档案馆档案数字化前处理工作研究

档案馆档案数字化前处理工作研究

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档案馆档案数字化前处理工作研究

●吴绪成宋刚陈黎周幼芬郑呜

内容摘要该文论述了档案数字化前处理

工作的性质,目标,所遵循的原则,组织模式,一

般流程等问题.

关键词档案数字化前处理工作研

究

一

,关于档案数字化前处理工作的性质,目

标,任务和作用

档案数字化前处理工作,是在对档案进行

扫描等数字化转换前进行的一种专业化技术准

备工作.总体目标是:确保档案实体整理科学

规范,数据着录齐全完整,扫描对象具体明确,

数字化信息经济实用.主要目标有5个:一是档

案价值的有用性;二是贮存信息的唯一性;三是

着录标引的规范性;四是文件编目的有序性;五

是案卷构成的完整性.基本任务有3个:一是开

展档案基础鉴定,分析并确定对哪些馆藏档案

进行数字化处理,对无需和不宜进行数字化处

理的档案进行选出和说明;二是开展档案系统

整理和修复,使档案的业务基础,档案的信息和

载体质量都达到档案保管和数字化处理的规范要求;三是开展档案的着录和标引,为建立规范化的档案信息数据库准备标准化的数据.

档案数字化前处理工作是在充分尊重前人

劳动成果的基础上,以适应于档案数字化要求为取向的一项兼具回顾性和开创性双重特征的专业性极强的重要业基础工作.其内容涵盖

档案鉴定,基础整理,技术修复,数据着录等多

个方面,是对馆藏档案基础业务进行的一次综合性和系统性的规范,必将对于促进档案保管和利用工作水平的提高发挥重要作用.

二,关于档案数字化前处理工作应该遵循

的重要原则

(一)突出重点,先急后缓.

由于馆藏档案数量巨大,而用于档案数字

化的资金和人力资源相对有限,在计划安排数字化工作时必须遵循"突出重点,先急后缓"的原则.哪些馆藏档案是数字化的重点呢?一般

应该是形成时间早,影响范围广,典型特点强, 使用价值大,利用频率高,保管期限长的馆藏档案.各档案馆应按照这个原则,编制完整的馆

藏档案数字化全宗计划表,分步骤按顺序组织开展档案数字化工作.

(二)统筹规划,"三个结合".

档案馆在组织档案数字化前处理工作时,

应该进行统筹规划,努力做到"三个结合".一

是把档案数字化前处理工作与馆藏档案保管期限鉴定工作结合起来,以便及时将其中真正具

有永久查考利用价值的档案列入数字化范围; 二是把档案数字化前处理工作与完善馆藏档案基础整理工作结合起来;三是把档案数字化前处理工作与破损档案的抢救修复工作结合起来.通过"三个结合"最大限度地实现档案数字化前处理工作的综合效益.

(三)确保质量,追求效率.

档案数字化前处理工作内容复杂,工序繁

多,对组织工作和人员素质的要求极高.在没

有做好充分的组织和技术准备工作之前,不宜仓促上马,全面铺开.因为档案数字化虽然是

大势所趋,非常重要,但资金投入量大,技术要

求高,任何人都既没有权利随意浪费国家宝贵的资金和人力资源,也无法承受因工作质量问题带来返工的沉重负担.始终都要把质量放在首要位置.信息社会的发展对档案数字化的要求十分迫切,而档案馆因为需要进行数字化处理的档案数量非常巨大,这在客观上要求档案数字化前处理工作必须追求高效率,尽最大可能,用最短的时间完成.

(四)坚持标准,实事求是.

档案数字化前处理工作必须坚持规范和标准,以满足档案数字化的要求,满足档案长久保管和利用的需要.但是国家有关档案工作的标准和规范的制定有一个历史发展的过程,各地在适用标准时,也必须讲究实事求是.一是对

新标准制定前后形成的档案要区别对待.对不同历史时期的档案要适用不同的标准.二是形式上的要求可以从宽,内容上的要求必须从

严.不同时期的档案在装具样式,目录格式,文

件排列和编号方式等方面允许存在不同;但同一

时期的档案在整理规范上必须保持一致;对

各个时期的档案着录一定要严格执行标准. 三,关于档案数字化前处理工作的组织模

式

目前各地存在的档案数字化前处理工作组

织模式主要有外包式,馆内临时专班式,内外组合式和专门机构式等几种主要形式.各种方式的利弊,具体分析如下:

雾iji妻萋誓鏊蕈薹季誊囊霉霪霎璧璧璧曼霎墼(一)外包式.

外包式——由档案馆以外的数字化专业公

司,通过与档案馆签订合同,采取对档案数字化前处理与数字化扫描等业务一并承包的方式, 组织开展档案数字化前处理工作.其优点是:1. 档案馆的组织工作最简单.省去了组织工作专班,招聘临时人员,开展业务培训,组织协调工作,处理繁琐业务和经常性资金结算等麻烦.2. 专业公司的工作流程更为顺畅.由于数字化前处理与扫描等数字化工作由同一个公司承担, 公司在安排人员,协调工作和统一技术方法上都更加简便和容易.3.有利于提高工作效率.

由于公司采取的是企业化的人事制度和组织管理方式,人员流动自主性强,工资制度和激励机制灵活多样,更容易调动人员的积极性,保持队伍的年轻化,更有利于提高工作效率.

外包式的缺点有:1.数字化公司往往缺乏

档案专家和长期从事档案专业工作的技术队

伍,档案前处理工作的质量很难完全达到要求;

2.由于数字化公司是以赢利为目标,在无利可

图的情况下,不愿也难以兼顾其它相关任务,加

上受到业务能力和工作职能的限制,几乎不可

能实现前处理工作的"三个结合",综合效益较

差;3.由于档案馆没有直接参与到前处理的具

体工作之中,因而不能及时发现问题,研究问题

和解决问题,档案馆在档案数字化方面的研究

水平也难以提高.

(二)馆内临时专班式.

馆内临时专班式——从档案馆内设相关机

构中抽调部分技术人员组成临时工作专班,组

织开展档案数字化前处理工作.其优点是:1.

工作上手快.专班中的多部分人员是长期从事

档案业务工作的技术人员,具有相当的档案专

业知识和业务工作能力,无需专门组织培训,在

统一工作标准后,可以立即开展工作.2.便于

积累,交流和总结工作经验,不断提高工作水

平.来自不同档案工作岗位的人员会从不同的

角度对档案数字化前处理工作提出不同的建议

和要求,通过有效地组织交流,能够比较快地总

结出视角多元,内容全面,切实可行的工作经

2

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童蕈肇黉国兽.-"ll__;豢孝肇ll毒≥≥j鸶薹;≥专≥≥≥蠡蓊辫鬟鬻誊墓羹垂囊萋验.3,可以实现前处理工作的"三个结合".难免会影响到专班中技术骨干的稳定和高昂工