教学课件 会议管理实务

项目一 拟定会议方案
项目一：拟定会议方案
•
•
知识目标
掌握会议通知的写作要 求
•
•
能力目标
能熟练拟写会议通知
• 了解会议方案的概念和 • 能拟写会议筹备方案
格式
• 能制作会议记录模板，
• 明确会议记录的格式与 写作要点
并能正确、全面进行会 议记录。
•
了解准备会议议程所需 • 要的资料，并能有序整
能制定会议议程，并熟 练掌握其合理次序
理
2
一、任务描述
• 1、情境导入
• 新世界公司经理办公会决定于20××年1月 7日召开一次如何加强公司经营管理的研讨 及交流会，届时还要邀请商务部领导及管 理学专家做报告。要求各分公司经理和部 门经理必须到会，且要准时，地点在公司 第一会议室。作为总经理办公室秘书，请 你根据这次会议的主旨规模和会期等因素， 拟写相关的会议文书。
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知识链接：
➢ 2．会议日程的编制方法
➢注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和 本公司章程有无对会议议程顺序的明确规 定。 ➢明确会议活动的人员、日期和时间、地点、 有关的餐饮安排 ➢宣布议程 ➢将同类性的问题集中排列在一起， ➢保密性较强的议题，一般放在后面
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参考评分标准
• 任务1：总分20分 • 任务2：总分20分 • 任务3：总分20分 • 任务4：总分10分 • 任务5：总分30分
知； • 书面通知：以寄、发书面文字的形式所进
行的会议通知。 • 会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形
式。 ➢会议通知的格式 参考例文：
关于召开2006年颜料行业工作会议的通知
6
知识链接
➢会议通知的内容 • 会议通知主要用于上级机关或有关部门通
知重要会议或大型会议的召开，以保证会 议如期举行。内容一般包括：会议名称， 召开的根据和目的，会议的时间、地点和 报到的时间、地点、会议内容、会议要求、 与会人员，会议要求与注意事项等，收费 标准，乘车路线，联系单位（联系人、联 系电话）等。
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参考评分标准
• 学生训练成果评价表
项目
项目1 拟定会议方案
任务序号
任务得分 及 任务完成情况评价
1
2
3
4
5
总分
学生签字： 指导教师签字： 年 月 日
21
项目二 会场布置
项目二：会场布置
• 知识目标
• 能力目标
•
掌握会场布置的意义以
及分类。
•
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
•
掌握不同会场布置的方
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二、任务实施
• 任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
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销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题 人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施 步骤
• 步骤1：公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点 在公司总部的三楼会议室举行
• 步骤2：宣布议程。 • 步骤3：说明有关人员缺席情况。 • 步骤4：宣读并通过上次会议的记录。 • 步骤5：东部地区销售情况总结。 • 步骤6：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 • 步骤7：公司销售人员的招聘和重组。 • 步骤8：销售二部经理的人选。 • 步骤9：下季度销售目标。
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任务3——要素分解
• 一、议题 主持人发言：×××
• 二、讨论 与会者发言：×××
• 三、决定 • 散会 • 主持人：×××（签名） • 记录人：×××（签名） • （本次会议记录共×页）
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知识链接
➢一般会议记录的格式包括两部分: 一部分是会议的组织情况，要求写明会议
名称、时间、地点、出席人、缺席人、列 席人、主持人、记录人等。
二、任务实施
• 任务3——要素分解
•
新世界公司会议记录（要素结构）
• 会议名称：×××××××××
• 会议时间：二○××年×月×日×时
• 会议地点：公司办公楼五楼大会议室
• 出席人：××××××××××××××……
• 缺席人：××××××××××……
• 主持人：总经理××
• 记Βιβλιοθήκη Baidu人：办公室主任刘××
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知识链接
• 会议方案的结构
•
标题（召开单位+会议名称+文种）
• 会议方案 正文（开头+主体+结尾）
•
签署发文机关、日期
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知识链接
• 会议方案的正文写法 • 开头部分应写明开会的原由、单位、会议
名称、会议时间、地点、会期等， “指导 方针”、“总体设想”部分 • 会议方案 的主体部分，要写出会议的宗旨、 规模、议程、做法和准备情况，相当一般 方案中“主要目标”、“实施步骤”和 “政策措施”三项。 • 结尾语部分的写作，要根据 会议方案 的性 11 质而定 。
另一部分是会议的内容，要求写明主要议 题、发言记录和决议事项，这是会议记录 的核心部分。
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知识链接
• 会议记录的内容
• 这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定 模式。一般包含有以下方面：
•
会议议程；
•
会议讨论和发言；
•
会议决定和决议；
•
• 这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同， 先后次序会有所不同。
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二、任务实施
• 任务2——要素分解
拟写
会议筹备方案
服务
预算
后勤
会议
议程 人员
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知识链接
➢会议筹备方案 • 会议筹备方案是会议的预演，通过想象和
策划，将计划全过程形成文字，以便安排 布置会议事宜 • 在编写会议工作方案的过程中，应注意会 议工作方案要点齐全，体现出总体方案的 特点。 • 由于内容的限制，会议筹备方案有许多附 件，因此起草时应根据背景资料将附件制 作齐全。 • 参考例文：
法。
•
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
•
掌握渲染会议气氛的方
法和手段。
•
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
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一、任务描述
• 2．训练任务
1
拟写会议通知
2
拟写会议筹备方案
3
制作会议记录模板
4
准备会议相关文件
5
拟定会议议程表
4
二、任务实施
• 任务1——要素分解
1
2
明确 会议目的 及议题
确定 会议时间地点 参会人员 及其他事项
3
明确 会议通知 格式规范
5
知识链接
➢会议通知 • 会议通知按形式分，有口头通知和书面通
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知识链接：
➢ 1．会议议程的制定程序
➢ （1）明确目标和参加者 ➢ （2）安排各议程事项的时间 在编排议程的时候，遵循以下两个原则： 一是议案的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个 议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。 ➢ （3）确定每一项议程 ➢ （4）决定会议讨论形式 ➢ （5）决定会议决策的方式