商务信函的写作原则及写作特点(准确)

商务信函的写作原则及写作特点(准确)

一前言

二写作原则

三写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等

四商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）

五结论与体会

商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动

本身的特点决定了商务信函的以下特点。

1．正确性（correctness）

毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其

它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。

这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整

性（completeness ），清晰性（clarity ），简明性

（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy）

等特点。

这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语

法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、

货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用

正确的格式等等。

更有研究者（张彦，李师君2005：171）指出，商

务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同

表达习惯与方式都要有精确的把握。

2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事

项和信息。

例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠

缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。

又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希

望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问

题。

3．清晰性（clarity）

商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让

对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。

王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可

以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结

构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切

的单词放在一起；（4）使用主动语态。

例如，A letter was delivered to the company 和They

delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清

晰明了，不会引起误解。

4．简明性（conciseness）

商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将

事情说清楚。

我们常说，言简意赅乃语言之精华（Brevity is the soul of wit），商务信函更是如此。

这里的要求是：（1）用尽量少的单词或汉字；（2）一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说

清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点，

也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。

为达到简明扼要的目的，（1）可以用常用的简单词

来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代in the event

that，用for 来替代for the purpose of 等等。（2）用单词

替代句子或词组。例如，我们可以把We are returning all

the machinery that is broken 中的that is

broken 用broken

来替代，进而将句子简化为We are returning all the broken

machinery。

5．具体（concreteness）

商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信

息而不是概括性和抽象的信息。

例如，The price of our product is about 100 dollars. 这

其中的about 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101

dollars 也行，让别人如何确定？

为了达到具体这一目的，（1）可以使用具体的修饰

词，如一些具体的数字。（2）避免使用抽象化的词，如

The price of gas has really skyrocketed recently。6．礼貌（courtesy）

礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界，

研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech

于1983

年（转引自何自然1997：107－109）提出了礼貌原则，

并指出这一原则包含6项准则：得体准则（Tact Maxim ），

慷慨准则（Generosity Maxim），赞誉准则（Approbation

Maxim），谦逊准则（Modesty Maxim），一致准则

（Agreement Maxim），同情准则（Sympathy Maxim）。

事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改

善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则

对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪

作用。

为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商

务信函中：（1）使用礼貌用语，如使用Thank you，Please

等词语。（2）从对方角度考虑问题或阐述问题，即

You-approach，而不是I-或We-approach。这样很容易

赢得对方的好感。（3）使用积极和正面的词以替代消极

和负面的词语，如我们可以用The office is open until 5

o’clock 以取代The office is closed after 5 o’clock。很明显，

前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。（4）即使我

们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要

平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。

汉语里有句俗语，“生意不成情义在”，很有道理。再说

了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不

定会为自己或公司赢得新的商机。

7．商务信函中经常出现专业性较强的专业术语