办公室事务(业务)和管理(秘书职能之一)

办公室事务（业务）和管理（秘书职能之一）

第一讲办公环境的维护和管理

一、维护责任区的整洁、有序：

1、秘书要经常清洁整理由本人负责的办公区：台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁处。

2、自觉清洁本人参与的办公区域：

复印机、打印机、茶水桌、文件柜、书架、物品柜、接待区、会议室

3、设备、物品放置适当，取用有序：

办公文具、用品、文件夹、贴有标识，保密文件不能放于文件柜。电话置于左手边，右手记录留言。电脑、打印机等用电设备置于一处，电源方便。

4、办公资源摆放有序，用后归位：

文件柜中的文件摆放有序，用后归位。办公物品柜，重的放在下面。常用公物：电话号本，字典等放在书架上。接待区：宣传品、报纸杂志摆放好。

责任区：个人工作区+公用区域+由你辅助的上司的办公区域。

二、识别工作场所和常用的设备隐患：

包括：地、墙、天花板、门、窗；

室内光线、温度、通风、噪音、通道、办公家具

办公设备及操作中的隐患。

火灾或消防中的隐患

注意事项：

上岗前应了解的办公场所的安全规定包括：

1．有关法律法规《劳动法》

2．用人单位的法规、规定

3．所租用的写字楼的有关规定

三、通常企业办公室中安全检查的方法是：

1．确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查。

2．发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。

3．若个人无权或无法排除的，应报告上去。

4．认真记录本企业的“隐患记录及处理表”

四、做好信息的保密工作

口头信息的安全及保密

纸面信息的安全及保密

电子信息的安全及保密

1．做好口头信息的安全：

a．不在组织内部、外部谈论有关单位的保密信息。

b．在没有确认对方身份之前，不得泄密

c．只向来访者提供组织允许提供的信息。

d．遵照会议的要求传达会议精神。

2．纸面信息的安全：

a．文件、资料签收、登记

b．文件只发给或传阅到被授权的人员并要求签收。

c．传递保密资料时，应放在文件夹、盒中携带。

d．所有保密的住处应进退维谷在“专用文件夹”中，并标明“机密”，放在带锁、防炎的铁柜中。

e．离开办公室，不要把机密文件留在桌上，关好门窗。

f．用邮件发送保密信息，要标识“保密”。

g．高密级信息应由工作人员亲自送交收件人。

h．复印完成后将保密原件取走。

i．传真保密信息时，要求接收人等在传真机旁即时取收。

j．极为重要的信息可做成缩微胶片。

k．不再需要的保密文档要粉碎。

3．做好电子信息的安全：

a．计算机显示屏应放在他人看不到屏幕之处。

b．计算机打印保密材料要求人不离机

c．在提交电子信息给他人之前，应向上级核对。不能给未授权的人。

d．使用计算机应存自己的密码。（更换）

e．用密码保护计算机数据

f．计算机杀毒、查毒。

g．重要的文件要备份。

h．有保密信息的软盘不应带出单位。

i．有可能计算机应该装上报警系统。

五、保密工作的相关知识：

从单位利益出发，将秘密信息控制在一定范围内。

1．秘书在保密工作中注意的几个方面：

（1）文件保密：接收——传递——保管

不该看的不看，不该说的不说。

（2）会议保密：

a．会议内容未公开之前不得公开。

b．开会的信息（何时召开，由谁主持）没确定之前不得散布。

c．会后，做好会场打扫，文件的回收。

d．（3）科技保密：控制科技信息，活动的接触面，接触对象（客户，同行、媒体、政府部门）

2．秘书应做好组织中特定信息的保密工作：

人事信息：（晋升）、聘用

财务信息：股票价格、银行贷款

产品信息：技术泄露

客户信息：失去客户、合同的可能（潜在）因素

第二讲日常办公室事务

一、邮件、文件的收发与处理

1.收文(件)工作程序:

2.发文(件)工作程序:

3.上司不在时,秘书处理文件(邮件)可参考的方法

一、接打电话和处理通话中的问题：

1.处理电话留言:简洁、完整、准确、及时送达

接电话方法：

2.拨打电话的方法

情境题：王秘书接听电话，对话如下：

来电人：我找你们局长，请帮忙叫一下。

王秘书（叫）：张局长，有人电话找你。

问：王秘书处理这一电话的方式是否妥当？为什么？遇这类电话应如何对待？

3.通话过程中可能出现的问题及处理:

二、安排值班工作:编制值班表

1、值班工作的主要内容:记好值班电话记录

记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递

2、值班表的编制:

3、某些大型企业没有专门的值班室:并有完善的值班管理制度.

四、有关现金和报销的知识和规定

参与财务管理:零用现金的管理

商务费用的报销

信用卡、旅行支票、快汇等知识

三、文书形式与文书处理的基本程序：

四、印章及介绍信的管理要求（结合教材）：

经本单位领导人批准，办理审批手续秘书人员不得擅自作主

印章：标志作用

权威作用

法律作用

凭证作用

企业单位都有自己的收发文登记表，公章使用登记

第三讲办公日常事务：用品的发放

一、办公用品及易耗品的范围：

1.纸簿类:

2.笔尺类

3.小装订类

4.归档用品

5.办公设备专用易耗品

二、办公用品的发放程序：

三、办公设备和办公用品的进货和保管：

1.办公设备及办公用品接收的程序

2.库存保管中应采取的措施

3.办公室秘书处理的库存物品

办公室用品和消费品

小型办公室设备

4.做好办公设备和办公用品的库存记录

进货卡、出货卡、库存卡

第4 办公效率和时间管理

1.时间表的编制:

时间表:

年度时间表、季度时间表、月时间表、周时间表

2．管理自己和上司的工作日记：

手工填写的工作日记电子工作日记

例：

(1)工作日记：节省上司的时间，对上司的一天工作作出合理的安排。

(2)工作日记填写的信息内容：

上司参加的会议，活动情况，时间，地点，内容

接待来访者（姓名、详情、约会时间）

上司在外部参加会议、活动、约会情况

上司个人的安排

上司的私人信息

另外：各项活动中需要秘书协助的事宜

上司交办自己的工作

自己职责中应做的工作。

（3）处理工作日记的变化与调整。

（4）注意事项：

a．秘书应确保上司日记信息的保密，只给上司授权的人查阅。

b．要保持两本工作日记信息的一致和准确。

c．秘书应熟悉上司的工作习惯和约会时间的长短。

d．秘书应熟悉上司用餐和休息时间，以便安排约会避开上司的休息。问题：办公室事务包括哪些方面的内容？

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