(word完整版)xxx合同编号管理办法

中海达集团

合同编号管理办法

第一章总则

第一条为加强合同的标准化管理，便于合同登记、查阅和归档，现对合同编号做出如下规定，请各部门、研究所遵照执行。

第二条本规则除特别指明外，适用于中海达集团及其下属分子公司作为一方当事人所签订的所有合同。

第二章职责

第三条法务组负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。公司 xxxx负责本规则的具体实施。

第三章原则和方法标准描述

第四条合同分类编号规则应遵循下列原则：

1.适应公司主营业务的合同管理需要；

2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法；

3.公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。

第五条合同分类编号方法

（一）合同编号规则

1. 合同编号由“公司名称-（职能中心-部门-组）/(职能中心-部门)/(职能中心-组)-合同签订年份-该年份内所签合同的合同份数的顺序号”组成。

2．编号形式：×××-△△-■■-####-****，特别说明：“△△”指的是“职能中心-部门-组”或者“职能中心-部门”或者“职能中心-组”，其中符号所代表的含义如下图所示：

合同编号规则示意图

（二）合同编号具体编写规则:

1.一级编码：集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写，如下表所示：

(1)关于分子公司，一般以地区名称的名称的首字母进行缩写。比如“乌鲁木齐”和“哈尔滨”可以缩写成“WLMQ”和“HEB”. 若遇公司名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第二个字和第三个字的首写字母缩写组合，如果还是重复，依此规律直至选出不同的组合。

(2)类似于“广州市中海达测绘仪器有限公司”、“广州中

海达卫星导航技术股份有限公司”、“广州中海达定位技术有限公司”这些公司名称比较长的，可以取“测绘”、“导航”、“定位”缩写成“CH”“DH”“DW”。

（3）表格中未列明的公司，可根据以上规定，进行缩写即可，但不得与既有公司的缩写重合。第一次提交合同的公司，应注明公司的汉字全称及缩写字母。

2.二级编码：合同承办部门（即责任部门）缩写规则：

合同承办部门一般由职能中心、部门、组三个分类组成。现设职能中心、部门、组的缩写，可分如下表所示：

①关于“职能中心-部门-组”或“职能中心-部门”或“职能中心-组”,一般以职能中心、部门、组的名称的前两个字的拼音首字母进行缩写。比如“总裁办”和“研发中心”可以缩写成“ZC”和“YF”.

②若遇职能中心、部门、组的名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第二个字和第三个字的首写字母缩写组合，如果还是重复，依此规律直至选出不同的组合。

③特殊情况下，比如“产品设计组”“产品数据组”的首字母缩写完全一样，不管缩写成“CP”或“PS”或“SJ”或“JZ”，都会发生冲突。所以我们可以把“产品设计组”缩写“PS”，把“产品数据组”缩写成“PSJ”。

④类似“GNSS产品研发部”、“GIS产品研发部”这种的部门缩写，为了易于辨认，这里缩写成“GNSSYF”“GISYF”。

⑤表格中未列明的职能中心或部门或组，可根据以上规定，进行缩写即可，但职能中心不得与既有的职能中心的缩写重合，部门不得与既有的部门的缩写重合，组不得与既有的组的缩写重合。第一次提交合同的职能中心或部门或组，应注明职能中心或部门或组的汉字全称及缩写字母。

3.三级编码：合同类型或业务缩写规则

本公司主要有以下类型合同：

①技术类合同：包括但不限于技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同和技术服务合同等。

②销售类合同：包括但不限于产品销售、对外提供劳务、研制合同、系统工程、基建等；

③采购类合同：包括但不限于固定资产采购、无形资产采购、研发用物资采购、生产用物资采购、委外加工、委外检测、办公用品采购、委托开发、技术服务合同等；

④投、融资类合同：包括但不限于对外投资、借/贷款、对外担保、并购重组、再融资等；

⑤财政资金项目合同：包括但不限于国家、省、市、区财政补助协议、财政项目合同书、预算书及任务书等；

⑥其他管理类合同：包括但不限于劳动合同、实习协议、员工保密协议、猎头服务合同、拓展培训合同、办公室租赁合同、办公设备租赁合同等。

（1）主要的合同名称缩写规则：

一般是以合同名称的前两个字的拼音的首字母进行缩写，可分如下表所示：

（2）其他的管理类合同名称的缩写规则：

①未列明的合同名称缩写，可根据合同名称的前两个字的拼音的首字母，进行缩写即可，但不得与以上合同名称的缩写重合。

②若遇合同名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第二个字和第三个字的首写字母缩写组合，如果还是重复，依此规律直至选出不同的组合。第一次提交合同的名称，应注明合同名称的汉字全称及缩写字母。

4.四级编码即合同签订年份。

四级编码其实就是签订合同的年份。例如：在2015年签订的，该级编码即为：2015

5.五级编码：该年份内所签合同份数顺序号。

根据合同签订先后顺序编流水号，从“0000”自“9999”止，列在该合同编码最后四位。

（三）补充协议编码规则的处理

1.补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号加两位阿拉伯数字标识，以“01”开始“99”结束，如“（01）”。

例如：该补充协议是广州中海达卫星导航技术股份有限公司的法务部在2015年第58份委托合同的第三次补充的，流水号为01，则合同的第一份补充协议的编号为“DH-ZC-FW-2015-0058(01) ”。

第四章附则

第六条本规则自发布之日起开始施行。

第七条本规则解释权属法务组。