文件编制管理规范
建筑工程文件编制规范
建筑工程文件编制规范一、前言建筑工程文件编制规范是为了保证建筑工程文件的准确性、规范性和一致性而制定的。
合理、规范的文件编制可以提高工程质量，减少错误和纠纷的发生，提高项目管理的效率和水平。
二、文件封面1. 文件名称：文件名称应明确反映文件内容，简明扼要。
2. 文件编号：文件编号应按照统一的编号规则进行编制。
3. 编制单位：编制单位应注明完整的名称，包括单位名称和部门。
4. 文件密级：根据需要，对文件进行密级的确定和标识。
5. 文件日期：文件的编制日期和审定日期应明确标注。
三、文件编制要求1. 文件格式：文件应以电子文档形式编制，保存为常见的文档格式，如doc、pdf等。
2. 文件内容：文件内容应准确、完整地反映项目的技术要求和管理要求，包括设计文件、施工文件等。
3. 文字表述：文件的文字表述应准确简练，表达清晰，避免使用模棱两可的词语或不确定的描述。
4. 图纸绘制：图纸的绘制应按照统一的图纸规范进行，包括图幅大小、比例尺、图例说明等。
5. 表格编制：表格的编制应规范整齐，表头项目应准确明确，表格中的数据应真实可信。
6. 公式和符号：公式和符号的使用应符合相关的规范和标准，确保其准确性和一致性。
7. 条文排列：文件中的条文应按照一定的逻辑顺序排列，便于阅读和理解。
四、文件审查和审定1. 文件审查：文件的编制人员应按照程序和要求，将文件提交给相关的专业人员进行审查。
2. 审查意见：审查人员对文件进行审查后，应提出明确的审查意见，包括修改、补充或确认等。
3. 文件修改：根据审查意见，文件的编制人员应及时修改文件，确保文件的准确性和完整性。
4. 文件审定：修改完成后的文件应经过相应的审定程序，由审定人员对文件进行最终的确认和批准。
五、文件归档和管理1. 文件归档：编制完成的文件应进行归档，并按照一定的分类和编号规则进行管理，以便于查找和使用。
2. 文件变更：对已归档的文件如需进行修改和变更，应按照相应的变更管理程序进行，确保变更记录的准确性和可追溯性。
编制文件管理制度
编制文件管理制度第一章总则第一条为加强编制文件管理工作，规范编制文件管理行为，提高编制文件利用效率，促进工作科学决策和科学决策的实施，本制度制订之。
第二条本制度适用于全单位编制文件管理活动。
第三条编制文件管理包括文件的制定、审核、颁发和归档等活动。
第四条编制文件应当符合国家法律法规、有关规定和本单位制度的要求，具有科学性、前瞻性、权威性、操作性及可实施性。
第五条全体工作人员都有权参与编制文件管理。
第六条本制度由本单位文件管理办公室承担管理协调职责，定期调查检查编制文件工作的执行情况。
第七条本单位全体工作人员有义务遵守本制度的各项规定，并参与文件管理活动。
第二章编制文件的程序与要求第八条编制文件应当遵循下列程序：1.建议：由有关部门提出文件编制的建议，并报送文件管理办公室。
2.起草：由文件管理办公室指定专人负责起草，并征求意见。
3.审核：由文件管理办公室审核，经主管领导审批。
4.颁发：经主管领导签发，并通知有关部门。
5.归档：文件生效后，由文件管理办公室负责归档。
第九条编制文件应当具备下列要求：1.标题简洁准确、内容明确易懂、结构合理完整。
2.语言严谨规范，用词准确通顺。
3.数据真实可靠，论据明确充分。
4.审批签发人员签字、盖章齐全。
5.编号规范有序，归档完整清晰。
第十条重要文件应当向全体人员公示，并在公示时间内收集意见，形成共识后再颁发。
第十一条编制文件应该在保护国家机密和单位重要商业秘密的前提下，尽可能保证文件的公开透明。
第三章文件管理的规范与操作第十二条文件管理办公室应当负责文件管理的组织协调工作，统一规划文件管理的流程和制度。
第十三条文件管理办公室应当负责建立和维护本单位的文件档案库，保证文件的存档合理有序和安全可靠。
第十四条文件管理办公室应当负责定期清理档案库，淘汰陈旧无用的文件，确保档案库的容量和效率。
第十五条文件管理办公室应当根据需要，制定文件检索和归档管理的规范和操作指南，确保文件的检索和查阅的方便快捷。
文件编制规范
文件编制规范在工作中，文件编制规范是很重要的一环。
良好的文件编制规范除了能提高工作效率，还能有效减少交流和沟通的时间和难度，避免误解和疏漏，以及提高文档的规范性和可靠性。
接下来，将从文件命名规范、内容与格式规范等方面，探究文件编制规范的重要性及其实践方法。
一、文件命名规范在文件编制之前，文件命名是首要问题，而不同的文件类型、不同的内容，其命名方式也是不同的。
对于公司重要文件、公告、通知、合同等重要性较高的文件，文件命名应清晰明了，最好能够直接体现文档的类型、主题以及文档的日期。
这样，不仅方便文件的查找和归档，还减少了工作中的不必要麻烦。
例如，通知公告以“通知公告+a/b/c（代表部门）+编号+日期”为命名方式。
而对于重要文件和合同，则应以“文件类型+文件编号+日期+主题”为命名方式，以方便以后的查找和归档。
二、内容与格式规范在文件编制之后，内容与格式的规范也是十分重要的。
在文件的编写过程中，应遵循以下的规范：1.文本内容应清晰明了，不能有歧义。
文本中的要点应突出，不应让读者浪费时间在对其进行解释理解上。
2.文本应该由总到分，由整体到局部，逐渐展开。
比如在公司工作报告中，应该先介绍公司整体的情况，再分部门逐一进行介绍。
3.文本的排版应该合理，要注意字号、字体、空行、序号等细节，以保持文本的整洁、美观。
4.文本中应体现专业性、准确性。
不能存在任何的语法错误、拼写错误、标点符号的错误等。
以上几点规范在文件编制过程中应当严格遵循。
一方面保证文档的可读性，另一方面也能够强化文件的严谨性，便于文件的归档和整理。
三、对文件的存储和归档规范对于编制好的文件，如何进行储存和归档也是十分重要的一环，规范的存储和归档可以有效地提高工作效率。
因此，应建立一个完善的文件管理系统，每个部门都应有各自的文件储存和管理规范。
一般公司内部可以按照文件类型、机密程度、文件编号等方式进行归档，并能够多角度分门别类的进行管理，增加文档的可查找性。
文件编写及管理规范标准
文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。
2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。
3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。
3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。
4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。
5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。
财务类文件的编制要求详见5.2的约定。
5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。
5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。
5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。
通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。
6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
行政类文件编制管理制度
行政类文件编制管理制度第一章总则第一条为加强行政类文件的编制管理工作，规范文件的编制程序，提高文件的质量和效率，依据《中华人民共和国行政法》等法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及其下属机构的行政类文件编制管理工作。
第三条行政类文件是指对行政机关履行职责和行使权限所必需的书面规范性文件，包括法律、法规、规章、规范文件、工作方案、通知、通告、公告、命令、决定、公文等。
第四条行政类文件编制应坚持科学决策、民主程序、程序公开、内容公开、形式合法、严格执法的原则，确保文件的合法、合情、合理。
第五条本制度所称行政类文件编制管理是指对行政类文件的确定、编制、审查、签发、登记、发布、保存、使用等环节的管理和监督。
第六条各级领导干部应当加强对文件编制工作的领导，确保文件编制的合法合规，真实准确，严谨规范。
第七条本单位负责行政类文件的制定、审核的机构名为行政办公室（拟文、核稿、审审），对于行政类文件的审批，签发的机构名为办公室。
第八条行政类文件编制管理应当注重程序的规范性和形式的规范性，坚持以内容为主、形式为辅，落实好《中华人民共和国行政许可法》、《政务公开条例》等对行政类文件审核程序的规定。
第九条行政类文件的编制、审批、签发应当严格按照职责权限分工进行，并建立相关的审批、签发、登记、保存、使用等制度。
第十条合法合规的行政类文件应当依法保护，依法调取档案进行使用。
对造成损失的，依照法律承担法律责任。
第二章行政类文件的编制第十一条行政类文件的编制应当遵守法律、法规和规章的规定，严格按照程序规范操作，确保文件合法合规。
第十二条行政类文件的编制应当坚持精简原则，促进简政放权，简政放权的文件应当在文件中明确说明简政放权的依据。
第十三条行政类文件的起草人应当统筹各方面利益，充分征求各方意见，确保文件的科学合理。
第十四条起草行政类文件应当遵循民主决策程序，进行必要的合法性、逻辑性、系统性、规范性审查，确保文件的合法合规。
文件编制中的规范标准要求解读
文件编制中的规范标准要求解读在日常的工作中，文件编制是一个重要的环节。
不管是合同、报告还是其他类型的文件，都需要按照一定的规范标准进行编制，以确保文件的准确性和专业性。
本文将从文件编制的基本原则、标准要求以及解读实例等方面进行探讨。
一、文件编制的基本原则文件编制是以提供准确信息为目的，为读者传递所需信息的一种方式。
因此，在文件编制中，有以下几个基本原则需要遵循。
1. 准确性原则准确性是文件编制的基石，文件中的信息必须准确无误。
编制者需要对所涉及的事实和数据进行仔细核实和验证，确保文件的真实性。
2. 清晰性原则文件的信息应该表达得清晰明了，避免使用晦涩难懂的术语和长句子。
句子结构应简洁明了，使用常用词汇和短语，使读者能够轻松理解文件的内容。
3. 逻辑性原则文件编制应遵循一定的逻辑顺序，将信息有序地呈现给读者。
可采用段落划分、标题设置等方式，使文件的结构清晰明了，层次分明。
4. 规范性原则文件编制需要符合相应的行业或组织规范。
不同类型的文件可能有不同的规范要求，编制者需要了解并遵守相应的规范，确保文件的专业性。
二、文件编制的标准要求文件编制有一些常用的标准要求，这些要求在不同类型的文件中都有适用性。
下面将介绍几个常见的标准要求。
1. 字体与字号文件编制中常用的字体有宋体、黑体和楷体，字号一般为小四号。
标题和副标题可以适当加大字号以突出重点。
2. 行距与段距正文的行距一般为1.5倍，段落之间留有适当的段距，以增加排版的美观度。
3. 对齐方式文件正文采用左对齐方式，标题可以居中或左对齐，根据文件的需要选择合适的对齐方式。
4. 段落格式段落的开始应空出2个字符的缩进，表达更加整齐规范。
5. 页面设置文件的页面设置应根据实际需要进行调整，一般设置为A4纸张大小，页边距保持在2.5厘米左右。
三、规范标准要求的解读实例为更好地理解规范标准要求，下面以一个报告文件为例进行解读。
标题：公司年度财务报告公司年度财务报告是一份重要的文件，需要按照一定的规范进行编制。
工程设计文件编制规范
工程设计文件编制规范工程设计文件是工程项目的重要组成部分，它直接关系到工程质量和工程进展。
为了确保工程设计文件的准确性和规范性，制定了一系列的编制规范。
本文将详细介绍工程设计文件的编制规范，以便工程师们在实际工作中能够遵循规范，提高工作效率和质量。
一、文件格式规范1. 封面：工程设计文件的封面应包含工程名称、项目编号、编制单位、编制日期等基本信息。
封面要求整洁美观，字体大小和样式要统一。
2. 目录：目录应列出工程设计文件的各个章节和页码，方便读者查找所需信息。
目录要求清晰明了，格式统一。
3. 正文：正文的字体要求统一，一般为宋体或仿宋体。
标题要加粗，层次分明。
正文要求通顺，语句表达准确，段落之间要有合理的过渡。
4. 图表：图表要按照编号和标题的方式进行标注，方便读者查找和理解。
图表的尺寸要适中，清晰可辨。
二、文件内容规范1. 文件概述：文件概述部分应包括工程项目的背景、目的和重要性等信息，以便读者了解工程的背景和目标。
2. 技术要求：技术要求部分是工程设计文件的核心内容，包括设计原则、设计标准、设计参数等。
这部分要求准确、全面，与相关规范和标准一致。
3. 工程布置：工程布置部分应包括工程项目的总体布置和各个部分的布置图。
布置图要符合工程实际情况，清晰明了。
4. 设备选型：设备选型部分应根据工程要求，选择适合的设备。
要对选用的设备进行详细的说明，包括设备型号、技术参数等。
5. 施工方案：施工方案部分应包括工程项目的施工流程、施工方法和施工工艺等。
要求详细、准确，能够指导实际施工。
6. 质量控制：质量控制部分应包括工程项目的质量控制措施和质量验收标准等。
要求科学合理，能够确保工程质量。
7. 安全防护：安全防护部分应包括工程项目的安全措施和安全管理要求等。
要求符合相关法律法规，能够确保工程安全。
8. 环境保护：环境保护部分应包括工程项目的环境保护措施和环境管理要求等。
要求符合环境保护要求，能够保护环境。
文件编制管理制度
文件编制管理制度一、制度目的为了规范企业文件的编制流程，保证文件内容的准确性和合规性，提高企业内部文件管理的效率和质量。
二、适用范围适用于本企业职能部门的全部文件编制工作。
三、管理标准3.1 文件编制原则1.准确性原则：文件内容必需准确、实在、无歧义，以确保信息的转达和理解的全都性。
2.合规性原则：文件内容必需遵守国家法律法规和企业规章制度，禁止编制违反法律法规的文件。
3.简明性原则：文件语言简练，结构层次清楚，避开使用过于专业化和多而杂的术语，以便读者易于理解。
4.完整性原则：文件应包含必需的内容，确保读者取得所需信息时无漏洞。
3.2 文件编制流程1.确定编制需求：职能部门负责人提交编制文件的需求，明确文件类型、目的、主题和内容。
2.订立编制计划：文件编制人员依据需求订立编制计划，明确任务分工和完成时间。
3.收集资料和信息：文件编制人员依据主题和内容收集相关资料和信息，确保依据正确、准确。
4.初稿编制：依据收集的资料和信息，编制文件的初稿，并进行认真审核和修改，确保文档语言精准合规。
5.审核审定：编制完成后，提交给职能部门负责人审核。
6.文件签发：经审核审定后，由职能部门负责人签发，并注明生效日期和编号。
7.归档管理：将已签发的文件归档到特地的文件管理系统，确保文件的有效性和安全性。
3.3 文件命名规范1.文件命名应准确反映文件内容，使用简洁明白的词语，避开使用特殊符号和空格。
2.文件编号应依照肯定规定进行编制，确保唯一性和可追溯性。
3.4 文件传递规范1.传递文件时，应使用电子邮件或企业内部专用通信工具，确保信息传递的准确性和完整性。
2.文件的接收方应在收到文件后进行确认回复，以确保信息的传递和理解的全都性。
四、考核标准4.1 完成质量考核1.文件应符合文件编制原则和管理标准的要求。
2.文件的内容必需准确、实在，无任何错误。
3.文字表达清楚，逻辑性强，结构合理，确保读者易于理解。
4.2 完成时效考核1.文件编制计划应定时完成，确保文件编制工作的进度和效率。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件编制管理规范文件编号：编制：审核：批准：受控状态：版本状态：执行日期：修改控制页文件编制管理规范1.0目的对规范、统一速尔公司文件的编制格式及编号方法做出规定,确保各部门和场所都能得到并使用适用文件的最新版本，并为各项工作的展开提供有效文件的支持和指导，防止使用作废的不适用文件。
2.0适用范围适用于速尔公司所有文件和资料的控制。
3.0职责3.1速尔总部人事行政部负责制定《文件编制管理规范》。
3.2速尔总部人事行政部文控中心负责归口管理所有受控文件，包括登记、编号、发放、保管、建立清单等工作，并负责各部门和场所使用的文件保持为有效版本。
3.3各部门负责编制/修订/评审本部门文件、会签评审相关程序文件，管理本部门领用的所有受控文件，同时收集、整理本部门业务范围内的外来文件并交文控中心存档。
3.4速尔总部人事行政部负责程序文件及质量记录表格审批发放前的体系评审。
3.5物流总部各部门、各分公司负责认真执行。
4.0工作程序 4.1文件的编制格式 4.1.1文件总体格式 纸张选用A4白纸 a/扉页（封面） b/修改控制页c/目录页（推荐使用） d/正文4.1.2文件具体格式 （样本） 4.1.2.1扉页格式（样本）a)公司标识：按公司规定样式制作。
速尔物流 文件编制规范 受控状态文件名称（宋二号） 编制（写部门名称-宋五号） 审核：（宋五号） 批准：（宋五号） 受控状态：（宋五号） 版本号：（宋五号） 执行日期：（宋五号）版本/修改号A/0 页码：b)文件名称：用宋体二号。
与扉页外框上端距6厘米，左右居中。
c)文件编号、编制(写部门名称)、审核、批准、、受控状态、版本号、执行日期，均选用宋体五号。
d)文件名称命名规定一阶文件：速尔——推荐（规章/管理大纲等），体现速尔的特色二阶文件：XXX规范、XXX手册三阶文件（推荐使用）：XXX规定；XXX实施办法。
四阶文件：质量记录（即相关的表格、单据凭证）e)文件编号按4.2中相应条款执行。
f)编制、审核、审批处签字按4.3.4条款执行。
g)受控状态：指“受控”、“非受控”、“作废”和“作废保留”。
质量管理体系运行中使用的所有文件必须是受控文件，要在文件的封面“受控状态”处盖红色“受控”印章。
h)版本号/修改号按4.2中相应条款执行。
i)执行日期：文件版本未经修改前的执行日期。
4.1.2.2文件第一页为“修改控制页”。
标题“修改控制页”选用三号宋体字，表格内容选用五号宋体字。
4.1.2.3文件第二页a)如果文件内容简单，此页为正文。
b)如果文件内容复杂，此页推荐为目录页，第三页为正文。
c)目录页选用宋体小五号字体。
4.1.2.4文件第三页：正文格式a)字体：文件正文标题选用宋体二号；小标题选用宋体五号；文件内容选用宋体五号，段落之间为1.5倍行距；b)页面的页边距四边均为2CM；每张页面均要有页眉、页角。
页眉的左方为“公司规定标志样式”；中间为文件名称；右方为“受控状态”。
页角的左方为“版本号/修改号”（被修改页的页码应相应变动），页角的右方为页码。
页眉和页角均选用宋体小五号字。
c)文件正文格式内容要求（样本） 4.2文件及质量记录的编号方法 4.2.3 二/三阶文件编号方法Q/SR/ZB/W04-S-001 标准类别□可用以下字母表示:工作标准-W ； 公司类别：总部—ZB 北京—BJ 上海—SH 广州—GZ 杭州—HZ 虎门—HM 无锡—WX 文件类别代号如下：二阶文件：规范—F ；手册—S ；三阶文件：规定-g ；合同—j ；实施办法—r 4.2.3.1版本号/修改号如：“A/0”代表初版，“A/1”代表A 版第一次修改，“B/2”代表B 版第2次修改，文件每一次修改均应改变修改次数，若修改达到5次或一次修改内容较多则改变版本，如由“A/5”变为“B/0”。
代表版本号，用字母表示4.2.4外来文件的编号方法×---╳╳----×××序号公司类别文件类别文件类别用以下字母表示：A—行业标准 L—客户质量文件 M—行政法规文件4.2.5质量记录编号方法╳/╳╳/ —╳╳/ —╳╳╳—╳(例如：总部人事行政部合同台帐编号——（T/SR-01-001-A)版本状态流水号部门代号公司类别类别代号类别代号如下：Y—原始记录T—台帐B—报表J—纪要W-报告Q—通知版本状态用大写英文字母表示，即A、B、C……Z质量记录编号位于质量记录的右上方，宋体小五号字。
4.2.6物流总部各部门及各分公司代号速尔总部：SRZB人事行政部 01 财务部 02 市场营销部 03 监察部04 结算部05 快运部06 北京—SRBJ 上海—SRSH 广州—SRGZ 杭州—SRHZ 虎门—SRHM 无锡—SRWX4.3文件的编制、评审与审批4.3.1所有文件必须经过审批方能生效，未经审核批准时，一律不得发放和使用。
4.3.2文件的评审：规范性文件须经过评审方可办理审批和发放手续。
A 文件编制完毕，编制人须填写“文件会签评审表”，提交本部门负责人会签评审。
B本部门评审完毕，由总部人事行政部组织相关部门负责人会签评审。
评审意见填写在“文件会签评审表”上。
文件编制部门应充分考虑各部门会签评审意见，如可行，应纳入文件中。
C各部门评审完毕，编制人填写“文件发放/变更审批表”，由总部人事行政部进行体系评审。
评审意见记录在“文件发放/变更审批表”上。
4.3.3质量记录表格的评审：质量记录表格须经过评审方可办理审批和发放手续。
质量记录表格编制完毕，编制人填写“文件发放/变更审批表”，分别提交本部门负责人评审和人事行政部进行评审。
评审意见记录在“文件发放/变更审批表”上。
4.3.4各类文件的编制与审批权限如下A、方针、目标等战略规划性文件由公司决策层制定，董事长批准后发布实施。
B、各部门工作手册、规范性文件及及相关规定由物流总部人事行政源部负责编写，副总经理审核，总经理批准后发布实施。
C、质量记录表格由业务归口部门组织编写和审核，副总经理批准后发布实施。
4.4文件的发放4.4.1发放范围的确定A一阶文件发放至公司领导及各部门。
B手册及规范性文件发放至总部各部门及所属网络分公司。
C相关规定及实施办法由文件编制部门负责人确定发放范围和数量。
D发放范围的确定应确保使用者可获得适用文件的有效版本。
4.4.2原件，即经审批签署的文件。
原件由物流总部人事行政部文控中心保存，所有发放的受控文件均为原件的复印副本。
4.4.3速尔总部人事行政部文控中心负责对所有受控文件的统一编号和发放工作，同时登记在质量体系文件“受控文件清单”中，并建立总表格样本。
4.4.4发放及领用的控制A各类文件按4.4.1确定发放范围和数量后，文件编制部门应填写“文件发放/变更审批表”，完成审批手续后递交行政部文控中心；B文控中心按审批的文件发放范围及数量复制文件，加盖红色“受控文件”印章，并在每份受控文件的首页加盖各部门标识章后予以发放；C文件领用人在“文件发放/变更审批表”的领用人栏中签名确认领取文件，各部门文件管理人为文件保存的责任人；D当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应到文控中心办理领用手续；E当文件使用人的文件破损严重，影响工作或文件丢失时，应到文控中心办理领用手续，交回破损文件，补发新文件。
4.5文件的更改4.5.1更改实施A文件需更改时，更改提出人/部门应在“文件发放/变更审批表”中填写更改原因及内容。
B手册及规范性文件的更改由各部门负责人组织实施，相关规定、实施办法、质量记录表格由原编制部门/人实施更改。
C文件更改的评审与审批应按原审批程序进行。
当原编制人、审批人不在岗时可由接替其岗位的人员执行，但接替人需获得有关的背景资料。
4.5.2手写更改A当文件的某一页累计更改部分少于三行或十处时，可采用手写的方法进行局部更改，更改处必须由更改人签名并注明更改日期，且应对所发行的所有文件实施同步更改。
B文件的手写更改在执行4.5.2.A后，由文控中心文档管理专员实施。
4.5.3更改与换版A文件更改时同时更改文件上的版次标识，如“A/0”表示第一版原始版本，文件修改时，其状态标识为“A/1、A/2…A/5”，“B/0”表示第二版原始版本，修改为“B/1、B/2、…B/5”，依此类推。
通过更改版次标识识别文件的修改状态。
B文件经五次更改或文件需进行大幅度修改时进行换版。
版本标识依次为:A/0、B/0…，更新版本时，更改状态标识为B/0、C/0、D/0…，依此类推。
表格更改时同时更改表格编号中的版本状态，其状态标识为A、B、C…，更新版本时，状态标识更改为B、C、D…，依此类推。
通过更改版本标识识别表格的修改状态。
C版次标识、版本标识更改时均需在“文件发放/变更审批表”中说明更改要点。
旧版本文件作废，换发新版本。
D更改文件后，速尔总部人事行政部文控中心需同时更新“受控文件清单”、总表格样本和“质量记录明细表”；纳入受控文件清单、总表格样本、“质量记录明细表”中的文件应保持为最新版本。
4.6文件的回收与作废4.6.1旧版文件由文控中心在发放新版文件同时收回，并登记在“文件发放/变更审批表”旧版文件相关栏目内。
4.6.2回收的作废文件加盖“作废文件”印章，由文控中心统一销毁。
其原件由文控中心加盖“保留文件”和“作废文件”两个印章后留存归档，并作好记录。
4.7电子文档管理4.7.1受控文件的电子文档由文件编制人员在文件审批手续完成后上传给速尔总部人事行政部文控中心，由文控中心对公司受控文件建立电子文档。
同时,需要网上公布的文件需经文控中心报人事行政经理审核，经副总经理批准后实施。
4.7.2文控中心依系统运作情况，监督电脑工程师定期备份。
4.8外来文件的控制4.8.1外来文件是指非本公司编制的文件和资料，包括法律法规、行业动态信息等。
4.8.2总部市场营销部负责收集客户标准，人事行政部负责收集法律法规类外来文件。
4.8.3各类外来的书面文件由文件收集部门整理，确认为最新版本后确定发放范围，然后将正本送交文控中心存档，文控中心应及时将收到的外来文件登记在“外来文件清单”中；经收集部门确认的已失效的外来文件，文控中心应在“外来文件清单”注明，并对已失效外来文件予以回收、整理、存档。
4.8.4文控中心应按确定的发放数量复制、发放外来文件，所有外来文件均应编号并加盖红色“受控文件”印章。
新发放的外来文件应予以记录，领用人应签名确认。
4.9文件使用管理4.9.1各部门受控文件应有序存放，以方便取阅和查询，必要时建立本部门受控文件清单和“质量记录明细表”，并保持文件和表格为最新版本。
4.9.2受控文件应保持清晰、整洁、完好，禁止在文件上乱涂乱画。