市长信箱及部门信箱来信分类及操作流程
“市长信箱”及“部门信箱”来信分类及操作流程
一、信件分类
1、市长信箱：
管理员对网上来信进行筛选、分析和必要的核实。
经整理后，送总值班室负责人审阅，根据不同内容，分类办理：
即办：即对一般性的咨询,由总值班室工作人员直接进行回复。
转办：即对一般性的建议、求助、投诉，由“市长信箱”管理员根据来件内容，通过门户网站管理后台转交政府有关部门、下级政府办理。
呈办：即对事关重大和跨部门、跨地区、影响面宽、难度较大的问题,报请市政府秘书长签署意见，呈市长或分管副市长阅示，由总值班室工作人员按领导批示要求办理。
查办：即对敏感性、检举性的举报，首先呈报市政府有关领导，如须查办，由市政府总值班室转交有关部门、下级政府办理。
缓办：对于匿名、无联系方式、甚至恶意的来件，可暂存或不予办理。
2、部门信箱：
管理员对网上来信进行筛选、分析和必要的核实。
根据不同内容，分类办理。
即办：即对一般性的咨询,由管理员直接进行回复。
上报：对不涉及本部门的信件，管理员先受理，说明理由上报“市长信箱”。
呈办：即对事关重大、影响面宽、难度较大的问题，报请办公室主任签署意见，呈分管领导阅示，由管理员按领导批示要求办理。
查办：即对敏感性、检举性的举报，首先呈报有关领导，如须查办，由管理员转交部门相关科室。
缓办：对于匿名、无联系方式、甚至恶意的来件，可暂存或不予办理。
二、操作流程
管理员每天查看“市长信箱”及“部门信箱”来信，根据来信内容分类受理。
即办件：管理员受理并办理，并给出具体回复。
转办件：管理员先受理，注明转办意见，然后转发相关部门。
上报件：管理员先受理，注明上报理由，然后上报市长信箱。
呈办和查办件：管理员先受理，然后利用word生成器下载，按照公文流转程序报有关领导签批办理，并将结果予以回复。
缓办件：暂存或不予办理，通知“中国宜昌”门户网站编辑部对缓办件及时删除。
审核：“市长信箱”管理员对所有已处理信件进行最终审核通过，并根据写信人要求及信件性质选择公开内容及回复意见。
市长信箱来信操作流程：
1、信件查看
统一用户登陆（）
（列表中“待受理”办件是市民新来信件，选择“待受理”办件点击标题查看信件内容）2、即办
管理员根据信件内容，若确定为即办件，操作如下：
点击“受理并办理”，在答复内容中回复内容，然后点击“提交”，该信件处理完毕，等待审核。
3、受理
管理员根据信件内容，若确定为转办件、呈办件或查办件，必须先受理，操作如下：
点击“受理”，该信件进入“待办理信件”列表中。
4、转办件
在“待办理信件”列表中选择你要转办的信件，点击标题进入转办流程：
点击“转办”，出现如下对话框：
选择信件办理部门，如：环保局，在“转办意见”中注明意见，在“办理期限”中修改办件时间，最后“提交”。
具体见上图标记处。
5、呈办件和查办件
在“待办理信件”列表中选择你要呈办件和查办的信件，点击标题进入下载流程：
点击“生成word”，形成纸质文件按照公文流程办理，办理完毕再进入信件回复办理意见。
6、缓办件电话通知网站编辑部删除：6256583，6916728
7、审核和公开回复和内容
点击全部办件列表，选择待审核办件进行审核和公开回复和内容：
部门信箱来信操作流程：
1、信件查看
统一用户登陆（）
（列表中“待受理”办件是市民新来信件，选择“待受理”办件点击标题查看信件内容）
2、即办
管理员根据信件内容，若确定为即办件，操作如下：
点击“受理并办理”，在答复内容中回复内容，然后点击“提交”，该信件处理完毕，等待审核。
3、受理
管理员根据信件内容，若确定为上报件、呈办件或查办件，必须先受理，操作如下：
点击“受理”，该信件进入“待办理信件”列表中。
4、上报件
在“待办理信件”列表中选择你要上报的信件，点击标题进入上报流程：
在审核意见中注明意见，如图。
点击“提交”，等待市长信箱管理员审核。
5、呈办件和查办件
在“待办理信件”列表中选择你要呈办件和查办的信件，点击标题进入下载流程：
点击“生成word”，形成纸质文件按照公文流程办理，办理完毕再进入信件回复办理意见。
6、缓办件电话通知网站编辑部删除：6256583，6916728。
赣州市人民政府市长信箱工作流程图
附1
赣州市人民政府市长信箱工作流程图
附2：转办件结案报告（式样）
关于XX来信问题调查处理情况的报告
市长信箱办公室：
X月X日，你处以赣市信箱转〔200X〕XX号函转办XX发至市长信箱信件事项收悉，现将调查处理情况汇报如下：
一、来信人基本情况
姓名、性别、年龄、身份证号、职业、工作单位、现居住地地址、联系电话、问题发生地、家庭基本情况等。
二、来信人的主要诉求及调查情况
三、处理情况及来信人对处理意见的态度
承办机关（章）
年月日
附3：交办件结案报告（式样）
XX〔200X〕XX号关于XX来信问题调查处理情况的报告
市长信箱办公室：
X月X日，市长信箱办公室以赣市信箱督〔200X〕XX号函交办XX发至市长信箱信件事项收悉，现将调查处理情况汇报如下：
一、来信人基本情况
姓名、性别、年龄、身份证号、职业、工作单位、现居住地地址、联系电话、问题发生地、家庭基本情况等。
二、来信人的主要诉求及调查情况
三、处理情况及来信人对处理意见的态度
承办机关（章）
年月日。
永州市人民政府办公室关于规范永州市政府门户网站“市长信箱”信件办理的通知
永州市人民政府办公室关于规范永州市政府门户网站“市长信箱”信件办理的通知文章属性•【制定机关】永州市人民政府•【公布日期】2009.04.30•【字号】永政办函[2009]47号•【施行日期】2009.04.30•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文永州市人民政府办公室关于规范永州市政府门户网站“市长信箱”信件办理的通知（永政办函〔2009〕47号）各县区人民政府，各管理区，市直各单位：永州市政府门户网站“市长信箱”是市人民政府面向社会公众设立的专用电子信箱。
为使“市长信箱”信件办理工作科学化、制度化、规范化，经市人民政府同意，现就有关事项通知如下：一、信件分类“市长信箱”信件总体分为四类：（一）政务类：对市政府重大决策、工作部署的意见和建议；涉及全市经济社会发展全局、社会涉及面广、与人民群众利益密切相关的重大事项的反映。
（二）咨询类：对政府行政规章、政策措施的咨询。
（三）信访类：对政府机关及其工作人员职务行为的情况反映、提出建议意见，或者不服政府机关及其工作人员职务行为的投诉。
（四）不予受理类：应向其他方面投诉的请求，其他机关职权范围内的事项；有关推销、邀请、给领导的私人信件；反映问题事实不清，所提建议理由不充分的信件；联系方式无效，无法核实内容真实性的信件。
二、办理机构“市长信箱”由市政府督查室牵头，市信访局、市信息化管理办公室（以下简称市信息办）参与，共同负责管理。
市政府督查室负责政务类信件的办理；市信访局负责信访类信件的办理；市信息办负责“市长信箱”所有信件的分拣、咨询类信件的转办、办结情况的网上反馈和网络平台的技术支撑。
各县区人民政府（管理区）督查室、市政府各部门办公室承办市政府督查室交办、市信息办转办的“市长信箱”信件。
各县区人民政府（管理区）和市政府各部门信访机构承办市信访局转办的“市长信箱”信件。
三、办理原则“市长信箱”信件按“属地管理，分级负责，谁主管谁负责”的原则办理，确保“件件有结果，事事有回音”。
赣州市人民政府市长信箱工作流程图
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附1
赣州市人民政府市长信箱工作流程图
附2：转办件结案报告（式样）
关于XX来信问题调查处理情况的报告
市长信箱办公室：
X月X日，你处以赣市信箱转…200X‟XX号函转办XX发至市长信箱信件事项收悉，现将调查处理情况汇报如下：
一、来信人基本情况
姓名、性别、年龄、身份证号、职业、工作单位、现居住地地址、联系电话、问题发生地、家庭基本情况等。
二、来信人的主要诉求及调查情况
三、处理情况及来信人对处理意见的态度
承办机关（章）
年月日
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附3：交办件结案报告（式样）
XX…200X‟XX号关于XX来信问题调查处理情况的报告
市长信箱办公室：
X月X日，市长信箱办公室以赣市信箱督…200X‟XX号函交办XX发至市长信箱信件事项收悉，现将调查处理情况汇报如下：
一、来信人基本情况
姓名、性别、年龄、身份证号、职业、工作单位、现居住地地址、联系电话、问题发生地、家庭基本情况等。
二、来信人的主要诉求及调查情况
三、处理情况及来信人对处理意见的态度
承办机关（章）
年月日
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岳阳市人民政府办公室关于印发岳阳市人民政府门户网站市长信箱信件办理规则的通知
岳阳市人民政府办公室关于印发岳阳市人民政府门户网站市长信箱信件办理规则的通知文章属性•【制定机关】岳阳市人民政府•【公布日期】2011.12.08•【字号】岳政办函[2011]140号•【施行日期】2011.12.08•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文岳阳市人民政府办公室关于印发岳阳市人民政府门户网站市长信箱信件办理规则的通知（岳政办函[2011]140号）各县、市、区人民政府，岳阳经济技术开发区、城陵矶临港产业新区、南湖风景区、屈原管理区，市直各单位，中央、省属驻岳各单位：《岳阳市人民政府门户网站“市长信箱”信件办理规则》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
市人民政府办公室《关于印发岳阳市人民政府门户网站“市长信箱”信件办理规则的通知》（岳政办函〔2011〕107号）同时废止。
二○一一年十二月八日岳阳市人民政府门户网站“市长信箱”信件办理规则岳阳市人民政府门户网站“市长信箱”，是市人民政府面向社会公众设立的专用电子信箱。
为充分发挥“市长信箱”的重要作用，监督部门单位及其工作人员依法履行职责，维护公民、法人和其他组织的合法权益，切实解决群众反映的问题，并促进“市长信箱”信件办理工作制度化、规范化，结合我市实际，制定本规则。
一、办理范围（一）对本市经济建设、社会发展、市场监管、公共管理等方面的意见和建议；（二）对本市各级部门单位及其工作人员的批评、意见和建议；（三）对市政府各部门单位工作职责、办理程序和政策规定的咨询、意见和建议；（四）对关系群众自身利益、实际困难的求助、意见和建议；（五）适合市人民政府受理的其他事项。
对于“市长信箱”中反映问题事实不清、所提建议理由不充分、或者联系方式无效，无法核实内容真实性的信件，或者推销类信函、邀请函、给领导的私人信件等，不属于办理范围。
二、办理原则“市长信箱”信件按“属地管理，分级负责，谁主管，谁负责”的原则办理，应办信件做到“件件有结果，事事有回音”三、办理机构“市长信箱”由市政府督查室牵头，负责信件的分拣、拟办、转办和督查：市信息化管理局负责办结情况的网上反馈和“市长信箱’管理系统的技术支撑。
城口县人民政府办公室关于做好市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱办理工作的通知
城口县人民政府办公室关于做好市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱办理工作的通知文章属性•【制定机关】城口县人民政府办公室•【公布日期】2015.03.24•【字号】城府办发〔2015〕49号•【施行日期】2015.03.24•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文城口县人民政府办公室关于做好市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱办理工作的通知城府办发〔2015〕49号各乡镇人民政府、街道办事处，县政府各部门，有关单位：市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱是县政府联系群众工作的重要窗口和桥梁，抓好办理工作，有利于倾听群众呼声，了解群众诉求，广泛接受工作建议，解决一些难点、热点问题。
但是目前我县在具体办理工作中还存在少数单位重视不够；办理过程中推诿扯皮、敷衍塞责、无故拖延；办理质量不高、办理时效不强、工作落实不力等问题。
为此，经县政府研究同意，现将相关事宜通知如下：一、充分认识市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱办理工作的重要性市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱是政府与公众互动的重要平台，加强信件办理工作对于畅通公众参与渠道，广泛了解社情民意具有重要作用；对于维护广大人民群众合法权益，减少不稳定因素具有保障作用；对于促进提高政府工作效率，打造政府为民服务的良好形象具有积极作用；对于改进工作作风，加强干部密切联系群众具有推动作用。
县政府各部门、有关单位和各乡镇（街道）要充分认识加强市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱信件办理工作的重要性，高度重视，认真办理，真正把市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱建设成为我县舆论环境的防火墙和社会稳定的减压阀。
二、切实抓好市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱办理工作（一）职责及分工县政府办公室是市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱的主管部门，负责相关工作的组织协调；县政府办公室信息科是市长信箱、市长公开电话、市级部门转阅入件和县长信箱的承办科室，负责信件的分发、督办、审核、回复工作。
政府部门邮件的收发流程
政府部门邮件收发流程
一、邮件发送流程
1.编写邮件内容
2.确定收件人和抄送人
3.主题填写和附件准备
4.内容审核和校对
5.发送邮件
二、邮件接收流程
1.接收邮件通知
2.登录邮箱查看邮件
3.阅读邮件内容
4.确认是否需要回复或转发
三、邮件回复流程
1.确定回复内容和方式
2.回复邮件内容
3.添加必要的附件
4.校对回复邮件内容
5.发送回复邮件
四、邮件转发流程
1.确定转发目标和目的
2.编写转发说明和备注
3.将原邮件转发给相关人员
4.抄送原邮件发件人
五、邮件归档流程
1.确定邮件归档分类
2.将重要邮件进行归档
3.建立邮件归档档案
4.定期清理和整理归档邮件。
市长信箱群众来信的基本流程和要求
市长信箱群众来信的基本流程和要求市长信箱是政府部门提供给群众的一种沟通渠道，旨在让民众可以通过书面形式向市长表达意见、提出建议或反映问题。
市长信箱的建立，有助于促进政府与民众之间的互动和沟通，为市长向民众提供服务和解决问题提供了重要的参考依据。
以下是市长信箱群众来信的基本流程和要求。
1.写信群众可以自愿、自主地选择是否写信给市长。
信函应当用简洁明了的语言表达自己的意见、建议或问题，并注明个人的真实姓名和联系方式，以便政府部门对来信者进行回复或与其进行进一步沟通。
2.邮寄信函可以通过普通邮政方式或快递寄往市政府，也可以递交给市政府的指定信箱或信访窗口。
如果选择邮寄方式，请确保地址准确无误，以免影响到信件的送达。
3.登记政府部门在收到市长信箱的来信后，将对该信函进行登记，包括记录信函的编号、来信人的基本信息以及收信日期等相关事项。
这旨在确保每封信件都能得到及时处理和回复。
4.分类与分派针对每一封信函，政府部门将根据信件的内容，将其分派给相应的部门或责任人进行处理。
例如，涉及教育问题的信函将交给教育局进行处理，涉及基础设施问题的信函将交给建设局等。
5.调查与核实负责处理市长信箱的相关部门或责任人将认真调查和核实信函中提到的问题或情况，确保了解实际情况的准确性以及问题的紧迫性。
6.答复政府部门将尽快对来信者的反馈进行答复。
答复可以采取各种形式，如书面回复、电话回复、面谈等，以满足来信者的不同需求。
政府部门应当尽量客观、准确地解答来信者提出的问题，并对问题的处理情况向来信者进行详细说明。
7.监督和跟踪市长信箱的回复应当及时，并保持持续沟通。
来信者可以向市政府要求回复进展情况，并对回复的满意程度进行监督和评价。
市长信箱群众来信的基本要求包括：1.信件应当真实、准确、详细、具有说服力，内容要明确、清晰，避免使用模糊、夸张或带有攻击性的措辞。
2.信件中的事实陈述应当尽可能提供证据或相关材料，以便政府可以更好地了解问题的实质。
黄山市市长信箱办理流程
黄山市市长信箱办理流程
黄山市市长信箱办理流程是：一、接收来信。
在群众反映问题之后，立即接收并阅读来信，迅速了解事件具体情况并进行问题类型的甄别排列。
二、转交处理。
按照事件的情况转交至相关部门进行核查处理。
三、要求反馈。
要求相关部门在规定的时间节点内反馈具体处理情况，并且，迅速接收整理反馈情况。
四、公开回复。
依据整理接受到的相关反馈情况在网站上公开回复群众问题。
五、提供反馈环节。
给群众提供满意度选项，由群众作出选择，对政府工作作出评价。
对其的要求有：一、定责处理、职能化处理。
根据群众反映问题的不同类型，需转交不同部门处理。
二、限时、规定时间节点、限时办理。
要求相关职能部门在规定时间内反馈情况，并且限时回复。
三、公开透明。
在网站公开处理回复问题，并提供反馈、评价环节。
2021年省(市)长手机信箱办理工作制度
省(市)长手机信箱办理工作制度省（市）长手机信箱工作办公室工作制度为扎实有效做好“省长手机、省长信箱、市长手机、市长信箱”信电办理工作，根据《关于印发市长手机和市长信箱工作实施意见的通知》(吉府办字[201*]196号)文件精神,特制定以下工作制度一、工作原则1、坚持“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则。
2、坚持“急事急办、特事特办”的原则。
对重大紧急情况，立即按程序向市政府及领导呈报，并按领导批示交由有关乡（镇、场）政府和县直部门及时妥善处理。
3、坚持“加强监督，不搞舆论炒作”的原则。
二、工作职责1、负责办理和回复群众给省（市）政府及领导的来电、手机短信和电子邮件及省（市）长纸质来信；2、向省（市）政府及领导报告群众对改进政府工作的重大建议和意见；3、接收民生政策落实情况的反映与投诉；4、根据来电、短信、电子邮件、省（市）长纸质来信反映情况进行分析，提出完善政策的建议；5、向下级政府和有关部门转办、交办、督查、通报群众来电、来信反映的事项；以适当的方式向社会公布群众来电、来信反映事项的办理情况。
6、及时掌握省（市）长手机和市长信箱信电办理过程中出现的问题，认真分析原因，研究改进措施，提出工作意见，通报有关地方或单位及时纠正，确保省（市）长手机和信箱信电办理工作正常高效运行。
三、受理范围1、对全县经济发展、社会稳定、政府工作改进和相关民生政策落实情况提出的意见或建议；2、对重大政策不落实情况的投诉；3、其它需要处理的重大情况和问题。
4、属党委、人大、政协、法院、检察院职责范围内的事项及民生政策之外的情况，不属“省长手机、省长信箱、市长手机、市长信箱”受理范围，可直接告知来电、来信人向相关机构反映。
四、工作分工1、省（市）移动公司负责“省（市）长手机”的网络平台建设和技术支撑，以及接听、登记、初步分类、转送等工作。
2、省（市）信息化工作办公室负责“省（市）长信箱”平台建设维护及相关软件开发等技术支持，以及来信的筛选接收、初步转送、登记统计等工作，后转发县长手机信箱工作办公室。
岳阳市人民政府办公室关于印发《岳阳市人民政府门户网站市长信箱信件办理规则》的通知
岳阳市人民政府办公室关于印发《岳阳市人民政府门户网站市长信箱信件办理规则》的通知文章属性•【制定机关】岳阳市人民政府办公室•【公布日期】2021.11.30•【字号】岳政办函〔2021〕129号•【施行日期】2021.11.30•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】信访正文岳阳市人民政府办公室关于印发《岳阳市人民政府门户网站市长信箱信件办理规则》的通知岳政办函〔2021〕129号各县市区人民政府，岳阳经济技术开发区、城陵矶新港区、南湖新区、屈原管理区，市直各单位，中央、省属驻岳各单位：《岳阳市人民政府门户网站市长信箱信件办理规则》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
岳阳市人民政府办公室2021年11月30日岳阳市人民政府门户网站市长信箱信件办理规则为充分发挥岳阳市人民政府门户网站市长信箱（以下简称市长信箱）重要作用，规范市长信箱信件办理工作，提高政务服务效率和水平，切实解决人民群众合理合法诉求，结合工作实际，制定本规则。
一、受理范围（一）对本市经济建设、社会发展、市场监管、公共管理等方面的意见和建议；（二）对本市各级部门单位及其工作人员的批评、意见和建议；（三）对市政府各部门单位工作职责、办理程序和政策规定的咨询、意见和建议；（四）对关系群众自身利益、实际困难的求助、意见和建议；（五）市人民政府应当受理的其他事项。
二、办理原则市长信箱信件按“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则办理，做到“件件有结果，事事有回音”。
对于内容重复、涉法涉诉或者不具备办理条件的信件，原则上予以留存备查。
三、办理机构岳阳市人民政府12345热线服务中心（以下简称市12345热线服务中心）牵头负责市长信箱信件办理相关工作，具体负责信件的受理、交办、督查、考核和备案归档。
各县市区政府（管委会）办公室（综合管理部），市直及中央、省属驻岳有关单位办公室负责承办市12345热线服务中心转办的市长信箱信件。