ERMS机构电子文件管理系统功能(草案)
电子文件管理系统功能需求规范定位研究
电子文件管理系统功能需求规范定位研究作者：钱毅来源：《北京档案》2011年第04期摘要:在研发ERMS功能需求规范时应结合国内文档管理实际和国际经验研究其基本定位，本文从概念、系统形态、需求类型、管理和发展的角度对ERMS规范定位进行了探讨。
作者认为，从概念上讲，Electronic Records仍将以“电子文件”为其正式概念，在具体环境中可以用“电子归档文件”表达；在系统形态上，明确了ERMS与前端业务系统和后端数字档案馆系统的区别与联系；在需求类型上，阐述了功能需求与业务需求、用户需求之间的主要关系；在管理层面，明确当前规范的主要对象是文书类，以及功能需求规范需要规范体系的全面支持；最后从发展的角度认为功能需求规范需要长周期维护，并应朝认证标准方向发展。
关键词:电子文件管理系统功能需求规范定位电子文件管理活动最终需要依靠具体的信息管理系统来实现，普遍来讲，世界主要国家和地区的研究都是依靠电子文件管理系统（ERMS）来实现其主要管理功能，并为此投入大量精力研究ERMS功能需求规范。
我国也不例外，近年来，国家有关部门都曾先后立项开展此项研究，笔者也有幸参与其中，在多次交流讨论中认识到有必要对ERMS规范的定位进行全方位的研究和审视，力求使规范发挥应有的作用。
ERMS功能需求规范定位研究首先要立足我国文件档案管理实际，尤其需要关注近年来我国在电子文件管理体制、工作方法、实践基础以及行业发展方面的情况。
其次，需要密切跟踪国际上相关规范的发展动态，尤其是欧盟的MOREQ2、美国的DOD5015.2（2007版），以及国际档案理事会（ICA）在2008年颁布的《电子办公环境下文件原理与功能需求》①。
第三，由于功能需求规范被普遍认为是电子文件管理规范的集大成者，所以需要消化理解大量的有关术语、业务、管理、技术领域的基本内容及其进展。
在把握以上诸方面的普遍共识的基础上，笔者拟从概念、系统形态、需求类型、管理、发展等角度阐述对ERMS功能需求规范定位的认识。
电子文件元数据标准
电子文件元数据标准（征求意见稿）1.范围本标准适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织。
本标准规定了电子文件元数据的结构、定义、编码体系。
本标准描述的数字对象为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。
根据发展需要，扩展编制图形、影像、声音等文件类型的元数据标准。
2.编制目的2.1 对文件及相关实体进行标准化描述；2.2 实现不同机构、不同系统之间文件及信息的互操作；2.3 为电子文件在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用提供统一的元数据；2.4 为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供成熟的电子文件全过程管理的设计模式。
3.规范性引用文件下列文件中的条款，通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2659-2000 世界各国和地区名称代码GB/T 2260-2002 中华人民共和国行政区划代码GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 9704-1999 国家行政机关代码编制规则GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 4880-1991 语种名称代码GB/T 4880.2-2000 语种名称代码第2部分:3字母代码GB/T 4881-1985 中国语种代码GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 19667 基于XML电子公文格式规范DA/T12-1994 全宗卷规范DA/T13-1994 档号编制规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知ISO15489 信息与文件—文件管理ISO23081-1 信息与文献—文件管理流程—文件元数据-总则ISO23081-2 信息与文献—文件管理流程—文件元数据-概念与实施问题ISO14721 空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型ISO11179 信息技术--元数据元素的规范与标准化ISAD（G）档案著录规则（总则）W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)4.术语与定义下列术语和定义适用于本标准。
电子文件管理教程 第10章
第二节 电子文件管理系统的主要功能
一、典型EMRS功能需求标准 • DoD 5015.2-STD • MoReq系列 • ISO 16175 • ISO 15489 • 《电子文件管理系统通用功能要求》
第二节 电子文件管理系统的主要功能
二、配置管理 • 分类方案的配置与管理 • 保管期限表的配置与管理 • 元数据方案的配置与管理
第二节 电子文件管理系统的主要功能
六、存储保管 七、检索利用 八、系统管理 九、安全管理 • 身份认证、权限管理、审计跟踪、电子签名
第三节 电子文件管理系统开发原则
• 全程性原则 • 完整性原则 • 安全性原则
• 系统应兼容多种软件格式 • 系统应提供数据备份和灾难恢复功能 • 系统应提供严格的用户角色定义、权限分配和口令审查
思考与练习
８． 在系统规划阶段，对机构进行总体调查的主要目的和内容是 什么？ ９． 机构准备以招标的形式开发ERMS，请结合本机构业务及文档 管理的实际情况，借鉴有关研究成果，起草ERMS需求报告。 10． 简述目前国际上典型的ERMS功能需求规范有哪些。 11． 机构实施ERMS之后，应如何维持系统的可持续运行？
第四节 电子文件管理系统建设过程
四、系统实施 • 实施内容
• 系统配置 • 系统测试 • 系统验收 • 试点应用 • 系统迁移 • 用户培训
第四节 电子文件管理系统建设过程
四、系统实施 • 实施要素
• 制度规范 • EMRS文档 • 实施人员 • 第三方软件
第四节 电子文件管理系统建设过程
五、系统维护 • 系统评估 • 制定应急预案 • 培训
第一节 电子文件管理系统概述
四、电子文件管理系统的实现方式 • 实现方式考虑要点
基于服务组件的电子文件管理系统的对策研究
基于服务组件的电子文件管理系统的对策研究作者：刘洪来源：《北京档案》2018年第08期摘要：电子文件管理系统是实现电子文件科学管理和有效利用的重要工具和平台，基于面向服务架构的理念，可以把电子文件管理系统理解为由满足电子文件各项管理功能的服务组件所构成的集合，即电子文件管理服务组件库，并在此基础上，以服务组件的方式描述和定义电子文件管理功能。
在电子文件管理实践中应用服务组件还面临国家层面、机构层面的诸多挑战。
关键词：电子文件文件管理服务组件电子文件管理系统电子文件管理系统（Electronic Records Manage ment System，ERMS）是实现电子文件科学管理和有效利用的重要工具和平台，要保证电子文件的真实性、完整性和可用性，必须构建功能完备的ERMS，并在电子文件的整个生命周期内将其纳入到系统中统一管理。
一、ERMS概念现有对ERMS的定义，无论是相关学术研究，[1][2]还是标准规范，[3][4][5]均是从两个方面进行界定。
一方面，ERMS是一种专门的、独立的计算机软件系统（信息系统），这是其属类；另一方面，ERMS与其他软件系统或信息系统的区别，是其功能的特殊性，即实现电子文件的管理功能。
这些定义的共同点均是将ERMS视为独立的计算机软件系统，而这正是目前对ERMS界定的不足之处。
由于电子文件的保管主体经历了从业务部门到机构档案保管部门（档案室）、再到永久保管机构（档案馆）的变迁过程，对电子文件实施管理的软件系统在功能及实现上存在很大差异。
因此无法将电子文件纳入到一个统一的系统中进行管理，很难实现电子文件的全程统一管理，使得电子文件的真实性、完整性面临极大风险。
要保证不同系统之间的无缝链接，又存在文件格式标准、互操作等方面困难，即使能够实现，也要付出很大的成本。
事实上，对电子文件管理系统的定义面临着一个两难的境地。
一方面，实现电子文件科学管理的最佳方式是将其作为一个连续地统一体纳入到一个统一的系统中进行管理；另一方面，由于保管主体和功能的不同，电子文件又必须处于不同的管理系统中。
培训讲解—电子档案管理系统建设
电子档案管理系统建设一、电子文件与电子档案（一）定义1.电子文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构和背景组成。
2.电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
（二）电子文件、电子档案探异中国：电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
西方：不分有归档价值的电子文件和电子档案，都叫Electronic Records。
（三）电子档案逻辑结构内容：以字符、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。
结构：电子档案的内容组织和存储方式。
包括逻辑结构和物理结构。
背景：包括行政、来源、业务流程、技术背景等。
（四）电子档案物理结构电子档案包括电子档案内容、内容元数据、结构元数据、技术属性元数据、办理过程元数据、档案属性元数据。
元数据是描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
（五）电子文件（档案）的管理原则●真实性：职责、过程、时间合规；●可靠性：内容真实反映客观事实；●完整性：文件组件齐全；●可用性：文件可理解、关联关系可用。
二、电子档案管理系统概述（一）概念1.业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机系统。
如：各单位电子办公系统、财务系统、业务系统等都属于业务系统。
2.电子文件管理系统（EDMS）：用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。
一般业务系统中都会设置相关的EDMS。
3.电子档案管理系统（ERMS）：对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。
数字档案室应用系统就是一种典型的ERMS（本课件下面就把数字档案室应用系统简称为ERMS）。
4.数字档案长期保存系统（TDR）：以正确和可被独立理解的方式长期保存数字档案信息的计算机信息系统。
是“可信数字仓储”（trustworthy digital repository）在档案界的一般称谓。
电子档案管理系统解决方案及其关键技术实现
数据库与信息管理本栏目责任编辑：王力电子档案管理系统解决方案及其关键技术实现郭志军，王秀霞（中国石油兰州石化分公司自动化研究院，甘肃兰州730060）摘要：该文描述了某集团级大型公司电子档案管理系统（ERMS ）整体解决方案，介绍了系统安全策略、数据集成技术、电子档案数据保护等几个方面的关键技术。
关键词：档案管理系统；架构；功能模块；关键技术中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2016)02-0005-03The Solution and Key Technology of the PetroChina ERMS GUO Zhi-jun,WANG Xiu-xia(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Co.of PetroChina,Lanzhou 730060,China)Abstract ：This paper introduces the whole solution of the Electronic Records Management System (ERMS)of some large group .Furthermore,it also presents the key technology of the safety strategy of the system,the method of how to integrate data and electronic records data protection.Key words ：ERMS;architecture;function module;key technology在全球日益激烈的市场竞争和资本市场的双重压力下。
各大石油公司一直在积极主动地调整自己，在变革过程中，各家石油巨头越来越重视对积累的档案等知识资源的运用，英国石油和壳牌等石油公司都在档案的收集管理，特别是利用上进行了卓有成效的工作[1]。
电子档案管理系统基本功能规定
电子档案管理系统基本功能规定-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章档案整理第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
电子文件管理系统
第2章 ERMS测试基础理论与方法2.1 ERMS测试目的从电子文件管理系统的服务对象上看，它不仅有个人，同时还有企业、政府和军队等。
它所要求的功能，就是能够达到服务对象的需求。
因此对于ERMS测试的目的，也就是考察电子文件管理系统，能否满足用户需求的一个过程。
首先测试的目的包括对于服务的对象的需求，能否给予内容上的满足。
其次测试的目的包括对于ERMS内部的功能，例如网络硬盘存储空间的链接流程、下载文档速度、登陆界面稳定、设计是否合理、文件下载保存和分享功能是否能够合理存储和发布等，都是ERMS测试能够检验系统使用是否达标的目的。
ERMS测试应该了解系统达到的目的。
应该对用户数据收藏进行研究，了解通过互联网以及数据库处理技术的电子文件管理系统的处理过程，用户需要有账号名和相对应的空间。
通过对电脑相连接的网络硬盘空间进行检索，从而找到相对应的电子数据。
在这个过程中，可以同时使用上传功能和下载功能，对电子数据存储形式的文件，进行处理。
但是需要在网络畅通的场所，才能进行数据操作处理。
ERMS测试的目的，在于检测当用户输入相对应的关键查询条件，是否能够快速对相应的电子资料，给予滤出处理，对于速率的检测功能要求是非常重要的，通过测试，能够对此功能的运用，给予保证。
在进行相对应的数据资源共享和电子资源的下载同时，是否能够达到数据的清晰度和完整度，都应该通过ERMS测试来给予保证。
从当前的ERMS的主要检测部门，对于ERMS的目的应该给予明确区分，这样有利于达到ERMS测试的任务完成。
ERMS对应前端应用程序的开发部门，对于ERMS测试应该注意到与用户的界面能够达到审美要求，对于相应的功能，必须通过界面表达，是否达到设计合理的目的。
同时对应的后台数据库，是否能够对应数据的完整和命令执行的速度等，给予完好的处理，同时能够保证数据的安全功能。
这些都是ERMS测试的目的，这也是一种非常好的程序开发设计方式，对于未来发展起到了重要的作用。
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二〇一〇年九月
1
目
1. 2. 3. 4.
录
范围 ................................................................................................................................... 5 规范性引用文件 ............................................................................................................... 5 术语和定义 ....................................................................................................................... 5 总则 ................................................................................................................................... 6 4.1 概述 ................................................................................................................................ 8 4.2 关键概念说明 ................................................................................................................ 8 4.3 技术和管理问题声明 .................................................................................................. 10 4.4 强制性声明 .................................................................................................................. 11 4.5 用户类型说明 .............................................................................................................. 11
5.2 分类方案和案卷组织 .................................................................................................. 17 5.2.1 建立分类方案 ....................................................................................................... 18 5.2.2 维护分类方案 ........................................................................................................ 18 5.2.3 案卷管理 ................................................................................................................ 19 5.2.4 类、案卷的元数据管理 ........................................................................................ 20 5.3 鉴定和处置 ................................................................................................................... 20 5.3.1 保管期限表 ............................................................................................................ 21 5.3.2 鉴定实施 ................................................................................................................ 22 5.3.3 处置方案 ................................................................................................................ 22 5.3.4 移交 ........................................................................................................................ 24 5.3.5 销毁 ........................................................................................................................ 25
2
5.3.6 续存 ....................................................................................................................... 26 5.4 检索利用 ...................................................................................................................... 26 5.4.1 检索 ........................................................................................................................ 27 5.4.2 利用 ........................................................................................................................ 29 5.4.3 显示 ........................................................................................................................ 29 5.4.4 打印 ........................................................................................................................ 30 5.5 存储保管 ...................................................................................................................... 31 5.5.1 存储设备 ............................................................................................................... 31 5.5.2 存储格式 ............................................................................................................... 31 5.5.3 存储管理 ................................................................................................................ 32 5.6 统计报表 ...................................................................................................................... 32 5.6.1 报表管理 ................................................................................................................ 33 5.6.2 统计指标 ................................................................................................................ 33 5.6.3 统计模板 ................................................................................................................ 34 5.7 混合文件管理 .............................................................................................................. 35 5.7.1 总体要求 ................................................................................................................ 35 5.7.2 捕获与分类 ............................................................................................................ 36 5.7.3 鉴定与处置 ............................................................................................................ 36 5.7.4 利用与跟踪 ............................................................................................................ 37 5.8 元数据管理 .................................................................................................................. 38 5.8.1 元数据方案的管理 ................................................................................................ 38 5.8.2 元数据的管理过程 ................................................................................................ 39 5.9 安全管理 ...................................................................................................................... 40 5.9.1 权限管理 ............................................................................................................... 40 5.9.2 审计跟踪 ............................................................................................................... 42 5.10 系统管理 ..................................................................................................................... 43 5.10.1 总体管理要求 ..................................................................................................... 43 5.10.2 系统报告 ............................................................................................................. 44 5.10.3 文档控制 ............................................................................................................. 44 5.10.4 备份恢复 ............................................................................................................. 45