第六讲涉外秘书的主要工作
涉外文秘复习
推。餐刀和叉子经常会成对地配在一起使用。
4.1.2秘书在接待工作中的作用
▪ (一)过滤作用
▪ 把上司和其他同事不愿见的或没有必要见 的客人挡在门外。
▪ (二)“分流”作用
▪ 让预约好的客人及时得到接待；也让虽然 未预约，但是有接待必要的客人及时见到 他应该见到的人或者为他做好预约。
课程目的：通过对该门课程 的学习，学生应熟练掌握秘 书办公、办会、办文等工作。
教学要求：培养健康良好的工作习惯和心态；提 高社交与沟通、协调能力；强化秘书事务工作综 合处理能力（办事、办公、活动策划等）。
第一章： 秘书职业道德
▪ 掌握秘书的知识和能力要求； ▪ 掌握秘书的职业道德基本内容； ▪ 了解秘书的心理与性格基本特征。
▪ (1)秘书可请示经理，可否派人代他会见 来访者；如果经理同意，秘书可向来访 者说明并予安排。
▪ (2)秘书可热情而委婉地向来访者说明经 理正在开会、无法会见。
▪ (3)秘书可以问来访者是否需等待经理或 记下来访者的电话要求待日回复。
讨论题
▪ 秘书小李在总经理室遇见原工作单位老 领导带领的一行人，他迎上去热情握住 她的手，边握手边寒暄。然后掏出自己 的名片，发给每一位来访者。
▪
Ｏ，occasional
▪
P，pleasant
▪ 国际通行TPO原则: ct
▪ 盛装原则: Over dress is always better than down
dress
1.着装要与场合相适应 2.着装要有明确的目的 3.着装要符合自己的社会角色 4.着装要适合自身的条件
握手的时候，要脱下手套.女性除非戴着与 服装相配的、作为服装整体一部分的手套， 否则也应摘下手套。
涉外商务岗位职责
涉外商务岗位职责涉外商务岗位是一个广泛的职业领域，该领域可以涉及到国际贸易，跨境投资，海外拓展，跨文化沟通等方面。
涉外商务人员也分为很多层次，不过基本职责可以概括为以下几点：一、市场营销与推广涉外商务人员要了解市场需求和产品适应性，通过市场营销来扩大产品或服务的市场份额，提升公司知名度和品牌形象，具体包括编写市场分析报告、根据市场规划制定营销方案、参加国内外展会等。
二、商务谈判与合作涉外商务人员必须了解各国商业环境和文化背景，具备谈判的技能和经验，与国外客户、商业伙伴和政府部门进行沟通和协商。
通过策划和谈判多方合作，增加项目的成功几率和效益，并帮助公司开拓更多本地市场。
三、贸易操作和风险控制涉外商务人员必须熟悉贸易条款和国际商务惯例，处理海外供应商、买家及中间商的订单和支付请求。
同样要熟悉外汇、关税、海关等方面的法规政策，确保相关许可证、证书等证照的准备与操作，落实风险控制措施，保证交易的安全和顺利完成。
四、团队协作和管理涉外商务人员需要与海外同事和本地代理建立良好的沟通和协作关系，共同解决商务和交流过程中的问题和难点。
涉外商务人员还需要部署外事活动、管理日常开支、后勤保障,同时组织、培训和管理本部门的员工。
这样才能确保公司在国际舞台上能够有更大的影响与更好的效益。
五、数据分析和战略规划涉外商务人员需要处理和分析肆业发展所得数据,包括不同市场及各渠道数据、跨境交易数据，营销策略效果数据等。
通过数据的处理，帮助公司提高决策的准确性和成效，规划公司未来的市场战略。
涉外商务岗位软硬件条件兼备，职责内容繁忙且能力要求较高，但也是财富与成就的充分体现和展示。
论涉外秘书主要人际关系的处理技巧
论涉外秘书主要人际关系的处理技巧
涉外秘书作为企业和组织的重要外交窗口和联系人，需要处理各种不同文化背景和不同级别的人际关系，下面是一些处理人际关系方面的技巧：
1. 尊重不同文化背景和语言：尊重对方的语言和文化背景，这有助于建立更好的沟通和合作关系。
例如，当你和某个国家的官员或商人交谈时，应当尽可能地了解他们的文化习俗，以便更好地理解他们的想法和需求。
2. 建立信任关系：对于涉外秘书来说，建立信任关系是至关重要的。
他们需要保持一个正面的态度，做好各种准备，以确保每个人都感觉到他们的关注和体贴。
这有助于打破语言和文化障碍，建立更好的理解和合作关系。
3. 高效沟通：高效沟通是涉外秘书的核心工作。
涉外秘书必须善于沟通，并且能够与不同文化和语言背景的人进行沟通。
他们应当尽可能地简化语言，提供明确的信息和指导，以避免任何误解和不必要的混乱。
4. 灵活处理矛盾：涉外秘书应该尽可能地理解和处理不同观点之间的分歧或矛盾。
他们应该尽可能地避免对不同观点的偏见，重视沟通和共识建立。
5. 视角转换：涉外秘书需要具备良好的视角转换能力，能够从不同的角度来看待问题。
他们应该尽可能地理解和尊重不同监，确保涉外交际活动收获更多的成就和业务拓展。
文秘(涉外秘书)专业简历
行政人员个人简历
姓名xxx 性别女
出生年月政治面貌团员
毕业院校北京青年政治学院学历
专业文秘（涉外秘书）身份证号码
班内职务民族汉族籍贯联系方式邮箱
主修课程办公室实务、应用文写作、会议组织与活动策划、网络办公实务、组织沟通、外贸英语函电、商务英语、英语口语、英语听力、秘书礼仪、国际贸易实务、市场营销、人力资源管理、商务法律实务、会计基础、秘书综合训练
教育背景2007.09-2010.06 北京青年政治学院文秘（涉外秘书）
主要技能专业：具有一定的口才、组织、处事能力；有团队合作精神和责任心；英语：良好
普通话：具备全国普通话二级甲等水平。
计算机水平：熟悉Window系统，熟练地操作Office等办公软；
所获证书
普通话水平测试二级甲等证书
国家计算机等级考试二级证书
社会实践公司名称：XX公司起止年月：2009.02-2009.03
公司性质：民营企业担任职务：涉外秘书
工作描述：熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说
公司名称：北京XX公司起止年月：2008.07-2008.08
公司性质：股份制企业担任职务：文员
工作描述：负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
兴趣爱好篮球、上网、旅游
自我评价
本人语言组织、表达能力强；待人诚恳，擅长交际，沟通交流；敬业，勤奋，能吃苦耐劳；有较强的组织能力，富有团队精神；能服从组织，领导安排，维护组织的利益。
长期在大学期间做兼职，将所学与实践相结合，已具备一定能力。
第一章__涉外秘书概
员的矛盾时，要多解释多沟通，利用处理人际关系的技巧，充分考虑
文化上的差异，做好关系的弥合工作。
(2)文化冲突性
在三资企业中，中外双方的人员因为信仰、观念、宗教、语言、习俗、传
统等许多方面的差异，常常对一些问题的做法和看法会产生差异和矛盾。例如，
对守时的松紧度的看法，中外观念差异较大。中国人常常会将三五分钟忽略不
局限、理性经验的欠缺，而造成信息的“盲区”、决策的失误和管理的缺失，这就需要 秘书见微知著、拾遗补阙。秘书应从智力、精力、心理等多方面对上司构成补偿。秘书 的补偿作用发挥得越好，上司工作的压力就越小。涉外秘书应用技术工作的比例占得很 高。其工作内容涉及财会管理、营销清算、税收缴纳、外汇结算等许多方面，这就要求 秘书要熟悉国际商法、金融管理、企业文化，有更强的协调能力。
商的接触交往中，要主动地去了解熟悉对方的文化，以期达到和睦共事。
(3)管理广泛性
在三资企业中，层次越高的秘书其职责范围越广，对上司的“补偿功能”越突出、
越重要。所谓“经理补偿功能”(Excecutive-extender)指在企业管理活动中，任何一
级管理者即使其知识渊博、经验丰富仍难免在某些方面因知识视野的制约、精力体力的
角色的双重性，涉外秘书会陷入两难境地。现实中，涉外秘书常处于
外方雇主和中方雇员的矛盾夹缝之中，搞不好会两头受气，难于处理。
因此，秘书在协助上司管理、经营、运转本企业之时，既不能为取悦
外方而不顾国家民族的利益，又不能不顾商业信誉，为迁就中方落后
的经营管理理念而损害外方的利益。角色出现冲突时，涉外秘书要能
1)助理文书级秘书也常被称为见习秘书
(reception)。其主要工作内容是：打字、 接待、电传；管理办公用品；处理电话；分 送信函；预定约会等。
涉外秘书的就业前景
涉外秘书的就业前景在竞争压力渐长的今天，找工作不容易，企业招人更不容易。
尽管每一年都有很多大学毕业生走上社会，可是真正适合企业进展的人材却很少。
就拿企业招聘秘书来讲，从整体供需来看，秘书的储蓄和实际需求状况是供大于求，可是关于专业秘书的需求来讲，却存在储蓄严峻不足、市场符合率低的情形。
最近几年，外企对秘书职位选拔门坎慢慢升高，例如在FESCO秘书职位的招聘、推荐进程中，曾经显现一公司老板秘书职位100比1的“精挑细选”现象。
最近几年来，随着社会的进展和人员素养的不断提高，外企中对秘书的要求也由原先的“老三样”(语言、形象、能力)，转变成职业素养、行业知识和沟通能力。
涉外秘书，要紧去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案治理、人力资源治理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。
涉外秘书是一种国际化的职业，具体涉外性、辅助性、事务性的特点。
在国外，涉外秘书一样是在出口企业、外国企业、私人企业或合伙企业中工作，他们要和全世界范围内的客户联络和提供效劳，他们是国际化的，是超级重要的。
在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新的外向型、复合型秘书，他们把握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、把握秘书工作理论和技术，是辅助上司实施治理的专门人材。
涉外文秘专业毕业的学生拥有广漠的择业范围和良好的就业前景，能够从事办公室文秘、行政治理、企业治理、档案治理、人力资源治理、机关文职、公关宣传、市场营销、外经外贸、广告策划、文化传播等工作。
涉外文秘专业是目前最热点的新兴专业之一，人材需求量大。
就目前的形势来看，涉外文秘人材一直是社会需求量较大的职业，在各类招聘排行榜上，文秘人员始终处于前列，文秘专业的学生就业前景十分客观。
据统计，XX年涉外文秘专业人材需求量达130万人左右，估量到XX年我国需要大约220万涉外专业人材。
涉外文秘专业人材月薪一样在3000-6000元，有工作体会的月薪可达10000元。
商务秘书工作的内容
商务秘书工作的内容商务负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实方案、办理详细业务，那么商务秘书的工作内容是什么?我们一起来了解吧!1参谋辅助。
参谋辅助是商务秘书在为领导提供近身综合辅助和公务效劳中为领导决策出谋献策，提供参考方案及有关依据，或在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为的缺乏、疏漏、失误，及时提出拾遗补缺、纠正错误的建议和奉劝。
2协调工作。
协调工作是商务秘书在其职权范围内或在领导的授权下调整和改善人与人之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，提高工作效率，并使各项活动能趋向同步化、和谐化、有序化，以实现共同目标。
3调查研究。
调查研究是商务秘书围绕单位的中心工作，根据领导工作的需要，针对职工关心的问题，通过深入细致的考查、了解和分析研究，了解情况，查明原因总结经历教训，探求解决问题的方法，为领导的决策提供科学的依据。
4信息工作。
5督察工作。
督察工作是商务秘书对决策实施、中心工作和领导交办事项所进展的催促检查，是实现决策目标的重要措施与手段。
1、准备相关的应聘材料(1)学历证明：毕业证书、学位证书(2)求职申请：即(3)推荐信：这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定，一般涉外企业机构比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表，需要一至两份。
(4)履历材料：可以视表格，也可以是文章材料(5)求职申请表：有的招聘单位印制了此表，要求应聘者事先填写，以简捷明确地了解欲知情况。
(6)身份证、工作证、求职证等必要证件(7)相关证明：如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入书、驾驶执照等。
2、应聘的预约(1)要明确联系目的，弄清楚招聘启事上没有写明、而你又想知道，以决定自己是否应试的问题。
如果是预约，要表示出感兴趣、愿意一试的态度，不要犹豫或吞吞吐吐。
(2)事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简要答复，对方没有问及，你不必说。
论涉外秘书的素养与能力
论涉外秘书的素养与能力(总3页) -本页仅作为预览文档封面，使用时请删除本页-论涉外秘书的基本能力和素质要求秘书工作在我国历史悠久，早在汉代就已出现了“秘书”一词。
在我国秘书学界就“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。
”而随着我国对外开放的加深和对外联系的加强，国内企业的对外贸易也越来越频繁。
这样，在“秘书”这一种概念下，就有了一个新的概念“涉外秘书”。
所谓涉外秘书是指在我国“三资”企业和外贸、外事、海关、银行、税务、保险、宾馆商场等涉外单位供职的秘书。
在今天，秘书已成为世界范围内覆盖面最广的职业之一，被称为现代社会的第361行。
秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，秘书职位的空缺也是层出不穷，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。
随着市场经济的发展与繁荣，特别是三资企业在中国的发展，这种势头将会有增无减，同时也给社会提供了许多就业机会（一）、涉外秘书的职责和范围涉外秘书根据基本职责、地位可分为秘书和文员两大类。
它的工作环境首先是一个外向型的工作环境。
她需要与外国人、外国公司打交道，或直接服务与外国上司或外国公司，这种相互交往与服务的前提就是语言，包括口语和书面语。
所以它对语言口才的要求特别高。
涉外秘书的工作环境还是一个技术设备日益现代化的工作环境。
作为一名涉外秘书，毫无疑问需要娴熟地操作办公自动化设备和系统。
由于涉外秘书的协作是事务处理过程中的办文属于办公室工作范畴，不属于文学创作，因此涉外秘书应当掌握的写作技能主要是应用文写作技能。
它从文中上分为中文写作和外文写作；从内容上又分为公文写作和行文写作。
涉外秘书的一般职责范围包括剪报、处理邮件、安排上司工作日程、草拟信函文件、筹办会议、档案管理等等。
涉外秘书除了要理解总方针、政策外，着重应掌握本单位的有关政策。
在工作中保证质量，避免差错也是非常的重要。
秘书是不仅是上司的代表，还是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一个合格的秘书所必需，尽管对涉外秘书的综合素质的要求越来越高，但是近年来由于涉外秘书具有“四高”的优越性，即收入较高、层次较高、性能较高、效率较高。