机关档案室的归档工作
机关档案室的归档工作
内部机构简单 ，或不设 内部机构的小机关 ，工作人员少 ，文件又 是集中处理的．文 书处理和档案工作 内一人兼管 ，就不需要专 门规定 归档时间，只需将处理完毕的文件及时归档即可 。
３ 归档案卷ｌ 保管单位 ） 的质量要求 归档案卷的质量要求是 ： 遵循文件材料的形成规律 和特点 ，保持 文件之间的有机联系 ，区分不同价值 ， 便于保管和利用。 应 归档的文 件材料种类 、份数 以及 每份文件 的页数均应 齐全完 整 ，并组成保管单位。保管单位 内的文件材料排列应当条理 系统 ，成
度 。即归 档 制度 。
２ 归档 时阃 归档时间指文 书处理部 门或业务部门将需要归档的文件材料向档
机关文件 的归档 ，是机关文书或文件工作 的最后一环 ，也是人们 将办理完毕 的文件作为档案保存起来的第一个重要关 口。因此 ，为 了 保证妇档文件的齐全完整，必须建立本机关的归档制度 。 归档制度是各机关 、各单位的文件处理部门或业务部 门做好文件
案室移交 的时间 。 《 机关档案工作条例 》规定 ， “ 机关文书部门或业 务部门一船在第二年上半年向档案部 门移交档案 ， 交接双方根据移交 目录清点核对 ”。对于专门性 文件、特殊载体的文件 、驻地分散的机 关文件或形成规律较为特殊的文件 ，为了便于实际工作查考利用 ，可
以适 当延长归档时间。
为—个互有联系的有机整体 。 保管单位 内的文件 ，依次排列后编写页号或件号 ，逐件登记在归 档目 录上 。录音带、录像带 、影片 、照片等档案 ，应当用文字标 出它
归档制度土要包括归档范围、归档时间、归档案卷（ 保管单位） 的质 尾要求 、 归档手续等 内容。
１ 归档范 围 归档范围 ， 是 指办理完 中的文件材料应当归档及不应当归 档的范 围。哪些文件应该归档 ，哪些文件不应该归档 ，主要取决于文件本身 的价值 。一般而言 ，凡是反映本机关工作 、 生产活动 ，具有查专利用 价值 的文件材料均届归档范 围。一个机关应该归档的文件材料 ，主要 有四部分 ： 是上级机关 的文件材料 ，包 括上级机关颁发的属于本机关主管 业务并要执行 的文件 ，以及普发的 、非本机关 主管业务但需贯彻执行 的法规 性文件 ；亡级 召开 的需要贯彻执行 的会议 的主要文件材料 ；上 级机 关转发本机关 的文件 ，本机关代上级机关 草拟并被采用的文件的 最后 草稿和印本 ，以及上级机关 、党和国家领 导人、人 民代表检查本 机关工作形成 的各种重要文件材料（ 包括音像材料） 等。 二是本 机关 的文件材料 ，包括本 机关召 开的代表 大会 、工 作会 议 、专业会议 、 机关党组织及行政领导会议的文件材料 ；本机关颁发 的各种正式 文件 ； 本机关及其 内部组织机构形成的工作计划 、总结 、 报告 、统计报表 、财务 与会计文件 、人事工作文件 ，以及反映业务活 动和科学 技术管理 的专业文件 材料 ；本机 关的请示 与上级机关 的批 复文件 ， 下 级机关 的请示与本机关的批复文件 ； 本机关领导人公务活 动形成的重要信件 、电报 、电话记录 ，从外机关带回的与本机关有关 的重要文件材料 ； 本 机关 的各种规章制度 ，以及反映本机关成立 、合 并 、人员编制 、历史沿革 、合 同、协议 、财产 、物资 、档案等方面 的 文件 、凭证 、账册 等材料 ；重要 的人 民来信 、 来访材料 以及其他认为 需要 归档的材料。 三是 同级机关和非隶属机关的文件材料 ， 包 括同级机关和非隶属 机关颁发的非本机关主管业务但密执行 的法规性文件 ，或与本机关联 系加商工作的重要来往文什 ；有关业务机关对本机关工作检查形成 的 重要文件 。 四是下级机关 的文件材料 ，包括下级机关报送的重要 丁作计划 、 报告 、总结 、典型材料 、统计报表 、财务预 Ｉ ｝ 算 、科技文件材料以及 备案性文件材料。 不属于归档的文件材料 主要包括 ：重复文件 ；事务性 、临时性 文 件 ：仅供参阅 、参考 、征求 意见 ， 不需办理的文件 ；未经会议讨沦 ， 未经领导审 阅、签发的末生效文件 ；一般文件 的修改稿 以及一般的人 民来信等 。具体到每个机关 ，应根据上述要求．结合本机关的具体情 况 ，明确规定归档与不归档文件的范围。此外 ，国家规定不得归档的
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作【摘要】办公室文书档案的收集与归档工作对于办公室管理至关重要。
建立完善的文档分类体系和规范文书档案命名方式是关键步骤，有助于提高文档的查找效率。
定期清理和整理文书档案可以减少混乱和冗余，提升工作效率。
合理利用电子文档管理系统可以节约空间和提高信息的安全性。
确保文书档案的安全性和保密性是保护企业利益和客户信息的重要措施。
只有做好这些工作，才能为企业的管理和决策提供有效支持。
办公室文书档案的收集与归档工作不仅是组织工作的基础，更是对企业运行良好的保证。
办公室管理者应该重视这一环节，确保文书档案的整理和归档工作得以规范和高效进行。
【关键词】办公室文书档案、收集、归档、文档分类、命名方式、清理整理、电子文档管理系统、安全性、保密性、办公室管理、决策支持。
1. 引言1.1 概述办公室文书档案的重要性办公室文书档案是办公室日常工作中必不可少的一部分，它记录了办公室的各种信息和活动，对于办公室的管理和运作起着至关重要的作用。
文书档案包括各种文件、合同、报告、协议等，是办公室工作的基础。
1. 信息记录和保存：文书档案能够准确地记录办公室的各种信息和数据，帮助管理者了解和掌握办公室的运作情况。
2. 决策支持：通过分析文书档案中的信息，管理者可以做出更加客观和准确的决策，提高办公室的管理效率。
3. 法律依据：文书档案是办公室和企业的重要法律依据，能够帮助企业遵守相关法律法规，避免潜在的风险。
4. 历史资料：文书档案还是办公室的历史资料，可以帮助管理者了解过去的经验教训，总结经验，提高工作效率。
办公室文书档案是办公室管理中的重要组成部分，只有充分重视和做好文书档案的收集和归档工作，才能为办公室的管理和决策提供有效支持。
1.2 介绍文书档案收集与归档工作的意义办公室文书档案的收集与归档工作是办公室管理中至关重要的一项任务。
它不仅仅是为了整理和保存文件，更是为了确保信息的准确性、及时性和可靠性。
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关文书档案的整理归档方法和要求一、什么是文件材料的归档整理？是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、上述定义包括以下几层含义：1、办理完毕的；2、文书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、工作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档围、归档时间和归档要求三部分容。
（1）明确归档围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档围。
各单位制定的归档围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。
（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。
确保按时完成一般运用三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的文件材料应齐全完整、容准确。
制成材料要耐久规。
字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。
B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。
C、文电合一。
D、底稿随印件一起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。
浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理
浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理作者：时东艳来源：《兰台内外》2024年第17期摘要：随着信息化时代的全面到来，很多单位办公室开始应用电子档案来取代纸质档案，切实有效提升了档案管理的有效性。
但从文书档案收集与归档工作的角度来看，也加大了工作人员的工作量，需要工作人员具备更高的素养和较强的工作能力，以保障文书档案收集与归档工作质量符合要求。
文章从实际情况出发，分析了办公室文书档案收集与归档工作的主要内容，探究其工作开展的现状，并提出了办公室文书档案收集与归档工作开展的有效策略。
关键词：办公室；文书档案；收集；归档中图分类号：G271 文献标识码：A一、办公室文书档案收集与归档工作管理概要文书档案是指社会组织、国家机关或者事业单位在行政管理工作或者社会工作开展中形成的信息资料的原始记录，这些档案对个人或组织的发展有着较为重要的推动作用，是对社会发展的侧写，也是一种有效的记录形式，能够体现出组织和个人的活动历程，并为后续多种决策的合理制定提供有效的依据。
文书档案的收集和整理指的是将文书资料整合到一起的过程，是将需要存档的文件和即将存档的文件整合到一起的工作，工作人员应该从文书档案的属性出发，将相关资料分类与整合，确保多种档案具备规律和秩序，能够得到有效归档与存储，为多个部门的查询提供必要的便利。
在归档过程中，应该采取多种归档方法，确保数据资料和信息的使用寿命达到预期要求，保障相关工作的开展符合预期要求。
文书档案收集与归档工作都是收集和保存文件的一种手段，是对人的活动的一种记录。
档案管理人员需要根据已经发生事件的具体情况，将留下的文字、视频和声音等资料整合到一起，并通过对应的载体加以记录，这一阶段更强调文件的安全性与完整性，从而使后人能够对历史文件加以有效借鉴，保障文书档案的作用和价值得到充分发挥。
文书档案收集与归档工作更具全面性与综合性，其内容包罗万象，需要整合大量与事件相关的材料，需要精准、迅速地提供资料。
机关档案室工作总结7篇
机关档案室工作总结7篇篇1一、背景过去的一年中，机关档案室在领导的关怀与指导下，在各部门的大力协助下，档案工作得以顺利进行。
在此，我代表机关档案室对全体成员的辛勤付出表示衷心的感谢。
二、主要工作及成效1. 档案整理与归档本年度，档案室共接收各类档案XXXX余卷，涉及文书、人事、会计、基建、设备、照片、录音录像等多种类别。
档案室工作人员严格按照档案整理与归档的要求，对每份档案进行分类、编号、登记，并确保每份档案的完整与安全。
通过全体成员的共同努力，本年度档案整理工作圆满完成，各类档案整齐有序地摆放在档案架上，为后续的档案查阅与利用提供了极大的便利。
2. 档案查阅与利用本年度，档案室共接待查阅人员XXX余人次，查阅档案XXX余卷次。
查阅人员涉及机关工作人员、外单位人员等，查阅内容涵盖文书、人事、会计等多个方面。
档案室工作人员热情接待每一位查阅人员，耐心解答他们的咨询，确保他们能够快速、准确地找到所需档案。
同时，档案室还积极配合机关各部门的工作，提供所需的档案资料，确保机关工作的顺利进行。
3. 档案信息化建设本年度，档案室继续推进档案信息化建设，取得显著成效。
首先，档案室对现有的档案管理系统进行了升级与优化，提高了系统的运行效率与稳定性。
其次，档案室积极推动电子档案的建设，鼓励各部门将重要档案进行数字化处理并上传至档案管理系统，方便查阅与利用。
同时，档案室还加强了与兄弟单位的交流与合作，共同探讨档案信息化建设的经验与做法，推动整个系统向更高层次发展。
4. 档案宣传与培训本年度，档案室注重加强档案宣传与培训工作。
通过举办档案知识讲座、参观学习等形式多样的活动，普及档案知识，提高全体成员的档案意识。
同时，档案室还定期组织档案管理培训活动，邀请专家学者授课，讲解档案管理的新理论、新方法，提高全体成员的档案管理水平。
这些措施的实施为推动机关档案管理工作的发展奠定了坚实的基础。
三、存在的问题与不足虽然本年度机关档案管理工作取得了显著成效但在实际工作中仍存在一些问题与不足需要我们在今后的工作中加以改进：一是部分老同志对档案管理的重要性认识不足需要进一步加强宣传与引导；二是电子档案管理系统的建设仍需进一步完善与优化以提高系统运行效率与稳定性；三是档案管理人员的业务水平仍需进一步提高以适应新时期档案管理工作的需要。
机关事业单位档案管理规定
机关事业单位档案管理制度第一章总则为了加强档案管理,有效地保护和利用好档案,提高资料利用效率,使其更好的服务于我局的工作,现根据中华人民共和国档案法、政府档案管理条例,结合我局实际情况,特制定本制度;第二章归档制度一、归档制度1．局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、图书资料、测绘资料等;2．局各科科在各项工作中形成的并有保存价值的材料含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等必须由本部门或专人负责收集、整理,于次年6月30日前或本项工作结束后向局档案科移交归档,任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档;3．归档的文件材料应齐全、完整,能系统、准确地反映本单位在各项工作管理等方面的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料要能耐久保存,严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字只能用黑色,严禁使用复印纸复写；归档的文件材料必须纸质优良,线条、字迹图象清晰,反差良好；文件材料和表格统一使用国际标准尺寸A4纸;4．归档的文件材料应为原件,因故无原件的,可归具有凭证作用、法律效用的文件材料,文件材料归档后不得更改;5．归档的文书、科技、会计、各类地图,文件必须是盖有公章的正文,其定稿必须由单位领导在发文稿纸上的签字并加盖公章;领导签批应使用碳素墨水或签字笔；计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印；各种图纸,表格做到手续完备,按规定签字盖章,图纸的图幅和图标按国家标准绘制;6．会计档案应按照要求由会计人员装订成册,加盖公章;由部门保管一年,期满之后,指定专人编制移交清册,于每年的六月底前移交档案科统一保管;7．电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合;目前我局的电子档案有与可研、规划相对应的电子版；遥感影像数据；与本局发文相对应的电子版；荒漠化沙化监测数据；各项工程数据及成果材料；我局各项日常和业务活动的影像资料等;8．各科科归档的文件材料,交接手续要齐全,各类档案的移交必须在档案移交单上签字;二、预立卷制度一预立卷基本要求针对本局工作的特点,方便领导和各业务科科在工作中使用档案材料,把工作过程中各个阶段所形成的管理文件和技术材料完整地、及时地收集、积累、整理出来；为防止档案的流失,加以妥善保密,必须进行预立卷工作;1档案预立卷工作由各科科完成;2各科科在档案预立卷业务中,要接受档案科档案人员的指导、检查和监督;3收集范围：收集整理本科科各业务人员手中的文件材料并检查文件材料是否有保存价值、内容是否齐全、有无重复材料;当年收集上一年度形成的、与科科工作相关的文件、照片、录音、录像、光盘、磁盘等成果资料或当年已经完成的工程项目资料;4整理单位：可按平时工作过程进行顺序整理;文书档案中请示与批复为一件、正件与附件为一件、转发件与原件为一件;批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；转发件在前,原件在后;获奖的上报材料附上级的批文或获奖证书的复印件,为一件;林业科技档案中具体工程项目从立项起至项目结束,所有资料为一件;5归档的文件材料一律用蓝黑或黑色钢笔书写,归档的材料中不得出现圆珠笔或铅笔字特殊情况要加以说明;6送交到档案科的文件材料统一采用 A4 纸,如有特殊类纸张应特别说明;二林业科技档案预立卷制度林业科技档案预立卷工作由各科科完成;工作结束后,由各科科于每年10月底前归档,或在工作结束后直接归档;预立卷时,各科科按本局档案的归档范围,将形成的各阶段业务材料及时进行收集,各种积累的材料要进行分类、整理并放入局规范要求的标准档案材料档案盒中,在各科科统一动态管理;工作结束后,由各科科负责人清点和检查各研究阶段的文件材料的准确性、标准性、完整性、合法性,清点和检查各研究阶段文件材料的补充和更改情况,检查每份文件材料的各级会签和审批手续,并通知档案科对预立卷工作进行检查,检查合格后,完成文件自然信息数据的录入;如有电子档案,则需从档案科领移动硬盘拷贝至少两份;经科科领导批示同意归档后按照归档要求,对文件材料进行分类处理,并办理交接手续,将预立卷材料送交到档案科;科技材料纸张的幅面一律采用 A4 标准,书写文字用黑色签字笔,图样档案材料要装订成册,厚度不能超过 6cm;三文书档案预立卷文书档案预立卷工作主要由办公科完成;在日常工作中进行档案材料的收集和保管,以保证当年材料的完整、系统;第二年5月份前将前一年档案按照档案科的要求分类后移交档案科;四会计档案预立卷制度由财务科将平时工资、帐簿、凭证、报表等文件进行整理并管理,按有关规定,定期向档案科移交并办理移交手续;五电子档案预立卷制度由涉及电子档案的科科定期将电子档案拷贝存放到移动硬盘里至少两份,定期向档案科移交并办理移交手续;第三章档案统计制度1．档案统计工作是档案管理的一项不可缺少的工作之一,统计应以表册、数字的形式揭示档案数量和档案工作有关的情况;2.统计作用;档案统计工作,为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学的依据;3．统计内容;对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构等情况的基本统计和其他专门统计;根据统计结果进行销毁等处理,并为领导决策提供依据;4．档案管理人员应在每一类档案整理完排列上架后,及时地进行统计;5．统计工作必须实事求是,如实地反映档案的真实性,保证统计数据准确无误,不得弄虚作假;第四章档案保管制度1．库房、办公、阅览科要做到“三分开”,非管理人员不得擅自进入库房;2．档案整理工作区和库房内严禁吸烟,严禁携带易燃易爆、易腐蚀品入内,禁止使用明火;3．要经常对库房的设施和安全进行检查,保持设施完好无损;4．库房内柜架要排列有序,归档的案卷、图书、图纸、资料排列整齐、美观、规范,与档案数据库中的目录一一对应,以便于查找利用;5．定期开窗通风,调节科内温度、湿度;根据国家档案局规定：档案库房的温度为14～24℃±2℃相对湿度范围45～60%±5%;6．库房要做到防高温、防潮、防虫、防盗、防尘、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持库房内清洁卫生,干净、整洁,无蠕滋生物,要定期投放防虫剂和灭鼠药等;7．配备必须的消防器材;消防器材应放在明显的位置,并按要求定期检查、更换,保持良好状态;第五章档案利用借阅制度档案是反映本单位在各项活动中的真实记录,是本单位的宝贵财富,为了使档案资料更好地发挥作用,积极地为本局各项工作服务,对查阅、利用档案作如下规定：1.本局职工根据工作需要可直接到档案科查阅;2.凡查阅有关重要数据和尚未公开发布的科研成果,须经主管领导或总工办批准方可查阅;3.外单位人员借阅档案,需持本单位介绍信,经局主管领导或总工办批准后,方可借阅;4.本单位职工查阅档案一般只限于在本局查阅,如有特殊原因需借出,必须办理借阅登记手续,借阅时间不得超过一个月,如有特殊情况,需要延期的必须到档案科说明情况并办理延借手续;5.查阅利用档案者,必须保密,对所查看的部分不可外传;6.查阅档案如需摘抄、复印,须经档案管理人员同意,重要的资料需要经主管领导和总工办同意、审批;7.档案借阅人员必须保证档案的完整和安全性,不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密,如有损坏或丢失视情节轻重按有关规定处理;8.会计档案除本单位财务部门有权查阅外,其他部门查阅须经财务部门负责人同意；外单位查阅须持介绍信、经局分管财务负责人或财务主管批准后,方可在财务人员的带领下查阅;会计档案原则上不得借出,如有特殊需要借出,须经本单位财务部门主管领导批准,并限期归还;9.查阅和复制档案的人员,严禁在档案上涂画、拆封和抽换;10.地形图、影像是反映地形地貌的真实记录,是具有参考价值的原始依据,是国家级的保密资料,实行双人保管制度;除本单位相关部门和人员查阅外,其他人员查阅,经部门负责人批准,方可查阅；如需要借出,本系统借阅者,持本单位介绍信,经部门负责人和分管领导审批后,只准查阅,原件不准带出;科科内保存的图纸不得转借他人,更不能涂改、损坏、丢失,如有此类情况发生,视情节轻重严肃处理;当生产规划使用完成后,剩余的图纸边角料应及时收回销毁,不能随便流失,或留在个人手里;11.借阅的档案,必须认真登记、签字;归还时,档案人员要详细检查,注销；对未归还的档案,档案工作人员要做好登记清理,及时收回;12.电子档案的借阅拷贝,除了要经分管领导审批外,还需经涉及的科科负责人及涉及到的职工同意方可进行借阅拷贝;第六章档案保密制度1.凡在本单位工作活动中形成并经过立卷归档的各类档案均属保密范围;2.档案工作人员要认真学习和贯彻执行保密法,带头遵纪守法,严守国家机密,保证档案保密、安全;3.档案管理人员要坚持原则,忠于职守,不准违法乱纪、随意摘抄、私自复印档案材料、传播密级内容;遵守档案查阅利用制度,严禁将档案材料带入公共场所;4.发现档案丢失、泄密应立即报告,迅速采取救措施,及时挽回损失;5.凡借阅、复印档案资料,必须经分管领导或总工办主任批准;6.要严格按查阅范围提供档案资料,不得擅自扩大查阅范围;7.严禁非档案人员进入档案科库房,档案员必须关锁好门窗,自觉做好安全防范工作;并定期检查,发现问题及时纠正和解决;第七章档案鉴定销毁制度1．定期开展档案资料保存价值的鉴定会;由本局档案管理领导组组织,由有关专业的科技人员与档案工作人员组成鉴定小组;根据有关规定和标准,对已过保管期限的科技档案进行鉴定并填写鉴定卡一式三份;2．销毁档案,必须填写档案销毁清册,经本单位档案管理领导组领导审查批准,并报送主管部门进行鉴销;为防止泄密,涉密档案销毁工作由办公科专人负责执行;3．销毁档案后,应将销毁清册及手续材料存入档案全宗卷中,并在原档案帐目上加以标识;第八章奖惩第二十一条对政治思想好、责任心强,有创新精神,并在工作中取得显着成绩的科技档案人员含兼职档案员给予表彰和奖励;对工作失职、违反规定、泄露机密、造成损失者,应视情节轻重,给予处罚;第二十二条对由于责任心原因造成档案遗失、损坏的应追究直接责任人的责任;第九章附则第二十三条本办法由总工办负责解释;。
机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求(秦保立)
机关档案工作的基本任务与归档文件整理的基本要求第一部分机关档案工作的基本任务第一章档案及其作用第二章档案工作的性质、内容和原则第三章机关档案工作的性质、地位和基本任务第二部分归档文件整理的基本要求第四章归档文件整理工作的意义第五章归档文件整理工作的组织第六章归档文件的价值鉴定第七章归档文件整理的基本步骤和要求第一章档案及其作用一、档案的概念档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活中直接形成的，有价值的各种形式的历史记录。
档案概念的基本含义：（一）档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的;（二）档案是社会进行生产、斗争、科学实验、文艺创作等各种活动的历史记录；（三）档案是由文件有条件地转化而来的；（四）档案的来源广泛，内容丰富，形式多样。
二、档案的作用（一）档案可以作为机关工作查考的依据。
（二）档案可以作为生产活动的依据和参考。
（三）档案可以作为政治斗争的工具。
（四）档案可以作为科学研究的必要条件。
（五）档案可以作为宣传教育的生动素材。
三、档案作用的性质1、凭证作用2、参考作用第二章档案工作的性质、内容和原则一、档案工作及其性质档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，并为社会各方面服务的工作。
档案工作的性质：1、管理性；2、服务性；3、政治性。
二、档案工作的内容1、档案业务管理工作2、档案事业管理工作三、档案工作的原则统一领导，分级管理第三章机关档案工作的性质、地位和机关档案部门的基本任务一、机关档案工作的性质和地位1、机关档案工作是机关工作的组成部分；2、机关档案工作是提高机关工作效率和工作质量的必要条件的性质；3、机关档案工作既是维护机关历史真实面貌的重要工作，又是整个档案事业的基础。
二、机关档案部门的主要职责和基本任务1、贯彻执行有关法律法规和国家有关的方针政策,建立健全本单位的档案工作制度;2、对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导；3、集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关工作服务；4、在统一领导，分级管理的原则下，对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查；5、按规定向档案馆移交应进馆的档案；6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
档案归档工作总结（精选11篇）
档案归档⼯作总结（精选11篇）档案归档⼯作总结（精选11篇） 不经意间，⼀段时间的⼯作已经结束了，回想起这段时间的⼯作，⼀定取得了很多的成绩，该好好写⼀份⼯作总结，分析⼀下过去这段时间的⼯作了。
你还在为写⼯作总结⽽苦恼吗？以下是⼩编为⼤家篇），仅供参考，欢迎⼤家阅读。
收集的档案⽴卷归档⼯作总结（精选11 xxxx年，我局在县委、县政府的正确领导下，在市档案部门的指导下，坚持以邓⼩平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的⼗六⼤和⼗六届五、六中全会精神，围绕县委、县政府的⼯作⼤局，全⾯履⾏档案⼯作职能。
扎实推进档案馆务建设、业务建设和档案法制建设⼯作。
与时俱进，认真落实全县档案⼯作要点。
现将xxxx年⼯作总结汇报如下： ⼀、档案法制⼯作 (⼀)、强化档案法制建设，提⾼全县档案依法治档⽔平 根据市档案⾏政管理部门的要求和部署，全⾯加强了对全县县属机关、乡镇机关、企事业单位档案的依法治档⼯作。
xx⽉，我局和县政府法制办联合下发了《关于对经济商务局等34个单位进⾏档案⾏政执法检查的通知》。
通过执法检查，各单位的档案⼯作得到了不同程度的加强。
从⽽进⼀步推动了我县档案⼯作规范化、法制化建设。
(⼆)、⼤⼒开展档案法律法规宣传，增强社会档案意识 根据“五五”普法和依法⾏政的要求，今年我局加⼤了法律法规的宣传⼯作，“五五”普法⼯作开局之年,我局认真进⾏档案法律法规宣传3次，共接待来访群众150⼈次，悬挂宣传标语两条，印发宣传资料900份。
通过宣传活动，促进了全民档案意识，提升了档案部门⾃⾝形象，营造依法治档⼯作的法制环境，促进档案事业的发展。
⼆、档案馆⼯作 （⼀）努⼒改善硬件设施，以馆藏档案微机录⼊为重点，推进档案馆数据化建设 1、完成民国档案著录xxx条。
馆藏xxxx卷民国档案全部著录完备。
2、完成建国后重点全宗录⼊xxxx条。
（⼆）加强馆藏业务建设，达到规范化标准要求 档案馆藏是档案馆业务建设的重点，我们⾸先从馆藏档案规范化抓起：⼀对已进馆的xxxx个全宗xxxxx余卷档案进⾏了安全检查，并对档案进⾏杀⾍xxxx卷。
办公室文书档案收集与归档工作要点分析
办公室文书档案收集与归档工作要点分析办公室文书档案收集与归档工作是办公室日常管理中的重要环节，其目的是加强办公室信息管理，提高工作效率，保障办公室工作顺利进行。
下面从文书档案收集和归档两个方面分析办公室文书档案收集与归档工作的要点。
一、文书档案收集要点1. 及时收集：文书档案的收集要及时，及时收集可以避免因信息不对等而导致的工作延迟和错误。
2. 充分搜集：为了收集到完整准确的文书档案，需要在收集时充分搜集相关信息和文件。
3. 做好记录：在搜集文书档案时需要做好相关记录，包括文件内容、来源和归档位置等信息，方便以后的查阅和管理。
4. 分类摆放：对文书档案进行分类摆放，可以让相关文件分类清晰，方便以后的查阅和管理。
5. 定期整理：定期整理已经收集的文书档案，能够避免过多的文书档案并清理过期的文件，保证文书档案的整洁有序。
1. 根据不同性质进行归档：对文书档案的归档需要根据文件的不同性质，进行不同归档方式，以方便以后的查阅和管理。
2. 负责人审批：归档前都需要经过负责人的审批，检查文件的准确性，确保文件真实可靠。
3. 制定归档编号：对已经审批过的文书档案需要进行编号，以便日后查找。
可以按照一定规律来制定归档编号，使其简单易记。
4. 设置档案标记：定期检查文书档案是否有新增加的档案，需要标记新增档案，方便以后查找。
5. 定期检查：对已经归档的文书档案需要进行定期检查，确保文件的正常情况，如果文件出现异常则需要及时调整。
总之，办公室文书档案收集与归档工作的要点包括及时收集、充分搜集、做好记录、分类摆放、定期整理等方面。
在文书档案归档方面，要根据不同的文书性质进行归档、负责人审批、制定归档编号、设置档案标记、定期检查等方面。
只有按照要点进行工作，才能更好地实现文书档案的管理和顺畅完成办公室工作。
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作【摘要】办公室文书档案的收集和归档工作对于办公室的管理至关重要。
建立规范的文书档案管理制度是保障工作效率的基础。
分类整理文书档案可以让信息更加清晰易查。
保护文书档案的保密性是维护机密信息安全的重要手段。
利用电子化手段管理文书档案可以提高管理效率和便捷性。
定期清理和销毁过期文书档案可以节约空间和资源。
做好文书档案管理有助于提高工作效率，文书档案管理是办公室工作的基础。
办公室应当重视文书档案管理工作，建立完善的管理制度，确保文书档案的安全、有序和高效管理，为办公室工作提供坚实的支持和保障。
【关键词】办公室文书档案、收集、归档、规范管理制度、分类整理、保密性、电子化管理、清理、销毁、工作效率、基础、管理制度、办公室工作、重要性1. 引言1.1 为什么要做好办公室文书档案的收集和归档工作办公室是一个组织的重要部分，文书档案管理是办公室正常运转的基础。
好的文书档案管理可以帮助组织更高效地进行工作，提高工作效率，减少工作中的错误和延误。
文书档案管理可以帮助组织更好地记录和追踪所做的工作，便于查找和审阅相关信息。
而不良的文书档案管理则容易导致文件混乱、信息丢失、甚至泄露机密信息。
在办公室中做好文书档案的收集和归档工作是至关重要的。
良好的文书档案管理还有助于提高工作的透明度和责任感。
通过规范的文书档案管理制度，可以清晰地记录所有工作流程和决策过程，方便后续追溯和评估。
文书档案的收集和归档也能为组织提供法律保护，保障组织和员工的权益。
做好办公室文书档案的收集和归档工作不仅是为了提高工作效率，更是为了维护组织的正常运转和发展。
1.2 文书档案的重要性文书档案在办公室中具有极其重要的作用，它是组织内部信息的桥梁，承载了组织的历史、发展和运营的各个方面。
文书档案记录了组织内部的各种重要信息和数据，包括合同、报告、会议记录、人事档案等，这些信息对组织的运营和管理起着至关重要的作用。
文书档案是组织内部沟通和协作的重要工具，能够帮助员工快速获取所需信息，提高工作效率。
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机关档案室的归档工作
作者：丁兰菊
来源：《卷宗》2013年第08期
摘要：机关档案室是集中管理本机关档案的机构。
机关档案室的收集工作，是档案收集工作的重要组成部分，也是做好档案馆收集工作的基础和前提。
机关档案室的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。
关键词：机关；档案室；归档
归档是指各机关文书部门或业务部门，将工作活动中形成并办理完毕的文件整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。
简言之，归档就是按照国家规定把档案移交给本机关档案部门集中保存的过程。
在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，即归档制度。
机关文件的归档，是机关文书或文件工作的最后一环，也是人们将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个重要关口。
因此，为了保证妇档文件的齐全完整，必须建立本机关的归档制度。
归档制度是各机关、各单位的文件处理部门或业务部门做好文件归档工作，及时、科学地移交档案的重要依据，也是机关档案部门取得档案，监督指导和检查本机关、单位文件归档工作的必要手段。
长期的实践经验证明，没有归档制度，或者山档制度不健全、执行制度不好，就不会为机关工作的开展积累完整、系统和高质量的档案，就会影响机关档案工作的有效进行以及档案馆工作的开展。
所以，建立健全机关归档制度是非常必要的，它不仅可以使档案资源得到有效延续和补充，为机关的各项业务工作服务.而且可以为国家积累齐全完整的档案财富。
归档制度土要包括归档范围、归档时间、归档案卷（保管单位）的质尾要求、归档手续等内容。
1 归档范围
归档范围，是指办理完中的文件材料应当归档及不应当归档的范围。
哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档，主要取决于文件本身的价值。
一般而言，凡是反映本机关工作、生产活动，具有查专利用价值的文件材料均届归档范围。
一个机关应该归档的文件材料，主要有四部分：
一是上级机关的文件材料，包括上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需贯彻执行的法规性文件；亡级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关转发本机关的文件，本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草
稿和印本，以及上级机关、党和国家领导人、人民代表检查本机关工作形成的各种重要文件材料（包括音像材料）等。
二是本机关的文件材料，包括本机关召开的代表大会、工作会议、专业会议、机关党组织及行政领导会议的文件材料；本机关颁发的各种正式文件；本机关及其内部组织机构形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务与会计文件、人事工作文件，以及反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料；本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的重要文件材料；本机关的各种规章制度，以及反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、协议、财产、物资、档案等方面的文件、凭证、账册等材料；重要的人民来信、来访材料以及其他认为需要归档的材料。
三是同级机关和非隶属机关的文件材料，包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但密执行的法规性文件，或与本机关联系加商工作的重要来往文什；有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。
四是下级机关的文件材料，包括下级机关报送的重要丁作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预（决）算、科技文件材料以及备案性文件材料。
不属于归档的文件材料主要包括：重复文件；事务性、临时性文件：仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件；未经会议讨沦，未经领导审阅、签发的末生效文件；一般文件的修改稿以及一般的人民来信等。
具体到每个机关，应根据上述要求.结合本机关的具体情况，明确规定归档与不归档文件的范围。
此外，国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
2 归档时间
归档时间指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。
《机关档案工作条例》规定，“机关文书部门或业务部门一船在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对”。
对于专门性文件、特殊载体的文件、驻地分散的机关文件或形成规律较为特殊的文件，为了便于实际工作查考利用，可以适当延长归档时间。
内部机构简单，或不设内部机构的小机关，工作人员少，文件又是集中处理的.文书处理和档案工作内一人兼管，就不需要专门规定归档时间，只需将处理完毕的文件及时归档即可。
3 归档案卷（保管单位）的质量要求
归档案卷的质量要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，并组成保管单位。
保管单位内的文件材料排列应当条理系统，成为一个互有联系的有机整体。
保管单位内的文件，依次排列后编写页号或件号，逐件登记在归档目录上。
录音带、录像带、影片、照片等档案，应当用文字标出它们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项。
保管单位（案卷）的封面，应当按规定逐项填写清楚。
向机关档案室移交的档案，应当按照一定的次序排列、编号和编目。
4 归档手续
机关文书部门或业务部门在向档案部门移交档案时，交接双方应根据归档目录详细清点。
经过认真核对后，如确认无误，交接双方即履行签字手续，并将归档目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。
将没有归档和存查价值的文件材料和材料经过价值鉴定和主管领导人批准进行定期销毁。
需要销毁的文件材料的范围主要有以下几种。
（1）属于不归档范围的文件材料。
不应归档的文件材料的具体范围，在本机关文件材料归档和不归档范围的文件中作了规定。
（2）属于归档范围的立卷归档之后剩余的重份文件和复制文件，其中除了留下用于编制文件汇编等用途的份数之外的多余的文件材料。
（3）上级机关授权阅后可销毁的文件材料。
（4）没有存查价值的资料。
定期销毁没有存查价值的文件材料，可以腾出或节省文件柜、文件盒，消除无用信息的干扰，提高办公效率，有利于保守秘密。
应销毁的文件材料登记后，应将登记表送秘书部门负责人审核，再送本机关主管领导人审核签批，本机关主管领导人批准签字后，文件材料方可销毁。
需销毁的文件材料较多，可用碎纸机将文件材料切碎，然后装包送造纸厂化成纸浆；需销毁的文件材料较少，或者很机密，可以焚毁。
对保密文件实行二人监销制度，保证不丢失、不漏销、不泄密。
个人不得擅自销毁保密文件。
需要销毁的文件材料，不准当废纸出售给废品收购部门或个人。
在档案工作与文书处理工作由一人兼管的小机关，不需要履行上述归档手续。
但在档案人员调动工作时，应当参照上述办法办理交接手续。
同时，档案工作者还要队识到，科学管理已接收档案，积极开发档案信息资源，为机关相社会提供档案服务，是对收集工作的最好宣传。
因此，要团实做好档案的科学管理工作和信息开发工作。
参考文献
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[4] 马有庆. 省局召开省直机关档案工作会议[J]. 档案管理. 1995（03）。