公司会议组织原则

公司会议组织原则

第一条：为缩短会议时间，提高会议质量，规范会议流程，促进公司各项工作的正常运行及顺利开展，特制定本制度。

第二条：公司内部会议原则上在公司的会议室召开，会议召集者需在每周五前将下周将召开的会议报请综合办公室，综合办公室主任根据会议的轻重缓急情况对会期做统一安排。而其他会议的召开地点则视会议的重要性、与会人员等特点而定。

第三条：凡上级或外来单位来公司召开的会议（如知识讲座、报告会、办公会议等）或公司间业务会议（如合作洽谈会、用户座谈会等）一律由公司综合办公室受理安排，其他部门协作做好会务工作。

第四条：凡涉及各个部门经理参加的各种会议，均须于会议召开前三天经总经理批准后，由综合办公室负责统一安排，方可召开。

第五条：凡已列入会议计划的会议，如需要改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集者应提前报请综合办公室调整会议计划。未经综合办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

第六条：对于参加人员相同、内容相近、时间相适的几个会议，综合办公室主任有权安排合并召开。

第七条：公司内部会议原则上采取例会制，要按例行规定的时间、地点、内容组织召开，汇报、分析本部门计划执行情况，提出改进措施，不断提高本部门人员的工作效率和业务水平。

第八条：公司内部会议归纳为以下几类：

一、股东大会

由董事长主持会议，公司所有股东或股东代表参加，选举和更换董

事，审议公司的利润分配方案、年度财务预算方案和决算方案等问题。

二、董事会

由公司董事长负责组织召开，董事会成员参加，对公司的经营方针、长远和年度计划等方案等做出决议。

三、总经理办公会

总经理负责主持召开总经理办公会，主要研究企业战略性、全局性的经营管理问题，并做出决策。总经理办公会不定期召开。总经理因故不能主持时，可指定副总经理主持。与会人员为公司高管，可根据研究问题的需要，指定相关部室人员参加会议。

四、司务会

司务会每季度召开一次，也可根据需要，随时召开，由办公室负责主持，由公司高管、各部门主要负责人参加。主要对各部门汇报前季度工作和后季度工作安排；研究需提交司务会决定或向司务会通报的事宜；公司领导对下一步工作提出要求。

五、专题工作会

总经理决定召开专题工作会。专题工作会主要研究、协调并决策生产经营中的专项问题，由负责此项工作的副总经理主持，与会人员为公司高管，会议议题涉及到的部室和相关人员参加会议，会议不定期召开。

六、经营财务分析会

经营财务分析会每年召开二次（2月和7月），由总经理主持，公司高管、经营部门、计划财务部、办公室负责人参加，主要分析公司经营状况，及时变更经营策略，为完成年度经营目标调整措施。

七、各部门内部办公会议

由各部门经理或办公室主任负责组织召开，各部门内部相关成员参加，制定本部门近期工作计划以及各项任务的下发；通报公司施工、生产、经营、管理和精神文明建设等方面的动态和情况；提出加强和改进机关管理工作的意见和要求。

八、其他会议：

指公司年度会议、公司项目经理以上干部会议、公司机关全体职工或机关全体管理干部会议、公司各类专业会议、公司全体职工大会。

第九条：各部门例会会期必须服从综合办公室统一安排，坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，各部门小会不应安排在董事会会议、总经理会议及总经理扩大会议的会期召开，以免与会人员发生时间上的冲突。

第十条：所有会议主持人、召集者和与会人员都应分别作好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、通知与会人员等。

第十一条：除各部门内部会议外，各类会议均由综合办公室主任安排专人进行记录，会议结束后，由会议记录员将会议内容归纳总结，整理成正式文件，上交至相关领导，并发给相关人员。各部门内部会议由本部门经理安排人员记录，会后，记录人员将会议内容归纳总结，整理成正式文件，上交至本部门经理。

第十二条：所有会议过程中形成的文件材料，均由专人整理后移交档案室归档，会议记录可在年终归档。

第十三条：制度执行过程可分为通达期（一般为一个月）、执行期和修改期。通达期可作为过渡执行期，通达期过后，即进入严格执行期。

在执行期后设有修改期，由公司全体员工提出合理化建议，使制度日臻完善。

第十四条：本制度经公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起执行。

第十五条：本制度解释权在综合办公室。