《归档文件 规则》
《归档文件整理规则》讲稿
《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则
附件黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则第一章总则第一条为规范归档文件的整理方法，加强档案基础业务建设，提高全省档案工作标准化、规范化、信息化水平，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合我省实际，制定本细则。
第二条本细则适用于黑龙江省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理，其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
第二章术语和定义第三条本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
第四条本细则所称归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
第五条本细则所称件是归档文件的整理单位。
第六条本细则所称档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
第三章整理原则第七条本细则规定作为文书档案保存的归档文件整理工作要符合“简化整理、深化检索”的原则。
第八条归档文件收集应齐全完整，保管期限划分应客观准确。
各立档单位按照国家档案局的相关要求，结合本单位职能和各部门工作实际，及时修订完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报送同级档案行政管理部门审查同意后执行。
第九条归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
第十条归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
第十一条归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
第十二条归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四章整理的一般要求第十三条组件（件的组织）（一）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件，法律法规等重要文件的历次修改稿数量多的，可各为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；未装订、式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件。
《归档文件整理规则》介绍
归档文件的分类
归档文件同意采用档案实体分类法中的 保管期限—年度—机构 保管期限—年度分类法 统一全宗应保持分类方法的稳定、统一 凡单位内设机构比较健全稳定的，职能分工明确的， 可按保管期限—年度—机构分类法 凡单位内设机构简单或不便按机构分类的，或者年度 形成归档文件数量少的，可采用保管期限—年度分类 法
归档文件的排列
一、事由原则 事由原则要求同一事由的相关文件应当排列在一 事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 起。“事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 一段较紧密的工作过程。 事由”的具体划分尺度， 一段较紧密的工作过程。“事由”的具体划分尺度， 由整理者根据办理时间的长短、 由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及 文书处理程序的不同等，自行掌握。 文书处理程序的不同等，自行掌握。 二、排列方法 总原则：在分类方案的最低一级类目内， 总原则：在分类方案的最低一级类目内，按事由 结合时间、重要程度等排列。会议文件、 结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等 成套性文件可集中排列。 成套性文件可集中排列。 同一事由内归档文件的排列，按时间、 同一事由内归档文件的排列，按时间、重要程度 进行。 归档文件的排列，按事由先后、 进行。不同事由间 归档文件的排列，按事由先后、重 要程度、事由共同属性进行。 要程度、事由共同属性进行。
归档文件的整理单位与装订 一、整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”或“为 归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“ 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 二、归档文件的装订 1.装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 装订前的文件排序 装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发 文在后；复文在前，来文在后（请示与批复、报告与批示、 文在后；复文在前，来文在后（请示与批复、报告与批示、 函与复函等）；汉文文本在前，少数民族文字文本在后； ）；汉文文本在前 函与复函等）；汉文文本在前，少数民族文字文本在后； 中文文本在前，外文文本在后。 中文文本在前，外文文本在后。 2.装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐；左侧 装订的对齐方式 装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐； 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 3.装订形式与装订材料：凡需要向各级各类档案馆移交的 装订形式与装订材料： 装订形式与装订材料 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 不锈钢夹、粘贴等形式。 不锈钢夹、粘贴等形式。
《归档文件整理规则》
甘肃省档案干部培训系列讲座之二《归档文件整理规则》讲座第一讲《归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。
由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。
这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。
在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。
但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。
这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。
与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。
计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。
我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。
科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。
在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。
归档文件 规则 DA／T 文件解读
（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)(代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10月25日）前????言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
?《归档文件整理规则》1?范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2?规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
归档文件整理规则
（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订 材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
◆《意见》第五条：没有按《工业企业档案分类试行规
则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参 照执行《规则》。根据《工业企业档案分类试行规则》 进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营 管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行 《规则》的规定，按“件”进行整理。具体操作中四 大类 可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四 大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号， 制定新的分类方案。
四、质量要求 （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，
字迹模糊或易退变的文件应予复制。 归档文件应齐全完整
反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单 位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺 少某个部门或某项工作的文件。 一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应 有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次 会议全貌的主要文件，若缺少会议通知，就视为不齐全。 文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与 被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完 整.
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问题的往 来文书。从文种上看包括请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等。 来文与复文可以作为一件，也可以分别各为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。 我省规定：来文与复文各为一件。
《归档文件整理规则》的适用范围是
《归档文件整理规则》的适用范围是随着信息时代的到来，人们面临的信息量越来越大，各种文件和资料也逐渐增多。
为了更好地管理和利用这些文件，归档文件整理规则应运而生。
本文将介绍《归档文件整理规则》的适用范围，帮助读者了解何时可以应用这些规则。
归档文件整理规则适用于各类机构和组织。
无论是企事业单位、学校、政府部门还是非营利组织，都需要对其文件进行分类、整理和归档。
通过遵循归档文件整理规则，可以使文件管理更加有序，提高工作效率。
归档文件整理规则适用于各类文件类型。
无论是纸质文件还是电子文件，都可以通过归档文件整理规则进行管理。
对于纸质文件，可以按照文件的主题、时间、重要性等进行分类，并使用标签或编号进行标记。
对于电子文件，可以建立文件夹、子文件夹的层级结构，使用有意义的文件名和文件夹名称，方便检索和管理。
归档文件整理规则适用于不同的工作场景。
无论是办公室工作、研究项目、会议记录还是个人文件管理，都可以运用归档文件整理规则。
例如，在办公室工作中，可以按照文件的类别、部门、日期等进行归档，方便团队成员共享和查找文件。
在个人文件管理中，可以根据自己的需求制定归档规则，将文件按照个人喜好进行整理，提高个人工作效率。
归档文件整理规则适用于各个阶段的文件管理。
无论是文件的创建阶段、使用阶段还是归档阶段，都可以遵循归档文件整理规则进行管理。
在文件的创建阶段，可以根据规则对文件进行命名、分类和标记，便于后续的使用和归档。
在文件的使用阶段，可以按照规则对文件进行更新、备份和共享，确保文件的完整性和安全性。
在文件的归档阶段，可以按照规则将文件进行整理、分类和存档，方便长期保存和检索。
归档文件整理规则适用于不同的工作岗位和个人需求。
无论是行政人员、研究人员、教育工作者还是个人用户，都可以根据自己的工作特点和需求，制定适合自己的归档文件整理规则。
通过遵循规则，可以提高工作效率，减少时间和精力的浪费。
《归档文件整理规则》适用范围广泛，包括各类机构和组织、各类文件类型、不同的工作场景、不同的文件管理阶段以及不同的工作岗位和个人需求。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
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xx单位文书档案分类图
年度
永久
定期30年
定期10年
• 年度——保管期限分类：
• 2016年：永久、定期30年、定期10 年 2017年：永久、定期30年、定期10年 2018年：······
• 2、 件内文件排序
• 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正 本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文 在后；原件在前，复制件在后；不同文字的 文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数 民族文字文本在后；中文本在前，外文本在 后；来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件 处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿 纸和定稿在后。
• 四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架
• （一） 、修整 • 1、归档文件装订前，应对不符合要求的
文件材料进行修整。 • 2、归档文件已破损的，应按照DA/T
25-2000予以修复；字迹模糊或易退变 的，应予复制。 • 3、归档文件应按照保管期限要求去除易 锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 • 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其 日后使用效果的前提下进行折叠。
编页、装盒和排架 五、归档电子文件的整理要求 六、附录：归档章、档案盒、目录、
备考表的式样
• 一、基本概念 • 归档文件：立档单位在其职能活动中
形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 • 整理 ：将归档文件以件为单位进行组 件、分类、排列、编号、编目等（纸 质归档文件还包括修整、装订、编页 、装盒、排架；电子文件还包括格式 转换、元数据收集、归档数据包组织 、存储等），使之有序化的过程。 • 件：归档文件的整理单位。 • 档号：在归档文件整理过程中赋予其 的一组字符代码，以体现归档文件的 类别和排列顺序。
• 跨年度一般应以文件签发日期为准。
a、对于计划、总结、预算、统计报表 、表彰先进以及法规性文件等内容涉 及不同年度的文件，统一按文件签发 日期判定所属年度。
b、跨年度形成的会议文件归入闭幕年 。
c、跨年度办理的文件归入办结年。
d、当形成年度无法考证时，年度为其 归档年度，并在附注项加以说明。
• （2）按机构(问题)分类
• 5、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹 或封套装订。
• 6、定期保管的、需要向综合档案馆移交的 归档文件，装订方式按照4-5执行。定期保 管的、不需要向综合档案馆移交的归档文 件，装订方式可以按照4执行，也可以使用 不锈钢夹或封套装订。
• （三）、 编页
• 1、 纸质归档文件一般应以件为 单位编制页码。
注意：来文与复文是不同年度的，归档时应 归入各自年度。
• （二）分类
• 1、立档单位应对归档文件进行 科学分类，同一全宗应保持分 类方案的一致性和稳定性。
• 2、归档文件一般采用年度—机 构（问题）—保管期限、年度 —保管期限—机构（问题）等 方法进行三级分类。
• （1）按年度分类
• 将文件按其形成年度分类。
中华人民共和国档案行业标准
DA/T22-2015
代替DA/T22-2000
《归档文件整理规则》解读
DA/T22-2015
2017.3
《归档文件整理规则》DA/T22-2015
与
DA/T22-2000的区别：
1、标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-
2009
进行了修改；
2、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为
• （3）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年， 分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
• （4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼 音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文 件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。
• （5）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内 的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用 “0”补足，如“0026”。
的，不用标识。 • （4）责任者：制发文件的组织或个人，
即文件的发文机关或署名者。
• （5）题名：文件标题。没有标题、标 题不规范，或者标题不能反映文件主 要内容、不方便检索的，应全部或部 分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
• （6）日期：文件的形成时间，以国际 标准日期表示法标注年月日，如 19990909。
• （五） 编目
• 1 、归档文件应依据档号顺序编制归档文 件目录。编目应准确、详细，便于检索。
• 2 、归档文件应逐件编目。来文与复文作 为一件时，对复文的编目应体现来文内容 。
• 归档文件目录设置序号、档号、文号、责 任者、题名、日期、密级、页数、备注等 项目。
• （1）序号：填写归档文件顺序号。 • （2）档号：档号按照3编制。 • （3）文号：文件的发文字号。没有文号
• 4、 归档文件目录除保存电子 版本外，还应打印装订成册。装 订成册的归档文件目录，应编制 封面（见附录B 图B2）。
• 封面设置全宗号、全宗名称、年 度、保管期限、机构（问题）， 其中全宗名称即立档单位名称， 填写时应使用全称或规范化简称 。归档文件目录可以按年装订成 册，也可每年区分保管期限装订 成册。
• 3、用于装订的材料，不能包含或产生可能损 害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、 燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料 封等装订材料进行装订。
•
• 4、永久保管的归档文件，宜采取线装法装 订。页数较少的，使用直角装订（见附录 C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件 较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保 管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊 装订的，装订材料应满足归档文件长期保 存的需要。
• 将文件按其形成或承办机构(问题) 分类。机构分类法与问题分类法应 选择其一适用，不能同时采用。
• a、采用机构分类的，应根据文件形 成或承办机构对归档文件进行分类 ，涉及多部门形成的归档文件，归 入文件主办部门。
• b、采用问题分类的，应按照文件内 容所反映的问题对归档文件进行分 类。
• （3）按保管期限分类 • 将文件按划定的保管期限分类。
• 4 、归档文件应在首页上端的空白位置 加盖归档章并填写相关内容。电子文件 可以由系统生成归档章样式或以条形码 等其他形式在归档文件上进行标识。
• 5 、归档章应将档号的组成部分，即全 宗号、年度、保管期限、件号，以及页 数作为必备项，机构（问题）可以作为 选择项（见附录A 图A1）。归档章中 全宗号、年度、保管期限、件号、机构 （问题）按照3编制，页数用阿拉伯数 字标识（见附录A 图A2）。为便于识 记，归档章保管期限也可以使用“永久 ”“30年”“10年”简称标识，机构 （问题）也可以用“办公室”等规范化 简称标识（见附录A 图A3）。
xx单位文书档案分类图
年度
保管期限
办
综
机
专
企
项农
公
合
关
业
业
目业
室
处
处
处
处
处处
• 年度——保管期限——组织机构分类
2016年：永久——办公室、综合处、机关处、专业处 ······ 定期30年——办公室、综合处、机关处、专业处 ······ 定期10年——办公室、综合处、机关处、专业处 ······
• （7） 密级：文件密级按文件实际标 注情况填写。没有密级的，不用标识 。
• （8）页数：每一件归档文件的页面总 数。文件中有图文的页面为一页。
• （9）备注：注释文件需说明的情况。
• 3 、归档文件目录推荐由系统生成或使用 电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面 ，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。
• 1、 档案盒 • （1） 档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为 310mm×220mm（长×宽），盒脊 厚度可以根据需要设置为20 mm、 30mm、40mm、50mm等（见附录 D 图D1）。
• （2） 档案盒应根据摆放方式的不 同，在盒脊或底边设置全宗号、年 度、保管期限、起止件号、盒号等 必备项，并可设置机构（问题）等 选择项（见附录D 图D2、图D3） 。其中，起止件号填写盒内第一件 文件和最后一件文件的件号，起件 号填写在上格，止件号填写在下格 ；盒号即档案盒的排列顺序号，按 进馆要求在档案盒盒脊或底边编制 。
• （一）组件（件的组织）
• 1、件的构成
• 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一 件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的 历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文 本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本 ）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等 材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会 议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来 文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等 ）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发 文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一 件。
• （二）、 装订 • 1、 归档文件一般以件为单位装订。归档文件
装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、 不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归 档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档 文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维 持不变。 • 2、 应根据归档文件保管期限确定装订方式， 装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理 ，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一 致，不同期限的装订方式应相对统一。
• 二、整理原则
• 1、 归档文件整理应遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系。
• 2 、归档文件整理应区分不同价值， 便于保管和利用。
• 3、归档文件整理应符合文档一体化 管理要求，便于计算机管理或计算机 辅助管理。