公司文件管理制度.docx

文件编号：A-DCC-001编制日期：2011-7-28公司文件管理制度

版本： A修改状态：00

1.0 目的

为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为

有效受控版本，特制定本制度。

2.0 适用范围

2.1 外来文件（上级公司及同级单位来文）；

2.2 公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等；

2.3 文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体；

2.4 受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。

3.0 职责

3.1 公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、

作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录

清单》；

3.2 总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、

销毁、归档等工作由各起草部门负责；

3.3 采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合

同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管；

3.4 各部门负责所属业务范围相关文件/ 记录的拟定；

3.5 总经理或授权部门负责人批准发布；

3.6 各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置；

3.7 填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。

4.0 定义

4.1 公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时

使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点；

4.2 管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、

统一方法和统一行动的目的；

4.3 作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而

制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定；

4.4 表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列）或

多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要

表达的信息；

4.5 保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的

公文、制度等文件，均属于保密文件；

4.6 非保密文件：属相性概念。公司内部，以各文件形式公开布的公文、制度及相

关表格等，均属于非保密文件。相于外部，公司内所有非保密文件均保密文件。

5.0 文件格式及准

5.1 公文（包括公告和通知）

5.1.1：二号微雅黑，加粗；

5.1.2司：文件右上角；

5.1.3文件号：文件号及文日期，黑体五号，靠右；

5.1.4文件原：

╳—╳╳╳╳—╳╳╳

流水号（ 3 位数字）

自然年（如 2011）

能代（附件1，表 1）

号中英文及数字采用五号Calibri字体。

5.1.5公文摘要部分格式：

收文：

文：

抄送：

主：

四号黑体；

5.1.6正文：小四号宋体，正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体；

5.1.7距：上、下、左、右均；

5.1.8段落：倍行距；段前、段后0cm；

5.1.9点采用全角符号，装左。

5.2 管理制度

5.2.1格式：

5.2.1.1 司：文件左上角

5.2.1.2 文件名称：三号宋体，加粗；上下左右居中；

5.2.1.3 文件号：文件号及版本号填写在框中；

5.2.1.4原：

╳—╳—╳╳╳

流水号（ 3 位）

能代（附件1，表 1）

文件代（附件1，表 2）

号中英文及数字采用五号 Calibri 字体； 5.2.1.5

版本：用 A、B⋯⋯表示，五号 Calibri 字体；

5.2.1.6 修改状： 00、01⋯⋯，五号 Calibri字体。

5.2.2段落：宋体小四字体，加粗；

5.2.3段落序号：

一：、⋯⋯ .. ；

二：一段落号 +流水号，如：、；、⋯⋯ .. ；

三：二段落号 +流水号，如：、；、⋯⋯ .. ；

四：三段落号 +流水号，如：；⋯⋯ .. ；

5.2.4正文：宋体小四号，正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体；

5.2.5距：上、下、左、右均；

5.2.6段落：倍行距；段前、段后0；

5.2.7眉和脚：

5.2.7.1眉格式：司，靠左；“内部料不

得外” ，宋体五号，

靠右。

5.2.7.2脚格式：文件名称、文件号及版本左，斜体小五号字，Page（） of

（数），靠右。字母及数字使用 Calibri

字体小五号；

5.2.8点采用全角符号，装左。

5.3 表格

5.3.1眉格式：司，靠左；

5.3.2表格名称：四号宋体，加粗，左右居中；

5.3.3文件号：表格号及版本号，右；

5.3.4表格原：

╳╳—╳╳—╳╳ / ╳

表版本号（ A、 B、C⋯） / 修改次

流水号（ 2 位数字）

所属文件号

号中英文及数字采用五号 Calibri 字体； 5.3.5 版

本：用 A、B⋯⋯表示，五号 Calibri 字体；

5.3.6修改状：00、01⋯⋯，五号Calibri字体；

5.3.7表格目字段：宋体五号字，英文及数字采用五号Calibri字体；

5.3.8行高：；

5.3.9距：上左右2cm，下距表格布局而定；

5.3.10段落：倍行距；

5.3.11横式表格指定度26cm，式表格指定度17cm；

5.3.12表格左右居中，装左。

5.4 合同原：