办公室秘书需掌握的公文写作类型

办公室秘书需掌握的公文写作类型

一、会议纪要

二、公告、通报、简报

三、通知、意见

四、决定、决议

五、请示、批复、函

六、报告

一、会议纪要

1.概念

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

２．会议纪要与会议记录的区别

从应用写作和文字处理的角度来探析,二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性,其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。

３．主要分类

1)工作会议纪要。它侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。如，《全国民族贸易和民族用品生产工作会议纪要》,《全省基本建设工作会议纪要》。

2)代表会议纪要。它侧重于记录会议议程和通过的决议,以及今后工作的建议。如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》。

3)座谈会议纪要。它内容比较单一、集中,侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。如，《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。

4)联席会议纪要。它系指不同单位、团体,为了解决彼此有关的问题而联合举行会议，在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。

5)办公会议纪要。对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录，以备查考。

6）汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作,经常是为召开工作会议进行的准备会议。

7)技术鉴定会纪要。

８）科研学术会议纪要，包括年会纪要。

4. 会议纪要的特点

１）纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容,任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

２)概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见,又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要,还要有一定的分析说理。

3)条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。

5. 结构形式

1)标题会议纪要的标题

有两种格式：一是,会议名称加纪要,也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如,全国财贸工会工作会议纪要;又如,吉林省工商行政管理局长会议纪要。会议名称可以写简称,也可以用开会地点做为会议名称。如,京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要，又如，郑州会议纪要。二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如，关于加强纪检工作座谈会纪要；又如，关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要。

２）开头部分

简要介绍会议概况,其中包括：

(1)会议召开的形势和背景；

(2）会议的指导思想和目的要求；

(３)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者;

(４)会议的主要议题或解决什么问题；

(5)对会议的评价。

3）文号、制文时间

文号写在标题的正下方,由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“【】”插入,如：【2０04】６7号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一般要有文号,如“第XＸ期”、“第ＸX次”，写在标题的正下方。

会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面,要用汉字写明年、月、日，如“二〇〇二年八月十六日”。

４)正文部分

它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

怎样才能写好正文部分?也就是说，要掌握点什么要领与方法，是否可以这样：

(1)要从会议的客观实际出发,从会议的具体内容出发，抓中心,抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作；所谓要点,就是会议主要内容。要对此进行条理化的纪要。

(2）会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此,必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题,则需要分别论述并写明分歧之所在。

(3)要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。它是贯穿在纪要始终的一条红线。

（4）为了叙述方便，眉目清楚，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语，做为段落的开头语。也有用在段中的,仍起强调的作用。

(5）属于介绍性文字，笔者可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。

（6)小型会议,侧重于综合会议发言和讨论情况,并要列出决议的事项。大型会议内容较多,正文可以分几部分来写。常见的有三种：一是概括叙述式；二是分列标题式；三是发言记录式。

５)结尾部分

一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求,有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利;有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题,指出核心问题；有的是对会议做出简要评价,结合提出希望要求。

6．格式内容

1) 标题。由"会议名称+会议纪要"构成。

2）导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。

3）会议的成果及议定的事项。应逐项列出。

4) 希望。

７. 注意问题

1 要突出中心。

2 注意吸收正确意见。

3 要条理化、理论化。

４要忠于会议的实际内容。

5 要认真做好会议记录，详尽地占有材料;并且要认真研究会议的精神,以便对材料正确取舍,合理删减。

6 会议纪要是与会者共同意志的体现,落款应是全体与会单位,故不写落款，不加盖公章,与会者带回去执行就行了。

二、公告、通报、简报

(一）公告

1.概念

公告是一个词语，其意思是政府、团体对重大事件当众正式公布或者公开宣告,宣布。国务院200０年8月24日发布、2001年１月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，对公告的使用表述为：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。其中包含两方面的内容:一是向国内外宣布重要事项，公布依据政策、法令采取的重大行动等;二是向国内外宣布法定事项，公布依据法律规定告知国内外的有关重要规定和重大行动等。

1)政府、团体对重大事件发布的通告。

2)公开宣告;宣布。

2. 介绍

公告是行政公文的主要文种之一，它和通告都属于发布范围广泛的晓谕性文种。公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。公告主要有两种,一是宣布重要事项，如最近中国将在东海进行地对地导弹发射训练;二是宣布法定事项，如宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。

有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定,法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达,是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。

然而，公告在实际使用中，往往偏离了《国家行政机关公文处理办法》中的规定，各机关、单位、团体事无巨细经常使用公告。公告的庄重性特点被忽视，只注意到广泛性和周知性，以致使公告逐渐演变为“公而告之”。

3. 使用范围

1)公告,通常是以国家的名议向国内外宣布重大事件，有时也授权新华社以公告形式公开宣布某一事项的有关规定、要求。如公布国家领导人的出国访问,国家领导人的选举结果,洲际导弹、人造卫星的发射等。地方行政机关有时也可用公告。

2）公告还用于人民法院审理案件，如向被告送达法律文书等。

3）国家机关使用公告公布事项,只限于在自己的职权范围内，基层单位一般不能制发公告。

4. 特点

发文权力的限制性

由于公告宣布的是重大事项和法定事项,发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体说,国家最高权力机关（人大及其常委会)，国家最高行政机关（国务院)及其所属部门，各省市、自治区、直辖市行政领导机关，某些法定机关,如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等，有制发公告的权力。其他地方行政机关，一般不能发布公告。党团组织、社会团体、企事业单位,不能发布公告。

发布范围的广泛性

公告是向“国内外”发布重要事项和法定事项的公文,其信息传达范围有时是全国，有时是全世界。譬如，中国曾以公告的形式公布中国科学院院士名单，一方面确立他们在我国科学界学术带头人地位,一方面尽力为他们争取在国际科学界的地位。这样的公告肯定会在世界科学界产生一定的影响。中国有关部门还曾在《人民日报》上刊登公告,公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业,已便消费者能认清名牌。

题材的重大性

公告的题材,必须是能在国际国内产生一定影响的重要事项，或者依法必须向社会公布的法定事项。公告的内容庄重严肃,体现着国家权力部门的威严，既要能够将有关信息和政策公诸于众，又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。一般性的决定、指示、通知的内容，都不能用公告的形式发布，因为它们很难具有全国和国际性的意义。

内容和传播方式的新闻性

公告还有一定的新闻性特点。所谓新闻，就是对新近发生的、群众关心的、应知而未知的事实的报道。公告的内容，都是新近的、群众应知而未知的事项,在一定程度上具有新闻的特点。公告的发布形式也有新闻性特征,它一般不用红头文件的方式传播,而是在报刊上公开刊登。

5.种类

重要事项的公告

凡是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项的，都属此类公告。常见的有国家重要领导岗位的变动,领导人的出访或其他重大活动，重要科技成果的公布,重要军事行动等等。如中国人大常务委员会关于确认中国人大代表资格的公告,新华社受权宣布中国将进行向太平洋发射运载火箭试验的公告,都属此类公告。

法定事项的公告

依照有关法律和法规的规定,一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。例如《中华人民共和国专利法》第三十九条规定：“发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的，专利局应当做出审定,予以公告。”

专业性公告

有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定,法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的,这些都不属行政机关公文。

6. 公告与通告的区别与联系

公告与通告的解释

公告,是国家权力机关、行政机关向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。《国家行政机关公文处理办法》：“向国内外宣布重要事项,用‘公告’。”公告使用频率也颇高,例如国家领导人、人民代表、人大常委会委员职务的变更、任免，国家领导人的重要活动、重大科技实验等均可应用公告。

公告具有其严肃、庄重、权威的特点。它必须由特定的国家机关制发,所及内容重大而且多能引人关注。公告也具有公开性,它可以由大众传播媒介予以广泛展布。公告由其性质、内容、发布机关来区分，一般分为国家事项公告和司法公告。

通告,适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项的公文文体。

本类两种，被称为发布性公文或知照性文告，中心是晓喻告语,就是把欲使接收者知晓的情况、事体、规定、要求发布出去,或者说是告知、关照到有关方面。由于告白的对象范围广泛,“一体周知”，所以又称“周知性文章”。

公告与通告的分工

“公告”,发文机关级别更高（多为省、部、以上机关）,宣布的事更重大；或告知的范围更广，有时包含国外：发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊。

“通告”，使用机关范围最大,各种机关单位都可以发布；内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），而事项则更一般化:发布方式多种式样,可张贴，也可在报刊、电台发布。报纸发布可省略日期,因报纸有日期。

格式和写法

1. 标题。一般由三部分组成：“公告”标发文机关和文种,有时只标文种即可：标题如无发文机关名称则在结尾必须落款。“通告”标题一般要标出单位或是由。

２. 正文。包括开头的原因,讲原因目的：主体的事项，及告白的内容,可以分条款写下：最后是写结尾，写实施的期限、范围以及违反如何等，也可以简洁的提出对人民的希望,对违背者的警告等,然后再写、或结尾只写结束用语,如“特此公告”等。

3．文尾。包括署名和日期。以机关名义发布，标题如已有机关名,就不必署了。由于告语面广，撰写时要注意:事理周密无漏洞,条理清楚不啰嗦,语言通俗不鄙俚，文风严肃不做作。做到易读易懂易知。

7．使用要求

公告的使用比较混乱，主要有两种情况：

1、把公告当作“启事”、“声明”、“广告”用，望文生义，以为“公告”就是公开告知有关事项,如声明某业务与本单位无关,揭露有人冒充某报记者行骗,也用“公告”；

2、“公告”代行“通告”,凡公布性事项,事无巨细都用“公告”，甚至街道告知居民领取物价补贴也用“公告”。使用公告必须以“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的有关规定来衡量,避免公告滥用。

8. 注意事项

１、由于告语面广,撰写时要注意：事理周密无漏洞,条理清楚不啰嗦,语言通俗

不鄙俚，文风严肃不做作。做到易读易懂易知。

2、公告所公布的为重要或重大事项，而且常以报刊、广播、电视、张贴等形式公开发表,所以写作时,要直陈其事，一事一告,就实公告；语言要严肃庄重,不发议论,不加说明，更不能抒情。

３、公告一般不编号,但当某一次会议或某一专门事项需要连续发布几个公告时，则应在标题下单独编号。

(二)通报

１. 概念

通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气,通报应引以为戒的恶性事故,传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验,吸取教训,教育干部、职工群众,推动工作的进一步开展。

２. 特点

1)告知性。

通报的内容,常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们,让人们知晓、了解。

2)教育性。

通报的目的,不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后,从中接受先进思想的教育,或警戒错误，引起注意，接受教训。这就是通报的教育性。这一目的，不是靠指示和命令方式来达到,而靠的是正、反面典型的带动，真切的希望和感人的号召力量，使人真正从思想上确立正确的认识,知道应该这样做，而不应该那样做。

３）政策性。

政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。可是，作为通报,尤其是对表扬性通报和批评性通报来说,在这方面显得特别强一些。因为通报中的决定(即处理意见）,直接涉及到具体单位、个人，或事情的处理,同时，此后也会牵涉到其他单位、部门效仿执行的问题。决定正确与否,影响颇大。因此，必须讲究政策依据,体现党的政策。

3. 通报分法

１）表彰性通报。

表彰性通报,就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报,着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质,提出希望、要求,然后发出学习的号召。

2)批评性通报

批评性通报,就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。

这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训，以免重蹈覆辙。这类通报应用面广,数量大,惩戒性突出。

3）情况通报。

情况通报,就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众,让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调,克服存在的问题，开创新的局面。

这类通报具有沟通和知照的双重作用。

４．通报的结构

１）标题。

由制发机关,被表彰或被批评的对象和文种构成。

2）主送机关。

有的特指某一范围内,可以不标注主送机关。

3)正文。

5. 奖惩性决定与表扬批评性通报的区分

表彰（批评）通报正文结构有三部分:第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况,要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析,中肯的评价,做到不夸大、不缩小,使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分,一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要,发出号召或提出要求。

情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况,二是希望和要求。

一、出发点与侧重点不同。奖惩性决定重在处置，它的着眼点在于奖惩有关单位或个人，它代表了领导层的权威意志。奖功罚过是其首要目的,教育或警示他人是其次要目的。通报的目的则是使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育或警示。表扬性通报对被表扬的单位主要是理解上级的精神，更上一层楼；而对后进单位主要是学习受表扬单位的经验,起步前进；对一般单位主要是学先进、找差距、定措施。批评性通报，对一般单位主要是对照自己,防患于未然;对有类似问题或尚有隐患存在的单位则鸣钟警戒以根除侥幸心理。总而言之，奖惩性决定重在处置，奖功罚过；表扬批评性通报重在教育比照，或先进示范,或以儆效尤。

二、标题写法不同。表彰性决定的标题格式通常如下：“关于授予×××称号的决定”或“关于给予×××表彰的决定”，如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》。处分性决定的标题格式通常如下：“关于对××的处理决定”,如《关于对“六·二八”重大责任者××的处理决定》。决定的标题中常常含有处置性动词，诸如授予、处理、给予等动词。我们再来看看表扬批评性通报标题的实例，如《××××自治区人民政府关于柳州市壶东大桥特大交通事故的通报》、《××市卫生局关于医生汪××滥用麻醉品造成医疗事故的通报》。我们可以看出，表扬批评性通报的标题中一般不使用处置性动词。

三、正文的组成不同。奖惩性决定一般先简要叙述先进事迹或错误事实，然后写明组织的处理决定;表扬性通报与批评性通报的写法略有不同。前者的正文部分一般包括以下内容：1.概述先进事迹，表明通报发出单位对通报事项的态度。2．指出先进单位或个人的主要做法经验,或叙述事情发生的经过并分析事件的意义。3.提出要求和希望,号召大家学习。后者的正文部分一般包括以下内容：1．叙述错误事实经过。2.表明通报发出单位对事件的态度及处理意见。3.分析错误或事故产生的原因与危害性。４.提出要求，警示其他单位或个人。奖惩性决定重在处置,表扬批评性通报重在宣传与教育，正文的构成自然不同

（三)简报

1．概念

简报是传递某方面信息的简短的内部小报。是具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。也可以说,简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告,简要的消息报道等。它具有简、精、快、新、实、活和