公文格式样本

秘密等级(可以简称为密级)是 标识公文保密程度的一种标志。公文的 保密程度分为绝密、机密、秘密三级。 绝密级事项保密时间不超过30年；机密 级事项保密时间不超过20年；秘密级事 项保密时间不超过10年。
绝密是最重要的党和国家 秘密，泄露会使国家安全遭受 特别严重损害；机密的泄露会 使国家安全遭受严重损害；秘 密的泄露会使国家安全遭受到 损害。
国务院办公厅在2000年8月24日发布了 《国家行政机关公文处理办法》，这一 法规于2001年1月1日正式施行。国家质 量技术监督局又发布了《中华人民共和 国国家标准· 国家行政机关公文格式》。 这一国家标准成为了公文的法定格式。
版面规定是依据国家标 准对应用文的文本形式 要素作出的相应规定。
依据国家质量技术监督局发 布的《中华人民共和国国家标准· 国家 行政机关公文格式》中的规定，公文 用纸采用GB／T148中规定的Ａ4型纸， 其成品幅面尺寸为：210㎜×297㎜。
如有多个签发人(会签人)，主办单位签 发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从 第2行起在主办单位签发人姓名之下按发 文机关顺序依次顺排，下移红色反线， 应使发文字号与最后一个签发人姓名处 在同一行，并使红色反线与之的距离为 4mm。
主体要素是指公文首页红色反线以下至 公文末页主题词以上的各个要素。
抄送机关 是指收受公文并了 解公文的内容但不 承担主办和答复责 任的机关。抄送机 关通常看作次要的 受文机关。
标注抄送机关的注意事项
一是抄送机关标识在主题词之下，居左空 1字；二是抄送机关较多，回行时与上一 行的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄 送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机 关后标句号，可以防止私加抄送机关或变 造公文。
签发人是指代表行政机关批准发出公 文的机关领导人。签发人是对公文内容负 责的一种标志。签发人标识仅在上报的公 文中才出现，标识签发人姓名，主要目的 是为上级单位的领导人了解下级单位谁对 上报事件负责。
签发人姓名平行排列于发文字 号右侧。发文字号居左空1字，签发人 姓名居右空1字；签发人由“签发人”3 字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号 后用3号楷体字标识签发人姓名。标注 于公文发文机关标识下空2行红色反线 之上。
加盖印章还要考虑印章的枚数。只有一 个印章，成文日期右空4字，加盖印章 上距正文1行之内；两个印章时，成文 日期拉开，左右各空7个字，印章均压 在成文日期上，两印章互不相交或相切， 相距不超过3㎜；多个印章时，要署上 发文机关名称，印章加盖在名称上，在 最后一排印章之下右空2字标识成文日 期。
附注是对公文的发放范围、使用时 需注意的事项的说明。如“此件发 至县团级”、“此件可见报”等。 需要注意的是附注不是对公文内容 的注释或解释。公文如有附注，应 居左空2字加圆括号标识在成文日期 下1行。
成文日期是公文生效的时间，是 公文的一项重要内容。公文如果 没有生效时间，在某种意义上说 就是一纸空文。成文日期以负责 人签发的日期为准，联合行文的 以最后签发机关负责人签发日期 为准，电报以发出日期为准。
成文日期要用汉字 书写，不能用阿拉 伯数字或阿拉伯数 字与汉字混用，同 时年、月、日要齐 全。由于印章要加 盖在成文日期上， 成文日期要依印章 的位置而定。
确立主送机关的注意事项
①标识主送机关要标明主送机关的全称、规 范化简称或同类型机关的统称。 如果是统 称的，应按党、政、军、群的顺序排列。 ②主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格 的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主 送机关名称后标冒号。
③如果主送机关名称过多，使得公文首页不 能显示正文，就要将主送机关名称移至版记 中的主题词之下，抄送之上。 ④公文不得越级主送，如因特殊情况，必需 越级行文时，应抄送被越过的上级机关。
标题是指标明某一公文主要内 容的概括性名称。公文标题要准确、 简要地概括公文的主要内容。完整 的公文标题由发文机关名称、事由 和公文文种三部分构成。
公文的标题可以省略发文机关， 构成“事由+文种”的形式。
公文的标题也可以省略事由，构 成“发文机关+文种”的形式。
公文标题 标注在红色反线 下空2行的位置， 用2号小标宋体字， 可分一行或多行 居中排布；回行 时，要做到词意 完整，排列对称， 间距恰当。
印章是公 文效力的表现形式， 是公文效力最权威 的凭证。对于公文 来讲，除了会议纪 要以外，都必须加 盖印章。
加盖印章应注意的事项
联合上报的非法规性公文，由主办机关 加盖印章；联合下发的公文，联合的发 文机关均要加盖印章。 印章的加盖方式为两种：一是下套方 式，即当印章下弧无文字时，仅以下 弧压在成文日期上；二是中套方式， 即当印章下弧有文字时，印章中心线 压在成文日期上。
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页码用4号半角阿拉伯数码标 识，置于版心下边缘之下一行，数码 左右各放一条4号一字线，一字线距版 心下边缘7㎜。单页码居右空1字，双 页码居左空1字，空白页和空白页以后 的页不标识页码。
依据《中华人民共 和国国家标准· 国家行政机关 公文格式》的规定，将组成 公文的各格式要素划分为眉 首、主体、版记三个部分。
撰写公文标题应注意的事项
①所有公文标题均不可省略文种。除简 单的周知性公文外一般也不省略事由。 ②公文标题中一般不使用标点符号，具 有下列情形可考虑使用。 ③公■■■■■■■■ ■■■■■ ■■■■■■■ ■■■■■■■■■ ■■■■■■■■■ ■■■■■ ■■■■■■■■■ ■■■■■■■ ■■■■■■■ ■■■■■■■■■
发文字号的位置是 在发文机关标识下 空2行，并且在发 文字号之下4㎜处 标印一条与版心同 宽的红色反线。
发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写， 发文年度号标注在六角括号内。发文年度应 标全称，不能简称，例如，“〔2008〕”不能 简写为“〔08〕”。发文顺序号分年度从1号 起，按公文的签发时间的先后依次编号，不 能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚 位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。 行政机关之间联合行文，标注主办机关的发 文字号。
117mm
80mm
联合行文时应使 主办机关名称在 前，“文件”二 字置于发文机关 名称右侧，上下 居中排布；如联 合行文机关过多， 必须保证公文首 页显示正文。
发文字号是指某一公 文在发文机关一个年 度内发文总号中的实 际顺序号。发文字号 由发文机关代字、年 份和序号组成。发文 字号组成的三部分的 顺序不可任意颠倒调 换。
标引主题词的注意事项
①要掌握选词原则，选用最能反映公文 主题内容的词语。 ②要使用主题词表，标注主题词不可自 作决定 。 ③要坚持在标引时遵循“谁办文，谁标 引”的原则。
主题词的标引位置要居左顶格标识， “主题词”三个字使用黑体字，后 标冒号；词目和词目之间不使用标 点符号，而是空1字位置隔开。
☆发文机关标识的位置，有两种规定：第一 种用于平行文或下行文，发文机关标识上边 缘至版心上边缘为25㎜；
☆第二种限于上行文，发文机关标识上边 缘至版心上边缘为80㎜。 ☆推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒 目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mm×15mm。
37mm
37mm
62mm
25mm
附件是公文正文附属材料的顺序和名 称的标注。公文正文中有一些内容，如图 表、名单、规章制度等，如穿插在公文正 文中，往往隔断公文前后意思的联系而造 成阅读上的不便。这时需要将其从公文正 文中抽出而作为公文的附件单独表述。
①公文的附件是正文内容的组成部分，与 公文正文一样具有同等效力。 ②公文如有附件，在正文下空1行左空2字 标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件 如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不 加标点符号。 ③附件应当与主件装订在一起，因故不能与 主件装订在一起，要在附件的首页左上角注 明公文的发文字号，与文件同时发送。
正文是公文的核心部分，用来表述公文的具 体内容，除了个别的简短的公文外，正文内 容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的 开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就 是制发该文的依据或理由；主体部分可以概 括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾 部分可以概括为“断”，就是正文的论断部 分，通常为要求、措施、办法等。
公文版面 最后一面，主 题词以下的各 个要素称为版 记要素。
主题词是用来揭示公文内容，便 于公文检索查询的规范化词。标注主题词 是文书部门和档案部门相互衔接的一项工 作。根据《办法》第三章第10条规定，公 文应当标注主题词。上行文按照上级机关 的要求标注主题词。公文主题词通常由公 文制发机关的最高行政主管机关负责制定 和发布。
标识紧急程度，使 用3号黑体字，顶 格标识在版心右上 角第1行的位置， 两字之间也需空1 字。但如果同时还 要标识密级、紧急 程度要顶格标识在 版心右上角第2行 的位置。
发文机关标识是公文责任 者名称的标注，即人们通常所称的 “红头”。它是由发文机关全称或 规范化简称加“文件”二字组成的。 发文机关全称应以批准该机关成立 的文件核定的名称为准。
1．发文机关名称上边缘距上页边 30mm，也就是上白边的30mm，然后 在30mm之下标识发文机关名称。由 于不加“文件”二字，所以发文机 关的名称不能使用简称，而要用全 称。发文机关的名称也同“文件式 格式”一样套红印刷。
2．在发文机关名称4mm之下印一 条武文线，在距下页边20mm处印 一条文武线，两条线的长度均为 170mm，这样“信函式”公文与 “文件式”公文的版心基本一致。
为保证公文版面的庄重大方， 标准中规定了页边和版心的规格。公 文用纸的天头为：37㎜±1㎜，订口 为：28㎜±1㎜，版心尺寸为：156㎜ ×225㎜(不含页码)。
210mm
37mm
28mm
156mm×225mm
297mm
26mm
35mm
公文正文用3号仿宋体字， 一般每面排22行，每行排28个字。装 订应左侧装订，可采用骑马订或平订 的方式，订位为两钉钉锯外订眼距书 芯上下各1／4处。允许误差±4㎜。