ERMS机构电子文件管理系统功能(草案)

5.
功能需求 ......................................................................................................................... 11 5.1 捕获 ............................................................................................................................... 11 5.1.1 文件的捕获 ........................................................................................................... 12 5.1.2 5.1.3 文件的登记 ...................................................................................................... 14 文件的移动和修改 .......................................................................................... 15
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机构电子文件管理系统功能需求规范 （草案）
二〇一〇年九月
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目
1. 2. 3. 4.
录
范围 ................................................................................................................................... 5 规范性引用文件 ............................................................................................................... 5 术语和定义 ....................................................................................................................... 5 总则 ................................................................................................................................... 6 4.1 概述 ................................................................................................................................ 8 4.2 关键概念说明 ................................................................................................................ 8 4.3 技术和管理问题声明 .................................................................................................. 10 4.4 强制性声明 .................................................................................................................. 11 4.5 用户类型说明 .............................................................................................................. 11
ห้องสมุดไป่ตู้
5.2 分类方案和案卷组织 .................................................................................................. 17 5.2.1 建立分类方案 ....................................................................................................... 18 5.2.2 维护分类方案 ........................................................................................................ 18 5.2.3 案卷管理 ................................................................................................................ 19 5.2.4 类、案卷的元数据管理 ........................................................................................ 20 5.3 鉴定和处置 ................................................................................................................... 20 5.3.1 保管期限表 ............................................................................................................ 21 5.3.2 鉴定实施 ................................................................................................................ 22 5.3.3 处置方案 ................................................................................................................ 22 5.3.4 移交 ........................................................................................................................ 24 5.3.5 销毁 ........................................................................................................................ 25
5.1.4 文件类型 ................................................................................................................ 15 5.1.4 5.1.5 数字化文件的捕获 .......................................................................................... 16 捕获阶段的元数据管理 .................................................................................. 16
2
5.3.6 续存 ....................................................................................................................... 26 5.4 检索利用 ...................................................................................................................... 26 5.4.1 检索 ........................................................................................................................ 27 5.4.2 利用 ........................................................................................................................ 29 5.4.3 显示 ........................................................................................................................ 29 5.4.4 打印 ........................................................................................................................ 30 5.5 存储保管 ...................................................................................................................... 31 5.5.1 存储设备 ............................................................................................................... 31 5.5.2 存储格式 ............................................................................................................... 31 5.5.3 存储管理 ................................................................................................................ 32 5.6 统计报表 ...................................................................................................................... 32 5.6.1 报表管理 ................................................................................................................ 33 5.6.2 统计指标 ................................................................................................................ 33 5.6.3 统计模板 ................................................................................................................ 34 5.7 混合文件管理 .............................................................................................................. 35 5.7.1 总体要求 ................................................................................................................ 35 5.7.2 捕获与分类 ............................................................................................................ 36 5.7.3 鉴定与处置 ............................................................................................................ 36 5.7.4 利用与跟踪 ............................................................................................................ 37 5.8 元数据管理 .................................................................................................................. 38 5.8.1 元数据方案的管理 ................................................................................................ 38 5.8.2 元数据的管理过程 ................................................................................................ 39 5.9 安全管理 ...................................................................................................................... 40 5.9.1 权限管理 ............................................................................................................... 40 5.9.2 审计跟踪 ............................................................................................................... 42 5.10 系统管理 ..................................................................................................................... 43 5.10.1 总体管理要求 ..................................................................................................... 43 5.10.2 系统报告 ............................................................................................................. 44 5.10.3 文档控制 ............................................................................................................. 44 5.10.4 备份恢复 ............................................................................................................. 45