Word文档编辑方法

word 文档编辑方法

4.6.1 设置纸张大小、方向和来源

通常情况下,在对文档进行格式化之前,就要考虑好准备使用多大尺寸的打印纸输出,使用哪一种页面方向以及什么类型的进纸设备等。

1. 选择纸张大小和方向

Word提供各种打印纸张的大小,也提供自定义选项设置特殊的纸张大小。另外,Word还提供两种页面方向：纵向和横向。操作方法：选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,在此对话框中选择“纸张大小”标签。

2. 指定纸张来源

在Word中,根据所用打印机的能力可以为要打印的文档选择一种纸张来源。有些打印机只有一种纸张来源,而有些打印机有好几种纸张来源。例如,典型的激光打印机有两种纸张来源：手动送纸和纸盒。操作方法：选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,在些对话框中选择“纸张来源”选项卡。

4.6.2 设置页边距

Word设置的页边距与所用的纸张大小有关。页边距是文本区到页边界之间的距离,也称页

边空白。能否看到页边空白,取决于当前的视图方式。在普通视图下,看不到页边空白。在页面视图方式下,可以看到与打印结果相同的页边空白。

1. 使用标尺设置页边距

在页面视图或打印预览中,可以通过在水平标尺和垂直标尺上拖动页边距线来设置新的页边距。

如果要使用标尺设置页边距,可以按照以下步骤进行：

1) 选择“视图”菜单中的“页面”命令切换到页面视图下,或者选择单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮切换到打印预览方式下。

2) 将插入点设置在要改变页边距的节中。如果文档没有分节,则将改变整个文档的页边距。

3) 将鼠标指针指向标尺的页边距线,鼠标指针将变成双向箭头。

4) 按住鼠标左键拖动,并显示一条点划线以表明新的边距将落到何处。

5) 拖到适当的位置后,松开鼠标左键。

2. 精确设置页边距

如果要精确设置页边距,可以按照以下步骤进行：

1) 选定要改变页边距的文本,或者将插入点置于要改变其页边距的节中。

2).选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,出现“页面设置”对话框。

3) 单击“页边距”选项卡,如图4.6.1

图4.6.

1 “页边距”选项卡

4) 在该对话框中,选择下列操作

要改变边距的大小,请在“上”、“下”、“左”、“右”框中输入页边距尺寸。

要建立将在纸张两面打印的文档,请选中“对称页边距”复选框。选中该复选框后,“左”

和“右”变为“内侧”和“外侧”。内侧和外侧页边距在奇数页和偶数页上正好相反。

要产生装订用的边距,请在“装订线”文本框中输入一个值。

1) 在“应用于”框中,选择要应用新页边距设置的文档范围。

2) 单击“确定”按钮。

3. 字符数与行数

在中文Word 97中,你可以设置每行中的字符数以及每页中的行数等。一般地,采用“使用

默认字符数”,Word会根据纸张大小、字体大小来决定每页的行数和每行的字符数。当要

改变时,选择“指定每页中行数和每行中的字符数”或“每行中的字符数”选项;在“字体”、“字号”、“栏数”列表框可以更改文档的字体和进行分栏操作。

4.6.3 设置节格式

在Word中,可以将文档分成多个节,每节都可以根据需要设置成不同的格式。如果整个文档

采用统一的格式,则不需要进行分节。如果要在文档中的某一部分采用不同的格式设置(如

页边距、纸张大小和方向、分栏排版、页眉和页脚、页码和格式、位置和顺序以及行号等),就

需要创建一个新的节。

Word用分节符分开每一节。在普通视图中,分节符显示为横跨屏幕的双虚线。Word将节的格式保存在分节符中。

1. 插入分节符

在建立新节时,整个文档是一节。当要改变部分文档中的格式时,可以创建新节。

1) 将插入点设置在要建立新节的位置。

2) 选择“插入”菜单中的“分隔符”命令,出现如图4.6.2所示的“分隔符”对话框。

图4.6.

2 “分隔符”对话框

3) 通过单击“分节符”组框中的单选按钮,选择要插入的分节符类型。

●选择“下一页”选项,将在新的一页开始节。

●选择“连续”选项,将在同一页开始节。这适用于在同一页上以不同的栏数创建版面。●选择“偶数页”选项,将在一个新的偶数页上开始节。

●选择“奇数页”选项,将在一个新的奇数页上开始节

4) 单击“确定”按钮,即可在当前位置插入分节符。在普通视图和大纲视图中,将出现横跨页面包含“分节符”字样的双点线。同时,状态栏的“节”指示器将指出当前所在的节。

在创建新节时,它会采用前一个已存在的节的格式。只有分别重新进行格式设置时,才会使每个节的格式不同。

2. 删除分节符

如果要删除分节符,可以将插入点移至分节符的开始处或者选定该分节符,然后按Del键。

4.6.4 设置行号

对于说明书或法律合同这样的文档,为了便于查阅,可以为其添加行编号。设置行号后,就可以引用文档中的指定行。除表格、脚注、尾注、图文框、页眉以及页脚中的行之外,Word 可以为每一行添加行号。行号出现在页左边的空白处或分栏文本的左边。编号可以从1或其他数字开始,可以在每行出现或只在某些行出现。

1. 添加行号

如果要添加行号,可以按照以下步骤进行：

1) 将插入点置于添加行号的节中。如果文档没有分节,则行号将添加到整个文档中。

2) 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,出现“页面设置”对话框。

3) 单击“版面”选项卡,出现如图4.6.3所示的对话框。然后单击“行号”按钮,出现如图

4.6.4所示的“行号”对话框。

图4.6.3 “版面”选项卡

图4.6.4 “行号”对话框

4) 选中“添加行号”复选框,然后设置以下一些选项。

●如果不是从1开始编号,请在“起始编号”框中输入需要的行号。

●如果要指定行号与正文之间的距离,请在“距正文”框中输入一个数值。

●如果要按一定间隔打印行号,请在“行号间隔”框中输入所需的增量。

●如果要指定Word重新开始编排行号,请从“编号方式”框中选择所需的选项。

5) 设置完毕后,单击“确定”按钮。

2. 删除行号

如果要删除行号,可以按照以下步骤进行：

1) 将插入点置于要删除行号的节中。如果文档没有分节,将删除整个文档中的行号。