档案馆档案数字化前处理工作研究
纸质档案数字化安全与质量控制——云南省档案馆数字化工作实践与探讨
档 案数 字化是一项 比较繁琐的工作 ， 任何一个环节 出现
问题都 会影 响整个数字化 的质量。在这里 ， 我们将整个数 字 化过程 分为六个 大的环节 ， 介绍我们在质量控制上 的一 些做 法， 供大 家参考。 １ ． 前处理 。 在这里有几个特别需要注意的地 方 ， 首先 ， 卷 内 目录与卷 内文件不符 的， 即有 文件而没有 目录 的要补录机 读 目录 ， 卷 内有 目录而 没有文件或者文件 有缺 失 、 缺 页等情 况， 整理 人员 必须在拆 卷前如实填 写“ 云南省档 案馆 馆藏档 案卷内文件材料登记备查表 ” ，并 交管理 中心和保 管部 负责 人核查签 字 ： 其 次， 对未编张 （ 页） 号或 编号 不规范 的案卷 重
任。
问题 的扫描 图像进行纠偏 、 去污、 拼接等技术 处理 ， 确保图像 完整无误。 在 图像处理过程 中， 必须保持档案信息忠实原貌 ， 不得擅 自修改档案信息。 ４ ． 建立 目录。对无文件级 目录数据档案 ， 应在准确分件
建立巡查制度 ， 管理 中心工作人员到数字化ａ ｎ Ｔ现场进 行全程监督 ， 及时解决ａ ａ ｍ中出现的问题。数字化加工完成 后， 要求公司将经 过数字化ａ ｎ Ｉ 的档 案原件 、 档案数 字化信
将档案纸张放置端正 ， 最 大限度地减少 因偏斜产生的 图像失
真 问题。扫描图像要完整 ， 文件上 的正文、 页码 、 有关标记等
都必须纳入扫描图像 范围。
３ ． 图像 处理 。扫 描 结 束 后 必 须 对 有偏 斜 、 污渍、 不 完 整 等
数字化管理 中心与数 字化ａ ｎ Ｉ公司签订保密协议 ， 明确 ａ ｎ Ｔ公司保密义务和 责任 ： ａ ｕ ｍ公司与从事档 案数字化加工 的工作 人员签订保密协议 ，明确工作人 员的保密义 务和责
档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策研究
档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策研究随着信息化时代的到来，各行各业在数字化转型方面都有了新的追求与要求。
档案管理作为保护和利用信息资源的基础工作，也需要顺应时代的潮流，将传统档案数字化，以便更好地利用档案信息资源。
在档案数字化前整理编目工作中，存在着一些问题，如何有效应对这些问题，制定合理的对策，对于促进档案数字化工作的开展具有重要意义。
一、存在的问题1. 效率低下传统的档案整理和编目工作主要依靠人工进行，需要大量的人力资源和时间投入，导致整个过程效率低下。
而且，工作任务繁重，难以及时完成。
2. 资源浪费传统档案整理和编目工作消耗大量的纸张、文件夹等办公用品，带来了资源的浪费。
3. 质量难以保证传统的档案整理和编目工作涉及到大量的信息、文件、资料，人工处理难免出现错误，导致整理和编目的质量无法保证。
4. 可操作性差传统档案整理和编目工作的数据存储和检索方式比较落后，无法满足当今信息检索的要求，操作性差。
5. 安全隐患传统档案整理和编目工作存在着信息泄露、遗失、灰尘污染等安全隐患，威胁着档案的保护和利用。
二、对策研究1. 引入信息化技术利用现代信息化技术，进行档案整理和编目工作。
可以借助档案管理系统、扫描仪、数据库等工具，将传统的纸质档案数字化，实现信息资源共享、高效利用。
2. 实施自动化操作引入自动化设备和工具，实现档案整理和编目的自动化操作，减少人工干预，提高工作效率。
利用自动化扫描设备进行档案数字化，利用识别软件进行编目工作。
3. 完善管理制度建立健全的档案管理规章制度，明确工作流程和责任人，保障整理和编目工作的质量和进度。
建立审批制度，规范档案的整理和编目过程。
4. 加强技术培训对档案整理和编目工作人员进行信息技术培训，提高他们的信息化水平和操作能力，以适应信息化档案管理的要求。
5. 强化安全管理加强档案安全管理工作，建立档案安全审查机制，规范档案访问和使用权限，加强档案保护与安全管理，防止信息泄露和遗失。
纸质档案数字化前整理工作现状探索
纸质档案数字化前整理工作现状探索作者：苏晓蓉来源：《卷宗》2019年第12期摘要：随着社会科学技术的发展，电子政务和互联网政务已经成为政府发布信息的主要渠道。
档案馆通过对馆内大数据分析处理和增值完成各项工作。
在此背景下，纸质档案如果想要发挥自身的作用就必须要进行数字化、信息化处理。
本文从纸质档案数字化前整理工作的实际情况出发，探索整理工作中遇到的各种问题并提出合理的解决方法，希望能够推进我国纸质档案的数字化整理进程。
关键词：纸质档案；数字化；整理工作；探索1 纸质档案数字化处理前经常遇到的问题1.1 纸质档案中存在页码重编、漏编以及页码不连续等现象翻看和整理档案馆内现存的纸质档案，很多档案中都存在的许多页码编辑错误的问题。
有的档案页码进行了重编，一张有多个页码；有的甚至整个档案都没有进行编码；有的档案中页码不连续，档案混乱无序。
在进行数字化整理时，页码问题会造成扫描错误，使得工作效率降低，增加劳动成本。
1.2 纸质档案卷内文件目录漏编、错编的问题纸质档案经常存在的另一个问题句式卷内文件目录的编辑错误问题，通常有以下两个方面：一是目录缺失的情况。
打开档案对照文件目录，只有第一个文件中的内容是与档案目录相符合，剩下的其他文件的内容与档案目录毫无关联。
也就是说其余与文件目录相对应的文件没有进行正确的归档整理。
二是档案目录数据中著录项目与现存的档案不能够进行吻合。
如档案标题对于文件材料内容的表述不足、责任者、文号、成文时间等不准确。
纸质档案卷的这两种文件目录错误会档案降低检索的差速率和查准率，增加工作人员的劳动成本。
1.3 纸质档案自身质量问题纸质档案在进行数字化整理时遇到的最多的问题还是纸质档案自身的问题。
一是档案中霉变、字迹扩散、破损、虫蛀等现象。
很多档案由于建立的时间比较长，之前的保管条件不善以及书写不规范，导致档案受到了损坏，无法进行扫描。
二是档案内容不完整。
将档案内容进行整理时，通过对目录、页码、内容进行比对，部分档案的内容不完整，存在缺失的现象。
档案数字化工作总结_档案数字化整理工作总结
档案数字化工作总结_档案数字化整理工作总结
本次档案数字化工作是在公司档案整理的基础上进行的。
主要目的是为了将公司的各
类档案进行数字化处理，以达到方便查阅、节约存储空间及提高文件管理效率的目标。
一、工作准备
1.确定数字化工作的目标范围，包括需要数字化的文件类型、数量、质量要求等。
2.选购数字化设备，包括扫描仪、电脑及其它辅助设备。
并根据工作量和档案类型，
确定设备数量和位置布置。
3.确定数字化工作流程和标准，包括文件命名规则、扫描清晰度、扫描颜色和格式等，以便后续查找和管理。
二、工作过程
1.流程设计：每个扫描员扫描的文件进行编号、上传、存储，由最后一名扫描员负责
整合、整理。
2.档案挑选：先挑选需要数字化的文件，并按文件夹分类整理，方便后续操作。
3.设备设置：在设置扫描设备之前，需要提前测试设备使用，以熟悉设备的功能、操
作方法和应用软件。
4.文件扫描：按照工作流程的要求，进行文件扫描，并通过应用软件进行预览，确定
扫描的质量及清晰度。
5.文件处理：对已经扫描过的文件进行处理，包括裁边、削减及调整亮度、对比度等，使处理后的文件更加清晰。
6.文件存储：将处理后的文件存储至电脑中，命名规则按照约定来，文件为可搜索
pdf格式，以便快速查找。
三、工作总结
1.本次数字化工作完成了公司档案的数字化处理，大大提高了档案的存储效率和管理
效率。
2.数字化工作的成功离不开各部门的配合，我们深深认识到了团队精神的力量。
3.数字化工作需要持之以恒，对于后续的维护和管理工作，还需要进一步完善和加
强。
档案数字化研究
3、法律法规不完善：数字化建设过程中涉及知识产权、隐私权等问题，现有 的法律法规尚不完善，对数字化建设造成了一定的困扰。
4、人才匮乏：数字化建设需要大量的专业人才，但目前人才匮乏成为了一个 瓶颈问题，制约了数字化建设的推进。
四、数字化建设的技术手段
在数字化建设的过程中，可以采用以下技术手段： 1、扫描：将纸质档案通过扫描仪转化为数字图像，以便于存储和检索。
图书档案资源数字化融合服务的背景和意义主要表现在以下几个方面。首先， 数字化融合服务能够提高信息获取的便捷性和效率，方便用户进行查找、阅读 和利用。其次，数字化融合服务有利于保护和传承图书档案资源，避免因物理 损伤或遗失导致的信息丢失。最后，数字化融合服务能够促进信息共享和交流， 打破传统信息传播的时空限制，提高信息传播的广度和深度。
三、云南少数民族历史档案数字 化建设的现状及存在的问题
目前，云南少数民族历史档案数字化建设已经取得了一定的成果，但仍存在以 下问题：
1、资金投入不足：数字化建设需要大量的资金投入，但目前资金来源有限， 导致数字化进程缓慢。
2、技术手段单一：现有的数字化技术手段主要以扫描、拍照等为主，缺乏更 加高效、精准的技术手段。
图书档案资源数字化融合服务的实现，可以提高信息获取的便捷性、准确性和 效率，有利于保护和传承图书档案资源，促进信息共享和交流。当前，国内在 这方面的研究和实践相对较少，需要加强数字化基础设施建设、制定统一的数 字化标准和规范、加强数字化安全保障措施、优化信息分类和检索系统等。未 来，随着技术的不断发展和应用，图书档案资源数字化融合服务将会有更广阔 的发展前景和应用前景。
二、历史档案数字化建设的必要 性
数字化建设是历史档案保护的必然趋势。与传统纸质档案相比，数字档案具有 以下优点：
数字档案馆调研报告
数字档案馆调研报告数字档案馆调研报告一、概述数字档案馆是指通过数字化技术对实体档案进行扫描、存储和管理，使其能够便捷地被查询、浏览和利用的馆藏机构。
本次调研的目的是了解数字档案馆的现状和发展趋势，为馆藏机构提供建议和参考。
二、背景随着信息技术的飞速发展，传统的实体档案面临着空间限制、保存和保护困难等问题。
数字化技术的应用使得档案可以被数字化编辑、存储和传播，为档案的保存和利用提供了新的途径。
三、调研结果1. 数字档案馆的建设状况经过对各地数字档案馆的调研，目前大多数馆藏机构都已经开始或正在积极推进数字档案馆的建设。
数字档案馆建设的范围包括扫描传统档案、数字化编辑和分类、建立电子数据库以及搭建在线访问平台等。
2. 数字档案馆的应用领域数字档案馆的应用领域非常广泛，包括文化遗产和历史研究、教育教学、学术研究以及社会公众的查询和浏览等。
数字档案馆的开放和共享特性使得更多的人可以方便地获取档案信息，促进了知识传播和文化交流的发展。
3. 数字档案馆的发展趋势随着数字化技术的不断发展和应用，数字档案馆的发展也面临着新的机遇和挑战。
其中主要趋势包括：①技术创新，包括图像识别、自然语言处理等；②社交化特性的引入，包括用户评论、社区分享等；③跨机构合作，通过数字化合作平台实现资源的共享和互通。
四、存在问题与建议1. 存在问题：①数字档案馆的建设和运营成本较高；②档案数字化的质量和效率有待提高；③数字档案馆的安全保护和合规性问题。
2. 建议：①加大政府对数字档案馆的支持力度，鼓励各级馆藏机构积极推进数字档案馆的建设；②加强技术研发，推动数字档案馆建设与数字化技术的结合，提高数字档案的质量和效率；③加强法规和政策的制定，规范数字档案馆的安全保护和合规操作。
五、结论数字档案馆的建设和应用已经取得了一定的进展，对于实现档案资源的共享和利用具有重要意义。
然而，数字档案馆的发展仍然面临一些挑战，需要政府、馆藏机构和相关机构共同努力，促进数字档案馆建设与应用的进一步发展。
档案数字化处理工作总结及成果展示
档案数字化处理工作总结及成果展示近年来，随着信息技术的快速发展，数字化处理工作在社会生产和生活中扮演着越来越重要的角色。
作为国家档案局的一项主要任务，档案数字化处理工作也越来越受到重视，并取得了显著的成果。
本文将在2023年的视角下，对档案数字化处理工作的总结及成果展示进行详细阐述。
一、档案数字化处理工作的总体情况在国家档案局的倡导下，各地档案馆已经建立了普遍的数字化处理系统。
数字化处理技术也越来越成熟，其效率和精度不断提高。
在档案数字化处理工作方面，主要包括扫描、转换、存储、检索等一系列流程。
档案数字化处理工作的总体情况如下：1.数字化处理的范围不断扩大档案数字化处理工作不仅覆盖了历史文献、政府公文、企业档案等传统的纸质档案，还包括了电子文档、图片、音视频等多种形式的电子档案。
这种数字化处理的范围逐渐扩大，使得档案数字化处理能够更好地服务于人民群众和社会各个领域的需求。
2.数字化技术的应用不断深化数字化技术的应用向着更加智能化、集成化、网络化的方向发展。
三维数字化技术、立体声音处理技术、虚拟现实技术等新技术不断涌现，这些技术的应用将进一步提高数字化处理质量和效率。
3.多元化服务策略不断丰富档案数字化处理在服务策略上具有多元化的发展趋势。
特别是在数字档案检索方面，借助于大数据和云计算技术，数字化档案的检索效率和准确度得到了进一步提高。
此外，数字档案也可以通过数字展览、数字文化遗产保护等多种方式为人民群众提供优质服务。
二、档案数字化处理工作的成果展示1.数字化档案存储量不断增加截至目前，我国各地档案馆数字化处理的档案量已经达到20亿卷以上。
同时，这些数字化档案都得到了高效存储，为档案资料的长期保管提供了有力保障。
2.数字化处理质量持续提高数字化处理质量是评估数字化处理工作成果的一个重要指标。
近年来，随着数字化处理技术的不断升级，数字化档案的质量得到了持续提高。
数字化档案的清晰度、还原度、结构化程度等方面都得到了不同程度的提升。
海珠区档案馆纸质档案数字化前处理和加工工作规范
海珠区档案馆纸质档案数字化前处理和加工工作规范为保证海珠区档案馆纸质档案数字化工作旳完整性、规范性、可操作性，提高档案数字化旳工作质量，到达保护档案和高效运用旳目旳，根据《档案馆工作通则》、《纸质档案数字化技术规范》（国标DA/T 31—2023）、《国家档案局办公室有关印发《档案数字化外包安全管理规范》旳告知》（档办发〔2023〕7号）、《广州市国家保密局广州市档案局有关印发加强和规范广州市档案保密管理工作旳指导意见旳告知》（穗密局〔2023〕17号）和国家有关档案业务原则，结合本馆实际，特制定本工作规范。
一、纸质档案数字化前处理在档案数字化加工前，应根据实际状况做好前处理工作，以保证数字化加工旳精确率。
详细规定如下：（一）检查卷内文献和校对卷内文献目录1、检查卷内文献目录中旳题名与否与卷内文献一致，有否遗漏；2、卷内目录旳文献次序与否与卷内文献旳装订次序一致；3、张页号标识与否符合规范规定，有无出现空号和重号现象；4、卷内文献目录旳张页号与否与卷内文献一致，与否标示了终止张页号；5、文献形成时间与否清晰，文献编号三要素与否齐全；6、纸张规格和折叠与否平整，有无破损、倒装、散出、左侧装订留空不够和字迹褪变、洇化等状况，有无空白页、缺页和重份文献，与否需要进行修裱等。
（单份文献归档旳检查措施与此相似）（二）检查案卷封面（卷皮）和卷内备考表1、检查全宗名称与否书写规范；2、案卷题名三要素与否齐全，与否可以精确揭示案卷内容，责任者与否已标注地区名称，繁、简体字书写与否有误；3、时间项与否与卷内文献相符；4、档号（全宗号、目录号、案卷号）与否规范，有无出现空号和重号现象；5、保管期限与否精确；（档案盒标注内容旳检查措施与此相似）6、检查卷内备考表中应填写旳内容与否完整。
（三）校对档案目录1、检查档案目录封皮：（1）检查全宗名称与否书写规范；（2）起止年度与否精确；（3）档号（全宗号、目录号、起止案卷号）与否规范；（4）保管期限与否精确；2、检查案卷目录中每个案卷旳题名与否与实体案卷卷皮中旳题名一致；3、与否出既有目录没有实体案卷或有实体案卷没有目录旳现象；4、案卷号与实体案卷与否一致；5、每个案卷旳总页数与否与实体案卷一致；6、纸张规格和折叠与否平整，有无破损、倒装、散出等状况；7、卷内目录与实体案卷中旳卷内目录与否完全一致；8、检查立卷阐明与否完整。
档案馆年度档案整理与数字化工作计划
档案馆年度档案整理与数字化工作计划随着信息技术的迅速发展，数字化时代已经成为不可逆转的潮流。
对于档案馆来说，数字化工作既是挑战，也是机遇。
本文将从档案整理和数字化两个方面论述档案馆年度工作计划，以确保档案馆的高效运营和信息资源的优化利用。
一、档案整理工作计划档案整理是档案馆的基础工作，有序的档案整理是实现数字化工作的前提。
档案整理工作计划应包括以下几个方面：1. 制定目标：根据档案馆的实际情况和需求，制定年度目标。
目标应明确具体，如整理完成某一特定类别的档案，确保档案材料的整齐有序。
2. 制定计划：根据目标，制定详细的整理计划，包括时间安排、人员配备、资金预算等。
同时，要考虑到档案的保密性和机密性，确保档案整理过程的安全性。
3. 分工合作：根据计划，明确档案整理工作的责任人和工作内容。
可以设立专门的整理小组，由专业人员组成，协同合作，确保整理工作的高效推进。
4. 材料归档：完成档案整理后，要及时进行归档并制作目录。
归档过程中，要严格按照分类、编号等标准进行操作，并记录档案的基本信息，以便后续的数字化工作。
二、数字化工作计划数字化是档案馆的重点工作之一，通过数字化可以提高档案资源的可访问性和利用效率。
数字化工作计划应包括以下几个方面：1. 技术设备准备：提前准备好数字化所需的技术设备，例如扫描仪、服务器等。
同时要确保设备的正常运行，以避免因设备问题造成的工作延误。
2. 软件选择：选择适合档案馆数字化工作的软件工具。
软件应具备图像处理、数据存储和检索等功能，能够满足档案馆对数字化工作的需求。
3. 文档转换：将已归档的纸质档案转换为可编辑的数字文档。
通过扫描技术，将档案转化为电子文件，保留其原始格式和结构，并进行适当的图像处理和校正。
4. 数据存储与管理：建立档案数字化存储系统，将数字化的档案存储于数据库或云服务器中，确保数据的安全性和可靠性。
同时，制定档案数据管理措施，包括备份、修复和更新等。
5. 检索与利用：建立档案的索引和检索系统，方便用户通过关键词等方式进行快速检索。
档案数字化工作方案
档案数字化工作方案档案数字化是将传统纸质档案转换为数字格式的过程，通过数字化技术和手段，将档案的存储、检索和管理变得更加高效和便捷。
本文将提出一种档案数字化工作方案，该方案包括档案数字化前的准备工作、档案数字化的具体步骤以及档案数字化后的管理和维护等方面的内容。
一、档案数字化前的准备工作1. 确定数字化的范围和目标：首先要确定计划数字化的档案内容和范围，比如是全面数字化还是部分数字化，数字化的目标是为了提高档案的存储效率、加强档案的检索能力还是其他目标。
2. 确定数字化的需求和目标：根据实际需要，确定数字化档案的具体需求和目标，如档案的格式、存储介质、存储空间等。
3. 调研和选择数字化技术和设备：调研市场上的数字化技术和设备，选择适合的数字化设备和软件，如扫描仪、OCR（光学字符识别）软件等。
4. 制定数字化工作流程和规范：制定数字化工作的具体流程和规范，明确各个环节的责任和任务。
5. 准备数字化的技术支持和设备：确保有足够的技术支持和所需的设备，如计算机、扫描仪、服务器等。
二、档案数字化的具体步骤1. 档案整理和准备：对待数字化的档案进行整理和准备，包括清理、整理、分类、编号等工作，确保档案的完整性和可追溯性。
2. 档案扫描和图像处理：使用扫描仪对档案进行扫描，并对扫描得到的图像进行处理，如去除噪点、增强对比度等。
3. 文字识别和数据提取：对扫描得到的图像进行OCR处理，将图像中的文字识别出来，并提取出相关的数据。
4. 链接和索引建立：将识别和提取出的文字和数据与原始档案进行链接和索引建立，确保档案的检索能力和可用性。
5. 数据存储和备份：将数字化的档案数据存储在服务器或其他存储设备中，并建立定期备份机制，确保档案数据的安全和可靠性。
三、档案数字化后的管理和维护1. 数据存档和归档：对数字化的档案数据进行存档和归档，确保档案的完整性和长期保存。
2. 数据检索和利用：建立档案数据库和检索系统，实现对数字化档案的检索和利用，提高档案的利用价值。
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档案馆档案数字化前处理工作研究I薹誊0三≥毒÷善j¨_f誉彝0重善档案馆档案数字化前处理工作研究●吴绪成宋刚陈黎周幼芬郑呜内容摘要该文论述了档案数字化前处理工作的性质,目标,所遵循的原则,组织模式,一般流程等问题.关键词档案数字化前处理工作研究一,关于档案数字化前处理工作的性质,目标,任务和作用档案数字化前处理工作,是在对档案进行扫描等数字化转换前进行的一种专业化技术准备工作.总体目标是:确保档案实体整理科学规范,数据着录齐全完整,扫描对象具体明确,数字化信息经济实用.主要目标有5个:一是档案价值的有用性;二是贮存信息的唯一性;三是着录标引的规范性;四是文件编目的有序性;五是案卷构成的完整性.基本任务有3个:一是开展档案基础鉴定,分析并确定对哪些馆藏档案进行数字化处理,对无需和不宜进行数字化处理的档案进行选出和说明;二是开展档案系统整理和修复,使档案的业务基础,档案的信息和载体质量都达到档案保管和数字化处理的规范要求;三是开展档案的着录和标引,为建立规范化的档案信息数据库准备标准化的数据.档案数字化前处理工作是在充分尊重前人劳动成果的基础上,以适应于档案数字化要求为取向的一项兼具回顾性和开创性双重特征的专业性极强的重要业基础工作.其内容涵盖档案鉴定,基础整理,技术修复,数据着录等多个方面,是对馆藏档案基础业务进行的一次综合性和系统性的规范,必将对于促进档案保管和利用工作水平的提高发挥重要作用.二,关于档案数字化前处理工作应该遵循的重要原则(一)突出重点,先急后缓.由于馆藏档案数量巨大,而用于档案数字化的资金和人力资源相对有限,在计划安排数字化工作时必须遵循"突出重点,先急后缓"的原则.哪些馆藏档案是数字化的重点呢?一般应该是形成时间早,影响范围广,典型特点强, 使用价值大,利用频率高,保管期限长的馆藏档案.各档案馆应按照这个原则,编制完整的馆藏档案数字化全宗计划表,分步骤按顺序组织开展档案数字化工作.(二)统筹规划,"三个结合".档案馆在组织档案数字化前处理工作时,应该进行统筹规划,努力做到"三个结合".一是把档案数字化前处理工作与馆藏档案保管期限鉴定工作结合起来,以便及时将其中真正具有永久查考利用价值的档案列入数字化范围; 二是把档案数字化前处理工作与完善馆藏档案基础整理工作结合起来;三是把档案数字化前处理工作与破损档案的抢救修复工作结合起来.通过"三个结合"最大限度地实现档案数字化前处理工作的综合效益.(三)确保质量,追求效率.档案数字化前处理工作内容复杂,工序繁多,对组织工作和人员素质的要求极高.在没有做好充分的组织和技术准备工作之前,不宜仓促上马,全面铺开.因为档案数字化虽然是大势所趋,非常重要,但资金投入量大,技术要求高,任何人都既没有权利随意浪费国家宝贵的资金和人力资源,也无法承受因工作质量问题带来返工的沉重负担.始终都要把质量放在首要位置.信息社会的发展对档案数字化的要求十分迫切,而档案馆因为需要进行数字化处理的档案数量非常巨大,这在客观上要求档案数字化前处理工作必须追求高效率,尽最大可能,用最短的时间完成.(四)坚持标准,实事求是.档案数字化前处理工作必须坚持规范和标准,以满足档案数字化的要求,满足档案长久保管和利用的需要.但是国家有关档案工作的标准和规范的制定有一个历史发展的过程,各地在适用标准时,也必须讲究实事求是.一是对新标准制定前后形成的档案要区别对待.对不同历史时期的档案要适用不同的标准.二是形式上的要求可以从宽,内容上的要求必须从严.不同时期的档案在装具样式,目录格式,文件排列和编号方式等方面允许存在不同;但同一时期的档案在整理规范上必须保持一致;对各个时期的档案着录一定要严格执行标准. 三,关于档案数字化前处理工作的组织模式目前各地存在的档案数字化前处理工作组织模式主要有外包式,馆内临时专班式,内外组合式和专门机构式等几种主要形式.各种方式的利弊,具体分析如下:雾iji妻萋誓鏊蕈薹季誊囊霉霪霎璧璧璧曼霎墼(一)外包式.外包式——由档案馆以外的数字化专业公司,通过与档案馆签订合同,采取对档案数字化前处理与数字化扫描等业务一并承包的方式, 组织开展档案数字化前处理工作.其优点是:1. 档案馆的组织工作最简单.省去了组织工作专班,招聘临时人员,开展业务培训,组织协调工作,处理繁琐业务和经常性资金结算等麻烦.2. 专业公司的工作流程更为顺畅.由于数字化前处理与扫描等数字化工作由同一个公司承担, 公司在安排人员,协调工作和统一技术方法上都更加简便和容易.3.有利于提高工作效率.由于公司采取的是企业化的人事制度和组织管理方式,人员流动自主性强,工资制度和激励机制灵活多样,更容易调动人员的积极性,保持队伍的年轻化,更有利于提高工作效率.外包式的缺点有:1.数字化公司往往缺乏档案专家和长期从事档案专业工作的技术队伍,档案前处理工作的质量很难完全达到要求;2.由于数字化公司是以赢利为目标,在无利可图的情况下,不愿也难以兼顾其它相关任务,加上受到业务能力和工作职能的限制,几乎不可能实现前处理工作的"三个结合",综合效益较差;3.由于档案馆没有直接参与到前处理的具体工作之中,因而不能及时发现问题,研究问题和解决问题,档案馆在档案数字化方面的研究水平也难以提高.(二)馆内临时专班式.馆内临时专班式——从档案馆内设相关机构中抽调部分技术人员组成临时工作专班,组织开展档案数字化前处理工作.其优点是:1.工作上手快.专班中的多部分人员是长期从事档案业务工作的技术人员,具有相当的档案专业知识和业务工作能力,无需专门组织培训,在统一工作标准后,可以立即开展工作.2.便于积累,交流和总结工作经验,不断提高工作水平.来自不同档案工作岗位的人员会从不同的角度对档案数字化前处理工作提出不同的建议和要求,通过有效地组织交流,能够比较快地总结出视角多元,内容全面,切实可行的工作经23童蕈肇黉国兽.-"ll__;豢孝肇ll毒≥≥j鸶薹;≥专≥≥≥蠡蓊辫鬟鬻誊墓羹垂囊萋验.3,可以实现前处理工作的"三个结合".难免会影响到专班中技术骨干的稳定和高昂工馆内临时专班式的缺点有:1.组织协调工作热情的长期保持.3.组织协调工作存在一定作难,工作效率受到影响.来自不同处室的人困难.在一个处室中设立一个直接向局(馆)负员,在不脱离原组织建制的情况下临时组合在责的专门性工作专班,虽然有利于提高工作质一起工作,由其中一个部门的人员牵头负责,组量与效率,但在编制计划与总结,组织协调工织者管事不管人,根本无法进行正常的组织协作,请示,报告事项,统一规范业务,参与研究决调.2.受外来因素影响多,工作班子极不稳策等工作中都会有许多不便和为难之处. 定.一来大家都有很强的临时观念,对工作难(四)专设机构式.有长期计划安排;二来各处室在工作忙时,难免专设机构式——在档案馆中设立一个专职会给已抽人专班工作的人员布置任务,客观上负责档案整理鉴定工作的机构,承担档案数字影响专班工作正常开展.化前处理的所有组织和技术工作.这种模式将(三)内外组合式.保持内外组合式的所有优点,克服其在组织协内外组合式——由档案馆一个部门中的从调方面存在的不足,进一步提高工作绩效.事整理鉴定工作的专职人员为主,与从社会上专设机构式的最大问题是,档案馆按统一招聘的人员共同组合成档案数字化前处理工作部署完成机构精简任务不久,提出设立新的内专班,组织开展档案数字化前处理工作.其优设职能机构是一件非常困难的事.点是:1.工作质量好,效率较高.由于前处理工档案馆应该抱着对历史负责的态度,在全作专班中有档案馆的档案专家和一批高素质的面分析利弊的基础上,根据本馆实际,选择最为专业技术人员作为骨干力量,有经过挑选和培有效的组织模式.训,从社会招聘的青年人员作为主要劳动队伍,四,关于对馆藏档案数字化范围的控制专班由一个职能部门负责组织管理,组织者既前处理工作对馆藏档案数字化范围的控制管人又管事,能很好地控制住前处理工作的质涉及两个方面的内容,一是选择并确定馆藏档量,产生较高的工作效率.2.能有效地实现档案中哪些档案应该列入数字化处理的对象;二案数字化前处理工作的"三个结合",综合效益是在列入数字化处理对象的档案中选择并确定好.由档案馆承担整理鉴定职能的部门组织开哪些文件需要进行扫描处理,哪些文件无需进展档案数字化前处理工作,实现"三个结合"是行扫描处理.下面分别阐述.一件顺理成章的事.3.有利于培养技术骨干和(一)馆藏档案中进行数字化处理和不进行提高档案馆档案数字化工作的组织和管理水数字化处理的档案范围.平.常言道:"实践出真知,研究出专家."档案档案馆应该把具有长久普遍查考利用价值馆在组织开展档案数字化前处理工作过程中,的档案列入数字化的范围.包括:1.列入国家将培养出一批富有经验的技术骨干,甚至会造档案遗产名录的档案;2.列入地方档案遗产或就出一批档案数字化方面的专家学者.馆藏珍贵档案名录的档案;3.本馆保存的党政内外组合式的缺点有:1.组织工作相对复领导机关和其它机关及组织形成的具有永久保杂.工作专班中既有正式职工,又有招聘人员,管价值的档案;4.中华人民共和国成立前旧政还有返聘的老同志.组建班子,开展培训,人事权机构形成的记录社会和经济发展基本历史面管理,资金运作等方面都比较麻烦.2.缺乏有貌的具有永久保管价值的档案;5.其它具有特效的激励机制.在整个档案馆工作普遍比较轻殊查考利用价值的专门性档案.松的环境中,档案数字化前处理工作专班的工下列档案原则上可列入不进行数字化处理作是相对紧迫和繁重的.但是档案馆是国家事的档案范围:1.经鉴定后仍确定为长期保管的业单位,物资和精神方面的激励手段十分有限,档案;2.短期保管的档案;3.未经整理鉴定的其它档案.(二)应该进行数字化处理的纸质档案中扫描与不扫描的范围.数字化处理后的档案应该尽可能减少重复性信息冗余.根据从实践中研究取得的成果,一般认为,已被确定为数字化范围的纸质档案中,下列文件属于必须扫描范围:1.发文中的正本文件(盖有印章或签名生效的文件)及其附件;2.发文中没有正本文件的文件定稿;3.有本级党政领导人亲自批示和审改内容的文件底稿;4.已归档文件中未被全文转发过的收文;5.记录有阅文,办文处理意见和签名的文件处理签;6.处理历史事件和办理文件过程中形成的信函,便条等各种形式的记录材料;7.登记表,报表,会议记录等其它各种非公文格式的文稿.非纸质档案和下列纸质档案文件可列入不扫描范围:1.已经过缩微等技术处理的档案(可直接进行数字化转换);2.重份文件;3.有正本文件的一般性发文底稿;4.已被其它文件全文转发,并与转发件(发文)排列在一起的被转发文件(收文);5.成批报表中内容相同的填表说明;6.记录本等成册档案材料中的空白页;7.已建立有数据库的档案目录和备考表等.五,关于档案数字化前处理工作的一般流程通过对大量的实践经验进行归纳,档案馆档案数字化前处理工作宜按下面的流程顺序组织开展工作:1.组建档案数字化前处理工作班子,明确具体负责人;2.制订档案数字化前处理工作规则,统一工作标准;3.编制档案数字化工作计划,有针对性地安排前处理工作顺序;4.按计划逐全宗逐目录调出档案;5.检查是否进行过缩微等技术处理,确定是否对其进行数字化扫描处理;6.对已建立数据库的档案,进行数据核对,纠正错误数据;7.对破损严重的档案进行修复;8.审查档案中是否有重要领导人亲自批示和修改的文件底稿,做出标记和扫描说明; 9.剔除档案中的重份文件或做出标记及不进行扫描的说明;10.检查档案整理和编目质量;对不符合要求的档案进行规范化技术处理;l1.填写备考表;12.编制该批次档案的前处理情况说明;13.归还档案.六,关于档案数字化前处理工作中应注意解决的基本业务问题档案数字化前处理工作涉及多方面的业务,其中最应该注意解决的问题是下面的内容: 1.对长期保管的档案组织开展鉴定.对确有必要调整为永久保管的档案做出变更保管限期的决定,纳入数字化处理的范围.2.对成捆(含卷筒)保管的档案,可以立卷的应组织立卷.新组织的案卷仍沿用原来的档号.一捆(含卷筒)档案组成若干卷的,应在原案卷号后编制副号.方法举例:1(1),1(2),1(3).3.未编制张,页号或编号有误的,应进行补编和更正.4.未编制卷内文件目录或有漏编,错编现象的,应根据档案实际重新编制或补充修正卷内文件目录.文件没有标题或标题不能揭示文件内容的,应自拟题名.对旧式文体格式的文件进行着录时,题名应概括"事由"和"文种"两部分内容.对同一事由形成的若干份文件,提倡编制组合条目.5.案卷中的重份档案应取出或做出标记及不进行扫描的说明.6.对严重破损的档案,进行修复处理.7.对完全不能揭示案卷内容的案卷题名应重新拟制;对案卷封面上的案卷题名与案卷目录不一致的,应以档案内容为依据进行统一规范处理.8.对严重破损的卷皮,卷盒,组织更换.(作者:吴绪成,武汉市,湖北省档案局(馆),邮编:430071)。