ECM：后OA时代的新一代协同管理平台
ECM系统文档数字化解决方案
ECM系统文档数字化解决方案随着信息时代的到来，各行各业都面临着海量文档的管理与存储难题。
传统的纸质文档管理方式已经无法满足现代工作的需要，企业需要将文档数字化来提高工作效率、减少成本并确保信息的安全。
在这种情况下，企业内容管理（Enterprise Content Management，ECM）系统的应用变得越来越广泛。
一、什么是ECM系统ECM系统是一种集成化的文档管理解决方案，通过将企业内的各类文档进行数字化并存储于云端或服务器上，实现对文档的全生命周期管理。
ECM系统提供了文件准入、文档管理、文档归档、文档检索、文档利用等功能，可以帮助企业实现信息的快速定位和高效利用。
二、ECM系统的优势1. 提高工作效率ECM系统可以将各类文档进行数字化处理，使其易于管理和查找。
借助OCR（Optical Character Recognition）技术，ECM系统能够将纸质文档转换为可编辑的电子文档，使其能够通过关键词进行检索和筛选。
同时，ECM系统还能够实现文档的自动分类和整理，省去了手动整理文档的繁琐步骤，提高了工作效率。
2. 减少成本传统的纸质文档管理需要大量的人力、物力和空间资源来进行存储和维护。
而ECM系统将文档数字化后，可以将其存储在云端或服务器上，不仅减少了纸质材料的使用，还节约了存储空间和维护成本。
此外，ECM系统还能够提供自动化的流程管理和访问控制，减少了人为因素对文档的影响，进一步降低了成本。
3. 提供安全保障ECM系统采用了先进的加密技术和权限控制机制，确保文档的安全性和隐私性。
只有被授权的人员才能够查看、编辑或删除文档，保护了企业的核心信息不被泄露或滥用。
此外，ECM系统还能够提供文档的版本管理功能，确保文档的完整性和可追溯性。
三、ECM系统的应用场景1. 企业内部文档管理在企业内部，各种文件和资料层出不穷，包括合同、报告、会议纪要、人事档案等。
借助ECM系统，企业可以将这些文档进行数字化处理，统一管理和存储，方便查找和利用。
泛微协同OA管理平台(e-cology)各模块介绍-客户关系管理
移动办公专家 泛微协同OA管理平台(e-cology)各模块介绍-客户关系管理1.问题的提出客户是任何企业的生存之道。
客户以不同形式存在：购买企业产品的顾客、分销商、合作伙伴、银行、政府机构、甚至另一部门的同事等等；售前、售中、售后，环节众多，信息繁杂，难以清晰掌握；企业习惯于禁锢信息渠道，将供应商，分销商和顾客分离于内部信息系统之外，使他们无法参与企业的商业流程；传统的客户关系管理系统由于没有和其它系统整合，前台和后台支持被割离，前台人员无法深入组织的后方获取信息。
2.解决方案e-CRM的解决方案：把握和赢得客户。
• 地址、电话、联系人，订单、合同、服务记录，客户信息一目了然；• 地域、规模、行业、级别、联系记录、历史交易，多角度的分析捕捉每个销售机会；• 意见建议、技术支持、需求探讨，即时双向的沟通提升服务质量；• 数据的抽取、分析，形象的统计、报告，帮助调整细节，掌握全局。
3.模块架构e-CRM提供全面深入的客户资料，包括基本信息、合同书、方案书、历史交易、联系记录、信用等级等，以一张客户卡片为起点，可以获得客户的所有信息，并且可以逐层追溯直到最具体的细节；e-CRM涵盖售前、售中、售后的整个环节，包括市场活动、销售机会、客户联系、合同流转、客户服务等，提供对客户的全生命周期管理；同时，将客户和伙伴纳入平台，实现内外部双向的信息交流和业务处理，从而使企业内部的人员和客户真正连接在一起。
• e-CRM模块总体结构图：移动办公专家4.模块综述e-CRM模块将客户关系管理深入到企业的各个部门中，通过与其他模块的集成显著提升了企业的客户管理；e-CRM可以管理客户、分销商、合作伙伴等所有企业外部资源以及与其相关的合同、文移动办公专家 档、交易记录、服务记录、工作流等信息；在e-CRM中，客户信息不再是分散在多个数据库中或纸张、文档及邮件中，e-CRM的客户卡片是存放客户所有信息的基础，除了提供客户的基本信息，还提供与其相关的文档和请求链接。
ECM智慧系统设计方案
ECM智慧系统设计方案ECM（Enterprise Content Management）智慧系统设计方案概述：企业信息管理是企业重要的战略资源，如何对企业信息进行高效的管理和利用成为现代企业追求的目标之一。
为了满足这一需求，企业通常会引入ECM（Enterprise Content Management）系统来解决企业信息管理的问题。
本文将提出一个ECM智慧系统的设计方案，帮助企业实现高效的信息管理。
1. 系统架构设计ECM智慧系统的架构包括以下几个关键模块：- 文档管理模块：用于对企业文档进行分类、存储和检索。
- 工作流管理模块：用于管理企业的流程，包括流程设计、流程执行、流程监控等功能。
- 元数据管理模块：用于对文档进行标注和索引，便于后续的检索和分析。
- 安全管理模块：用于对用户进行权限管理，确保企业信息的安全性。
- 移动端访问模块：用于支持企业员工在移动设备上访问和管理企业信息。
2. 功能设计ECM智慧系统的主要功能如下：- 文档上传和分类：用户可以通过系统将文档上传到系统中，并进行分类和标注，便于后续的检索和管理。
- 文档检索和浏览：用户可以通过关键字检索文档，系统将根据元数据进行匹配，并提供相关文档的列表，用户可以选择查看具体的文档内容。
- 文档版本管理：系统可以对文档进行版本管理，保留历史版本，方便用户进行版本控制和回退。
- 工作流管理：系统可以根据企业设定的流程规则，自动处理文档的审核、审批等流程，提高工作效率。
- 安全权限管理：系统可以对用户进行权限管理，不同用户拥有不同的权限，确保企业信息的安全性。
- 移动端访问：系统支持移动设备访问，员工可以通过手机或平板电脑随时随地管理企业信息。
3. 技术实现ECM智慧系统可以使用以下技术实现：- 前端开发：使用HTML、CSS和JavaScript开发系统的前端界面，实现用户友好的操作界面。
- 后端开发：使用Java或.NET等语言开发后端系统，处理用户请求，实现系统的核心功能。
ECM：后OA时代的新一代协同管理平台
大家知道，信息化管理技术主要来自于国外，发达国家的企业信息化要领先于我国企业，而这些海外企业的成功应用的协同软件不是群件Groupware，更不是OA，而是ECM。
比如，美国和欧洲很多发达国家的大型企业大部分已实施了ECM系统，超过100多个国家的成千上万家企业都选择凯德云M-Files企业内容管理解决方案。
ECM是三位一体的新一代协同管理平台在国外，ECM是管理软件中相对独立、专业、发展迅猛的领域。
ECM的演变不是一朝一夕的，Gartner Group在2001年给出了早期ECM的定义-企业内容管理，将它定位为“运用信息技术对贯穿企业的内容进行创建、捕获、分发、客户化以及管理的过程”。
随着ECM行业的不断升温，经由众多企业的反复实践和验证，产品的不断完善，到了2010年左右，ECM 逐渐地被企业认知为涵盖流程、信息、协同管理的软件平台，而不再局限于“内容”一个维度的概念。
根据权威机构AIIM（美国信息及图像管理协会）对ECM的最新定义，ECM是涵盖业务流程管理（BPM）、内容管理、协同、搜索、记录管理、数字资产管理（DAM）等多个方面的协同管理软件。
从字面上来说，ECM主要针对企业信息的生命周期做全阶段的协同管理。
其中E代表Enterprise、M代表Management，而C则包含着三个维度的诠释：●Control/Compliance：控制/合规，基于BPM流程，通过标准化、规范化、实现企业内部的管理控制；●Collaboration：协同，包括同步和异步，组织内和组织外，系统内和跨系统，移动和固定，显性和隐性，纵向和横向，基于组织和跨组织，结构和非结构等八个方面的协同；●Content：内容/知识，以非结构化的知识文档管理为核心，体现了内部知识和数据资源集成的协同管理。
我们通过下图，可以看到Groupware、OA、ECM在协同软件领域的演变历史。
ECM和OA功能上有什么区别？从功能上讲，OA只是ECM的一部分。
OA协同管理系统
OA协同管理系统随着信息化时代的快速发展和企业管理的日益复杂化，传统的办公模式已经无法满足企业的需求。
为了提高工作效率、加强内部沟通以及实现信息共享，越来越多的企业开始引入OA（Office Automation）协同管理系统。
本文将探讨OA协同管理系统的定义、优势以及在企业管理中的应用。
一、OA协同管理系统的定义OA协同管理系统是以信息技术为基础，通过集成各种管理工具和应用软件，实现办公流程的自动化、信息的共享和协同工作的系统。
它主要包括文档管理、任务分配、会议管理、工作流程等模块，能够帮助企业实现高效的内部协作与管理。
二、OA协同管理系统的优势1. 提高工作效率：OA协同管理系统能够将繁琐的流程自动化，节省人力资源，提高工作效率。
员工可以通过系统进行任务分配、文件共享、日程安排等，减少了沟通成本和办公时间，使工作得以更加高效地完成。
2. 加强团队合作：OA协同管理系统可以实现团队成员之间的实时沟通和信息共享，增强了团队合作的能力。
无论是同地办公还是异地办公，员工都能够方便地协同工作，共同完成项目任务。
3. 提高决策效果：OA协同管理系统能够提供全面的数据分析和报告，为企业的决策提供及时准确的信息支持。
通过系统的数据统计和分析，管理人员可以快速了解企业的运营情况，做出更加明智的决策。
4. 加强安全管理：OA协同管理系统拥有完善的权限控制机制，保护企业的机密信息不被非法访问。
只有具备相应权限的人员才能够查看、修改或删除相关文件和数据，大大提高了企业的信息安全性。
三、OA协同管理系统在企业管理中的应用1. 项目管理：通过OA协同管理系统的任务分配和进度追踪功能，能够帮助企业更好地进行项目管理。
团队成员可以实时了解项目的进展情况、任务的分配情况和工作的时间安排，从而协同工作，提高项目的执行效率。
2. 内部协作与沟通：OA协同管理系统提供了即时通讯、日程安排、会议管理等功能，方便企业内部的协作与沟通。
泛微协同OA管理平台(e-cology)各模块介绍-知识文档管理
移动办公专家 泛微协同OA管理平台(e-cology)各模块介绍-知识文档管理创建知识积累、共享、利用和创新的平台1.问题的提出作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。
我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。
但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。
总之，获取信息的效率太低。
现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问――但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。
2.解决方案泛微e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。
人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上；市场信息、管理经验、专业技能，无论是成文的信息、还是脑海里的构思，皆可发布、分类和归集；强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。
3.模块架构各种来源，各种格式的知识文档，都可以上传或下载，并通过一定的流程发布到公司知识库；知识文档分类存放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息，同时系统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户：包括内部门户、外部门户（外部网站，客户门户，分销商门户和供应商门户），这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。
•泛微 e-Document模块总体结构图移动办公专家4.模块综述泛微e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档；移动办公专家e-Document可以管理内部和外部网站，并针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务；e-Document维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利用；e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性；e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。
协同管理应用平台由八大主要模块组成
定制多级多层专题型信息门户，可以将分布在系统各模块的学问，依据某个专题相关的规律关系，统一布局，将零碎的学问连点成线，扩大了系统学问快速复制的力量；
•学问地图门户：集中企业中各类型的行业、岗位、职能等学问地图，便于用户统一查阅；
•研发、项目设计等横向跨职能门户：以研发或设计等主题聚合与此相关的全部学问信息内容，形成有结构化的学问信息体系
通过与企业信息门户的结合，实现流程定义的门户化，依据不同的信息门户设定不同的流程。
■图形化工作流程
恳求流转的过程中，可以采用图形化工具快速猎取恳求流转的状况。包括当前所在节点、节点操作者、所流经的路由和即将流经的路由。
■流程动态维护
■工作流信息全面归集
由于与其他模块的协同，工作流程在流转的过程中可对全部相关的数据进行链接。例如合同的流转，除了合同本身，还可以将相关的客户帐户、涉及的项目等与其进行链接。
一旦数据间建立了链接关系，通过任意一个数据点都可获得其他的相关数据。例如合同的流转被自动加入客户帐户和项目的数据库中，并作为客户和项目信息的组成部分。
•依据一些特定操作自动触发流程。例如会议支配中，参会者填写了订票和订房的申请，即自动触发相关流程。
■流程跟踪和监控
流程跟踪和回溯便利对流程的即时监控。
•保留工作流流转过程中的全部信息，包括：原有即定义的表单信息；流转过程中由系统或人工方式添加的表单信息；各操作者、操作时间、操作类型；审批和批留意见；电子签名；其他与工作流相链接的信息，如相关的文档或项目
•流程图显示：以图形方式形象的呈现当前流程到达的节点，和已操作者及未操作者
•流程赋权：通过流程来对文档、客户、项目、流程等进行赋权，给予其他人对信息查看或操作的权限
•流程转发和批注：除了影响工作流流转的执行性操作，允许在工作流流者能够获得这些批注者的意见
ecm企业内容管理适用场景
ecm企业内容管理适用场景
ECM（企业内容管理）是一种用于管理企业数据、文档和信息的技术解决方案。
ECM系统能够将企业的各种信息资源整合起来，并提供一套全面的工作流程，以便管理这些信息资源。
ECM系统非常适用于以下几种场景：
1. 长期保存和管理企业文档
ECM系统可以对企业的各种文档进行存储和管理。
这些文档包括合同、报告、电子邮件、图像、音频和视频文件等等。
ECM系统可以将这些文档进行分类、标记和检索，并提供一套完整的安全访问控制系统。
2. 提高企业工作效率
ECM系统可以集成各种企业应用程序，如ERP、CRM、OA等，提供一套标准化的工作流程。
这些工作流程可以在不同的应用程序之间协调工作，提高员工的工作效率和产出。
3. 改善企业安全性
ECM系统可以对企业信息进行加密、备份、恢复和灾难恢复。
这些安全功能可以确保企业信息的完整性和保密性，防止数据丢失和泄露。
4. 改善企业合规性
ECM系统可以为企业提供一套全面的合规性框架，包括各种法规和标准，如Sarbanes-Oxley、HIPAA和PCI等。
这些合规性框架可以确保企业遵循相关的法律和标准，降低企业的合规性风险。
5. 改善企业协同效率
ECM系统可以为企业提供一套协同工作平台，包括文档共享、在线会议、任务分配等功能。
这些协同功能可以提高企业团队的合作效率，促进跨部门合作。
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大家知道，信息化管理技术主要来自于国外，发达国家的企业信息化要领先于我国企业，而这些海外企业的成功应用的协同软件不是群件Groupware，更不是OA，而是ECM。
比如，美国和欧洲很多发达国家的大型企业大部分已实施了ECM系统，超过100多个国家的成千上万家企业都选择凯德云M-Files企业内容管理解决方案。
ECM是三位一体的新一代协同管理平台
在国外，ECM是管理软件中相对独立、专业、发展迅猛的领域。
ECM的演变不是一朝一夕的，Gartner Group在2001年给出了早期ECM的定义-企业内容管理，将它定位为“运用信息技术对贯穿企业的内容进行创建、捕获、分发、客户化以及管理的过程”。
随着ECM行业的不断升温，经由众多企业的反复实践和验证，产品的不断完善，到了2010年左右，ECM 逐渐地被企业认知为涵盖流程、信息、协同管理的软件平台，而不再局限于“内容”一个维度的概念。
根据权威机构AIIM（美国信息及图像管理协会）对ECM的最新定义，ECM是涵盖业务流程管理（BPM）、内容管理、协同、搜索、记录管理、数字资产管理（DAM）等多个方面的协同管理软件。
从字面上来说，ECM主要针对企业信息的生命周期做全阶段的协同管理。
其中E代表Enterprise、M代表Management，而C则包含着三个维度的诠释：
●Control/Compliance：控制/合规，基于BPM流程，通过标准化、规范化、实现企业内部的管理控制；
●Collaboration：协同，包括同步和异步，组织内和组织外，系统内和跨系统，移动和固定，显性和隐性，纵向和横向，基于组织和跨组织，结构和非结构等八个方面的协同；
●Content：内容/知识，以非结构化的知识文档管理为核心，体现了内部知识和数据资源集成的协同管理。
我们通过下图，可以看到Groupware、OA、ECM在协同软件领域的演变历史。
ECM和OA功能上有什么区别？
从功能上讲，OA只是ECM的一部分。
ECM是一个基于BPM业务流程管理的协同平台。
BMP 作为ECM的一个核心工具和策略，是OA所不具备的。
同时，ECM平台具有良好的延展性，具有丰富的业务驱动的协同应用（Business-Driven Collaboration)。
我们可以通过下图来了解OA与ECM的区分：
具体来说，从OA到ECM的变迁，主要有三个方面的提升：
1.从行政办公流程到业务流程，从小流程到大流程（Big Process)：
国内不少企业上了OA后，发现OA流程在应用深度和广度上往往有比较大的局限性，难以支撑企业对流程全方位全生命周期的管理。
后续不得不上一套BPM业务流程系统，既增加了不必要投入，又涉及应用集成。
而ECM则拥有专业的BMP级别流程引擎，支持复合流程、系统到系统流程、流程优化、以及流程之间的协作，打破流程孤岛，从而帮助企业业务流程管理发挥最大的功效。
2.从协作工具到基于业务的协同管理，从小协作到一体化协同(Unified Collaboration)：
OA协同仍然停留在协同工具层面。
ECM则强调业务导向的的各类协同工具的整合，达成一体化多维度协同平台UC（Unified Collaboration），包括同步和异步，组织内和组织外，系统内和跨系统，移动和固定，显性和隐性，纵向和横向，基于组织和跨组织，结构和非结构等八个方面的协同，它是企业有机协作的全面整合。
3、从文档共享到知识管理，从信息碎片到大数据(Big Data)：
OA文档管理往往是孤立的、缺乏关联的碎片化信息管理，难以充分利用。
ECM平台则以知识库为基础，从知识沉淀、知识推送、知识挖掘发现知识的价值。
更进一步，ECM将非结构化的内容与各种应用系统中的结构化信息进行整合和关联，形成企业内部的大数据（Big Data)进行分析和挖掘，最大限度地利用企业的知识资产。
ECM协同平台的实施，能够帮助企业将流程、内容、人员、应用有效地结合在一个协同体里，发挥他们应有的价值。
换言之，OA提升了企业的效率、让企业完成了原始知识资产的积累，而ECM协同平台能从多个维度拓展协同的效用，挖掘企业内部信息资产的价值，使之成为企业发展的驱动力。
有哪些ECM供应商？
近几年来，随着国外ECM市场的快速发展，涌现了很多优秀的ECM供应商，包括：M-Files、IBM 、EMC Documentum、OpenText、Interwoven，Vignette，Stellent等。
下图是2013年国外知名研究机构Gartner和Forrester对国外ECM供应商的分析和比较。
国内ECM主要针对大中型企业客户，目前专业提供ECM领域的供应商有：凯德云M-Files、IBM、微软等。
凯德云M-Files企业内容管理平台，连续多年被Gartner纳入企业内容管理魔力象限。
Gartner对元数据驱动的M-Files ECM解决方案高度认可，其报告进一步说明M-Files 已被全球ECM广泛认可。