办公室收发文管理办法
办公室收发文管理制度
办公室收发文管理制度一、总则为了规范办公室的文件收发流程，提高工作效率和文件管理水平，特制定本办公室收发文管理制度。
二、收文管理规定1.收文登记（1）每份收到的文件都需要进行登记，包括文件编号、文件标题、文件日期、发文单位、文件份数等内容。
同时，需要记录下登记人、登记日期和备注等信息。
（2）所有文件按照文件编号的顺序进行存放，方便查询和检索。
2.收文分类根据文件的性质和内容，进行分类归档。
常见分类包括行政文件、会议文件、来文资料、请示报告等。
文件分类应根据实际需要进行调整和补充。
3.收文传阅（1）收到的文件需要以应急级别进行处理，及时传阅给相关人员。
（2）传阅时需要填写传阅单，包括传阅人员、传阅日期、传阅事由等内容。
相关人员需及时阅读并签署传阅单，确保文电流转畅通。
4.收文审核对重要文件或需要审核的文件，办公室需与相关部门进行协调，进行审核。
审核内容包括文件内容的合法性、相关手续的齐备性等。
5.收文分发（1）已审核通过的文件需要及时分发给相关部门或个人，确保文件的及时处理和落实。
（2）分发时需要填写分发单，包括分发人员、分发日期、分发事由等内容。
相关部门或个人需及时签收分发单。
6.收文归档（1）已处理完毕的文件需要及时归档存档，便于日后查询。
（2）归档时需要填写归档单，包括归档人员、归档日期、归档位置等内容。
确保文件归档有序、准确。
三、发文管理规定1.发文申请发文申请需要包括发文内容、发文单位、发文日期、发文份数等信息。
申请人需填写申请表，经相关负责人审核同意后方可进行发文。
2.发文备案发文后，需及时进行备案登记，包括文件编号、文件标题、发文日期、发文单位等信息。
同时，需要记录下备案人、备案日期等信息。
备案表格需妥善保存。
3.发文分发已备案的文件需及时分发给相关部门或个人。
发文时需要填写发文传递单，包括发文人员、发文日期、发文事由等内容。
相关部门或个人需及时签收传递单。
4.发文归档（1）发文后，已分发文件仍需进行归档。
公司办公室收发文管理制度
第一章总则第一条为规范公司办公室收发文工作，提高工作效率，确保文件处理的及时性和准确性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各岗位的收发文工作。
第三条收发文工作应遵循及时、准确、保密、规范的原则。
第二章文件分类第四条公司文件分为以下类别：1. 公司文件：公司内部发布的正式文件，包括通知、通报、报告、请示、批复等；2. 上级文件：上级单位下发的文件；3. 下级文件：下级单位上报的文件；4. 外部文件：与公司业务相关的政府机关、企事业单位、社会团体等下发的文件；5. 临时文件：公司内部临时性文件。
第三章收文管理第五条收文人员应及时接收文件，对收到的文件进行登记，并按照文件类别、紧急程度进行分类。
第六条收文人员应认真核对文件内容，确认文件是否完整、准确无误。
第七条对收到的文件，应及时转交相关部门或领导阅批。
第八条阅批后的文件，收文人员应根据领导批示，办理文件传阅、归档、销毁等工作。
第四章发文管理第九条发文前，各部门应按照文件性质、内容、紧急程度等要求，拟制文件，经部门负责人审核后报办公室。
第十条办公室对拟制文件进行审核，确保文件内容符合国家法律法规、公司规章制度。
第十一条文件审核通过后，由办公室负责排版、打印、装订等工作。
第十二条发文时，应按照文件类别、紧急程度进行分类，并注明发文单位、文件编号、密级、印发范围等。
第十三条发文人员应确保文件发放到指定部门或个人，并做好文件领取登记。
第五章文件归档第十四条文件归档应按照国家档案管理规定和公司档案管理制度执行。
第十五条收发文人员应定期对文件进行整理、归档，确保档案的完整、准确、安全。
第十六条归档文件应按照文件类别、年份、密级等进行分类存放。
第十七条对需要长期保存的文件，应按照国家档案管理规定进行保管。
第六章文件保密第十八条文件保密工作应严格按照国家保密法律法规和公司保密制度执行。
第十九条收发文人员应严格遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。
办公室收发文管理制度
办公室收发文管理制度第一章总则第一条为了规范公司办公室的文件收发管理，提高文件处理效率，保障文件安全、密级的保护以及机要信息流通的顺利进行，制定本办公室收发文管理制度。
第二条办公室收发文管理制度适用于全公司范围内的文件收发管理工作。
第三条办公室收发文的类型包括但不限于：公司内部文件、外部单位文件、网络文件等。
第四条关于涉密文件的收发管理，应按照国家相关机密文件管理制度进行操作，严格遵守涉密文件处理的相关要求。
第五条办公室收发文管理应当遵循公开透明、便捷高效的原则，不得任意限制、随意阻挠文件的流转。
第二章文件收发流程第六条办公室收发文管理工作应当建立统一的收发文系统，确保文件真实、准确、及时的收发。
第七条文件发文流程：1.归口办公室确定文件的发文拟定人及发文拟文号。
2.发文拟定人根据文件内容进行拟定和制定，确保文件的合法性、准确性和规范性。
3.发文拟定人将草稿交给归口办公室进行审核。
4.归口办公室审核无误后，将文件交由上级主管部门或领导审批。
5.审批通过后，归口办公室进行电子存档，并将文件进行发文。
第八条文件收文流程：1.办公室收文人员按照文号归复的原则进行登记。
2.收文人员受理并登记编号，确定收文的日期。
3.收文人员审核文件的真实性，并将文件及时分发给相关单位或人员。
4.收文人员在文书上签字确认并存档。
第九条文件传送方式：可以采用电子邮件、快递、传真、专人传递等方式进行文件传送。
第十章文件存档管理第十一条办公室应建立合理的文件存档管理制度，将已处理的文件存档，以方便查阅和追溯。
第十二条已处理的文件应标明文件编号、文件名称、处理日期，并做好电子存档。
第十三条对于涉密文件，应按照国家规定的机密级别归档，并做好相关的安全保密工作。
第四章相关责任和处罚第十四条办公室负责人应对办公室收发文管理工作的执行情况进行监督、督查，并对不符合规定的行为予以纠正。
第十五条对于违反办公室收发文管理制度的行为，可视情况给予相应处罚，包括但不限于口头警告、通报批评、纪律处分等。
公文收发管理制度（4篇）
公文收发管理制度第一章总则第一条为规范和加强公文的收发管理，提高工作效率，便于信息的传递和沟通，特制订本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有公文收发工作。
第三条公文收发工作要强调效率、规范、安全、保密和原始性原则。
第四条公文收发工作应严格遵守国家和地方政府有关公文处理的法律法规、规章制度以及财政、保密等方面的规定。
第五条具体公文收发工作由相关部门负责，负责人应保持公文收发工作的良好秩序。
第二章公文收发管理的基本要求第六条公文收发工作要求公文规范化、标准化、电子化和网络化。
第七条公文收发工作要求线上线下相结合，以满足各类公文的不同接收和发送需求。
第八条公文收发工作要求反馈及时，保持公文交流的畅通。
第九条公文收发工作要求安全可靠，严格保护公文的安全性和保密性。
第十条公文收发工作要求原件存档，保留备查。
第三章公文的收发流程第十一条公文的收发流程应包括拟稿、审核、签发、分发、登记、传输、归档等环节。
第十二条拟稿环节要求规范书写格式，明确公文的发文机关、标题、正文、附件等要素。
第十三条审核环节要求严格审查公文的内容和格式，确保公文的准确性和公文格式的规范性。
第十四条签发环节要求公文签发人对公文内容进行认真核对和签署，并确保签发人的合法性和公文的真实性。
第十五条分发环节要求公文分发给相关部门或个人，并确保分发对象的准确性。
第十六条登记环节要求对公文进行登记，记录公文的收发时间和发文机关。
第十七条传输环节要求通过合法、安全的传输方式将公文发送给相应的接收单位。
第十八条归档环节要求将公文存档，并按照规定的保管期限进行分类、整理、存放和保密。
第四章公文的收发形式第十九条公文的收发形式可以是纸质形式，也可以是电子形式。
第二十条纸质公文要求规范装订，按照发文机关、编号等要求进行归类存放。
第二十一条电子公文要求按照国家规定的电子文档格式进行存储和传输，并保证电子公文的真实性、完整性和可读性。
第二十二条电子公文的传输要求采取安全加密措施，确保公文传输过程中的安全和保密。
收发文工作管理制度
第一章总则第一条为加强单位收发文管理工作，提高工作效率，确保文件传递的准确性和及时性，特制定本制度。
第二条本制度适用于单位内部所有收发文工作，包括收文、发文、文件登记、分发、传阅、归档等环节。
第三条收发文工作应遵循以下原则：1. 准确性原则：确保文件传递过程中的信息准确无误。
2. 及时性原则：按照规定时限完成文件传递工作。
3. 保密性原则：严格保护国家秘密和单位内部信息。
4. 规范性原则：严格按照文件管理规定执行。
第二章文件分类与登记第四条文件分类1. 按照文件来源分类：上级文件、同级文件、下级文件、单位内部文件。
2. 按照文件性质分类：政策法规文件、工作部署文件、通知通报文件、请示报告文件、其他文件。
第五条文件登记1. 收文登记：对收到的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、来文单位、来文日期、密级、紧急程度等。
2. 发文登记：对发出的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、发送单位、发送日期、密级、紧急程度等。
第三章收文处理第六条收文流程1. 文件接收：接收人员应核对文件是否齐全，无误后签字确认。
2. 文件登记：登记人员根据文件登记表进行登记，并将文件放入收文袋。
3. 文件分发：根据文件内容，将文件分发给相关部门或领导。
4. 文件传阅：需传阅的文件，按照规定时限和传阅范围进行传阅。
5. 文件归档：对已处理完毕的文件，按照规定时限和归档要求进行归档。
第七条收文处理要求1. 严格保密：对涉密文件，按照国家保密法律法规和单位保密制度执行。
2. 及时处理：对紧急文件，应立即处理；对一般文件，应在规定时限内处理。
3. 逐级审批：需领导审批的文件，按照审批权限逐级审批。
4. 做好记录：对收文处理过程做好记录，确保文件处理的可追溯性。
第四章发文处理第八条发文流程1. 文件起草：根据工作需要，由相关部门或人员起草文件。
2. 文件审核：起草部门将文件提交至办公室进行审核。
3. 文件签发：办公室将审核通过的文件提交至单位领导签发。
办公室收发文管理办法
办公室收发文管理办法一、引言办公室作为一个组织内部重要的运转机构，其收发文管理对于信息的流通和工作效率起着至关重要的作用。
为了保证办公室的工作能够高效有序地进行，制定一套科学合理的收发文管理办法是必不可少的。
二、文档管理1. 文档分类：根据文档的性质、用途和保密等级，将文档分为重要文件、日常公文和临时文件等不同类别。
2. 文档编号：对于每个收发的文档，采取统一的编号格式，包括顺序号、日期、发文单位等要素。
编号的设立有助于查阅和追踪文件的流转情况。
3. 文档归档：对于已处理完毕的文档，按照规定的时间周期进行归档，建立完善的档案管理系统。
归档应包括文档的摘要内容、归档时间和位置等信息，以便后续查询和审计。
4. 文档保密：根据文档的保密级别，采取相应的保密措施。
重要文件应妥善保存，严禁随意外传，确保机密信息的安全。
三、收文管理1. 登记：对于收到的每份公文，办公室应立即进行登记，记录文号、日期、发文单位、收文日期等基本信息。
同时，对于重要文件，应及时将文件的摘要内容录入管理系统，方便后续查询。
2. 分发：根据文件的内容和涉及的部门，将文件分发到相应的责任人手中。
分发时应注意及时性和准确性，确保文件能够及时送达并被正确处理。
3. 督促办理：对于需要办理的文件，办公室应及时跟进，督促相关责任人按时办理。
在办理过程中，办公室可以适时发出提醒通知，确保文件的办理进度和质量。
4. 反馈汇总：对于办理完毕的文件，办公室应及时收集反馈意见和处理结果，并进行汇总整理。
对于重要问题或需要报告的情况，办公室可以撰写报告或简报，并上报相应领导。
四、发文管理1. 起草审核：根据需要发文的内容和目的，由办公室负责起草并进行内部审核。
在起草过程中，要注意语言的准确性和表达的清晰性，避免出现歧义或引起误解。
2. 盖章签发：完成内部审核后，由主管领导进行盖章签发。
签发时应核对文号、日期等信息的准确性，确保发文的合法性和准确性。
3. 分发传阅：对于已发出的文件，办公室应及时将文件分发到相关部门或人员手中，并确保能够收到确认回执。
单位公文收发管理制度
为了规范公文收发工作，提高公文处理效率，确保公文传递的安全、准确和及时，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的公文收发工作，包括内部公文和外部公文的接收、登记、传递、分发、归档等环节。
三、职责分工1. 办公室负责公文收发的统一管理，指定专人负责公文收发工作。
2. 各部门负责人负责本部门公文的接收、分发和归档。
3. 全体员工应积极配合公文收发工作，按时接收、处理公文。
四、公文收发流程1. 收件（1）接收外部公文时，应由办公室指定专人负责接收，并进行初步审核。
（2）接收内部公文时，由各部门负责人或其指定专人负责接收。
2. 登记（1）接收公文后，应立即填写《公文登记簿》，详细记录公文的基本信息，包括发文单位、公文标题、公文编号、接收日期、接收人等。
（2）对收到的公文进行分类，按照紧急程度、保密级别等要求进行标识。
3. 传递（1）办公室根据公文登记簿，按照公文处理要求，将公文及时传递给相关部门。
（2）传递公文时，应确保公文完整无损，不得随意拆封、翻阅。
4. 分发（1）各部门负责人或其指定专人根据公文内容，将公文分发至相关部门和个人。
（2）分发公文时，应确保公文送达准确，避免遗漏。
（1）公文处理完毕后，应及时将公文归档，归档前应进行整理、分类。
（2）归档的公文应按照档案管理规定，进行编号、登记，确保档案的完整性和安全性。
五、公文处理要求1. 公文处理应遵循及时、准确、安全、保密的原则。
2. 各部门和个人应认真履行职责，确保公文处理工作的顺利进行。
3. 公文处理过程中，应严格遵守国家法律法规，不得泄露国家秘密和单位内部信息。
4. 公文处理过程中，应注重公文的质量，确保公文内容准确、规范。
六、监督检查1. 办公室定期对公文收发工作进行监督检查，发现问题及时整改。
2. 对违反公文收发规定的行为，按照相关规定进行严肃处理。
七、附则1. 本制度由办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
单位名称：发布日期：年月日。
公文收发管理制度三篇
公文收发管理制度三篇篇一：公文收发管理制度公文的收发到达的公文全部由办公室的文书主管部门接收，并按下列要点处置：（1）一般公文予以启封，分送各部门。
（2）私人公文不必开启，直接送收信人。
（3）分送各部门的公文若有差错，必须立即退回办公室。
篇二：公文收发管理制度一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
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收发文管理办法
第一章总则
为使综合协调部收发文工作规范化、制度化、科学化,并结合呈贡至澄江高速公路工程第八工区建设实际，特制定本办法。
收发文工作必须做到及时、准确、安全、保密。
由综合协调部据实统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档。
第二章文件种类
第八工区项目经理部文件种类主要有：
一、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排、部署，奖惩相关人员。
二、决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
三、通知适用于公布规章制度，转发相关部门的公文；要求相关部门办理和相关部门需要周知或者共同执行的事项；聘用和解聘人员。
四、通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。
五、报告适用于向相关单位（部门）汇报工作、反映情况、提出建议，答复相关单位（部门）的询问。
六、请示适用于向相关单位（部门）请求指示、批准。
七、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
八、函适用于单位间相互商洽工作，询问和答复问题；向相关主管部门请求批准等。
九、会议纪要适用于记载、传达会议主要情况和要求与会单位、部门、人员共同遵守的议定事项。
第三章行文规则
行文要注重实效，少而精。
可发可不发的公文不发，可长可短的公文要简短。
向上级机关行文，报送的公文应当主送一个上级机关；如需其他相关上级机关阅知，可以抄送。
不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越级的上级机关。
报表、总结材料、情况说明、特殊书信等各类文件须经项目经理审定后，方可报送上级机关或上级领导人。
向上级机关请示问题，应一文一事，不在非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及指挥部相关部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。
第四章公文处理程序
第七条公文办理分收文办理和发文办理。
收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、承办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。
第八条收文办理
（一）签收。
事务、行政性收文一律由综合协调部收发人员签收，按程序办理。
除项目经理直接交办的事项外，不得将公文直接报送项
目经理个人，项目经理不受理未经收发人员签收的公文，相关领导和部门人员通过会议等渠道接收的公文，返回项目部后，应及时送交综合协调部收发人员签收。
（二）登记。
签收的公文，由收发人员逐件拆封核查，分类登记。
登记时，要区分急件与平件，区分办件、阅件、简报，避免该办的文件漏办。
（三）分发。
对不需办理的阅件和简报。
按其内容分别送相关领导和部门阅知。
（四）拟办。
需要办理的公文，由综合协调部负责人按人员分工或部门职权范围提出拟办或批办意见。
拟办意见应力求准确、可行。
对紧急公文，由综合协调部复印后，直接批给相关部门办理，并提出办理时限，原件项目经理阅示。
对需要几个部门承办的公文，应明确一个部门牵头。
对篇幅较大的文件，可拟请相关部门摘录提要后送相关领导批办。
（五）批办。
综合协调部按照拟办意见及时将公文分送相关领导批办。
对需贯彻执行的文件，要批示贯彻执行的具体方案与意见，对需办理和答复的要注明承办部门及承办时限，经项目经理批办过的公文，要在来文登记簿上注明批送给某部门，并及时发送相关部门办理。
（六）承办。
相关部门接到交办的公文，应抓紧办理，并贯彻急事急办、特事特办的原则。
紧急公文应按批示注明的时限办结。
未注明时限的一般公文应在5日内办结，不得延误、推诿。
对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应在当天退回综合协调部并说明
理由。
（七）催办。
公文处理应建立催、查办制度。
由综合协调部签收、登记后分办或送项目经理批办的公文，由综合协调部主任催办。
一般公文由综合协调部3天催办一次，紧急公文要做到跟踪催办，重要公文及项目经理导批示要求限期办理的公文，应重点催办，并及时反馈办理情况。
（八）查办。
查办是催办的继续和深入。
对办文拖拉、落实项目经理批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的部门，综合协调部主任可直接登门查办，将查办结果予以通报。
第九条发文办理：
（一）、拟稿。
应根据项目经理批示或口头指示，由承办部门或承办人负责撰拟文稿。
重要文件应由部门负责人或项目经理亲自起草，或列出提纲、论点，由熟悉情况的承办人拟写，以减少失误，争取时间。
草拟公文应当做到：
1、符合国家的法律、法规和方针、政策及相关规定。
2、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
3、人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
日期应当写具体的年、月、日。
4、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
5、必须使用国家法定计量单位。
6、用词用字准确、规范。
文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（二）、审核。
拟文部门负责人负责初审，综合协调部负责人负责终审，并送相关领导签发。
文稿应由撰稿人亲自送审，并说明拟文因由、依据、目的。
在办理过程中的发文文稿应做好保密工作，不得交由外单位人员送审、传阅。
审核的重点是：是否需要行文，有无行文依据，批件是否返还综合协调部，是否符合国家的法律、法规和方针政策及相关规定，是否与相关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。
文稿送审过程中，拟稿人应当与核稿人保持联系，以便及时说明情况。
对内容比较简单，文字修改不大的，可由文秘人员修改，对重要件、急件或有重大问题要修改的，应同拟稿人共同研究修改。
对内容不成熟，在文字上又需要作大量修改的文稿，可合并或需分开行文的，文秘人员提出处理意见后，可退回拟稿部门。
经过终审的文稿，如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的，由拟文部门清稿后（并将原稿附后）再送项目经理签发。
（三）、签发
经会签、审核后的文稿，由授权负责人签发。
审批公文，主批人应当签署明确意见，并写上姓名和审批的年、
月、日。
其他审批人圈阅，应视为同意。
非特殊情况，项目经理一般不接收和签收未经综合协调部审核的公文。
（四）、登记。
文稿经项目经理签发后，由综合协调部文秘收发人员统一编制发文字号、确定印制份数以及对不符合公文格式规定的文稿作技术处理，并写明主题词。
（五）、缮印。
由拟稿部门承办，缮印应按照缓急度排列，一般不超过2天。
急件应立即承印。
（六）、校对。
由拟稿人校对，重要公文要做到三校付印。
未经签发人或终审人同意，不得擅自改动公文内容。
（七）、装订。
由拟稿部门装订。
附件应采用16开型纸张，图纸等A3型的附件应在右下边缘折叠对齐。
（八）、用印。
由综合协调部文秘人员负责用印。
（九）、分发传递。
由拟稿部门负责封装、邮寄和分送，传递公文必须及时，准确、安全、保密。
第十条立卷。
根据《中华人民共和国档案法》相关规定对具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等进行分类整理立卷。
第十一条销毁。
对没有归档和存查价值的多余文件，经鉴别清点后，由综合协调部收发人员集中管理、定期销毁。
销毁标密级的公文，应登记造册，由2人监销，确保不丢失，不漏销。
第十二条草拟、修改和签批公文，必须使用钢笔。
使用符合存档要求的黑墨水、碳素墨水或蓝黑墨水，严禁使用各色铅笔、圆珠笔、彩色水笔、纯蓝墨水或红墨水，不得在文稿左侧装订线外签批和修改。
第十三条经项目经理批准，可以采用传真方式行文，按正式公文传递、办理，因传真件不能长期保存，凡需存档的，须用复印件送项目经理批示。
第十四条项目部工作人员查阅档案必须经综合协调部文秘人员同意，并做好登记。
其他单位人员需要查阅公文案卷，必须持有介绍信。
查阅一般公文案卷，可由综合协调部指定地点、指定案卷及张页查阅；查阅密级公文案卷，需经项目经理批准，并做好登记。
公文案卷禁止外借。