公司文件管理制度20830
公司管理制度文件管理制度
公司管理制度文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障信息安全，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本管理制度。
第二条公司文件管理制度适用于公司各部门、各岗位工作人员，包括公司的内部文件、外部文件和电子文件的管理。
第三条公司文件必须按照法律法规、公司规定的审批流程和文书格式进行编写，具有法律效力的文件必须加盖公司公章。
文件应当真实、准确、完整、清晰，无误导性内容。
第四条公司文件包括但不限于会议纪要、决议、通知公告、报告、合同、协议、函件、制度规定等。
第五条公司文件应当根据保密等级进行分类存储，对于涉密文件应当采取相应的保密措施。
第六条公司文件的起草、审批、签发、传阅、归档等流程应当明确，责任人应当清晰，确保文件管理工作有序进行。
第七条公司文件管理采用电子化管理为主，辅之以纸质文件管理，电子文件的备份和存储应当符合信息安全要求，保证数据不丢失、不被破坏。
第二章文件的起草和审批第八条公司文件的起草由文件起草人负责，应当遵守公司规定的格式，内容准确清晰，审批流程必须正确。
第九条文件起草人应当将起草好的文件提请主管领导审阅并签字确认，确认后方可提交下一级审批。
第十条文件的审批顺序依次为：起草人—直接主管—部门负责人—总经理（或者指定部门负责人）。
第十一条审批人对于文件内容有异议或者需要修改的，应当及时反馈给文件起草人，起草人应当及时修改并重新提交。
第十二条对于需要紧急发布的文件，应当提供充分理由，并经主管领导同意后可进行快速审批发布。
第十三条公司文件必须按照规定的审批流程和程序进行审批，未经批准的文件不得发布。
第三章文件的传阅和归档第十四条审批完毕的文件应当及时传阅到相关人员，传阅必须保证准确无误，防止出现传达错误。
第十五条传阅人员在接收到文件后，必须按照所需时限审阅并签字确认，传阅流程必须完整，不得私自留存、转发或者泄露文件内容。
第十六条文件传阅完成后，应当按照规定的存档要求归档，文件归档应当分类存储，便于查找和管理。
公司文件管理制度
公司文件管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件管理工作，规范文件的起草、审批、备案、传阅、保存和销毁等工作，制定本管理制度。
第二条公司文件指公司各类文字资料、图表资料以及磁盘、光盘等电子信息载体等一切书面资料和电子信息载体。
第三条公司文件的管理应当遵循科学、规范、有序的原则，保持文件的完整性、安全性、机密性和可操作性。
第四条公司文件管理工作由公司机构设置的文件管理部门或者文件管理员具体负责。
第五条凡属公司机构制定的各类文件必须按照规定程序报经主管领导批准后方可实施。
第六条公司内部文件的传阅必须经过批准，不得私自传阅，以防泄密。
第七条公司文件的备份、保存和销毁必须按规定进行，不能随意处理。
第八条文件管理员必须严格遵守公司文件管理规定，并保守公司机密，对公司文件的管理工作负有法律责任。
第九条公司文件应当依据文件保管期限对文件进行分类、归档、保存和销毁。
第二章文件的起草和审批第十条公司文件的起草应当明确表达文字内容，并注明起草单位、日期、文号等相关信息。
第十一条公司文件的审批必须经过主管领导或者指定审批人审阅、签批，并注明审批日期和签章。
第十二条公司文件的起草和审批应当严格遵循规定程序，保证文件的合法性和规范性。
第三章文件的备案和传阅第十三条公司文件的备案工作由文件管理员负责，备案后文件应当按照规定存放，方便查阅。
第十四条公司文件的传阅必须经过文件管理员审批，并按照规定程序进行，不得私自传阅。
第十五条公司文件的传阅应当及时、准确，保证信息的及时传达和安全性。
第四章文件的保存和销毁第十六条公司文件的保存应当按照规定的期限和程序进行，不得随意销毁或遗失。
第十七条公司文件的销毁必须经过文件管理员的批准，并按照规定的程序和方式进行。
第十八条公司文件的销毁必须经过备案，及时记录销毁情况，确保文件的安全和机密性。
第五章文件管理的监督和检查第十九条公司文件管理工作的监督和检查由公司领导或者委派的专人负责。
第二十条定期对公司文件管理工作进行检查，发现问题及时纠正和处理。
公司文件管理制度
公司文件管理制度1. 引言本公司为了有效管理和保护公司的文件资料，规范文件的创建、保存、审批和销毁流程，制定了本文件管理制度。
本制度适用于全公司所有部门和员工。
所有员工都有责任遵守本制度，以确保文档的安全和保密性。
2. 文件创建与命名规范2.1 所有文件必须按照一致的命名规范进行命名，以方便管理和查找。
文件名应包含以下要素： - 文件名称 - 创建日期（年月日） - 版本号（如有）2.2 文件类型应根据实际情况选择合适的文件格式，如.docx、.xlsx、.pdf等。
禁止使用非公司批准的文件格式来保存重要的公司文件。
2.3 在创建新文件时，应遵循以下步骤： - 确定文件内容和目的 - 使用合适的模板（如果有） - 填写相关信息（如文件标题、作者、创建日期等） - 编写内容并保存3. 文件保存与存储3.1 文件保存应遵循以下准则： - 所有文件必须保存在公司提供的统一文件管理系统中，禁止将文件存储在个人电脑或便携式存储设备中。
- 应根据文件的重要程度和保密性，选择合适的权限设置，确保只有授权人员能够访问。
3.2 文件存储系统应具备以下功能： - 文件分类和文件夹管理 - 版本控制 - 共享和协作功能 - 定期备份和恢复功能3.3 每个文件应该有唯一的标识符，方便追踪和识别文件的状态、位置和更新记录。
4. 文件审批流程4.1 涉及重要决策和文件变更的文件应该经过合适的审批流程。
审批流程应明确规定审批的责任人和流程。
4.2 文件的审批流程应包括以下步骤： - 提交审批申请 - 审批人审查和批准 - 审批结果通知4.3 审批结果应在文件的元数据中进行记录，确保审批过程的透明性和可追溯性。
5. 文件销毁与归档5.1 文件的销毁和归档应遵循以下准则： - 无用的、过期的或不再需要的文件应及时销毁，避免占用存储空间和造成安全隐患。
- 根据公司的规定和法律法规，对涉密文件进行安全销毁。
5.2 归档的文件应该根据一定的分类标准进行整理和存储，以便查找和检索。
公司文件管理管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件安全、完整、准确、高效地服务于公司各项工作，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文件，包括纸质文件、电子文件、录音录像等。
第三条公司文件管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）分类存放，方便查阅；（三）保密安全，责任到人；（四）及时归档，定期清理。
第二章文件分类与编号第四条公司文件分为以下类别：（一）公司章程、规章制度；（二）合同、协议；（三）会议记录、报告；（四）财务报表、审计报告；（五）员工档案、人事资料；（六）技术资料、产品资料；（七）其他文件。
第五条文件编号采用统一格式，由类别编号、年份、顺序号组成。
第三章文件收集与归档第六条各部门应按照职责分工，负责收集、整理本部门文件，并及时报送至公司档案室。
第七条收集的文件应确保完整、准确、真实，符合国家法律法规和公司规章制度。
第八条文件归档分为以下步骤：（一）编制归档目录，注明文件名称、类别、编号、页数、密级等信息；（二）按照文件类别、年份、顺序号进行分类存放；（三）将归档文件整理成册，加盖档案专用章；（四）将归档文件送至公司档案室，由档案管理员进行登记、保管。
第四章文件查阅与借阅第九条公司文件查阅实行登记制度，查阅者需填写查阅登记表，注明查阅文件名称、类别、编号、目的等信息。
第十条公司文件借阅实行审批制度，借阅者需填写借阅申请表，经部门负责人审批后方可借阅。
第十一条借阅文件需在规定时间内归还，如有损坏或丢失，应按原价赔偿。
第五章文件保密与安全第十二条公司文件分为绝密、机密、秘密三个等级，各部门应按照文件密级采取相应的保密措施。
第十三条文件保密措施包括：（一）设置文件保密室，配备必要的保密设施；（二）文件传输采用加密方式；（三）文件查阅、借阅需办理审批手续；（四）加强员工保密教育，提高保密意识。
第十四条文件安全管理包括：（一）定期检查文件存放环境，确保文件安全；（二）防止文件丢失、损坏、被盗；（三）对损坏、丢失的文件及时进行补充、恢复。
公司的文件管理制度
公司的文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司信息安全，根据公司的实际情况，制定本文件管理制度。
第二条公司文件管理制度适用于公司内部所有部门和员工，在公司日常办公中必须严格遵守。
第三条公司文件管理工作应当遵循科学、规范、高效、安全的原则，确保公司文件的准确、完整、及时、有效管理。
第四条公司文件管理应当遵循保密原则，对涉密文件和资料进行严格的保密措施，防止泄露和散播。
第五条公司文件管理制度的具体实施和管理由公司文件管理部门负责。
第六条公司文件管理制度不断完善和更新，需要根据公司内部实际情况进行调整和修改。
第七条公司文件管理制度中涉及的定义和术语解释如下：1. 文件：指公司各类文件、资料、报告、凭证等记录形式的载体。
2. 文档：指公司各类电子文件、文书、报表、图纸等数字形式的载体。
3. 机密文件：指公司内部涉及商业秘密、重要机密等与公司核心利益直接相关的文件。
4. 非密文件：指一般的文件、资料等信息，涉密程度不高，但也需注意保密。
5. 文件管理系统：指公司建立的用于管理文件的系统，包括物理档案室和电子文档管理系统。
第二章文件的归档管理第八条公司文件应当按照文件的类别、重要性、保存期限等因素进行分类归档管理。
第九条公司文件应当按照文件的采编顺序、主题、日期等因素确定文件编制时的文件号。
第十条公司文件应当全部载明文件题名、日期、起草部门、起草人等必要信息，并签署负责人审批签章。
第十一条公司文件应当根据不同重要性和保密等级，确定不同的存储保管措施和安全防范措施。
第十二条公司文件应当按照公司规定的文件保存期限进行归档管理，到期后及时销毁。
第十三条公司文件应当在收到归档指令后，及时整理、编目、盘点，并按规定的顺序整理归档。
第十四条公司文件应当建立完善的文件目录、档案管理系统，便于查阅和管理。
第三章电子文档管理第十五条公司电子文档应当采用合理的文档管理系统，确保电子文档的安全性和稳定性。
公司文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件安全、准确、高效地流转，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件的管理，包括但不限于文件起草、审核、审批、分发、归档、销毁等环节。
第三条公司文件管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：文件内容应符合国家法律法规、政策规定和公司规章制度；（二）真实性原则：文件内容应真实、准确、完整；（三）及时性原则：文件处理应迅速、高效；（四）保密性原则：对涉及公司秘密的文件，应采取保密措施；（五）责任制原则：明确文件管理责任，确保文件安全。
第二章文件分类第四条公司文件分为以下几类：（一）内部文件：公司内部产生的文件，如通知、报告、请示、批复等；（二）外部文件：公司收到的外部单位或个人发送的文件，如信函、传真、电子邮件等；（三）会议文件：公司内部会议形成的文件，如会议纪要、决议等；（四）档案文件：公司已归档的文件，如合同、协议、规章制度等。
第三章文件起草第五条文件起草人应具备以下条件：（一）熟悉文件内容，确保文件内容符合公司规定；（二）具备一定的文字表达能力，确保文件语言规范、条理清晰；（三）遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
第六条文件起草流程：（一）明确文件目的和用途；（二）收集相关资料，确保文件内容准确；（三）起草文件，包括标题、正文、落款等；（四）提交审核。
第四章文件审核第七条文件审核人应具备以下条件：（一）熟悉公司业务，具备一定的专业知识和判断能力；（二）遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
第八条文件审核流程：（一）对文件内容进行审核，确保文件符合公司规定；（二）对文件格式、语言进行审查，确保文件规范；（三）对文件涉及的秘密内容进行保密审查；（四）提出修改意见，提交审批。
第五章文件审批第九条文件审批人应具备以下条件：（一）具备一定的决策能力，能够对文件内容作出判断；（二）遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
第十条文件审批流程：（一）审批人根据文件内容、目的和用途，进行审批；（二）审批人签署意见，提交文件处理；（三）审批人如对文件内容有疑问，可要求起草人或审核人进行解释。
公司文件管理制度
公司文件管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件管理，保障文件的安全、完整和有效，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。
第二条本制度适用于公司总部及所属各单位（以下简称“各部门”）文件的生成、传递、归档、保存、借阅、销毁等管理工作。
第三条公司文件管理工作应遵循统一领导、分级负责、分类管理、全程控制、注重利用的原则。
第四条公司应设立文件管理组织机构，明确各部门的文件管理职责，配备相应的文件管理人员，确保文件管理工作的顺利开展。
第二章文件生成与传递第五条公司文件分为内部文件和外部文件。
内部文件包括公司内部使用的各类文件，外部文件包括与外部单位往来的文件。
第六条文件生成应遵循简洁、明了、规范的原则，做到格式统一、文字准确、图表清晰、签字齐全。
第七条各部门应建立健全文件审批制度，确保文件的合法性和有效性。
文件审批应按照公司规定的权限和程序进行。
第八条文件传递应通过公司内部邮件系统或指定的其他途径进行，确保文件传递的及时、安全。
第三章文件归档与保存第九条公司应设立档案室，统一保管公司各类档案。
档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等条件。
第十条文件归档应按照公司规定的分类标准和归档时间进行。
归档文件应齐全、完整、有序。
第十一条文件保存期限应根据文件的性质和重要性确定，按照公司规定的期限进行保存。
第四章文件借阅与利用第十二条文件借阅应填写借阅申请表，经批准后方可进行。
借阅人应按照规定的期限归还文件，并确保文件的安全、完整。
第十三条文件利用应遵循保密、合法的原则，确保文件的使用不违反国家法律法规和公司规定。
第五章文件销毁第十四条文件销毁应按照公司规定的程序进行，确保文件的销毁符合国家法律法规和公司规定。
第十五条文件销毁前应进行清点、登记，并由两名以上工作人员在场监销。
销毁过程应做好记录，留存相关证据。
第六章文件管理责任第十六条公司领导应对文件管理工作负总责，确保文件管理工作的顺利开展。
公司文件管理制度范文（3篇）
公司文件管理制度范文第一章总则第一条为规范和强化公司文件管理，提高工作效率和信息安全性，根据相关法律法规，制定本《公司文件管理制度》（以下简称“本制度”）。
第二条本制度适用于公司内所有的文件管理工作，包括纸质文件和电子文件。
第三条公司文件分类标准主要包括行政文件、财务文件、人事文件、业务文件、技术文件、档案管理文件等。
第四条公司文件管理工作由文件管理部门负责，具体工作分工由各部门负责人和文件管理部门协调确定。
第二章文件的编制、审批和编号第五条编制文件应当按照规定的格式和规范要求进行，确保文件内容准确、清晰。
第六条文件编制人应当在文件上标明编制日期、文件编号以及负责人签字。
第七条文件需要审批的，应当由负责人指定审批人员进行审批，审批结果由审批人员签字确认。
第八条文件编号采用统一的编号规则，包括文件类型简称、年份、审批顺序等要素。
第九条文件编号应当按照时间顺序进行编排，已编制的文件编号不得重复使用。
第十条文件编号应当清晰可辨，不得使用模糊不清的代号进行编号。
第三章文件的存储和归档第十一条公司文件的存储方式包括纸质存储和电子存储，纸质存储采用柜架、文件夹等方式进行。
第十二条纸质文件应当按照文件分类标准进行归类，分门别类地存放在各自的柜架和文件夹中。
第十三条纸质文件应当按照时间顺序进行存放，新文件放在上面，旧文件放在下面。
第十四条纸质文件存放时应当保持文件的整洁和完好无损，不得弄皱、污损或遗失。
第十五条电子文件存储应当采用安全、可靠的网络存储设备，并进行定期备份。
第十六条电子文件应当按照文件分类标准进行文件夹分级管理，并设置相应的权限。
第十七条电子文件存储设备和备份设备应当放置在安全、防静电、防潮、防火的场所。
第四章文件的查阅和借阅第十八条公司文件的查阅和借阅应当符合相关管理规定，并经过相关审批。
第十九条员工可以通过内部系统或向文件管理部门提出申请，进行文件的查阅和借阅。
第二十条文件查阅和借阅应当按照查阅申请单和借阅登记表进行记录，包括查阅或借阅人员、时间、文件名称等。
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公司文件管理制度1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持最新有效版本的文件，4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。
(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）5.工作程序5.1 文件的分类5.1.1 文件属性分类（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2 文件阶层分类（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4)四阶文件：各记录表单、报表等。
5.1.3 文件密级分类（1）绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。
（2）机密文件：a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。
b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。
c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。
d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。
e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。
f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。
（3）秘密文件a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。
b、公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。
c、公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。
必要时管理文件由总经办组织相关部门进行评审。
5.3.3 文件审批/评审时，文件编制部门应到总经办填写“文件评审表”，文件审核、批准人应在“文件评审表”中填写审批意见，必要时可以由总经办或文件归口部门组织相关部门进行文件评审，评审意见应填入评审表，各评审人应签名。
5.3.4 行政、管理文件均应按上序流程通过审批，交总经办备案并获得文件编号后方可发布。
5.3.5 技术文件的编制、审批和发布，由文件归口部门按技术文件管理制度的规定执行。
5.4文件归档、发放、保管5.4.1 文件归档（1）经审批后的文件，由文件归口部门文件管理人员负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管，并按文件分类建立本部门各类文件的“文件/记录目录”，文件/记录目录应标注文件受控状态，对更改/作废/收回/替换的文件要做出标识。
（3）各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交总经办编制/更新公司“文件/记录受控清单”。
5.4.2 文件发放（1）文件的发放实施分类控制，总经办负责组织编制“文件分发控制表”，规定文件发放的范围及相应的分发号，文件归口部门按分发控制表执行。
（2）文件归口部门编制“文件发放登记表”，确定文件发放范围、份数，受控文件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批，非受控文件有文件发放部门确定自行确定。
（3）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。
（4）文件接收部门需要对文件进行二次发放时，如发放到使用现场或发放给客户、供应商，应向文件归口部门申请增加文件发放数量，二次发放的文件如是复印件，应狭隘复印件加盖红色“受控”印章。
5.4.3 文件保管与借阅（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、质量手册及程序文件正本存放在总经办。
b、行政性文件正本存放在总经办。
c、公司级管理文件正本存放在总经办，部门级管理文件由部门文件管理人员保管。
d、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
e、外来文件正本依文件分类存放于总经办及相应的文件接收部门。
（2）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
（3）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
（4）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
5.4.4 文件复制受控文件未经批准不到复制，若有部门需要，应由文件归口部门批准后方可复制，并按照文件发放程序执行。
5.5 文件贯彻实施5.5.1 文件实施前，由文件归口部门会同有关部门，做好实施准备工作，包括培训、组织、技术和资源四个方面准备。
5.5.2 明确文件贯彻实施的管理人员的责任和义务，特别是领导责任。
5.5.3 明确文件实施的效力和范围。
5.5.4 文件归口部门对文件的实施情况及结果进行检查，为违反文件规定者提出考核意见，并对文件不适用部分提出更改意见，已消除实施过程中出现的问题。
5.6 文件的更改与回收作废5.6.1文件更改（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
（2）文件更改的起草、审核、批准有原文件起草、审核、批准部门/人员按文件管理程序进行，更改内容应由文件更改人填写“文件更改通知单”，并由文件审核人、批准人审批签字。
若指定其他部门或人员审查、批准时须获得相关背景资料，否则不得擅自更改。
（3）文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改；单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化或管理体系执行的标准发生变化时应进行换版。
（4）文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
（5）公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
5.6.2 文件的作废与销毁（1）各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废文件应加盖红色“作废”印章，隔离存放。
（2）各部门存档中的文件已经被更改且有新版文件发布时，应新发布文件存档，并将原文件加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章，存于原档案中。
（3）失效文件盒记录保存期满后，有文件归口部门鉴定文件是否已无保存价值，填写“文件/记录销毁审批记录表”，经综合部门审核，公司总经理或分管主管批准后，由文件保管部门销毁。
各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
（4）文件销毁方式视文件的密级及所载内容，可采用如：烧毁、碎纸机碎掉、变卖等方式，文件销毁是必须有人监督，并在“文件销毁审批记录表”上做好销毁确认的记录。
5.7 外来文件管理5.7.1 外来文件接收与归口（1）国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定；设备说明书、档案等外来文件，交由总经办统一管理。
（2）一般外来文件，如质量体系文件、更加法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件由接收部门负责接收，交总经办统一管理。
（3）外来技术文件，如供货图样等由接收部门归口管理。
《技术文件管理制度》《合同管理制度》《档案管理制度》7 记录表形式附件一：文件/记录控制清单附件二：文件评审表附件三：文件目录附件四：文件分发控制表附件五：文件发放登记表附件六：文件借阅表附件七：文件更改通知单附件八：文件/记录销毁审批表。