浅谈档案馆数字化工作的总体规划

施 前 ， 馆 需 要 根 据 预 期 目标 ， 针 对 性 地 制 定 相 关 各 有 方 法 和措 施 ， 宏 观 层 面上 加 以 规 划 。 在
一
提 供 档 案 ， 用 户 服 务 。 过 去 以纸 质 档 案 为 主 的 时 为 在 期 。用 户 的 利 用 需 求 往 往 是 档 案 馆 整 体 工 作 的 薄 弱 点 。 在 档 案 数 字 转 化 时 ，投 资 方 ” 虑 到 投 入 资 金 而 “ 考 与 产 出 效 益 （ 用 户 利 用 ） 因 素 ， 须 将 用 户 方 面 即 的 必
二 、 用 户 的 需 求进 行 调 查 统 计 对
另一方面可以为接下来的用户调查做好前期准备。
作 为 一 个 社 会 公 益 机 构 ，档 案 馆 的 首 要 任 务 是
档 案数字 化建设是 一项投 资巨大 的系统工 程 ， 需 要 有 与 之 相 当 的 人 力 、 力 和 财 力 作 为 支 撑 ， 何 一 物 任 个 失 误 都 有 可 能 带 来 连 锁 式 的 损 失 。 为 此 ． 工 程 实 在
数 字 化 的 主要 目标 是 实 现 馆 际 之 间 的 资 源 共 享 ，
而 共 享 的 前 提 是 馆 藏 资 源 的 特 色 化 。 所 以 ， 档 案 的 在 数 字 化 进 程 中 ， 该 优 先 考 虑特 色 化 方 面 的 因素 。 应
在 具 体 的 操 作 过 程 中 ．首 先 要 明 确 本 馆 内档 案 收
字 化 的先后 顺 序 ， 即最重 要 的档 案 应优 先
数 字化 。
在 上 述 两 个 过 程 中 ．第 一 步 是 从 各 个 档
案 馆 自身 的 角 度 出发 ，选 出拟 数 字 化 的 档 案
范 围 ．第 二 步 则 完 全 是 从 用 户 的 角 度 进 行 考 虑 。值 得 注 意 的 是 ， 进 行第 一 步 时 ， 案 馆 在 档 应 该 尽 量 将 档 案 的 选 定 范 围扩 大 ，用 以 防 止 遗 漏 用 户 需 要 的 档 案 。此 外 ，在 档 案 数 字化 的过 程 中 ， 然 应 该 以用 户 需 求 为 主 导 ， 并 虽 但
案 馆 还 需 要 根 据 本 馆 的 具 体 情 况 ，在 第 二 步 的 基 础 上 ， 当地 增减 数 字 档 案 的数 量 。 适
的设 置上 。 兼顾 深 度 和广 度 ． 要 以是 非 选 择 题 为 主 ， 尽 量 避 免 主 观 回 答 类 的 题 目 ， 此 举 目 的 主 要 是 为 了 提 高 结 果 的 准 确 性 。最 后 ． 据 对 用 户 调 查 的结 果 进 根 行 相 关 统 计 、 选 和 分 类 ， 出 用 户 眼 中 的 筛 得
藏 的 范 围 。 收 藏 范 围 的确 定 在 很 大 程 度 上 会 影 响 到数
字 化 档 案 的 数 量 与 质 量 ， 及 用 户 对 档 案 的利 用 程 度 。 以
“ 重要 档 案” “ 般 档案 ” 和 一 。确 定档 案 的重
要 性 级 别 ，可 以 用 于 规 定 各 类 档 案 进 行 数
化 ， 中最 为 明显 的就 是 档 案 的 数 字 化 工 作 。 其
当 前 ， 国很 多 档 案 馆 都 在 进 行 档 案 的 数 字 化 工 全
作 ， 充分体 现 了档案 界信息 化意识 的加强 。但 与此 这
同 时 ， 们 不 难 发 现 ， 数 档 案 馆 在 进 行 数 字 化 建 设 我 多 的 同 时 ，仅 把 重 点 放 在 数 字 转 化 这 一 实 践 操 作 层 面
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不 必 完 全 依 照 用 户 的 需 求 对 档 案 进 行 数 字 化 ， 个 档 各
之 间 穿 梭 搜 寻 。 不 方 便 ； 查 找 一 条 信 息 时 ， 对 各 极 在 面
种 数 据 库 不 同 的 条 目名 称 、 索 途 径 和 方 法 而 感 到 困 检
上 ， 对 于 整 个 项 目进 展 过 程 中 的 前 期 规 划 和 后 续 工 而 作 却 没有 给 予 足 够 的 重 视 。
一
围 。最 后 ， 那 些 初 步 认 定 为 特 色 化 的 档 案 罗 列 出来 ， 将 方 面 可 以 让 工 作 人 员 对 馆 内 特 藏 有 一 个 大 致 了解 ，
的 因素 放在 首 位 ， 确 保 档案 数 字化 的“ 价 比” 以 性 最
、
对 馆 藏 特 色进 行 初 步 认 定
为合理 。具体 而 言 ， 首先应 该根 据各 自馆藏 的资源分
布 ．认 定 一 个 相 对 宽 泛 的 有 代 表 性 的 用 户 群 体 。然 后 ． 档案工 作人 员制 定 的特 色档 案列表 为基 点 ， 以 采 用 类 似 问 卷 的 形 式 对 用 户 展 开 调 查 。 在 调 查 表 问 题
档案馆数字化工作的总体规划
ｏ 智 璐 璐
伴 随着 信 息 技 术 和 网络 技 术 的 Ｆ益 成 熟 ， 类 活 ｔ 人
动 的 范 围和 方 式 也 随 之 发 生 了 翻 天 覆 地 的变 化 。变 化 的直接结 果就是海 量信息 的产生 ， 而作 为 人 类 社 会 各 项 实 践 活 动 的 真 实 记 录 ， 档 案 也 发 生 了 一 系 列 的 变
从 某 种 意 义 上来 说 ，馆 藏 范 围 的确 定 是 档 案 数 字 化 最
基 础 的工 作 环节 。 其 次 ， 明 确 了档 案 范 围后 ． 该 根 在 应 据 一 系 列 的标 准 ， 其进 行 深 层 次 的 筛 选 。 些 标 准 主 对 这 要 包 括 ： 案 的 内容 ， 案 产 生 的 时 间 、 点 。 比如 ， 档 档 地 各 省市关于城市变迁 的档案 ． 于其内容的独一无二性 ， 由 就 可 以视 为 馆 内 的特 色 档 案 而 优 先 加 入 到数 字 化 的 范