【培训课件】会议的组织和管理.pptx
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会议组织培训课件(PPT 47张)
2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会 期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。 会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”， 如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、 食宿费等。 一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失 的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3 倍再乘以2计算。
另一种是临时的主持人，比如各种代表会 议，或几个单位，几个地区的联席会议， 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题， 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需 要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”， 由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法 性。
会议成本=X+2J×N×T，其中，X是显性 成本，J代表与会人员每小时平均工资的文件准备 1、开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言 稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简 短。内容大体包括三方面：对来宾和与会 人员表示欢迎；对会议的内容、任务、目 的作简要介绍；预祝会议成功。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容，既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结， 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。 发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍， 或是财政开支或是人事管理等。发言稿有 的由发言人亲自撰写，有的由秘书代为起 草，发言人再修订定稿。
如何组织有效会议培训讲义(ppt45张)
4、会议召开
遵守时间
1、不要迟到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！ 2、不要随意推迟和变更开会时间 打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不 能出席会议； 管理召集部门（人）的威信下降。 3、严格按照议程进行，不要超时
例子：
工作量化表推行会议议程 会议议题：如何使用和推行《工作量化表》 会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点：五楼新世纪会议室 与会人员：BD部、技术部、音乐事业部（含互联网）部门第一负责人和负有管理责 任的人员，人力资源部全体同事。 主持人：CFO Mak
如何组织有效会议
算算看，你一周内总共：
开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？
因为开会完成几个结论？
因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？
因为开会耽误多少工作？
以讲话传达讲话， 以会议贯彻会议， 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象？
开会的目的
开会让您…
小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理
但开会也让您…
工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客戶
无需开会的“五个如果”
催办的方式—发文催办、电话催办、派员催办或约请催办部门来人汇 报等。 反馈 反馈的原则—迅速及时、真实准确、渠道畅通 反馈的重点—主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。
会议记录
Thank You !
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会议的组织与管理.pptx
ous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about. 。2020年12月10日星期四上午10时1分1秒10:01:0120.12.10 15、会当凌绝顶，一览众山小。2020年12月上午10时1分20.12.1010:01December 10, 2020 16、如果一个人不知道他要驶向哪头，那么任何风都不是顺风。2020年12月10日星期四10时1分1秒10:01:0110 December 2020 17、一个人如果不到最高峰，他就没有片刻的安宁，他也就不会感到生命的恬静和光荣。上午10时1分1秒上午10时1分10:01:0120.12.10
部门2
部门2
排
列
部门3
部门3
部门3
部门3
左右法排法座位安排
主席台
以中间为基点先左后右向两侧排列
部门3
部门1
部门2
部门4
部门3
部门1
部门2
部门4
部门3
部门1
部门2
部门4
特别 提醒
事先划好座位区域 大门贴指示牌、座位图 出席证注明座位号
会场的选择与布置
相关知识点
主席台座次安排
依职务高低和选举结果 会议主持人的位次
会议评估
会后管理 与落实
会中组织 与管理
会议策划
会议组织构架 与审批
会议筹备 方案
会议通知
会议签到 与接待
会场选择 与布置
课堂设计
1、设计具体项目任务 2、学生自主完成任务 3、师生研讨完善方案 4、实战演习（新任务）
部门2
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排
列
部门3
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左右法排法座位安排
主席台
以中间为基点先左后右向两侧排列
部门3
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部门4
特别 提醒
事先划好座位区域 大门贴指示牌、座位图 出席证注明座位号
会场的选择与布置
相关知识点
主席台座次安排
依职务高低和选举结果 会议主持人的位次
会议评估
会后管理 与落实
会中组织 与管理
会议策划
会议组织构架 与审批
会议筹备 方案
会议通知
会议签到 与接待
会场选择 与布置
课堂设计
1、设计具体项目任务 2、学生自主完成任务 3、师生研讨完善方案 4、实战演习（新任务）
会议管理培训活动ppt课件(含内容)
早会注意事项
• 创造良好，温馨的职场环境。 • 建立团队精神，用团队力量去约束每一位参加者，
没人有特权。 • 坚持不谈可能引发队员不良竞技术状态的敏感事情。 • 熟练、激励点要集中，避免散乱、兴奋点转移。
早夕会的经营
• 想办法调动大家热情，产生群体效应，产生共鸣。 • 心态调整，技巧培训，精力提升，组织者或单位负责
企业培训
感谢聆听
早会的准备
• 资源的准备 • 制作一个月会议行事历 • 制定奖惩办法 • 要与部门成员充分沟通 • 利用布告栏公布
3.
早夕会的经营
早夕会的经营
系统加入新建变电站时，只需配置站端系统设备、建立和上级主站的连接，在管理平台做相应配置即可，软硬件无须做大的改动。6)易用性系统采用全中文、图形化软件实现整个监控系统管理与维护， 人机对话界面新一代变电站智能辅助监控系统第9页清晰、简洁、友好，操控简便、灵活，便于监控和配置；采用稳定易用的硬件和软件，完全不需借助任何专用维护工具，既降低了对管理人员进行专业 知识的培训费用，又节省了日常频繁地维护费用。
需要何种 信息
何种收 集方式
全员参与
分析整 理
确定趋势
怎样举行会议
数据采取前端分布存储、监控中心集中存储管理相结合的方式，对数据的访问采用严格的用户权限控制，并做好异常快速应急响应和日志记录。设计依据系统规划设计必须按照国际、国家和行业的有关 标准和规范进行。为满足电力运维中心对变电站的多元化管理需求，需建立一套适应变电站安全生产的现代化变电站智能辅助监控系统。
• 收集资讯(生活X常识、游戏笑话、员工意见) • 分析资讯、确定目标 • 设置早会栏目及内容 • 确定时间和场地 • 设计制作辅助工具 • 制作早会策划书
早夕会的经营
• 创造良好，温馨的职场环境。 • 建立团队精神，用团队力量去约束每一位参加者，
没人有特权。 • 坚持不谈可能引发队员不良竞技术状态的敏感事情。 • 熟练、激励点要集中，避免散乱、兴奋点转移。
早夕会的经营
• 想办法调动大家热情，产生群体效应，产生共鸣。 • 心态调整，技巧培训，精力提升，组织者或单位负责
企业培训
感谢聆听
早会的准备
• 资源的准备 • 制作一个月会议行事历 • 制定奖惩办法 • 要与部门成员充分沟通 • 利用布告栏公布
3.
早夕会的经营
早夕会的经营
系统加入新建变电站时，只需配置站端系统设备、建立和上级主站的连接，在管理平台做相应配置即可，软硬件无须做大的改动。6)易用性系统采用全中文、图形化软件实现整个监控系统管理与维护， 人机对话界面新一代变电站智能辅助监控系统第9页清晰、简洁、友好，操控简便、灵活，便于监控和配置；采用稳定易用的硬件和软件，完全不需借助任何专用维护工具，既降低了对管理人员进行专业 知识的培训费用，又节省了日常频繁地维护费用。
需要何种 信息
何种收 集方式
全员参与
分析整 理
确定趋势
怎样举行会议
数据采取前端分布存储、监控中心集中存储管理相结合的方式，对数据的访问采用严格的用户权限控制，并做好异常快速应急响应和日志记录。设计依据系统规划设计必须按照国际、国家和行业的有关 标准和规范进行。为满足电力运维中心对变电站的多元化管理需求，需建立一套适应变电站安全生产的现代化变电站智能辅助监控系统。
• 收集资讯(生活X常识、游戏笑话、员工意见) • 分析资讯、确定目标 • 设置早会栏目及内容 • 确定时间和场地 • 设计制作辅助工具 • 制作早会策划书
早夕会的经营
会务的组织和管理PPT课件
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
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会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
第5页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
第23页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
第24页/共50页
会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
第47页/共50页
会议的组织和管理
谢谢大家
课讲完了，
对大家有用吗？
谢 谢 大 家！
第48页/共50页
休 息， 休息一会儿！
第49页/共50页
感谢您的观看！
第50页/共50页
1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
第19页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单
第4页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
第5页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
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会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
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会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
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会议的组织和管理
谢谢大家
课讲完了，
对大家有用吗？
谢 谢 大 家！
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休 息， 休息一会儿！
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感谢您的观看！
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1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单
高效会议管理培训ppt完整版x
对未来工作的展望和建议
建议一
定期开展高效会议管理培训，提 高员工的会议组织和管理能力。
建议二
制定明确的会议管理制度，规范 会议流程和参会行为，确保议后的跟踪和反馈，对会 议效果进行评估和改进，不断完
善和提高会议管理水平。
THANKS
感谢您的观看
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
案例二
某团队在项目进度汇报会议中，通过有效的 沟通和协调，成功解决了一系列问题，确保 项目顺利进行。分析其沟通和协调的技巧及
方法。
经验教训总结和分享
教训一
避免无效的讨论和跑题。在会议中要时刻关注议题，如有偏离应及时纠正，确保讨论的 高效和针对性。
教训二
合理控制参会人数。过多的参会人员可能导致讨论混乱、效率低下，应尽量精简参会人 员，只邀请必要的与会者。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员 逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
明确会议目的和议程
01
确保参会人员了解会议目的和议程，使他们能够更好地参与讨
《会议的组织》课件
会议方法与技巧
会议的方法
圆桌讨论、小组讨论、头脑风暴等。
会议的技巧
倾听技巧、提问技巧、引导技巧等。
结束语
会议组织者的职责和责任
确保会议顺利进行，促进讨论和决策。
未来会议的展望
希望通过今天的学习，大家能更好地组织和 参与会议，推动团队和组织的发展。
会议的准备工作
1
会议时间、地点、参会人员
ห้องสมุดไป่ตู้
2
确定
确定会议的时间和地点，并邀请相
关人员参加会议。
3
会议通知发出
4
及时向参会人员发出会议通知，提 醒他们出席会议并了解会议议程。
会议主题确定
明确会议的主题和目标，确保会议 有明确的议题。
会议议程制定
制定会议的详细议程，包括每个议 题的时间安排和讨论内容。
会议的主持与议程
主持人的职责与 技巧
• 确保会议秩序井然 • 促进讨论和决策过程 • 平衡各方意见和权
衡决策
会议议程的确定 与修改
• 根据会议目标调整议程 • 在会前和会中灵活
调整议程 • 确保议程内容充实有序
发言顺序安排
• 根据议程安排发言 • 平衡主题和话题的权重 • 鼓励多样性和相互尊重
会议的组织管理
会议记录与报告
记录会议讨论的要点和决策结果，并及时向参 会人员发送会议纪要。
参会人员离席与旁听
允许参会人员因特殊情况离席，以及邀请旁听 人员参与会议。
参会人员的发言
给予每个参会人员充分的发言机会，促进信息 和意见的交流。
会议效果评估
评估会议的效果和目标达成情况，为下一次会 议的改进提供参考。
会后工作与总结
1 会议纪要的撰写
会议管理培训专业内容ppt课件完整内容)精品模板分享(带动画)
认真记录： 做好会议 记录，以 便后续跟 进
尊重他人： 不发表攻 击性言论， 尊重与会 者
遵守保密 规定：不 泄露会议 内容，保 护信息安 全
积极参与： 提出建设 性意见和 建议，为 会议贡献 力量
会议沟通与协调
有效沟通技巧
添加标题 添加标题 添加标题 添加标题 添加标题 添加标题
明确沟通目标：在沟通之前，明确沟通的目标和期望结果，避免无效沟通。 倾听与理解：在沟通过程中，要认真倾听对方的观点和意见，理解对方的立场和需求。
清晰表达：在表达自己的观点和意见时，要使用简洁明了的语言，避免模糊不清的表达。 反馈与确认：在沟通过程中，要及时给予反馈，确认对方是否理解自己的意思，避免误解和歧 义。 保持礼貌和尊重：在沟通过程中，要保持礼貌和尊重，避免使用攻击性或侮辱性的语言。
记录与总结：在沟通过程中，要及时记录重要的信息和意见，并在沟通结束后进行总结和归纳。
实施计划：制定 具体的实施计划 和时间表
效果评估：对改 进措施进行效果 评估和总结
未来会议规划与目标设定
确定会议目标： 明确会议的目 的和期望结果
制定会议计划： 包括会议时间、 地点、议程、
参会人员等
评估会议效果： 通过反馈、问 卷调查等方式 收集意见，评
估会议效果
改进会议管理： 根据评估结果， 提出改进措施， 提高会议效率
会议评估与改进
会议效果评估方法
评估指标：会议 目标达成度、参 会人员满意度、 会议效率等
评估方法：问卷 调查、访谈、观 察法等
评估结果：对会 议效果进行定量 和定性分析
改进措施：根据 评估结果提出针 对性的改进措施
会议问题分析与改进措施
会议问题分析： 明确会议中存在 的问题和不足
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
27
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准
28
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
29
会议的组织和管理
会后总结和决算
23
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
24
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
25
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
26
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、 条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关 物资、资料的准备，费用的预算、决算等
会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
7
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
21
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
22
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
16
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预 算送审批；
17
会议的组织和管理
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
11
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
内容涉及
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
4
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
会务工作要保证策划案 的顺利实现
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥
副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
30
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
31
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
32
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
33
Байду номын сангаас
9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20.11.2 020.11.20Friday, November 20, 2020 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。13:46:2113:46:2113:4611/20/2020 1:46:21 PM 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。20.11.2013:46:2113:46Nov-2020-Nov-20 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。13:46:2113:46:2113:46Friday, November 20, 2020 13、志不立，天下无可成之事。20.11.2020.11.2013:46:2113:46:21November 20, 2020 • 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other fam
13
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分工 总负责 物资组
签到组
车辆调度
负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
设备 邀请、人员落实、房
间餐桌车辆分配
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导
行程
会中 内外沟通、协调、处
理突发事件 分发物资历、采购会 中物品食品、保证设
备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
实 接站组织、车辆调节 器度交警联系、司机
安排
会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
14
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2007年年会
邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项； 提前行文，写明规则。
18
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
19
会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知
20