位等信息。
六、公文存档1. 收文档案：收文部门应将收到的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。
2. 发文档案：办公室应将发出的公文按照规定期限归档，确保档案的完整性和安全性。
七、监督检查1. 办公室负责对公文收发管理工作进行监督检查，确保公文处理工作规范、高效。
2. 对违反本制度的行为，应予以纠正，并追究相关责任。
八、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
特此通知。
【公司名称】【发布日期】。
公司办公室收发文管理制度
第一章总则第一条为规范公司办公室收发文工作，提高工作效率，确保文件处理的及时性和准确性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各岗位的收发文工作。
第三条收发文工作应遵循及时、准确、保密、规范的原则。
第二章文件分类第四条公司文件分为以下类别：1. 公司文件：公司内部发布的正式文件，包括通知、通报、报告、请示、批复等；2. 上级文件：上级单位下发的文件；3. 下级文件：下级单位上报的文件；4. 外部文件：与公司业务相关的政府机关、企事业单位、社会团体等下发的文件；5. 临时文件：公司内部临时性文件。
第三章收文管理第五条收文人员应及时接收文件，对收到的文件进行登记，并按照文件类别、紧急程度进行分类。
第六条收文人员应认真核对文件内容，确认文件是否完整、准确无误。
第七条对收到的文件，应及时转交相关部门或领导阅批。
第八条阅批后的文件，收文人员应根据领导批示，办理文件传阅、归档、销毁等工作。
第四章发文管理第九条发文前，各部门应按照文件性质、内容、紧急程度等要求，拟制文件，经部门负责人审核后报办公室。
第十条办公室对拟制文件进行审核，确保文件内容符合国家法律法规、公司规章制度。
第十一条文件审核通过后，由办公室负责排版、打印、装订等工作。
第十二条发文时，应按照文件类别、紧急程度进行分类，并注明发文单位、文件编号、密级、印发范围等。
第十三条发文人员应确保文件发放到指定部门或个人，并做好文件领取登记。
第五章文件归档第十四条文件归档应按照国家档案管理规定和公司档案管理制度执行。
第十五条收发文人员应定期对文件进行整理、归档，确保档案的完整、准确、安全。
第十六条归档文件应按照文件类别、年份、密级等进行分类存放。
第十七条对需要长期保存的文件，应按照国家档案管理规定进行保管。
第六章文件保密第十八条文件保密工作应严格按照国家保密法律法规和公司保密制度执行。
第十九条收发文人员应严格遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。
收发文管理制度范本
收发文管理制度范本第一章总则第一条为规范公司收发文工作，提高行政效率，保障信息传递的安全和准确性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制订本制度。
第二条本制度适用于公司内各部门的所有员工，在日常工作中的各类收发文活动。
第三条公司收发文工作要遵循科学、标准、规范的原则，确保信息的及时传递和正确记录。
第二章发文管理第四条发文是指公司内部或者外部向单位或者个人发出的各类书面文件，包括公函、通知、通告等。
第五条发文申请：发文人员应填写《发文申请表》，并按照规定的程序报经领导审批。
第六条发文审批：发文审批权限分为一般审批和重要审批两种，一般审批由直接主管领导审批，重要审批由公司领导审批。
第七条发文编号：每份发文在发出前应按照统一的编号规则进行编号，并在正文右上角注明编号及日期。
第八条发文分发：发文分发应指定专人负责，确保发文的及时送达并妥善保管。
第九条发文登记：接收单位收到发文后需在《发文登记表》上进行确认，并将登记表归档。
第十条发文归档：发文人员应按照公司规定将已经办理完毕的发文进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。
第十一条发文备份：为防止发文出现遗失或损坏情况，发文人员应定期对重要发文进行备份存档。
第三章收文管理第十二条收文是指公司内部或者外部来函来电，包括公函、通知、意见反馈等。
第十三条收文登记：所有收文均应在《收文登记表》上进行登记核对，确保收文的准确性和完整性。
第十四条收文分发：收文应根据不同性质及重要性进行分类分发，分发人员应负责将收文及时送到相关部门或人员手中。
第十五条收文审核：对于需要进一步处理或者回复的收文，相关部门应及时进行审核，并按照规定时间进行回复。
第十六条收文回复：对于需要回复的收文，应按照规定的格式和要求进行回复，并在规定时间内送达。
第十七条收文督办：对于有重要意义或者需要加急处理的收文，领导应派专人进行督办，确保及时处理。
第十八条收文归档：所有收文均应进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。
公司收发文管理制度
公司收发文管理制度第一章总则第一条为规范公司内部文件的收发管理，保障公司业务的顺利运行，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有单位和人员，包括总部及各分支机构、全职和兼职人员。
第三条公司收发文管理制度应遵循便捷、高效、规范和保密的原则，确保收发文过程的准确、及时和完整。
第四条公司收发文管理制度的执行机构是办公室，办公室负责文件的收发管理工作。
第五条公司相关领导和部门负责人应当严格遵守公司的收发文管理制度，对文件的收发进行严格管理和监督。
第二章收文管理第六条公司收文应当及时、准确地登记收文登记簿，并保留文件原件。
第七条收文登记簿应当包括以下内容：文件号、文件类型、标题、发文单位、发文时间、紧急程度、接收人员、接收时间等。
第八条收文应当根据紧急程度及时分发到相关部门或人员，并及时催办处理。
第九条对于重要文件，应当及时转交给相关领导或部门负责人审阅，以便做出决策。
第十条收文应当保密，不得泄露文件内容，避免造成公司损失。
第三章发文管理第十一条公司发文应当依据文件模板进行，确保文件内容准确、规范。
第十二条发文应当按照文件号、密级、标题等要求进行归档，保留文件原件。
第十三条发文应当注明发文单位、发文日期、紧急程度等重要信息，以便接收人员及时处理。
第十四条对于重要文件，应当按照规定抄送相关领导或部门，以便及时知晓和审阅。
第十五条发文应当慎重，确保文件内容无误，避免误导、造成不良后果。
第四章文件保密第十六条公司所有的文件均属于公司的机密资料，对于保密级别较高的文件，应当按照公司规定加强保密措施。
第十七条未经授权不得擅自复制、外传、泄露公司文件，一经发现，将追究相关责任人的责任。
第十八条对于已经处理完毕的文件，应当按照公司规定进行销毁或归档，以防泄密。
第五章相关责任第十九条对于违反公司收发文管理制度规定而造成公司损失的，将会受到相应的处罚。
第二十条公司办公室负责监督和检查公司收发文管理工作，对于不合规范的行为，应当及时纠正。
收发文管理制度_收发文管理制度条例
收发文管理制度_收发文管理制度条例收发文管理制度_收发文管理制度条例为加强收发文管理工作，提高收发文工作效率，应制定规范的收发文管理制度。
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收发文管理制度篇1一、来文处理1.收文：由综合部定期(一般为每周两次)到公文交换站取文，并指定专人负责统一收文，建立签收登记制度，收文范围：凡市委、市政府的来文(含抄件)以及市委各部门、市直各单位主送我公司的来文。
2.分办：来文应当日登记，当日交综合部经理分办。
下午16时以后登记的来文，次日上午9时以前交综合部经理分办(特急件除外)，综合部经理应根据文件内容按轻重缓急分别作如下处理：(1)特急件取回后应立即分办，然后由综合部公文传递员呈送公司领导阅;(2)一般文件由综合部传递员按内容分送有关领导及部门按顺序阅办。
3.传递：公文传递必须做到及时、准确、安全。
公文传递由综合部专人负责，各部门内勤密切配合，公文传递实行传递签名制度，一般情况下各传阅单位和个人应在收到紧急或重要传递件尽快阅办，一般文件也应在4个小时内阅完，并及时退回综合部公文传递员。
因特殊情况需要延长阅读时间的应安排在其他领导传阅之后。
公文传递时间不得超过5天。
标有密级和涉及公司商业秘密的文件，由综合部经理直接呈送有关的公司领导及部门传阅。
收文单位不得随意借阅、翻印。
阅文者不得随意外传和乱放，逢节假日应将文件交回档案保管员。
4.催办：对领导有批示或交有关部门处理的公文，综合部应定期检查催办，对紧急公文，应及时催办检查，防止漏办或积压延误，并将落实情况及时报告有关领导和部门。
二、发文处理发文程序：部门拟稿→填写发文稿纸→部门负责人签名→综合部经理核稿→公司领导签发→编号→送打字室打印→拟稿人校对→修改后打印→盖章→装订发送→立卷→存档，全过程综合部指定专人负责传送，同时实行签名制，发文原则规定如下：1.发文必须坚持先核稿后签发，凡未经综合部经理核稿，领导原则上不予签发;2.凡是代表公司的对外发文和上报市委、市政府的文件必须由公司主要领导签发，其它文件可由分管领导签发。
公司收发文管理制度范本
第一章总则第一条为规范公司收发文管理，提高公文处理效率，确保公文质量，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工，涉及公文收发、登记、传递、办理、归档、销毁等环节。
第三条公司收发文管理工作应遵循以下原则：（一）依法行政，遵守国家法律法规；（二）实事求是，保证公文内容的真实、准确；（三）迅速高效，提高公文处理效率；（四）保密安全，确保公文信息的安全；（五）简化手续，提高工作效率。
第二章收文管理第四条收文部门负责公司内部收文的接收、登记、分发、传递等工作。
第五条收文程序：（一）收文人员收到公文后，应立即登记，填写《收文登记簿》，内容包括：公文编号、标题、发文单位、接收日期、收文人等；（二）收文人员对公文进行初步审核，确保公文符合国家法律法规及公司规定；（三）根据公文性质，将公文分送至相关部门或领导；（四）收文人员应及时将公文处理结果反馈给发文单位。
第六条特殊情况处理：（一）对紧急公文，收文人员应立即通知相关部门或领导，并做好记录；（二）对需要会签的公文，收文人员应协助相关部门完成会签；（三）对涉及保密的公文，收文人员应严格执行保密规定。
第三章发文管理第七条发文部门负责公司内部公文的起草、审核、签发、打印、传递等工作。
第八条发文程序：（一）公文起草人根据工作需要，起草公文，确保公文内容真实、准确、完整；（二）公文起草人将公文送交相关部门或领导审核；（三）经审核通过的公文，由分管领导或总经理签发；（四）发文部门根据签发意见，进行打印、装订；（五）发文部门将公文分送至相关部门或领导。
第九条特殊情况处理：（一）对紧急公文，发文部门应立即打印、装订，并尽快分送；（二）对需要会签的公文，发文部门应协助相关部门完成会签；（三）对涉及保密的公文，发文部门应严格执行保密规定。
第四章文件传递第十条文件传递应遵循以下原则：（一）及时传递，确保公文传递效率；（二）安全传递，确保公文信息安全；（三）规范传递，确保公文传递程序规范。
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公司收发文管理制度
第一章总则
第一条为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效
率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。
第二条公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。
因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。
第三条公司所收发文件由综合部行政科统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。
行政科指定专职人员负责收文和发文管理工作。
收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。
行政科必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。
第二章发文办理
第四条发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要
拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签
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发，签发后送印，印制好校对后发出。
发文办理主要包括以下几个工作程序：
1、拟稿：拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。
公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
2、核稿：核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
3、会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送综合部负责人对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
4、签发：工程部、总工办的一般事务性公文送分管领导签发。
其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发。
5、发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。
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6、缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。
7、用印：用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。
8、发文登记：发文登记是指由综合部行政人员将待发公文登记造册，以备存查。
9、分发：分发是指由综合部行政人员把用过印并已登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位。
10、注发：注发是指由综合部行政人员对发文办理结果予以注明。
如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出等。
11、存档：在发文办理流程结束后，综合部行政人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。
第三章收文办理
第六条收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件、电报、其他文字资料等。
收文办理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。
工程管理类收文暂按工程部有关规
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定办理，行政科定期对工程部的收文进行备份存档。
收文办理主要包括以下几个程序：
1、签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。
收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时。
2、收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。
将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
3、拟办：在收文登记后，由综合部行政人员送综合部负责人审核，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交有关部门办理。
4、批办：批办是指主要领导人对收文的办理写出指示性意见。
5、分办：需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门
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或承办人员办理。
6、传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。
传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。
领导同志阅文后要签字、注时。
如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。
文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向
7、承办：承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。
承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。
需两个以上部门承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。
8、催办：催办是指根据领导人的批办意见，由行政科督促承办部门尽快上报办理结果。
9、注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
第四章公文管理（立卷归档）
第七条无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规定进
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行科学管理。
已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。
公文管理主要包括以下几个程序：
1、制定立卷类目表：按照档案管理的有关规定结合公司的实际情况制定公司立卷类目表。
2、归卷：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。
3、调用：对已经归卷的任何一份公文要能随时调出，以便为公司工作服务。
4、立卷：按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文立成合乎规范的公文案卷。
5、归档：把已经立好且经过验收的案卷向档案部门移交。
6、销毁：把一些没有保存价值的公文按规定程序进行销毁。
第五章附则
第八条本制度由综合部负责解释、修改、完善。
第九条本制度自总经理签发之日起开始执行，各有关部门按本制度的有关规定办理收发文。
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附件：1、发文管理流程
2、收文管理流程
××××××有限公司二○一三年七月十五日
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