数字档案馆建设方案
数字化档案馆建设方案
数字化档案馆建设方案一、引言随着信息技术的不断发展和应用，数字化档案馆的建设成为了现代档案管理的重要内容。
数字化档案馆利用信息技术手段对传统档案进行数字化处理和管理，提供了高效、便捷的档案存储、检索和利用服务。
本文将探讨数字化档案馆的建设方案，包括档案数字化处理、系统建设、安全保障以及推广运用等方面的内容。
二、档案数字化处理1. 档案选择与筛选：在进行数字化处理之前，需要对现有档案进行选择与筛选，将重要、有价值的档案列为数字化处理的优先项目。
2. 数字化处理流程：制定数字化处理流程，包括采集、扫描、识别、索引、存储等环节。
确保整个处理流程的标准化和规范化，以提高数字档案的质量和可用性。
3. 数字化处理设备采购：选择合适的数字化处理设备，包括扫描仪、识别设备、存储设备等，确保设备的性能和质量能够满足数字化处理的需求。
4. 档案元数据管理：建立档案元数据管理系统，对数字化档案的元数据进行统一管理，包括档案属性、关系、描述等信息，便于档案的检索和利用。
三、系统建设1. 硬件设施建设：建设适应数字化档案馆需求的硬件设施，包括服务器、存储设备、网络设备等，确保系统的性能和稳定性。
2. 软件系统开发：根据数字化档案馆的需求，定制开发适用的软件系统，包括档案管理系统、数字档案库、检索与查询系统等，实现数字化档案的管理、存储和检索功能。
3. 数据安全保障：建立完善的数据备份与恢复机制，确保数字档案的安全性和可靠性。
同时，制定档案保密和权限管理规则，严格控制档案的访问权限，保护档案的安全性和机密性。
4. 用户接口设计：设计用户友好的界面，提供便捷的操作和查询功能，满足用户的不同需求，并提供多样化的数据展示方式，提升用户体验。
四、安全保障1. 网络安全：建立网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。
2. 数据备份与恢复：定期进行数据备份，建立多备份机制，以便在数据丢失或损坏时能够及时恢复。
数字档案馆规划及建设
数字档案馆规划及建设随着信息技术的快速发展，数字化已经成为现代社会的一种趋势。
在这个数字化时代，数字档案馆的规划和建设变得尤其重要。
数字档案馆是指将传统的纸质档案转化为数字形式，并通过网络等方式进行存储和传播的档案管理系统。
本文将探讨数字档案馆规划及建设的相关问题。
首先，数字档案馆的规划是一个关键的步骤。
规划应该从整体上考虑数字档案馆的目标和功能，以及所需的技术和资源。
在规划过程中，需要确定数字档案馆的内容范围、目标用户群体以及服务方式。
同时，还需要考虑数字档案馆的技术平台和系统架构，以确保其能够满足用户的需求。
其次，数字档案馆的建设需要充分利用现有的技术和资源。
在数字化过程中，可以采用扫描、拍照等技术将纸质档案转化为数字形式。
此外，还可以利用OCR 技术将文本内容转化为可编辑的电子文件。
建设数字档案馆还需要考虑存储和传输的技术，如云计算和大数据技术等。
这些技术可以提高数字档案馆的存储能力和传输速度，提供更好的用户体验。
数字档案馆的建设还需要考虑信息安全和隐私保护的问题。
在数字化过程中，档案的安全性和完整性是非常重要的。
因此，需要建立安全的存储和传输机制，确保档案的安全性。
此外，还需要制定相关的隐私保护政策，保护用户的个人信息和隐私。
这些措施可以增加用户对数字档案馆的信任度，提高其使用率。
数字档案馆的规划和建设还需要考虑用户体验和服务质量。
数字档案馆应该提供简洁、直观的用户界面，方便用户进行检索和浏览。
同时，还应该提供多样化的服务，如在线阅读、下载、评论等，以满足用户的不同需求。
此外，还可以结合社交媒体和挪移应用等技术，提供更加便捷的服务。
最后，数字档案馆的规划和建设需要注重合作与共享。
数字档案馆的建设不仅仅是一个机构或者组织的事情，而是需要多方合作的结果。
在规划和建设过程中，可以与图书馆、博物馆等相关机构进行合作，共享资源和技术。
此外，还可以与学术界、企业界等合作，共同推动数字档案馆的发展。
总之，数字档案馆的规划和建设是一个复杂而重要的过程。
智慧云电子档案馆建设方案数字档案馆建设方案
云计算技术
利用云计算技术实现分布式存储和计 算，提高系统的性能和稳定性。
人工智能技术
利用人工智能技术实现数据的自动处 理和智能管理，提高数据处理效率和 准确性。
安全性技术
采用多层次的安全性技术，包括数据 加密、访问控制、安全审计等，确保 数据的安全性和可靠性。
03
基础设施建设
网络拓扑结构
星型拓扑结构
社会效益评估
分析项目对社会的贡献，如提高档案管理效率、增强档案利用价值 、推动档案事业发展等。
项目实施成果展示
完成数字档案馆建设
展示项目实施后建成的数字档案馆，介绍其功能特点、技术架构 和运行情况。
提高档案管理效率
展示项目实施后档案管理效率的提升情况，包括档案整理、查询 、利用等方面的数据对比。
增强档案利用价值
数据存储与备份策略
数据存储
采用分布式存储系统，将数据存储在多 个节点上，确保数据的安全性和可靠性 。
VS
备份策略
定期备份数据，采用全量备份和增量备份 相结合的方式，以防止数据丢失和灾难性 故障。同时，对备份数据进行加密处理， 防止数据被篡改或泄露。
06
实施与运维方案
项目实施流程
系统设计
根据需求调研结果，进行系统 架构设计，确定功能模块和业 务流程。
数字化加工系统
数字化转换
该系统可将传统纸质档案转化为数字档案， 提高档案的利用效率和保存价值。
图像处理
系统支持对数字档案进行图像处理，如去噪、增强 、纠正等，以优化图像质量和清晰度。
OCR文字识别
采用先进的OCR文字识别技术，将图像中的 文字转化为可编辑的文本格式，方便用户进 行编辑和处理。
档案利用管理系统
数字档案馆规划及建设
数字档案馆规划及建设一、引言数字档案馆是指利用现代信息技术手段对传统纸质档案进行数字化处理和管理的机构或系统。
数字档案馆的规划及建设是为了解决传统纸质档案管理存在的问题，提高档案管理的效率和安全性。
本文将详细介绍数字档案馆规划及建设的标准格式。
二、背景数字化技术的发展和应用，使得传统纸质档案管理面临诸多挑战。
传统纸质档案管理存在着档案易损坏、存储空间大、检索困难等问题。
数字档案馆的规划及建设旨在解决这些问题，提高档案管理的效率和安全性。
三、规划目标数字档案馆的规划目标主要包括以下几个方面：1. 实现纸质档案的数字化处理和管理，提高档案管理的效率；2. 提供高效的档案检索和查询功能，方便用户快速获取所需信息；3. 加强档案的安全性和可靠性，确保档案数据不丢失和遭到破坏；4. 提供多种形式的档案展示和共享方式，满足用户的不同需求；5. 保护档案的隐私和版权，确保档案的合法使用。
四、规划内容数字档案馆的规划内容主要包括以下几个方面：1. 硬件设备的规划：包括服务器、存储设备、网络设备等的选型和配置；2. 软件系统的规划：包括数字化处理系统、档案管理系统、检索系统等的选择和集成；3. 数据管理的规划：包括数据的采集、整理、存储和备份等的流程和方法；4. 安全保障的规划：包括数据的加密、权限管理、防火墙等的配置和措施；5. 用户服务的规划：包括档案查询、在线阅读、数据下载等的功能和界面设计；6. 档案展示的规划：包括数字展厅、虚拟导览、多媒体展示等的设计和实施；7. 档案共享的规划：包括开放接口、合作共建等的方式和机制。
五、建设步骤数字档案馆的建设步骤主要包括以下几个阶段：1. 立项阶段：明确建设目标和任务，制定详细的建设方案和计划；2. 设计阶段：根据需求分析和技术评估，设计系统架构和功能模块；3. 采购阶段：根据设计方案，采购硬件设备和软件系统；4. 部署阶段：安装和配置硬件设备和软件系统，进行系统集成和测试；5. 数据导入阶段：将纸质档案进行数字化处理，导入到数字档案馆中；6. 安全保障阶段：加密数据、设置权限、配置防火墙等，确保档案安全；7. 用户培训阶段：对管理员和用户进行培训，提供技术支持和服务；8. 运营管理阶段：监控系统运行状况，定期维护和更新系统。
数字档案馆建设方案(修订)
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3、基础硬件环境构建 网络系统图
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TEL:0411-83674110
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第三章：数字档案馆馆内建设目标、内容 TEL:0411-83674110
（一）“数字档案馆”馆内总体建设目标
充分利用网络资源、硬件设备、管理软件，对各单位政务活动中 直接产生或数字化转换的，对国家、社会具有保存和利用价值的档案 等数字信息，实施标准制定、流程设计、前端控制、合理采集、规范 整理、在线归档、双轨并存、定期移交、统一管理、集中存储、开展 鉴定、资源整合、共享利用、永久保存。使档案馆的“数字档案馆” 成为政府的文件信息资源中心，依托全省党政内网为主干网络平台， 提供电子档案信息的发布与利用，实现数字档案管理网络的三级连接。
（二）“数字档案馆”馆内总体建设内容 1、办公业务流程规划
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（1）流程解释：
TEL:0411-83674110
打印流程：打印机被启动后，打印室工作人员负责记录打印信息（包
括：文件题名、哪个功能间打印、打印页数、应收费用）、收取打
印费用。打印费用由大厅流动服务人员陪同或帮助查阅人交到打印
完成查阅。
根据查阅人提供的查阅信息查找目录，如所查信息为现行文件就将
查阅人指引到现行文件中心进行查阅，如有需要工作人员要做好信息
登记（查阅人姓名等个人信息、所查阅的文件信息和查阅日期等）。
如所查信息为档案（包括文书、财务、声像、照片）并且已经做完
2023年数字档案馆建设计划
2023年数字档案馆建设计划一、接口平台的二期开发对现有平台进行扩展，实现接收检测通过的EEP包的解析展示、整编、OCR识别、格式转换、电子签章、封包、归档入库等功能。
1.整编。
对确认接收的电子文件进行整理，生成件号、盒号、档号、组卷、加入卷、拆出卷、拆卷、编辑、批量修改、目录打印、完成整理等档案整理操作。
2.OCR识别。
提供图片类电子文件OCR识别功能，调用后台OCR识别服务，对图片类电子文件进行OCR识别，生成对应的纯文本文件,提供图片识别存入字段功能，对于标准图像进行模板识别。
3.格式转换。
把非OFD格式电子文件转换为OFD格式文件，生成重量和轻量两种OFD格式文件，重量OFD用于长期保存，轻量OFD用于档案管理利用。
提供转换错误数据列表，对无法自动转换的文件进行人工处理。
格式转换工作完成后生成归档管理过程元数据。
4.电子签章。
为OFD版式文件进行签章。
提供签章错误数据列表，对无法签章失败的文件进行人工处理。
5.封包。
经过格式转换、OCR识别、签章、生成凭证后的电子档案进行封包，分别生成长期保存库数据包和档案管理库数据包。
生成长期保存库数据包内容有：说明文件、目录数据、元数据、原始格式电子文件、重量OFD格式电子文件、OCR 识别文本文件。
生成档案管理库数据包内容有：说明文件、目录数据、元数据、轻量OFD格式电子文件、OCR识别文本文件。
6.归档入库。
把长期保存库数据包推送到长期保存库，档案管理库数据包推送到档案管理库。
二、系统对接开发档案系统与合同管理系统、制度管理系统、投资管理系统、中交网院、应急管理平台的接口，进行集成对接。
三、数字档案编研管理1.科技进步奖：与科技进步奖等报奖系统进行接口管理2.专利信息（工法）：同上3.对扶贫工程、抗疫工程、重大活动、重特大事件建立档案专题库4.收集各单位组织沿革及简介、获奖情况5.从中交精神谱系维度对项目进行展示四、档案检查1.人才管理。
是对集团152人才和专家团队进行管理。
数字化档案馆建设方案
数字化档案馆建设方案随着社会信息化的发展，数字化档案馆建设已成为各行各业的重要课题。
数字化档案馆是指利用现代信息技术手段，将传统纸质档案数字化处理，建立起数字化的档案资源库，以便更好地管理、利用和传承档案信息。
数字化档案馆建设方案是指对数字化档案馆的整体规划、技术架构、管理制度等方面的设计和安排，其目的是为了实现数字化档案馆的高效运行和可持续发展。
首先，数字化档案馆建设方案需要明确建设目标和任务。
在数字化档案馆建设过程中，需要明确建设目标和任务，包括数字化档案馆的规模、范围、服务对象、服务内容等方面的规划。
同时，需要明确数字化档案馆建设的战略定位和发展方向，确保数字化档案馆建设与整体档案管理工作的协调一致。
其次，数字化档案馆建设方案需要合理规划技术架构和设施设备。
在数字化档案馆建设过程中，需要合理规划数字化档案馆的技术架构和设施设备，包括数字化处理设备、数字化存储设备、数字化检索系统等方面的设计和配置。
同时，需要考虑数字化档案馆的网络环境和信息安全保障，确保数字化档案馆的信息资源得到有效保护和管理。
再次，数字化档案馆建设方案需要建立完善的管理制度和服务体系。
在数字化档案馆建设过程中，需要建立完善的管理制度和服务体系，包括数字化档案馆的管理组织结构、管理流程、管理制度等方面的设计和建立。
同时，需要建立完善的数字化档案馆服务体系，包括数字化档案馆的服务内容、服务标准、服务流程等方面的规划和实施。
最后，数字化档案馆建设方案需要注重人才队伍建设和培训。
在数字化档案馆建设过程中，需要注重人才队伍建设和培训，包括数字化档案馆工作人员的培训和技能提升，以及数字化档案馆管理人员的培训和能力提升。
同时，需要建立健全的人才队伍建设机制，确保数字化档案馆的人才队伍能够适应数字化档案馆建设和管理的需要。
综上所述，数字化档案馆建设方案是数字化档案馆建设的重要内容，其设计和实施对于数字化档案馆的高效运行和可持续发展具有重要意义。
数字档案馆室建设实施方案
数字档案馆室建设实施方案一、背景随着信息化时代的到来，数字档案馆室的建设已成为各行各业的必然趋势。
数字档案馆室的建设不仅可以提高档案管理效率，还可以更好地保护和利用档案资源，满足社会各界对档案信息的需求。
因此，本文将针对数字档案馆室的建设实施方案进行详细介绍。
二、目标1.建设一个集数字化档案存储、检索、管理、展示于一体的数字档案馆室；2.提高档案管理效率，提升档案资源利用价值；3.确保数字档案的安全性和可靠性；4.为用户提供便捷的档案检索和利用服务。
三、建设方案1.数字化档案存储设备的选购首先，需要选购高性能的数字化档案存储设备，以满足大容量、高速度、高可靠性的存储需求。
可以选择具有良好口碑和稳定性的厂家产品，确保数字档案的安全存储。
2.数字档案管理系统的建设其次，需要建设一套完善的数字档案管理系统，包括档案的数字化、检索、分类、整理等功能。
可以选择成熟的档案管理系统软件，也可以根据实际需求进行定制开发，以满足数字档案管理的各项需求。
3.数字档案展示平台的建设为了更好地向用户展示数字档案资源，可以建设数字档案展示平台，提供在线浏览、检索、下载等功能。
展示平台的设计需要符合用户习惯，界面简洁清晰，操作便捷。
4.数字档案安全保障措施的建设数字档案的安全性是建设的重中之重，需要采取一系列的安全保障措施，包括数据备份、防火墙、权限管理、访问控制等，确保数字档案的安全可靠。
5.数字档案馆室的硬件设施建设最后，需要对数字档案馆室的硬件设施进行建设，包括温湿度控制、防火防水、防尘等设施，以保障数字档案的长期保存。
四、实施步骤1.确定数字档案馆室建设的总体规划和目标；2.进行数字档案存储设备的选购和安装；3.建设数字档案管理系统和展示平台；4.制定数字档案安全保障措施并实施；5.完善数字档案馆室的硬件设施。
五、效果评估建设完成后，需要对数字档案馆室的效果进行评估，包括档案管理效率、资源利用价值、用户满意度等方面，及时调整和改进数字档案馆室的运行。
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青岛市区市数字档案馆建设方案青岛市档案局（馆）2003年12月“淮南子档案业务交流网”整理青岛市数字档案馆已于2003年8月20日通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，并与当日在国内第一个正式投入运行。
按照青岛市档案信息化发展计划的总体要求以及数字档案馆建设理论，我市所属12个区市综合档案馆应相继建成数字档案馆，与市数字档案馆组成两级数字档案馆群，建设青岛市“档案资源信息数据库”，实现数据充分共享，资源互相利用，为数字青岛、数字区市、数字园区建设服务，为我市各级政府开展电子政务建设，实施电子公文归档工程提供有力的保障，为各级档案馆实现现代化管理，大力开发档案信息资源，提升我市档案信息化建设水平，提供强有力的技术支持。
一、数字档案馆建设现状2001年，国家档案局将青岛、深圳确立为数字档案馆建设的试点城市，2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始试点建设数字档案馆。
国家档案局于2002年12月份在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，2003年8月，青岛市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，鉴定认为：“该研究课题的完成，进一步推动了我国数字档案馆理论和技术的研究、应用。
课题研究成果在档案信息化建设领域达到了国内领先水平，对数字档案馆的工程建设起到了示范作用，具有较高推广应用价值。
”同日，青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用，受到了国内媒体的关注，得到了国内同行的认可。
区市（县）数字档案馆建设，目前已经提到了议事日程。
浙江省萧山区档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效。
包括广东省顺得市、广州市白云区、深圳市福田区和宝安区等在内的档案馆正在积极筹措，有的已经取得了不少的进展。
山东省济宁市档案局在其档案信息化建设规划中，提出了在2006 年全市各级综合档案馆基本建成数字化档案馆的计划，并通过“两办”印发。
二、区市数字档案馆建设的基本依据在青岛市建设区市数字档案馆，形成两级数字档案馆群，具有以下优势：1、环境优势。
青岛市作为我国沿海开放城市和计划单列城市，经济比较发达，市委、市政府对信息化建设极为重视，并于1996年6月专门成立了青岛市委市政府计算机中心（正局级事业单位），承担青岛市电子政务管理、统筹、协调、推进和技术管理职能。
“九五”期间，青岛市宏观决策和办公信息服务网络系统工程（“金宏工程”）获得了国家信息化建设示范工程，2002年青岛市开始实施国家电子政务试点示范工程。
经过多年建设，青岛市电子政务建设创造了独具特色的“四统一分”体制和“强核-辐射”模式，建设了4个应用平台，即网络平台、软件平台、安全支撑平台、政务信息网站平台。
其中网络平台上连国家、省办公网络系统，下连青岛市各级乡镇机关，全部市直机关均可通过宽带连接到市委市政府计算机中心，实现了全市网络信息的互联互通。
2、基础优势。
青岛市各级机关、企事业单位计算机使用、网络连接普及率较高。
档案工作自上个世纪90年代中期即开始运用计算机管理，开展数据库建设。
多年来，青岛市档案局依靠自己的力量，先后开发了DOS、WINDOWS环境下运行的多个版本的机关档案管理系统、综合档案馆计算机管理系统，实施文档一体化管理，馆室一体化管理，形成了统一标准建设的档案数据库。
“十五”以来，青岛市在国内率先制定了档案信息化发展计划，并采取有利措施督促各级档案馆、室开展目录数据库建设、档案全文扫描、电子文件收集归档工作，各综合档案馆已经与2003年9月全部实现了馆藏档案案卷目录、文件目录计算机检索，全市文件级目录数据库总量达470万条。
目前12个区市档案馆已经有9家购置了服务器，主要业务人员基本实现了每人1台计算机开展工作，全部购置了扫描仪、刻录机等基本设施，建立并发布了档案网站（网页），通过政务网络（金宏网络）与市档案馆实现了高速连接。
3、技术优势。
青岛市档案信息化建设从上个世纪90年代初期起步，经过10年的建设发展，培养了一支较高素质的信息化干部队伍，拥有独立知识产权的档案管理软件。
特别是青岛市数字档案馆工程建设项目通过国家档案局组织的科技成果鉴定，并在国内第一个正式投入使用，使我们积累了大量的建设数字档案馆的技术、经验和方法。
纵上所述，青岛市建设区市级数字档案馆，具备了环境、基础、技术和财力的可行性。
它必将推动整个青岛市档案信息化建设向更高水平迈进，形成以青岛市数字档案馆为核心的两级数字档案馆群，实现档案信息资源充分共享，为青岛建设国际化大都市提供优质、高效的信息服务。
三、建设方案青岛市区市级数字档案馆建设理论和方法，将按照青岛市数字档案馆建设模式开展，即构建四个基础设施平台，建设两个大型数据库，开发四个综合管理系统，制订一系列操作标准、规程，培养一支档案信息化建设队伍。
（一）基础设施建设1、数字档案信息传输平台建设网络传输平台主要由局域网络、政府网络和Internet互联网络三个平台组成。
①局域网络平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作。
所有保密信息只能在局域网络处理，严格控制使用人员，确保档案信息安全。
局域网络平台应与internet网络实现物理隔离，数据交换采用移动硬盘等介质实现。
局域网络平台与政府网络应物理隔离，必要时可以有机连接，实现数据交流、传输。
局域网主要采用主干网、楼层网加子网的三级系统结构，主干网采用100Mbps交换式快速以太网技术，楼层网和子网采用10/100Mbps 速率的交换型快速以太网，既能充分满足当前需要又符合未来发展趋势。
主干网、楼层网和子网应实现无缝连接。
②政府网络平台，连接各区市市委市政府计算机中心，实现数字档案馆与进馆单位档案室网络连接，同时，融入青岛市电子政务网络系统（金宏网络）。
政府网络平台是档案系统广域网骨干传输系统，其网络结构主要以政府网为传输干线，以档案馆为一级网络中心，连接各进馆单位档案室。
进馆单位档案室主要以宽带网络方式接入档案馆网络中心，进行档案信息的查询、上传与下载。
③国际互联网络平台，数字档案馆连接Internet国际互联网的外部网络平台，承担档案信息发布、档案信息在线利用等工作。
该网络平台可以通过区市政府计算机中心统一出口实现，也可以直接通过连接ISP服务商实现。
2、数字档案信息采集平台建设区市数字档案馆主要建设电子目录采集平台，全文数据采集平台等，承担数字档案信息的日常采集工作。
①目录采集平台主要承担馆藏各种档案资料目录数据的采集，进馆单位数据采集等工作。
实现每人1台计算机联网工作（政府网络和局域网络），按照分工开展目录数据接收、录入、检查等工作。
②全文数据采集平台主要包括馆藏纸质档案采集（扫描）、电子档案数据采集（接收）、照片档案采集（扫描或接收）、多媒体档案采集（接收、制作）、资料信息采集（接收）等平台。
区市数字档案馆一般可以配备高速扫描仪1台，普通扫描仪2台以上，建立小型的全文采集工作室；配备音视频信息系统，开展多媒体信息的采集、编辑、制作。
3、数字档案信息存储管理平台建设区市数字档案馆存储管理平台主要包括馆内数据存储管理服务器1台，NAS结构全文存储管理服务器1台，磁带备份系统1套，光盘刻录机1部，断电保护UPS系统1套，SQL SERVER数据库系统1套，Windows2000 Advance Server服务器操作系统1套，承担数字档案信息的存储管理和信息发布工作。
4、数字档案信息应用平台建设馆内应用平台建设，基本实现每人1台计算机，安装“综合档案馆数字信息管理平台”，通过网络连接服务器，实现数字档案信息的查阅利用、编辑研究等功能。
国际互联网档案信息发布和在线利用平台建设，即网站建设。
区市数字档案馆internet国际互联网络网站建设可以充分利用区市政府计算机中心的网络资源或青岛档案信息网资源，将档案主页挂接在计算机中心或青岛市数字档案馆的服务器上；也可以租用服务器资源或自己购买服务器，利用自己的网络出口，服务器放在本单位或实行服务器托管。
政府网络信息服务平台建设，利用1台服务器和1台全文存储服务器，连接政府网络来实现。
主要用于接收电子政务产生的电子公文数据，接收通过机关档案管理系统整理完毕的电子档案数据，浏览下载各种有价值的数据信息，开展档案信息发布，档案信息在线利用工作，可以实现网上文档服务功能（代替实体文档服务中心），保密信息不在网上传输。
（二）档案信息数据库建设区市数字档案馆规划构建两个大型信息数据库：档案目录数据库，全文数据库，这二个数据库集中存储了数字档案馆的所有数据信息。
考虑到大容量的数据存储和管理是整个数字档案馆的基础，因此，针对档案馆数据的特征，我们分别采用大型的关系数据库来保存管理其业务及条目数据，如档案目录，以达到易管理、易检索利用的要求；用非结构化的文件方式存储其全文数据，如照片、多媒体，可以达到大容量（1TB）、不依赖于现有平台和系统、易扩展的要求。
1、档案目录数据库：该数据库主要存储著录标引产生的以二维数据表方式存放的档案二次文献，主要包括档案资料案卷级、文件级目录，人名索引（详见附表二）。
数字档案馆目录数据库主要数据来源包括馆藏档案资料目录数据，各进馆单位档案目录数据。
2、全文数据库：档案全文数据库包括纸质档案资料数字化形成的图像数据，照片档案数字化形成的图像数据，馆藏录音带、录像带数字化后形成的多媒体信息，移交进馆的电子档案数据，重要资料信息数据。
（三）数字档案信息管理系统考虑到区市档案馆的规模、人员以及所承担的业务，其数字档案馆管理系统主要应包括以下几个方面的内容：1、机关档案管理系统：按照文档一体化、馆室一体化建设的考虑，应对机关档案进行前瞻性控制，按照电子文件与纸质文件“四同步”的管理模式，实现标准统一，数据共享。
目前青岛地区可使用“易初档案管理系统”（在青岛市数字档案馆鉴定中得到认可）或依据文件中心、电子政务管理需要重新开发软件系统。
2、综合档案馆数字信息管理平台：该平台由市档案局牵头，云果公司开发，崂山档案馆试点，主要包括电子档案接收、档案资料编目、在线检索利用、库房动态管理、档案资料征集、档案信息编研、数据报表打印、档案数字化、系统维护等功能，经过一段时间试运行后，应再增加部分功能，提高版本，可以满足区市数字档案馆建设需要。
3、档案信息发布系统（网站）：目前各区市开发建立的网站和网页，需要增加目录查阅、文档服务、在线利用等基本功能，加强可维护性，通过完善后可作为数字档案馆的信息发布系统。
4、电子公文接收管理系统：如何接收电子公文，需要从目前使用的电子政务系统、OA系统等多方面考虑。
鉴于目前各自为战的状态，我们应开发灵活的接口系统，读取、接收电子文件信息，并根据各区市电子政务工作发展情况及时完善，基本实现电子公文的实时移交，网上业务指导和开展网上立卷归档工作。