职场写作课程10——全面掌握邮件撰写技巧

职场写作课程10——全面掌握邮件撰写技巧

今天，我们将学习写商务邮件，这一课极其重要。我们会借此学习：如何针对写作目标构建逻辑树，以及构建逻辑树后，如何将其写成具体的文字？可以说，即使你不写邮件，你也可以将今天学到的内容，运用于说话稿、简讯、策划案、建议书等其他写作形式。

先说点第九课里的PPT干货。

在故事思维里学到的SCQA，在PPT的开头其实也可以用上。举个例子：

所以，可以的话，请大家将学到的方法整理到一张A4纸上（可持续添加），只记下关键词，如逻辑树、SCQA等，然后在工作或学习的过程中，可以不时地瞄一下，看看是否有能用得上的。

了解下邮件的正确打开方式

通常说来，电子邮件相对微信、钉钉等通讯工具而言，效率并不高，且较为封闭。但邮件是一个“多面手”，能搭配其他方式，产生“1+1＞2”的效果。

邮件是一个“多面手”

电话配合电子邮件：打电话适合解决紧急的棘手问题，能和对方及时交流。但通话中一旦涉及重要的信息，如面试通知、签订合同前的确认等，就最好用电子邮件阐明细节，以作确认。

会议配合电子邮件：我们可以通过面对面沟通高效地讨论问题，并使用电子邮件将会议纪要发送给参会者。

微信配合电子邮件：当事件还未确定，我们可以利用微信、钉钉等通讯工具进行沟通，再配合电子邮件做后续跟进。

所以，我们应该根据信息接收者的习惯和需求，综合使用多种方式来实现沟通目的。

有一些沟通场景是电子邮件更能胜任的

1.沟通必要信息

例如通知例会、申请批准、出指令、索要信息、与工作相关的信息分享。

2.确认沟通结果

需要保存结果、档案、证据、附件，或是发送会议纪要给相关参会人员时，可发送邮件。

约定双方达成意见的正式确定，如分工、观点、确认行动计划时，可发送邮件。

需要给对方更多思考或行动的时间，可发送邮件。

3.面向多人传递信息

如表彰通告、激励士气等，适合用电子邮件传达。

使用电子邮件的注意事项

电子邮件无法解决充满争议和复杂的问题；

电子邮件中最好不要表达负面情绪；

电子邮件不能代替面对面沟通；

如无特殊情况，尽量不要越级；

不要把转了N层的邮件发给别人，这显得非常业余。

案例一

从受众角度出发，董浩之前的邮件存在以下问题

我们将和杜拉拉一起面对工作中不同的挑战，和她一起学会邮件写作。

案例二

杜拉拉的邮件（1）

行政部要在CEO来华前完成对DB中国总部的装修，面对上海办公室的装修任务，行政助理杜拉拉缺乏相关经验。了解到行政经理王先生在一年前主持过北京办公室的装修，杜拉拉打算写一封邮件请教。可是，之前的工作中拉拉和王经理并无交集，她该如何开口呢？

思考3个问题

写作步骤1：受众思维

首先，杜拉拉确定了自己的初步目标：就办公室装修咨询对方意见。为了达成这个目标，杜拉拉决定使用电子邮件联系对方，这样可以显得比较正式且有诚意。

但是，如果要求对方也使用电子邮件详细回复，过程将缺乏互动，也非常占用对方时间。

经过综合考虑，杜拉拉调整了自己的目标：先使用电子邮件和对方取得联系，后续则通过电话咨询。杜拉拉认为，为了节约对方时间，电子邮件内容要简洁明了。同时，作为求助邮件，语气应表现谦逊。

写作步骤2：组织信息

首先，杜拉拉需要思考自己要写什么，然后列出了以下表格。

然后，杜拉拉将自己要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻辑树。

写作步骤3：将逻辑树整理成文字

写作邮件的流程

案例三

杜拉拉的邮件（2）

杜拉拉顺利完成了装修工作，人力资源总监李斯特在部门会议上表扬了拉拉。

入职一年多了，拉拉工作一直很出色，但薪资一直没有变化。

她感觉自己的付出和收获不成正比，希望找上级谈谈加薪。

思考

写作步骤1：受众思维

杜拉拉的初步目标是请求李斯特为自己加薪，但是这样不够具体。在申请加薪前要做好调查，确定同行业、同类规模企业的薪酬结构。

完成调查后，通过书面或当面提出加薪时，便可以给出具体的数字。

经过调研对比，杜拉拉确定了上海该行业平均月薪是8k-10k，而自己只有7k。

因此，杜拉拉将目标定为：请求李斯特为自己在现有工资上加1.5-2k。

确定拉拉薪资的是李斯特，李斯特是中国区人力资源总监，他们平时见面时间较少，比较适合用邮件联络。

而李斯特是谨慎型老板，所以，杜拉拉会考虑在邮件中多描写细节、用数据和客观事实说话。同时，这是一封要求加薪的邮件，所以语气应该不卑不亢，态度积极。

又由于李斯特周一通常会收到大量邮件，周五又是工作周最后一日，所以应该避开这两天。最好，杜拉拉选择在周三发邮件。

写作步骤2：组织信息

然后，杜拉拉将自己要写的内容，按文字顺序从上到下整理成逻辑树。

写作步骤3：将逻辑树整理成文字

根据逻辑树，最后杜拉拉写出了这样的邮件。

为了让大家能更便捷地写好邮件，我为大家整理了一份邮件写作要点清单，可以辅助对邮件的自我检查。

邮件写作要点清单

邮件收件人、抄送人：

收件人是需要回复/直接行动的人，抄送人是需要知悉邮件内容的人；

不要将邮件发送给不相关的人，邮件收件人数量能少则少；

尽量不要越级抄送。

邮件主题：

邮件不要使用空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，所以无意义的邮件通常不会被打开；

可以通过主题标记邮件的紧急/重要程度，比如在邮件主题上用“【重要】”等词语标记。