数字档案馆的建设与发展
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数字档案馆的建设与发展
作者：王溪张文友
来源：《大东方》2016年第03期
摘要：在档案管理中由于档案馆中的信息数量较多，利用传统的管理手段已经无法满足
档案管理的现实需要，随着信息技术和网络技术的发展，数字化档案馆的构建已经成为了必然的发展趋势，基于对数字档案馆的了解，数字档案馆不但实现了对档案信息的数字化处理，同时利用数据库技术建立了强大的数据信息管理中心，实现了对档案管理质量和管理效率的有效提升。考虑到数字档案馆的优势以及数字档案馆在实际应用中的特点，我们应当认真分析数字档案馆的构建特点，并对数字档案馆的发展趋势进行有效分析。
关键词：数字档案馆；建设要点；发展趋势
一、前言
从目前数字档案馆的建设来看，数字档案馆在建设过程中不但应当注重数字化系统的建设，同时还应当构建完善的数据库，实现对档案资料的数字化处理，通过数字档案馆的建立，能够实现档案管理效率的提高，同时也能够节省相应的社会资源实现，保证档案管理工作有效进行。基于数字档案馆的优势以及对数字档案馆的理解，在数字档案馆构建过程中，我们应当对其特点有所掌握，并有效开展数字档案馆的构建，对数字档案馆的发展趋势进行正确分析。
二、数字档案馆的特点
（1）数字资源的多样性。在数字档案馆中数字资源的多样性是其重要的特点，由于数字档案馆对所有的档案信息都进行了数字化处理，所有的档案信息都录入到了数据库中，在调用过程中能够以多媒体形式进行展示，提高了数字信息的展示效果。因此，数字资源的多样性是数字档案馆的重要特点，也是数字档案馆与传统档案馆的重要区别。
（2）具有一定的开放性。数字档案馆除了数字资源多样性之外，还具有一定的开放性，通过互联网以及其他的浏览手段能够对数字档案馆中的档案信息进行查阅和调用，查阅方式较多，比传统的档案调阅方式效率更高，具有一定的数字化优势。因此良好的开放性是数字档案馆的重要特点，对此我们应有正确认识。
（3）技术的多变性。在数字档案馆中不但可以应用网络技术，同时还可以应用其他的多媒体技术，实现数字化技术的全面应用，不但提高了数字档案馆的技术先进性，同时还满足了数字档案馆的管理需要，最主要的特征是提高了数字档案馆的管理质量，使数字档案馆的管理手段能够更加先进有效。进而对数字档案馆管理工作形成有效的支持，保证数字档案馆能够在实际管理过程中取得积极效果。
三、数字档案馆的功能
数字档案馆建设模式研究
数字档案馆建设模式研究 作者：张丹 来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第12期 数字档案馆的产生，与计算机技术的发展、档案信息资源的载体变革、社会对于档案信息资源的需求不断增长以及政府的大力支持密不可分，这些因素的共同作用，是数字档案馆一经产生，就迅速发展并不断完善。数字档案馆作为现代档案信息资源的管理模式，它的产生、发展与成熟有其历史必然性 一、数字档案馆的产生 计算机网络技术在档案管理领域应用，是从20世纪70年代开始的，当时“信息资源管理革命”提出的是信息管理正式基于计算机技术的深入应用。政府文件的计算机管理与无纸化办公成为信息资源管理革命的重要推动，也是1970年美国国家档案和文件管理署接收了第一批电子文件，成为历史性的记忆。计算机技术的应用扩大，使传统档案馆也开始引进计算机管理，这是开始的一步。电子档案和数字档案的大量积累，只能借助于数字信息技术对其进行长期的储存和有效的管理。于是数字档案馆便成为一种必需的档案管理模式。 二、数字档案馆的特点 数字档案馆最大的特点就海量的信息资源存储，作为一个巨大的数据仓库，其中的数据也是复杂的，不同的来源，不同的格式、不同的技术标准，所以在设计数字档案馆的过程中应充分考虑这些特点，借助于元数据著录标准，实现数字档案馆的高效的存储与检索。 网络化也是数字档案馆的重要特征，数字档案馆可以借助网络向用户提供随时的在线服务从而将低获取档案信息的时间，扩大了档案的利用途径和范围，提高了档案信息资源利用率。在网络环境中，数字档案馆不再只局限于自己一馆，还可以与其他档案馆和电子文件中心进行相互连接，将各自的资源综合到一起，方便社会公众的检索利用。 三、数字档案馆的功能 （一）数字档案馆的基础功能。1.档案的收集。数字档案馆在信息类型、来源、形式等各方面数量都要超过传统档案馆，数字档案馆不仅可以蕴含原来档案馆的档案信息资源，而且可以对其他档案馆和相关行业信息进行收集，甚至可以进一步扩大到网上与其相关的数据信息、其他行业云数据库、社会政务公开信息，数据量是不断增加的，载体也是多变的，所以随着数字档案馆建设不断地提升和完善，其将是一个以档案信息为核心的社会综合信息资源库。2.档案信息的安全存储。数字档案馆将收集来的档案信息保存。数字档案馆为了保证档案信息储存的安全和稳定，还应进行系统备份，并且对于应用程序、系统设置、数据信息、日志信息等也应进行备份。备份内容要完整齐全，结果应以单独的数据包形式存放，要能够脱离系统进行导出，为了防止在突发情况时，系统备份可以起到作用。3.档案信息的查询与利用。用户对信息的需求有差异，用户的个性化信息需求的心理和行为，使档案信息服务必须实现个性化服务模型。以用户需求为起点，以用户满意为终点，多方面，共享性的传播档案信息。当用户需要检索的一些重要信息时，工作人员可以帮助用户及时在本局(馆)档案信息数据库进行检索，可以在规定范围内提供相应查询结果。从数字档案馆的查询途径来说，其强大的检索能力，包括关键字检索、高级检索、二次检索，一般可以根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；并且利用者可以通过网络对电子文件资源进行远程查阅和调用。
数字化城建档案馆建设
数字化城建档案馆建设 【摘要】有效地开发和利用城建档案信息，为城市建设、规划和管理活动提供优质服务的动态的系统化的管理工作，是数字化城建档案馆建设的终极目标，本文介绍了建设数字化城建档案馆的必要性，分析了建设现状和问题，探讨了数字化城建档案馆的建设要点。 【关键词】数字化城建档案馆建设 一、前言 城建档案信息化，是启动信息化工作之前应明确的问题。目前理论界对此并无系统的分析研究，也无明确统一的结论。作者认为，围绕城建档案的任何管理工作都是为了“利用”这一最终目的，利用是档案管理工作的价值所在。那么，城建档案信息化就是在新的时代背景下，为了达到有效利用城建档案信息资源的目的而进行的系列的综合的科学的管理工作。具体来说，城建档案信息化是指：通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才,提供优质服务的动态的系统化的管理工作。 二、建设数字化城建档案馆的必要性 随着科学技术的发展和信息时代的到来，数字化概念正逐渐融入城市建设的各个领域。城市建设包括土地管理、城市规划、环境保护等多个方面，城建档案作为城市建设和管理过程中直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源。城建档案馆作为一个城市建设信息中心的基地，主要负责接受和保管城市建设中具有保存价值的文字、图表、照片、录像等各种载体的档案和有关资料，并将接收入馆的各种城建档案资料进行分类、整理、分析，为数字城市建设提供真实可靠的档案信息。但是随着科技的进步，城建各部门在城市建设、管理中产生了各种档案，除了传统载体的档案之外，还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。因此为了提高城市建设的时效性以及适应网络化的需要，必须加快数字城建档案馆的建设。 二、数字化城建档案馆的优点 数字化城建档案馆与传统城建档案馆的最大区别就在于它是一个数字化的信息系统，数字城建档案馆的建立具备适应社会需求的特殊优势，因此决定了它将弥补传统城建档案馆的不足而长期存在。 1、在城建档案信息资源建设方面 数字城建档案馆可与覆盖全社会各领域包括科技、文化、医疗、电子商业等信息数据库建立互联关系，为进一步丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能。
数字档案室建设指南
数字档案室建设指南 国家档案局 2014年
说明 本指南由国家档案局提出并归口。 本指南起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。 本指南主要起草人：钢朱煜忱丁德胜毛海帆傅培超会琴红吴惠敏。
目录 1 概念与基本特征 (1) 1.1 概念 (1) 1.2 基本特征 (1) 2 建设原则与容 (2) 2.1 建设原则 (2) 2.2 建设容 (2) 3 基础设施建设 (3) 3.1 网络基础设施 (3) 3.2 系统硬件 (3) 3.3 基础软件 (3) 3.4 安全保障系统 (4) 3.5 终端及辅助设备 (4) 4 应用系统建设 (4) 4.1 档案门类管理 (4) 4.2 接收采集 (5) 4.3 分类编目 (5) 4.4 检索利用 (6) 4.5 鉴定统计 (6) 4.6 系统管理 (7) 4.7 技术文档管理 (7) 4.8 测评鉴定 (7) 5 数字档案资源建设 (8) 5.1 基本要求 (8) 5.2 数字档案资源命名规则 (8) 5.3 文书类电子档案质量要求 (9) 5.4 声像类电子档案质量要求 (9) 5.5 科技和专业类电子档案质量要求 (10) 5.6 纸质档案数字副本质量要求 (11) 5.7 数字档案资源的备份 (11) 6 保障体系建设 (12) 6.1 经费保障 (12) 6.2 制度保障 (12) 6.3 人才保障 (13)
机关（团体和其他社会组织——下同）档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 1 概念与基本特征 1.1 概念 本指南所称的数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。 1.2 基本特征 与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能： 1）档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。 2）档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规。 3）档案管理系统化。将档案业务流程、标准规固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规管理。 4）信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。 5）档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。
数字档案馆规划及建设
数字档案馆的规划与建设 国家档案局科研所邱晓威 一、数字化档案馆提出的背景 1、概念的出现 数字档案馆的概念源于三种途径：一是随着计算机档案管理的普及，使档案馆的信息管理数字化，实现了从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理；二是随着办公自动化和生产科研的计算机化，直接产生了电子文件和电子档案，实现了档案进馆前的数字化；三是随着信息高速公路的建设与发展，国家基础数字信息工程建设中对档案馆、档案信息以及其他部门的各种信息的综合管理与使用模式提出了新的要求。 数字档案馆的提出与数字图书馆的建设有密切的关系。 可以说是由于包括中国在的一些国家正在积极建设的数字图书馆工程，带动了档案馆对自身数字化建设的思考，于是出现了数字档案馆的提法。 数字档案馆是信息时代的产物 数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和要求的必然结果。数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算机和
网络等信息技术，配置先进的软硬件设备，研制高性能的信息管理系统；数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理带来的复杂问题，要保证归档电子文件的真实、完整、长期可读。 数字档案馆是电子政务、电子商务、单位办公自动化的一个必需的组成部分，是信息社会中档案管理新模式的集中体现，代表着新世纪档案馆工作的发展方向。 2、国际上数字图书馆的建设 1994至1995年，美国国家数字技术通讯指导办公室把数字图 书馆列为9项重点项目的第一位，排在危机及应急处理、教育及终身学习、电子商务、能源管理、环境控制和废品最小化、保健、加工处理和产品、公众存取政府信息等重要项目之前。这项工程从1999年到2001年为第一阶段，投资4亿美元，2002年以后的第二阶段继续投资6000万美元。其他国家对数字图书馆建设的投资也十分可观，如英国投资4亿美元，俄罗斯每年投资2亿卢布。到2001年为止已经宣布正式开始数字图书馆建设的国家有20多个。由此可见，数字图书馆受重视程度非同一般。 国际数字档案馆建设的情况 在美国，20世纪90年代中期，作为数字化图书馆建设项目的 一个组成部分，美国国家档案与文件管理局就成立了数字档案馆特别工作组，开始数字档案馆的研究和筹建工作。到了20世纪90
数字档案室及档案数字化建设方案
《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织
目录 一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)
一、背景 机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。 建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 二、建设原则 数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。
数字档案馆建设方案
青岛市区市数字档案馆建设方案 青岛市档案局（馆） 2003年12月 “淮南子档案业务交流网”整理 青岛市数字档案馆已于2003年8月20日通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，并与当日在国内第一个正式投入运行。按照青岛市档案信息化发展计划的总体要求以及数字档案馆建设理论，我市所属12个区市综合档案馆应相继建成数字档案馆，与市数字档案馆组成两级数字档案馆群，建设青岛市“档案资源信息数据库”，实现数据充分共享，资源互相利用，为数字青岛、数字区市、数字园区建设服务，为我市各级政府开展电子政务建设，实施电子公文归档工程提供有力的保障，为各级档案馆实现现代化管理，大力开发档案信息资源，提升我市档案信息化建设水平，提供强有力的技术支持。 一、数字档案馆建设现状 2001年，国家档案局将青岛、深圳确立为数字档案馆建设的试点城市，2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始试点建设数字档案馆。国家档案局于2002年12月份在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，2003年8月，青岛市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，鉴定认为：“该研究课题的完成，进一步推动了我国数字档案馆理论和技术的研究、应用。课题研究成果在档案信息化建设领域达到了国内领先水平，对数字档案馆的工程建设起到了示范作用，具有较高推广应用价值。”
同日，青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用，受到了国内媒体的关注，得到了国内同行的认可。 区市（县）数字档案馆建设，目前已经提到了议事日程。浙江省萧山区档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效。包括广东省顺得市、广州市白云区、深圳市福田区和宝安区等在内的档案馆正在积极筹措，有的已经取得了不少的进展。山东省济宁市档案局在其档案信息化建设规划中，提出了在2006 年全市各级综合档案馆基本建成数字化档案馆的计划，并通过“两办”印发。 二、区市数字档案馆建设的基本依据 在青岛市建设区市数字档案馆，形成两级数字档案馆群，具有以下优势： 1、环境优势。青岛市作为我国沿海开放城市和计划单列城市，经济比较发达，市委、市政府对信息化建设极为重视，并于1996年6月专门成立了青岛市委市政府计算 机中心（正局级事业单位），承担青岛市电子政务管理、统筹、协调、推进和技术管理职能。“九五”期间，青岛市宏观决策和办公信息服务网络系统工程（“金宏工程”）获得了国家信息化建设示范工程，2002年青岛市开始实施国家电子政务试点示范工程。经过多年建设，青岛市电子政务建设创造了独具特色的“四统一分”体制和“强核-辐射”模式，建设了4个应用平台，即网络平台、软件平台、安全支撑平台、政务信息网站平台。其中网络平台上连国家、省办公网络
衢州市城建数字档案馆初期建设方案
衢州市城建档案馆数字档案馆 规 划 建 设 方 案 二〇一二年一月十三日 目录
第一章项目概况 (2) 1.1项目名称 (2) 1.2项目建设的必要性 (2) 1.3项目建设内容 (3) 第二章建设单位现状 (5) 第三章建设方案 (6) 3.1建设原则 (6) 3.2档案数字化加工方案 (6) 3.3档案整理方案................................................................................................................- 7 - 3.4档案管理软件................................................................................................................- 8 - 3.5数据备份........................................................................................................................- 9 - 3.6硬件配置..................................................................................................................... - 10 - 3.7当前项目建议............................................................................................................. - 11 - 第一章项目概况 1.1项目名称 项目名称：衢州市城建档案馆数字档案馆项目 1.2项目建设的必要性 ●电子政务发展的必然要求 数字城建档案馆建设既是电子政府发展的必然要求，也是信息社会发展的必然要求，作为电子政务和“数字城市”的一部分，数字档案馆为“数字城市建设”使馆藏档案从库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑管理平台，为政府管理和社会公众提供城建档案目录和城建档案原文图像的数字城建信息查询中心，也为数字政府和数字城市信息的发布提供了一个统一平台，有利于提高政府办公的透明度，树立现代化的政府形象。 ●保存人类社会记忆，对历史负责的需要 随着电子政务建设的强力推进，政府机关、企事业单位将逐步实现政务和办
数字化档案馆建设指南
数字档案馆建设指南 （国家档案局发布2010年6月） 1．总体要求 1.1概述 数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。 建没数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。 建没数字档案馆．有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。 数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。 1.2建设原则与要求 数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。 统筹规划、循序渐进。应当根据各级政府电子政务建设整体框架和基本要求，及时将数字档案馆建设与区域电子政务和信息化建设相衔接，综合考虑自身信息化发展水平、技术力量、资源规模、基础工作水平、资金投入等因素，确定总体布局和实施步骤。 项目带动、重点突破。实施项目带动战略，支撑和带动数字档案馆整体建设和发展将数字档案馆建设分成若干子项目，以项目带
动数字档案馆建设及推进各项工作的开展，有利于获得党委政府和有关部门的重视和投入，有利于集中人力物力有针对性地重点解决数字档案馆建设中的核心问题。 需求导向、保证安全。数字档案馆建设应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。应当按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法，配备必要的软硬件没施，建立健全安全管理制度，完善灾难恢复服务机制，确保数字档案馆建设和运行的安全。 合理适用、稳步实施。要重视前期调研，进行可行性研究，结合本部门业务工作实际，提出创新性高、应用性强的功能需求，以确保系统开发和项目建设的合理性、适用性。在项目实施过程中，档案部门的业务人员应全程参与，及时研究和发现问题，纠正偏差。重大项目应当按照信息系统建设规范要求，引入监理机制，对项目质量、进度、投资、安全等方面进行全程监理。 1.3 建设目标 数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。 其中，数字档案信息、资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进，有步骤实现。 1.4建设内容 数字档案馆总体建设内容主要包括： ( l ）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数
档案数字化建设方案
档案数字化建设方案 根据。。约定，为完成。档案数字化工作，特制定工作方案。 一、工作目标 为保障文件和数字化信息安全，保证档案数字化工作质量，规划工作流程，尽快完成档案数字化工作。 二、工作机构 成立档案数字化工作小组，具体负责开展档案扫描的各项具体工作。 组 长： （职责：制定项目工作方案、协调扫描工作开展） 副组长： （职责：系统安装部署） 成 员： （职责：对系统硬件、网络环境进行部署，确保能够通过网络访问系统） （职责：具体负责扫描工作开展，要求每周进行档案扫描工作汇报） 其他人员： 三、档案数字化数量 扫描后的图像页数总计4.6万页，单面A4幅面按1页计算，双面A4按2页计算，大幅A3单面按2页A4幅面计算，大幅A3双面按4页A4幅面计算。 四、工作时间： 五、工作流程
（一）系统环境部署：在新购的服务器上安装档案管理系统（下称档案系统），并进行系统网络调试，确保系统使用正常。 （二）档案交接 1、办理交接手续：由业主整理需要进行扫描的档案，统计档案份数后移交至我方，我方根据业主统计出的信息进行档案清点数量，并核对文件是否有缺号或跳号、附件是否正确，确认无误后双方人员签字。 2、档案运输：双方各派专人共同运输档案至扫描地点，并在运输到达目的地后再次与档案扫描的工作人员进行档案详情确认。 （三）档案整理 1、档案页数清点：档案扫描工作人员对档案目录标注的档案页数与实际档案页数进行清点，数量不符时，应按实际情况进行修改。 2、档案预处理：扫描之前，应在保护文件不受损害的前提下，拆除装订物，对折皱不平等影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保扫描图像清晰。 （四）档案数字化 1、文件扫描：扫描分辨率规定为200DPI。档案扫描工作人员核对扫描的条目与实体相符后，逐份对文件进行扫描，扫描时根据文件幅面大小和纸张状况，可采取连续进纸扫描或平板扫描，扫描过程中不得损坏纸质文件，扫描完成后，纸质文件应按顺序存放。 2、质量自检及数据提交：档案扫描工作人员对扫描文件质量及挂接情况逐份进行审查，发现不合格的，应当重新处理，确认质量合格后
我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望
我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望 摘要】本文简要分析数字档案馆（室）建设现状，在数字档案馆（室）的定位 下对照建设的目标及内容分析数字档案馆（室）建设发展中存在的问题，探讨其 未来发展方向与期望。 【关键词】数字档案馆；数字档案室；信息服务； 随着信息技术与互联网的发展，档案管理迎来了新的机遇与挑战，社会对档 案馆产生了新的职能要求，从最开始的两位一体的职能要求：一是永久保管档案 的基地；二是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。发展为五位一体的职 能要求：一是档案安全保管基地；二是爱国主义教育基地；三是档案利用中心； 四是政府信息查阅中心；五是电子文件中心。为对于现代档案管理工作最科学有 效解决方案就是建设数字档案馆（室）。 一、数字档案馆与数字档案室的区别 数字档案馆和数字档案室在工作中有着不同的侧重点，具体分析如下：从管 理对象来看，数字档案馆多为数字副本，部分电子文件，而数字档案室以电子文 件为主，兼顾数字副本；从对象内容来比较，数字档案馆多为目录信息，部分全 文信息，而数字档案室主要为全文信息；从工作重点分析，数字档案馆重在管理，包括接收、管理、利用电子文件，而数字档案室重在规范，包括整理、管理、利 用和移交电子文件；从档案保管期限比较，数字档案馆着眼于档案长期保存，而 数字档案室着眼于档案现实利用，面临长期保存。 二、全国示范数字档案馆（室）建设整体情况 国家档案局在2000年深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会，就此拉开了全国数字档案馆建设的序幕，紧接着2014年出台《数字档案馆系统测试办法》规范引导全国数字档案馆建设工作，并在2015年正式开展数字档案馆系统 测试工作。数字档案馆系统测试依据是《数字档案馆系统测试指标表》。数字档 案室建设以2016年国家档案局办公室印发的《数字档案室建设评价办法》为依据。此后，数字档案馆建设作为档案工作的一项全新事业、全新工程在全国各地 获得快速发展，数字档案馆建设开花结果，投入运行并取得绩效。 按照各地档案馆网站、新闻报道和相关文献查询，从2015年6月5日至 2019年12月31日通过测试认定的各省、市“全国示范数字档案馆”一共31个分 别为：青岛市档案馆、太仓市档案馆、绍兴市档案馆、珠海市档案馆、十堰市档 案馆、青岛市南区档案馆、上海市徐汇区档案馆、南京市建邺区档案馆、漳州市 档案馆、常州市档案馆、杭州市城建档案馆、济源市档案馆、蚌埠市档案馆、嘉 善县档案馆、潍坊市档案馆、楚雄州档案馆、湖州市档案馆、重庆市国土资源和 房屋档案馆、济南市档案馆、芜湖市档案馆、张家港市档案馆、宁波市数字档案馆、中山市档案馆（数字档案馆）、杭州市档案馆、日照市数字档案馆、浙江省 档案馆、成都市档案馆、成都市双流区档案馆、西安市档案馆、上海市青浦区档 案馆、山东省档案馆。 2016年-2018年通过测试认定的各省、市“全国示范数字档案室”一共7个分 别为：中山市档案馆（数字档案室）、海关总署数字档案室、南京市审计局数字 档案室、南京建邺区档案馆（数字档案室）、广东省自然资源厅数字档案室、福 建省公安厅数字档案室、浙江省公安厅数字档案室。 2015-2019年期间平均每年约新增6个全国示范数字档案馆，建设范围不断 扩大，建成数量逐年攀升。2016-2018年期间共认定了全国示范数字档案室7个，
企业数字档案馆(室)建设指南
企业数字档案馆（室）建设指南
说明 为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。 本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。 除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）。 本指南由国家档案局提出并归口。 本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司 本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红
目录 1概念与基本特征 (1) 1.1 概念 (1) 1.2 基本特征 (1) 2建设目标与原则 (2) 2.1 建设目标 (2) 2.2 建设原则 (2) 3基础设施建设 (3) 3.1机房建设 (3) 3.2网络设施 (4) 3.3硬件设备 (4) 3.4基础软件 (4) 3.5其他设施 (4) 4 电子档案管理系统建设 (4) 4.1收集功能 (5) 4.2整理功能 (6) 4.3保存功能 (7) 4.4统计功能 (9) 4.5利用功能 (9) 4.6系统管理功能 (10) 4.7传统载体档案辅助管理功能 (12) 4.8其他可选功能 (13) 1
5 数字档案资源建设 (13) 5.1传统载体档案数字化 (13) 5.2电子文件归档 (14) 5.3专题数据库建设 (15) 6 制度规范建设 (15) 6.1制度建设 (15) 6.2标准规范建设 (15) 7 安全保密体系建设 (17) 8 经费与人才保障 (17) 8.1经费保障 (17) 8.2人才保障 (18) 9 建设步骤 (18) 9.1项目规划 (18) 9.1.1成立项目工作组织 (18) 9.1.2制定项目方案 (18) 9.2项目立项 (19) 9.3项目实施 (19) 9.4项目验收 (25) 9.5项目运维 (25) 2
数字档案馆建设方案范本
数字档案馆建设方案范本 第1章数字档案馆介绍 我们所要建立的数字档案馆既不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。 根据档案界有关专家学者对数字档案馆的研究以及我们的认识，企业数字档案馆应具备以下基本特征： 馆藏资源数字化 数据是数字档案馆的核心，是档案信息资源的数字反映，所以数字档案馆实际上是一个庞大的数字信息资源库，在这个资源库中，不仅有文字、图像，还有声音等多媒体介质，因此，数字档案馆除了现已存在的电子文件以外，还必须将馆藏的实态档案进行数字化处理，使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其他存储介质中。 档案信息结构标准化 应该说信息结构标准化既是馆藏信息数字化的基本依据，又是档案信息能否方便快捷利用的前提和基础。尤其是建设数字档案馆将要引进比较复杂的元数据的概念和很多
新的数据处理技术，比如：数据仓库技术、数据挖掘技术、数据压缩技术、数据迁移技术等等。这就要求档案信息结构的标准化。 档案信息传递网络化 网络化是信息社会的重要特征。要实现信息利用的社会化，首先必须实现网络化，这是个重要的基础。同样，由于数字档案馆是在网上运行的，因此，宽带高速网对档案信息的迅速传递是必不可少的途径和条件。目前，支持数字档案馆的网络技术主要有：局域网技术，internet技术和intranet技术。考虑到档案信息不同于图书或其他信息，其传递的范围要受到密级的限制和访问权限的约束以及系统的安全性，因此，在许多场合使用局域网技术和intranet 技术较为稳妥。 生成空间虚拟化 由于数字档案馆是一个群体概念，是由一个部门、单位乃至一个地域的众多档案馆或信息资源单位组成的联合体，通过网络实现跨库互动查询，达到使用信息的目的，所以从这个角度讲，正是由于网络技术的运用，使得传统意义上的档案馆改变了存在的性质和方式，延伸了传递的途径和条件，拓宽了使用的环境和范围。这也正如部分档案学者指出的那样：通过网络的连接，传统档案馆被分成两类：一类是信息资源档案馆，一类是终端档案馆，前者为数字档案馆提供信
数字档案馆建设基本思路与构建
数 字 档 案 馆 建 设 基 本 思 路 与 构 建 杭州市档案局 赵建国、林杭顺、陈莉莉、梁凯 【摘 要】随着社会、经济现代化步伐加快和我国加入WTO以后，社会公众对档案、文件的利用需求和要求不断提高。作为国家综合性档案馆责无旁贷的要迎合信息化发展的要求并全面提供档案信息资源为党委、政府领导、市级机关工作服务和社会公众服务。档案馆保存各种文字、图表、声像等不同的馆藏载体及政府部门在其长年的政务工作中积累了大量原始档案资料，当今档案载体及其信息载体呈现出多样化的特点，因此，如何加快档案信息化管理工作非常关键。为了更好地使馆藏档案数字化资源融入于社会基础信息资源库，数字档案档案馆建设势在必行。以信息技术为主要特征的知识经济时代，信息化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，正面临着信息化时代的挑战。当今在档案学理论界开始对数字档案馆进行了讨论和研究，内容涉及数字档案馆的概念、特征、要素、结构以及对国外数字档案馆的关注等方面。数字档案馆较之传统档案馆的在档案的存放时效、查询速度及信息共享方面的优势是明显的，在国外先进国家都已经有了成功的建设运行实例。本文从数字档案馆的建设，以建设的目标、内容、系统、关键技术等方面进行初探，抛砖引玉，供大家参考，请指正批评。 【关键词】信息化 档案 建设 一、数字档案馆的总体建设目标 数字档案馆系统将是一个区域性、开放型的文件、档案信息中心，能够为机关各单位和社会各界人士提供网上档案查询服务，以达资源共享。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工，并进行高质量的保存和管理，通过网络提供高速跨库连接的多媒体信息存取服务，促进社会各类信息高效、经济地传递。这将极大地推
数字化档案建设方案
数字化档案建设方 案
数字化房产档案建设方案 档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措。随着城市的发展和进步，房产档案的形成会越来越多，类别越来越细，而传统手工作业方法已经呈现出了许多弊端：效能低、错误多、易损毁、易丢失。因此数字化档案的建设在当前的档案管理工作中的重要性正日益凸显出来。对于我局档案馆的数字化建设特制定以下方案： 一、制定批次 为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效的管理及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏的档案按照类别进行批次安排，确保在数字化过程中有序进行。 二、数字化处理 1、档案出库交接 根据数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查，对经过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《档案出库单》，确保交接中档案数量的正确性和完整性。 2、目录制定及档案整理 按照文件数据库目录结构及目录著录要求，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字度长度等规范要求。 对出库档案进行数字化加工前，需对档案文件进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。对影响扫描的非成册档案装
订进行拆除装订物，对破损严重，无法进行扫描的文件应进行技术处理，如纸张褶皱无法扫描的应进行压平等处理。对于档案内的资料应区分扫描件和非扫描件，并详细记录，确保档案内的资料不乱不丢。扫描完成后按照档案馆的要求进行装订，保证每卷档案不掉页，边缘整齐。 3、档案扫描 根据文件数据库要求的规格进行档案扫描，保证扫描件图像效果与原件吻合。大幅面档案采用大幅面扫描仪或者小扫描仪扫描后进行图片拼接。核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。对扫描图像进行命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象，扫描时要保证档案原件不被损坏。 4、图像处理 对颠倒、偏斜的图像进行纠偏处理，以符合阅读习惯。对页面中影响阅读的污点、黑线、黑边等杂质进行去污处理。对颜色深浅度进行调整，确保图像字迹清晰，对大幅面扫描所形成多幅图像进行拼接，合并为一个完整图像，以保证数字化图像的完整性。 5、文件录入 根据数字档案管理的软件以及文件数据库的要求，将扫描后的图像按照档案编码进行录入，在录入过程中要做到不漏页、不乱页，对录入的文件要进行准确性核对，确保文件的完整。
城建档案管理数字化建设问题的思考
城建档案管理数字化建设问题的思考 作者：王健 来源：《办公室业务》 2017年第1期 文/辽阳市城建档案馆王健 【摘要】城建档案管理数字化建设，对于档案管理工作发展具有十分深远的社会意义，为 了更好地顺应时代发展需要，推动城建档案管理数字化建设，为城市建设和规划提供更为充分 的保障。本文主要就城建档案管理数字化建设问题进行分析，结合实际情况，提出合理改善措施。 【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化 自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的 发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加， 为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建档案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作 开展具有一定参考价值。 一、城建档案管理数字化建设的意义 城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有 许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需 要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信 息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局 限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要 占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化 技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。 二、城建档案管理数字化建设中存在的问题 城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的 快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、 安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时 间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。 城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律 价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信 息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。 数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范 围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在 不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。
数字档案馆建设方案(修订)
大连恒智科技发展有限公司 TEL:0411-******** Dalian Hengzhi Sci & Tech Development Co., Ltd. 大连恒智科技发展有限公司 数字档案馆建设方案
目 录 第一章：前言 (1) 第二章：项目建设的意义 (2) 第三章：数字档案馆馆内建设目标、内容 (3) （一）“数字档案馆”馆内总体建设目标 (3) （二）“数字档案馆”馆内总体建设内容 (3) 第四章：数字档案室建设 (11)
第一章：前言 根据国家档案局颁布的档办〔2010〕116号《数字档案馆建设指南》中指出： 数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。 建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。 建设数字档案馆，有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。 数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。 数字档案馆建设的目标是：紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息
档案数字化建设方案
档案数字化建设方案 档案丄作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。 档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。 完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、LI录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。 业务流程 纸质档案数字化标准:DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》1.制订批次计划 为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处 理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接 根据档案数字化加工批次讣划进行出库，对出库的档案进行完整 性检查。 对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。 确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作
按照文件数据库LI录结构与LI录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要LI录补录的档案口录内容，包括确定档案LI录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。 4.档案整理 对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。 拆除装订 影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。 资料及档案内的成册资料严禁拆除。 区分扫描件和非扫描件 区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整 对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。 档案整理登记 详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订 扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。 5.档案扫描 黑白扫描采用（300dpi） TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi） JPG格式。 照片以原色彩为准（600dpi） TIFF格式扫描。 保证扫描图像效果原原件吻合。 大幅面档案采用大幅面匸程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。 需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率?300dpio对资料等成册材料不宜拆卷