文件收发管理办法
工程收发文件如何管理制度
工程收发文件如何管理制度一、引言在工程项目的进行过程中，文件的收发是非常重要的一个环节。
文件的收发管理是否规范将直接影响工程项目的进展，因此建立一套科学、合理的文件收发管理制度对于项目的顺利进行至关重要。
本文将针对工程收发文件管理制度进行详细阐述。
二、文件收发的重要性1. 文件收发是工程项目管理的基础文件是记录和表达信息的载体，是工程项目管理的基本工具。
在工程项目进行过程中，各种材料、图纸、合同、报告等文件的收发是必不可少的。
通过文件的收发，可以保证项目经理及相关人员对工程项目的了解程度和控制的程度，为项目决策提供依据，保证项目顺利进行。
2. 文件收发是信息交流的重要方式文件收发是工程项目中信息和资料交流的重要途径。
通过文件的正式收发，可以保证信息的完整性、及时性和准确性。
同时，文件的收发也是不同部门、不同单位之间开展合作、协调、沟通的重要方式。
文件收发的规范管理，能够有效地促进工程项目的各方面工作的协调配合。
3. 文件收发是项目管理效率的保证文件收发管理规范与否直接关系到项目管理的效率。
如果文件的收发混乱，将导致信息的混乱、人员工作的滞塞、项目决策的延迟等问题，进而影响到整个工程项目的进展。
因此，建立规范的文件收发管理制度，能够提高工程项目管理的效率，保证项目的进展。
三、文件收发管理的内容1. 文件的分类文件按照内容、性质、用途等方面可以进行分类，通常包括以下几类：- 项目管理文件，如项目计划书、工程设计文件等；- 合同文件，如合同书、合同变更申请书等；- 报告文件，如项目进展报告、质量报告等；- 材料文件，如材料清单、供应商信息等；- 会议纪要、通知等文件。
2. 文件的编号为了便于管理、检索和跟踪，文件应当按照一定规则进行编号。
文件编号通常包括文件类别、发文单位、文号、年度等信息。
文件编号的规定应当符合国家有关标准，以确保文件的唯一性。
3. 文件的存档文件的存档是文件管理的重要部分。
在收发文件后，需要将文件进行分类整理，并按照规定的流程进行存档。
公文收发管理规定1
公文收发管理规定1公文收发管理规定1有限公司文件号文件收发管理规定为了加强公司公文办理工作的规范化，提高公司部门之间需要协调的工作的效率和质量，尤其是提高外地办事处需要工厂各部门协助处理的事情的效率，避免文件发到工厂没人接受或者没人协助处理的事情发生，实现协调工作的制度化，特制定本制度。
一、适应范围1、公司各部门之间需要由公司层面级协调处理的所有文件、制度、通知、通告、规定、申请等文件（部门内部或者部门之间可以自行协调解决的问题，以自行解决为主）；2、公司政府主管部门下发的需要办理回复的文件。
二、负责部门收发文管理工作均由总经办统一负责管理，总经办秘书负责收文、发文、归档三、收文办理1、收文办理的程序一般包括：签收、编号、登记、分送、阅批、分办、催办、回复、保管、归档、销毁等；2、总经办接到来文后，要认真核对并逐件编号，制作文件传阅处理单，并登记收文登记簿；3、来文登记后，按照文件的内容和性质进行分送，交给相关领导阅示后，由秘书按领导批示意见交给责任部门进行处理；4、一般文件应于两天内处理完毕，有规定办理期限的，应按规定时限办理结束，各部门或个人对承办的文件必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；没有特殊原因而延期不办的，每次扣除当月绩效5分；5、对于急办件，秘书应立即将文件送领导批阅，领导不在时，应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理，事后及时向领导汇报并做好督办工作；6、各部门均应实行文件催办制度，负责办理的人员，对自己经手处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事；7、办理完毕的来文经总经理审阅后应由秘书进行归档；四、发文处理1、发文办理的程序一般包括：拟稿，校对，审核、签发（批准）、登记、下发、归档、销毁等；2、凡需会审的文件，需填制《公司文件会审表》，不需要会签的文件由该部门负责人审核签发，需会签的文件经由有关部门会签后交总经理签发，最后统一交秘书办理；3、经签发的文件，统一由秘书编制文号并下发；4、签发后的文件，未经批准，不得改动；5、文件办完后，总经办应及时将文件的签发稿、正本和有关材料整理归档。
浅谈如何做好文件收发工作5篇
浅谈如何做好文件收发工作5篇浅谈如何做好文件收发工作1一、收文处理程序及要求(一)收文处理流程签收→登记→收转→对党委及办公室的文件拟办→主管校领导批示→传阅或承办→催办、查办→收回文件或办理情况反馈→复查归档1、校内各单位向党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：(1)审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定。
(2)进行收文登记。
(3)按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。
(4)按领导的批示意见办理。
(5)将处理完毕的来文退还报送单位。
2、上级领导部门来文的处理程序：(1)通知、指示类的文件应在登记后将“文件处理单”贴附在文件首页前。
(2)交党办主任签写办公室拟办意见。
(3)按照主任意见转有关职能部门或党委领导批示。
(4)检查来文的办理、落实情况。
(5)将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。
3、校外单位来往函件的处理程序：凡标有“河南工程学院党委收”、“河南工程学院党委办公室收”或其他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办机要员均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理：(1)属于群众来信的，按信访工作程序处理。
(2)属于函调的，转交组织部处理。
(3)党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣传部处理。
(4)属党办职责范围的事项，重要的应报主任阅处;一般的由机要员处理。
(5)将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。
(二)收文工作要求：1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。
2、应熟悉校领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。
3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。
4、组织传阅时，应采取以机要员为中心点的.辐射方式，避免传阅对象之间的交叉式传阅。
5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。
6、及时催办，定期检查文件承办情况。
二、发文处理程序及要求(一)发文处理流程拟稿→核稿→会签→签发→编号→打印→校对→印制→盖章→送发→归档。
公文收发管理制度范文（四篇）
公文收发管理制度范文为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。
（一）公文的签收呈办1、签收。
办公室人员及时领取文件和信件。
各部门收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交分管领导签阅。
2、登记。
公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、____等级等分类登记、编号。
3、拟办。
办公室机要人员对收到需要办理的公文提出拟办意见办公室主任进行审核。
4、批办。
公文经主要领导或分管领导批示后，由办公室按批办意见阅知办理。
5、传阅。
公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即前面的相关领导或部门看完公文后，要送交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。
公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。
6、承办。
相关领导或有关部门接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。
紧急公文按时限要求办理；一般公文在____个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在____个工作日内办结。
7、催办。
办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
8、处理办毕公文。
公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。
（二）公文的保密。
对____文件应按规定的阅读范围传递，同时做到。
不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所和宿舍，不在机要室外过夜。
并做到日清、月查、及时清退。
（三）公文的借阅承办。
各科室及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。
二、公文发文管理发文处理的一般程序为。
拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。
1、拟稿。
拟稿部门主要负责人是拟稿工作的第一责任人。
收发文办法
□ 收发文办法
一.总则
为提高公司行政事务管理效率，规范收发工作行为，特制定本办法。
二.收发管理体制
公司所有收发管理工作均由行政产部统一负责。
公司指定专职或兼职人员负责收发工作。
三.收发业务
收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报、传真的发送、登记，以及特
殊文件资料的递送。
收发人员须以圾关文件资料发实填写收件登记簿、发文登记惩治。
收发业务文件处理参考公文处理办法。
收发文件资料应及时、准确送达有关人员和部门，不得延误和积压。
对公司和员工的信件、资料，负责统一接收管理的责任。
对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并由个人签字领取。
未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料，不
得先行使用、阅读。
对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。
对不符合文件规章、办法或与公司利益有冲突的文件、资料、传真件，收发人员有
权拒绝收发，并将情况报告上级主管。
四．附则
本办法由行政部解释、补充，由公司颁发生效。
文件的收发与管理工作
文件的收发与管理工作1. 文件的收发
1.1 收文程序
- 接收文件
- 登记文件
- 分发文件
1.2 发文程序
- 起草文件
- 审核文件
- 签发文件
- 发送文件
- 存档文件
2. 文件的管理
2.1 文件分类和编码
- 按主题分类
- 按时间分类
- 按部门分类
- 编码规则
2.2 文件保管
- 建立文件存储系统
- 实行文件保密措施
- 定期清理和销毁过期文件
2.3 文件查阅
- 建立文件查阅制度
- 规范文件借阅流程
- 记录文件借阅情况
3. 文件管理制度
3.1 制定文件管理办法
3.2 明确文件管理责任
3.3 加强文件管理培训
4. 文件管理信息化
4.1 建立电子文件系统
4.2 实现文件流转自动化
4.3 提高文件管理效率
良好的文件收发与管理工作对于单位的正常运转至关重要。
通过建立完善的制度和流程,加强信息化建设,可以提高文件管理的质量和效率。
办公室收发文管理办法
收发文管理办法第一章总则为使综合协调部收发文工作规范化、制度化、科学化,并结合呈贡至澄江高速公路工程第八工区建设实际,特制定本办法。
收发文工作必须做到及时、准确、安全、保密。
由综合协调部据实统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档。
第二章文件种类第八工区项目经理部文件种类主要有:一、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排、部署,奖惩相关人员。
二、决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
三、通知适用于公布规章制度,转发相关部门的公文;要求相关部门办理和相关部门需要周知或者共同执行的事项;聘用和解聘人员。
四、通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。
五、报告适用于向相关单位(部门)汇报工作、反映情况、提出建议,答复相关单位(部门)的询问。
六、请示适用于向相关单位(部门)请求指示、批准。
七、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
八、函适用于单位间相互商洽工作,询问和答复问题;向相关主管部门请求批准等。
九、会议纪要适用于记载、传达会议主要情况和要求与会单位、部门、人员共同遵守的议定事项。
第三章行文规则行文要注重实效,少而精。
可发可不发的公文不发,可长可短的公文要简短。
向上级机关行文,报送的公文应当主送一个上级机关;如需其他相关上级机关阅知,可以抄送。
不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越级的上级机关。
报表、总结材料、情况说明、特殊书信等各类文件须经项目经理审定后,方可报送上级机关或上级领导人。
向上级机关请示问题,应一文一事,不在非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及指挥部相关部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报。
第四章公文处理程序第七条公文办理分收文办理和发文办理。
收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、承办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。
第八条收文办理(一)签收。
信件收发管理办法
信件收发管理办法前言本规定是有限公司管理体系文件之一。
本程序由总经理工作部提出并归口。
本程序由总经理工作部负责起草。
1、目的：规范公司报纸、期刊、信件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保信件安全。
2、适用范围：所有来往报纸、期刊、信件（包括快递等）。
3、后勤保卫室门卫负责每日报纸、期刊、信件的接收，由总经理工作部统一发放。
4、接受与发放程序4.1所有公司来往信件、报纸和期刊，均由门卫负责接收。
4.2邮递员送来的信件,门卫要检查有无开封、损坏的函件,如有开封、损坏函件,必须让函件接收部门（或本人）派人查收。
函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。
4.3节假日及下班后的损坏函件，门卫负责与函件接收部门负责人联系，部门指派人员来公司查收，部门不派人或不收的函件按退回处理。
4.4需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取，后勤保卫室协助、配合。
4.5总经理工作部收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（来函来信记录表）后分发，属于公务信函/物件的，必须由函件接受部门或人员签收；属私人信函/物件的，直接分发到接受人（财务部另有约定统一接收，按约定执行。
函件本人不在的由部门人员代收）。
公务信函/物件的范围包括：以公司董事长、总经理、某部门等为收信人的；发函人为单位的，收信人为公司名称加收信人名字的；其他需要由领导处理或向领导汇报的应及时汇报请示。
4.6报纸保存期限为一个月，具有重大保存价值的送交档案室存档。
一个月后及时清理，保持整洁。
4.7非信件接受人来领取信函/物件时总经理工作部应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。
5、收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。
6、本办法自公布日起实行，之前规定若与本办法冲突，则适用本办法；本办法未涉及之处遵从公司相关规定。
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文件接受登记表
页脚内容
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文件收发管理办法
1 目的
规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提
高管理职能和办事效率，特制定本办法。
2 范围
2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。
2.2 外发文件，指由公司发出的文件。
2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。
收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、
催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。
3 收文处理程序
3.1 收文
(1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。
(2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘
书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。
(3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。
(4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。
（5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理
（6） 按文件密封等级要求，做好保密工作。
3.2 拟办
文件接受登记表
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2
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，
根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文
件处理单》中。
3.3 批办
办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领
导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单
位、处理办法、处理时间等要求。
3.4 承办
办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不
推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。
3.5 传阅
对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组
织进行。防止文件积压或遗失。
3.6 催办
对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办
拖沓、文件积压。
3.7 办复
对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告
有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。
3.8 借阅
(1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅
文件接受登记表
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或借用手续。并应填写《借阅文件登记表》，借阅后应及时归还。
(2) 已归档的文件，经本部、室负责任批准后，在档案室办理借阅手
续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复
印，并办理有关手续。
4 发文处理程序
4.1 文件的起草与修改
由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。文件起草完
毕后，应签注姓名、年、月、日。
4.2 文件的会审（会签）
涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，应交有关部
门负责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年、
月、日。
4.3 文件的审批签发
文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发。
4.4 文件的打印、发行
文件经拟制会审、审批签发后，由行政秘书打印，拟搞人校对无
误，办公室加盖公章后按要求发送。
5 文件的归档
5.1 分类
(1) 上级机关来文、外单位发来的文件。
(2) 公司发出的文件。
文件接受登记表
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(3) 公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今后
需要参考或执行的文件。
(4) 公司内部文件。
(5) 各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。
(6) 兄弟单位业务往来等有关文件。
5.2 归档
(1) 来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后二星
期内办结。若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后，本部、
室留复印件，原件应在一星期内退办公室归档。
(2) 发文打印校对完毕后，应将原版文件及其磁盘进行归档登记。
(3) 文件办理结束后，应及时退办公室归档。
(4) 每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归
档要求整理归档。
(5) 文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当
场注销，以明确责任者。发现遗失，应视来文性质报公司领导处理。
(6) 归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。