论现代化档案文件规范管理的重要意义

论现代化档案文件规范管理的重要意义

【摘要】随着信息时代的不断发展，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向利用现代化先进技术手段和方法过渡。以网络技术为支撑的计算机技术，提高了档案管理的水平和利用质量，但同时也带来了特有的漏洞和问题。本文讨论了在新的档案管理框架下原始纸质文件的重要性，以及档案文件的规范管理的意义，并提出了相应的规范准则建议。

【关键词】电子档案文件；纸质文件；规范管理

随着科学技术的不断发展和新技术的不断运用，信息的管理水平和开发利用程度将成为衡量其社会发达程度和科学技术发展水平的标志。而档案管理也无例外的受到了科技发展的深刻影响。在不断发展的信息时代，计算机技术、互联网技术以及数据库技术，极大的推动了档案管理模式的改变，提高了档案管理的应用水平和利用质量。随着计算机技术应用的更进一步发展，电子档案管理的发展趋势将不可阻挡。

电子档案管理的巨大挑战，正是日益增多的电子文件。电子文件与计算机技术紧密相联，已经成为现代社会不可缺少的重要组成部分。而计算机应用越普及，所产生的电子文件就越多。对档案管理者来说，这更是一个巨大的提高管理水平的机遇。只有充分认识和理解电子文件，在了解电子文件的优势的同时注意到其自身的缺陷，我们才能更好的规范文件归档，充分发挥电子档案管理的作用。

1 电子文件的特点和优势

1.1 电子文件的信息与载体相分离

电子文件是能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。这个特性决定了电子文件内容存储的位置不是固定的，如有需要可以变化，可以从一种载体转换到另一种载体，其内容信息却不发生变化，通过计算机网络可以快速的传给对方。电子文件与载体的可分离性，给不同载体电子文件相互转换带来了方便，这样不仅方便利用，也方便管理。

1.2 电子文件能保真

电子文件完全数字化，这一特点决定了电子文件的复制、转移和存储，不会有任何信息损失，复制的文件和原文件不会有任何区别。而这一点是传统纸质文件所无法做到的，纸质文件的复制或扫描，会有不同程度的信息丢失和清晰度下降等问题。信息数字化，保证了文件处理中文件的保真度，这是传统文件管理所无法比拟的。

1.3 电子文件能实现逻辑归档

随着计算机技术和信息系统的发展，数据库技术已经日益成熟，并在办公自动化当中扮演着越来越重要的作用。由于电子文件的产生、保存和处理都是由计算机进行，电子文件实际储存在电子磁盘上，并由专业系统，如数据库，进行访问和处理。这样，实际上电子文件的归档并不需要用户真正的知道其存储位置，而只需要利用计算机进行访问。这样的特性称为对用户的透明化操作，也就是逻辑归档的概念。这样的特性减少了用户对底层文件的管理工作量，并由计算机取而代之，使得档案管理更加高效和便捷。

2 电子文件管理的漏洞和不足

虽然电子文件有很多传统纸质文件所无法比拟的优势，但是由于计算机、网络系统和电子文件自身固有的缺陷，对电子文件的管理仍然存在很多漏洞和不足。这些不足一方面强调了计算机系统安全的要求，另一方面也突出了传统纸质文件的必要性和重要性。

2.1 电子文件信息能共享但不安全

虽然计算机系统和网络系统有着强大的处理能力，使办公更加高效，但是网络系统的安全问题非常突出。计算机网络系统的不安全性主要来自以下三个方面：一、计算机网络系统过于庞大复杂且缺陷很多，黑客很容易通过网络对计算机系统进行攻击；二、社会的宽容态度使众多黑客有恃无恐，给网络系统安全带来危害；三、专家设计的安全防范措施在众多黑客面前几乎不堪一击。

2.2 电子文件易修改

电子文件储存在计算机的内存、磁盘、光盘等介质上，而这些介质通常都是可擦写的。基于这一特性，电子文件极容易被增删改，造成了电子文件的原始性在认定上的困难，给电子档案的鉴定、保管和利用带来新的问题。这一不足更加强了原始纸质文件的重要性。

2.3 电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备

电子文件是以数字化格式存储在计算机系统中，这就导致电子文件不能直接阅读，而需要通过相应的计算机设备进行读取，这也就是电子文件对计算机软硬件及其设备的依赖性。以至于我们在考虑电子文件的归档的时候，需要考虑计算机的兼容性、设备发生故障时的应急措施、电子文件的加密解密、计算机设备的更新、电子文件格式的转换以及计算机系统的升级。更严重的是，一旦存储电子文件的计算机瘫痪或毁坏，电子文件就会消失，需要定期进行文件的备份，同时也说明了，实体归档仍然必不可少。

3 档案管理的规范化意义和建议

基于以上讨论，我们可以看到，电子档案有其自身的优势，也有重要的不足，

因此在现代化的档案管理中，特别是电子档案为主的档案管理中，传统的纸质档案也发挥着不可替代的作用。规范档案格式，统一电子文件和纸质文件，势在必行，而有机的融合电子文件和纸质文件，也是当今档案管理人员所必须考虑的重要课题。档案管理规范化的意义有以下几点：

1）档案管理规范化保证档案文件原始性和可信性；

2）档案管理规范化提高了档案文件的安全性；

3）档案管理规范化使得档案备份更加高效合理。

以档案的规范化管理为原则，我们进一步提出了以下管理建议，更详细的对档案管理人员提供了行为准则的参考：

1）各级别档案管理人员负责对原始档案文件进行收集、整理和归档

例如，档案专职人员负责公文等档案文件的收集、整理、归类、编号及归档，而档案兼职人员负责将档案文件按管理规定，制作成符合规范的纸质文档，连同电子文件和目录一起移交档案管理部门

2）保证原始档案文件的权威性和可信性

例如，在OA办公系统上运转的公文，用于归档的纸质文件：发文正文应是红头原件、发文稿、领导签发栏应有领导手写签名，并盖公章。收文在OA办公系统上运转处理完成后，应打印出纸质红头文件，连同公文处理单形成一套完整的权威的纸质文件。

综上所述，在现代化的档案管理模式中，信息化技术能起到非常重要的作用，能够有效的提高管理效率，并极大的提高经济效益。然而电子文件自身的缺陷，使得传统纸质文件必不可少，纸质文件的辅助管理更加重要。将现代化的电子文件，与传统的纸质文件有机的结合起来，并规范化管理，是未来档案管理发展的趋势，也是档案管理人员提高业务水平的必修课。

【参考文献】

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