文件和记录控制程序

1 目的

加强对文件的经管，防止无效文件被误用，确保文件的有效性和规范性。

2 范围

本程序适用于公司所有部门与经管体系要求有关的所有文件和与质量经管体系运行有关记录的控制，包括：方针、目标、经管手册、程序文件、经管文件、技术文件、行政性文件、外来文件、质量计划、各种质量记录。

3 定义

3.1经管文件：包括经管手册、程序文件、经管制度/规定、部室职责、职务说明书等。

3.2技术文件：包括企业规范、工程图纸、检验规范/规范、操作规程、工艺文件、BOM表、作业要求和通知等。

3.3行政性文件：包括通知、公告、新闻等。

3.4外来文件：包括国际/国家法律法规/规范、行业规范、上级机关下发的文件，顾客提供的规范、规范、图纸（技术类）等。

4 职责

4.1 总经理

4.1.1负责经管方针、目标的批准。

4.1.2负责经管手册和公司级重要经管制度的批准。

4.2 经管者代表

4.2.1负责经管手册、经管制度的审核，程序文件的批准。

4.3 行政人事部

4.3.1负责组织经管文件、行政性文件的编制。

4.3.2负责公司全部文件资料的经管和保存。

4.4其它部门

4.4.1品管部负责公司质量体系文件的规划和监督经管。

4.4.2技术开发部负责组织公司技术文件的编制。

4.4.3各部负责本部工作职责相关的流程、制度文件的编制。

5程序

5.1 文件基本要求

5.1.1文件代码

SS—温州盛世机车业有限公司M--经管手册 C--程序文件 G--经管文件 J—技术文件T—通知、公告WG--经管类外来文件 WJ—技术类外来文件 QM—质量记录

5.1.2文件编号

a、经管手册

SS/M-00－年号（4位）

如：SS/M-00-2014,表示公司2014年发布经管手册，此手册的流水号为00。

b、程序文件

SS/C-文件顺序号（2位）-年号（4位）

如：SS/C-01-2014,表示公司2014年发布的序号为01的程序文件。

c、经管文件（除经管手册和程序文件）

SS/G-文件顺序号(3位) - 年号（4位）

如：SS/G-001-2014，表示公司2014年发布的序号为001的经管制度。

d、技术文件

SS/J+文件编码-产品编码-序号（3位） - 年号（4位）

如：：SS/JE-062-001-2014,表示公司2014年发布的编码为062的作业指导书。

注1：若为通用文件，则产品编码为000，并在适当位置注明适用的产品或范围。

注2：“序号”可根据实际情况增删，如同一产品编码下只有一份零件表，则可不需序号，如有多份则需有序号。

注3：产品编码应进行统一编制。

e、通告

SS/T-文件序号（3位）-年号（4位）

如：SS/T-001-2014，表示公司2014年发布的序号为001的通告。

f、外来文件

SS/W-文件序号（3位）-年号（4位）

如：SS/W-001-2014，表示公司2014年接收的第一份经管类外来文件。

g、经管记录

SS/QM-部门编码+序号（3位） V+序号（1位,版本号）

如：SS/QM-E001 V0，表示由品管部编制的《质量记录总览表》首次发布。

5.1.3文件格式

a 、程序文件、经管文件：

内容工程：1、目的，2、适用范围，3、定义，4、职责，5、程序/规定，6、相关文件，7、相关记录，8、流程图（可选）。

文件字体：标题用小四黑体,正文用小四宋体，采用规范间距，规范位置；行距设置值为20磅，页边距左2mm 右1.5cm 。

页眉格式：公司名称，文件名称，文件编号，版次；页码为x ／n 格式。 b 、其它文件：见《质量记录总览表》，同质量记录格式的控制方法。 5.1.4版次

由大写字母(A 、B 、C...)加斜线和数字(0、1、2、3...)

构成，大写子母代表版本，数字代表修改次。

如：

A/0，表示第一版首次发布，A 表示第一版，0代表首次发布未做修改。

5.2文件和记录的编写、审核、批准

5.2.1公司方针和目标由经管者代表组织编制，总经理批准。

5.2.2经管手册由行政人事部组织相关部门编制，经管者代表审核，总经理批准。

5.2.3

程序文件由行政人事部组织编制和审核，经管者代表批准。

5.2.4经管制度类文件由部门编制并向相关部门征求意见，经管者代表审核，必要时由总经理批准。

5.2.5在制订各种经管制度时，视需要附上流程图，流程图统一的规范图例包括但不限于：

5.2.6通用性记录表单由行政人事部编制，随文件产生的记录表单由文件编制部门根据需要编制。

5.3 文件和记录的发布

5.3.1经管文件、行政性文件、外来文件（行政类）、质量记录表单由行政人事部文控室统一发布。

5.3.2技术文件、外来文件（技术类）由技术部统一发布。

5.3.3外来文件，文件经管部门应建立相应外来文件档案，并根据需要发放至相关部门。 5.3.4相应电子档文件以相应的发布部门留存为唯一有效版本。

菱形代表决策点、审批、判断 矩形代表流程步骤 箭头代表流程走向

所用到的文档和表格

椭圆代表流程开始和结束 备案

5.3.5质量记录表单统一由行政人事部文控室发布和经管，可通过电子文档方式发布。

5.4文件和记录发放、接收

5.4.1文件经管部门编制《受控文件清单》，受控文件下发时应加盖“受控”章。

5.4.2文件发放时应填写好《文件收发登记表》，注明日期、文件名称、编号、数量、受控号、发送人、接收部门等内容，并要求接收人签名。

5.4.3领用人在收到文件后，应予以登记，逐份注明其日期、文件名称、编号、数量、发送部门、领用人、受控号，便于追溯其受控状态。

5.4.4文件编制部门应提供《文件发放表》至文控室，以作文控部门的发放依据。

5.5文件和记录更改

5.5.1在使用中发现有不适用时，使用部门可提出更改申请，填写《文件更改申请单》或通

过电子邮件等提出，注明申请部门、文件名称、文件编号、更改原因、文件原内容、更改后内容，报原文件和记录表格编制部门审核。

5.5.2文件更改原则上由原起草人（部门）进行，在特殊情况下，可以委托其他人（部），

更改文件的审核批准由原文件或相当于原文件的审批人（部门）进行。

5.5.3文本文件更改的方式包括：在原文件上直接划改（须有更改人签名或盖章）、换页和换版。

5.5.4 文件编制部门应跟踪文件更改状态，确保现行修订状态得到识别。文件经三次以上更

改或更改的内容、数量较大时，文件须换版次，该版文件作废；若因公司组织架构或职责分配发生重大改变，而涉及文件需更新的，文件则需换版，该版文件作废。

5.5.5作废文件，发放部门应及时收回，以保证文件的一致性和有效性，并发放新版文件。5.5.6质量记录表单一经编制部门确认，原记录表单即作废，文件经管部门同时更新《质量记录总览表》。

5.6文件和记录的保存

5.6.1文件形式包括书面文本、电子文档、光盘等，文件经管部门应对存放文件建立文件清单，包括日期、文件名称、编号、版本号，文件使用部门亦应建立部门文件清单。

5.6.2文件使用部门和人员，不得随意涂改或弄脏文件，应保持文件清晰，易于识别。

5.6.3文件原稿不需加盖受控印章，且应统一保存，加盖“受控”印章的文件复印无效。

5.6.4归档文件在借阅、查阅和复制时，应填写相关记录并经相关负责人批准。

5.6.5使用者不准私自外借文件。若因不足够，丢失或破损而不能使用的，使用部门应填写补领申请，由文件发放部门负责人批准后补领。

5.6.6如产品取消或终止，相关技术资料至少应再保存不少于15年，文件经管部门应对其作单独存放、标识和记录。

5.6.7如无特殊要求，质量记录由各填写部门分类标识，定期提交文件经管部门统一保存，易于查询，原则上应保存不少于3年。

5.7文件的销毁

5.7.1文件作废或失效时，由文件经管部门统一处置或销毁。