物料编码规则

编号愈简短愈好

编号的目的就是在求简化,因此编号位数愈少愈好。如此,可以节省阅读、抄写、输入的作业时闾,增加数据处理的效率。再者,由于编号简短,在处理的过程中出错的机率也能够因而降低。

编号长度应求一致

编号长度一致可以使阅读或输入时一眼即可发现异常错误。再者,一致的长度在我们附加检查号码时也将方便许多。如果实际编号时,很难求取所有编号位数一致,则至少要求同一类者位数一致。譬如在编料号时,成品和原料的料号就可能长短差距很大,但我们可以让成品编号与原料编号个别有其一致的长度o另外一种方式则是将位数短的编号以「0」来补齐。

避免使用英文字母

也就是说最好全部用阿拉伯数字来编号。一则可以使键入编号的作业效率提至最高,一则可以避免数字与某些英文字母因为形象雷同容易产生混淆的情形。如果非用英文字母的话,则英文字母最好固定安排在编号的前几码,且位数必须一致。千万要避免英文字母与数字混杂使用。

避免使用特殊符号

常有人为了让编号段落分明而在编号中使用「一」符号,或者在编号中夹杂着「*」「.」「/」?等特殊符号。这些符号的使用将影飨输入的效率,而在口述编号时也会造成不便,因此最好避免采用o其实编号在使用一段时间后自然会适应,不必刻意去用一些符号让编号段落分明。如果非用这些符号不可,则应该让符号出现的位置加以固定,否则反而易生困扰。

编号应该反映分类

编号如能反映分类,则在打印报表时,同类之数据才可被汇集于一处,将方便作比较或加总。分类的一般原则是大分类号在前,小分类号在后,依序排列。例如编料号时,可以第一、二码表示大分类号,第三、四、五码表示中分类号,第六、七码表示小分类号,之后则径行编以几码的流水号即可o如果担心日后有新增资料发生,则可以在分类号或流水号中预留一些空号以便日后可以插入。

编号应该反映顺序

排序是计算机的强大功能之一o资料在打印或查询时通常会依资料编号的大小顺序由小而大(或由大而小)排。因此,如果我们希望资粉在打印时按照某一种顺序来排列,就应该在编号时对于资料编号的大小顺序事前加以规划o

变动属性不应纳入编号

有些资料的某项属性如果在未来有可能发生变动,则绝不可将该属性纳入编号中。否则一但发生变动时,是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如员工所属部门就绝不可纳入员工编号中,因为员工调动部门是经常可能发生的。其它如客户的所属责任区,商品的分类别(Group Code),业务员的所属区域....等等皆是如此。正确的方法,应该是将这些属性另设独立的字段表达。

避免采用有意编号

很多人在设计编号时都希望让编号反映某些意义,目的在使编号容易记忆或者可以「望字生义」。因此往往以英文单前缀几码或缩写字母冠于编号上。在编料号时则喜欢把一些规格、尺寸等属性直接反映于料号中。或许在资料笔数少时,这种方式的确可以获得一些方便。但在资料笔数庞大时,此一方法事实上已收不到「易记」的效果,反而使「分类性」、「顺序性」、「弹性」及「唯一性」等更重要的编号原则难以兼顾,结果只是徒增编号工作的困扰而已。有许多公司,特别是电子电机装配业常常就是为了要理出有意义的料号体系,而使得编号工作变得异常艰巨、耗时,甚至编到一半就夭折而难以接续下去。再不然就是勉强将现行料件都编上了料号,结果日后有新增的料件时,却发觉实在不易遵行原来的原则来进行新料件的编号工作。

事宝上,料号仅是料件的代码。是在计算机化时作为使用者与计算机之间的沟通工具而已o它甚至可以不需要具备任何意义,就像我们的身份证号码一样。如果能体认这一观点,那么即使有上万笔的料件,也可以在短短两、三周内就完成整个编号工作。在国外,甚至有许多公司干脆就用随机数法则直接赋予料件编号,而丝豪不会影响计算机作业的进行。因为在料件笔数庞大的计算机化作业中我们不需要也不可能去记忆一个料号所代表的料件。我们要知道的只是料件的品名规格(Description),而所有的数据在打印或显示时,品名

规格都会伴随着料号出现。

编号应有防错功能

当编号位数愈长时,我们在阅览、口述、誊写及输入一串阿拉伯数字构成的编号时,发生误认、漏字、次序颠倒、重复等错误的机率就愈为频繁。有时这种错误会导致资料张冠李戴的严重后果o因此,只要编号长度超过六码以上时,就应该考虑在编号最后加上一位「检查号码」,而视为编号的一部分。如此我们即可利用计算机来判断并警告资料输入时发生的错误。

物料编码的意义

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下：

; 增强物料资料的正确性

物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。

; 提高物料管理的工作效率

物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。

; 利于电脑的管理

物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。

; 降低物料库存、降低成本

物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。

; 防止物料舞弊事件之发生

物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。

; 便于物料之领用

库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。

物料编码的原则

物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：

; 简单性

; 分类展开性

; 完整性

; 单一性

; 一贯性

; 可伸缩性

; 组织性

; 适应电脑管理

; 充足性

; 易记性